浅论移动数字化办公的实现

摘 要：21世纪是信息时代，科学技术在不断发展，以计算机引领的信息技术也得到了飞跃式的发展。计算机是信息技术的核心，在促进知识发展的过程中发挥着重要作用，尤其在办公中，与以往传统的手工计算相比节省了大量的人力与时间，显著提高了办公效率。主要论述了办公自动化的功能及如何实现数字化办公。

关键词：移动数字化；工作流程；科学技术

计算机科学是信息科学的载体，在信息技术不断发展的过程中计算机是重要的组成部分，也发挥着不可替代的作用。随着信息技术的不断发展，移动数字化办公成为人们所向往的办公方式。传统的办公方式较为繁琐，涉及的内容较多，处理起来费时费力，办公效率低下。为了提高工作效率，实现数字化移动办公势在必行。现就移动数字化办公的实施流程、工具等进行以下几方面的阐述。

一、办公自动化的功能

1.建立通信平台，及时发布信息

在组织内部根据工作需要建立通信平台，保证内部的通信畅通，进行及时有效的交流。同时提供有效信息的发布场所，对内部工作的制度、新闻、相关技术的交流等进行广泛的传播，将公司的动态传递给每位员工，从而使其能够及时了解单位的新形势，掌握最新消息。

2.规范工作流程，真正实现自动化

在工作的过程中对每一个流程都应进行规范处理，实行监控、跟踪，随时了解工作方向及进程，发现工作中出现的问题，并能及时解决，从而保证工作效率及质量。通过实现工作流程的自动化，能够在规范工作的同时，提高各部门的工作效率，在整体上实现单位时间内最高的工作价值。

3.实行电子文档管理，实现自动化

办公文档具有一定的复杂性，文档数量较多，使用电子软件进行文档管理，将文档检索工作大大减少，在管理的过程中遵循分门别类的原则，并按权限使用与共享。

4.实现辅助办公的自动化

在平时的工作中涉及方方面面的问题，因此需要各种辅助手段进行办公，从而实现办公的自动化。

5.有利于信息的集成，为工作人员提供有效信息

各个单位均有大量的业务系统，多方面的信息源均保存在这个业务系统里，通过办公自动化能够将信息进行很好的集成，为工作人员提供充足的信息，以保证其获取有效的信息，在整体上提高了工作人员的分析能力及决策能力。

二、数字化办公技术的实现

1.建立良好的工作流技术

工作流技术是保证数字化办公的基础，其发挥的作用是不可替代的。当前，以邮件系统为基础的工作流技术是较为流行的，在网页技术不断发展的过程中，企业内部网成为常用的模式，使得工作流软件也逐步发展，其种类越来越多。这类型的工作流直接使用消息传递中间件作为消息传递手段，使用起来较为方便，具有较强的开放性，维护起来方便，在与其他网上业务结合方面具有显著的优势。

2.建立良好的文档管理系统，以充分发挥其作用

（1）使用扩展策略，控制好文档

采用自定义的方法对文档管理策略进行很好的定义，保证访问权限，并设置好文档审核，对内容进行很好的跟踪，使得与客户端间的应用程序透明化，保证员工的工作更加透明。与信息权限管理之间的集成可帮助确保更好地保护专有和机密信息，即使在未与服务器连接时也能更好地保护。

（2）对企业内的文档进行很好的存储与管理

通过自动化技术将企业内部的文档进行有效的存储与管理，客户可根据需要采用统一的机制进行查找，从而找到相关的信息。对于知识库存可进行有效的修改，添加相应的工作流及新的内容及模板。

（3）对网页内容管理有简化作用

网页内容的管理工作是十分关键的。通过选用一定的功能建立有效的网页内容，并进行有效的审批及发布。在内容上设有母版页和页面版式，这在一定程度上保证了模板的可重复使用，在整体上给人以美感。新的功能使得企业内部的内容在多个经济领域中得到管理。

（4）对业务流程有扩展作用

对于整个组织内的业务流程，Forms Services 驱动的解决方案能够有效地反映各种信息，显示得更加准确，不用进行特殊的自定义应用程序。之后将这些有效的信息吸纳并收进系统中去，进行准确的文档存储，对工作流程的启动有很好的作用，再提交到网页服务中，减少了工作的重复。

3.辅助办公，便于做出决策

企事业单位根据自身业务的需求，可进行自定义来满足相关的管理服务，充分发挥辅助办公的功能，同时还能够实现服务数据间的共享，便于领导根据数据做出决策。

三、移动数字化办公

移动数字化办公随着科学信息技术的不断发展，其逐渐运用在办公室中，在实际的操作过程中应根据需要进行合理的选择并使用。

参考文献：

[1]吴晓.数字化办公网络时代新时尚[J].电脑采购周刊，2012（11）：74-75.

[2]蒋永香.数字化办公技术与档案管理[J].湖南科技学院学报，2014（7）：236.

作者简介：王泽红，女，1965年6月出生，职称：计算机专业中学一级教师，籍贯：内蒙古通辽市库伦旗，研究方向：中学计算机。

编辑 李建军