朱石坚
海军工程大学科研部,湖北武汉430033
舰船装备保障流程管理
朱石坚
海军工程大学科研部,湖北武汉430033
摘要:舰船装备保障仍处于职能管理阶段,难以满足新形势下快速、全面、持续、精确保障等要求,实施高效合理的舰船装备保障流程管理,对减少保障资源需求、提高保障效率具有重要意义。为此,在全面分析舰船装备保障流程管理的内涵、特点与意义的基础上,将舰船装备保障流程划分为业务流程、管理流程、辅助流程3个类别和海军级、部门级、岗位级3个层次,对舰船装备保障流程建设与实施的原则和方法进行研究,提出了舰船装备保障流程再造的时机、目标和方法等,并以舰船装备保障模式由技术支援型向总体技术责任型转变为例,说明了装备保障流程再造的过程。
关键词:装备保障;流程管理;舰船装备;流程再造
舰船装备是体系庞大、结构复杂的巨系统,是国家工业基础和技术水平的集中反映,其作战效能的发挥有赖于可靠的保障,保障系统的建设与运行与主装备研究具有同等重要的地位[1]。舰船装备保障体系涉及部门多、保障链条长、协作要求高、环节连接紧,保障的岗位设置、界面划分、时序衔接的优化程度对舰船装备保障能力、效益具有较大影响[2]。
20世纪90年代提出的流程管理理论,研究如何通过优化组织结构、明确工作界面、规范操作工序、调整时序衔接、减少中间环节来实现效益最大化[3-4]。在舰船装备保障工程中,引入流程管理理念,加强保障体系和保障工作安排的全面统筹和优化,保证保障资源和信息的充分利用,对于舰船装备保障效益的提升具有重要意义。
本文将从舰船装备保障流程管理的内涵、特点、意义出发,分析流程的类别和层次,从流程识别、建立、运行及优化等环节对舰船装备流程管理进行研究,分析在新的形势下,实施舰船装备流程再造的时机、目标和方法等。
流程是指为实现特定目标所采取的一系列有规律的活动和方法[5]。舰船装备保障流程则是指以实现舰船装备保障快速、全面、持续、精确等能力为目标,以条令条例、组织体系、岗位职责、标准规范等为基础,为保证舰船装备保障体系内部各单位、各要素能顺利、高效地开展保障工作而采取的一系列有规律的活动和方法。流程对舰船装备保障体系内的部门、人员、工序之间的配合、衔接、协调和工作界面划分进行了明确的规定,是开展舰船装备保障工作的依据,对体系内各单位、各要素具有普遍的约束力。
流程管理是一种以规范化地构造端到端的卓越业务流程为中心,以持续提高组织业务绩效为目的的系统化方法[6]。流程管理的核心目的是增值[7],对于舰船装备保障而言,其增值体现在,通过流程的一系列活动实现舰船装备功能和性能的恢复和提高、确保舰船装备器材及时高质供应,并最终满足舰船平时战备和战时使用的要求。结合舰船装备保障的实际,其保障流程管理包括2个方面的内容:一是建立并实施流程,并在舰船装备保障过程中不断优化流程;二是在总体战略、目标要求、体制编制等发生重大变化时,适时对流程实施再造。
舰船装备保障流程管理与一般企业的流程管理既有相似之处,又有其自身的特点:
1)权威性。舰船装备保障流程由具有相应指挥管理权限的单位,根据军队的条令条例和舰船装备保障工作的实际来制定,并通常以装备保障法规的形式予以颁布和明确,是保障体系内各单位、各要素协同配合的依据和保证,必须严格遵守和执行,严禁随意裁剪和更改,如确因环境或技术条件改变而需要更改流程的,应严格按照管理权限进行报批和审核。
2)全面性。舰船装备保障流程是开展舰船装备保障工作的重要依据和指导文件,必须全面明确与舰船装备保障相关的各个方面和各项工作,并对每个环节的具体实施过程、要点和目标进行规范,确保所有的保障工作都能够有章可循。
3)复杂性。舰船装备保障流程要对整个舰船装备保障工作进行全面细致的梳理、规范和约束,一方面要涉及到所有的舰船装备系统和保障体系的各个单位、部门和专业,另一方面要对各个环节的所有工作、程序和要点进行全面的规定和明确,其体系结构因而呈现出高度复杂性。
4)客观性。舰船装备保障流程用于规范和指导具体的装备保障工作,因而要求其内容客观、描述具体、可操作性强,能准确反映保障工作的实际情况和客观需求,具有技术上的可行性和合理性,能为高效、高质完成舰船装备保障提供指导和帮助。
舰船装备保障工程系统众多、技术密集、投资巨大、影响深远,需要规范的流程作为保证,合理高效的流程管理对舰船装备保障工程具有重要意义。主要体现在以下5个方面:
1)流程管理是精确化保障的有效手段。保障精确化的目的是以最小的保障资源实现保障效益的最大化[8],流程管理因其优化组织结构、明确工作界面、规范操作工序、调整时序衔接、减少中间环节,而使得保障链条最短、信息损失最小、保障花费最少,确保了保障信息的精确掌控、保障资源的精确投放、保障力量的精确使用、故障装备的精确修理,是精确化保障的有效手段。
2)流程管理是规范化保障的直接体现。流程管理是更高层次的规范化管理。舰船装备保障流程管理除通过文件、标准来构建规范的保障流程外,还需建设规范的配套体系,包括组织体系、岗位职责、文档表单、绩效指标、流程规范等,标准规范是开展流程管理的基础,而流程管理则是标准规范的有效载体,也是舰船装备保障规范化的直接体现。
3)流程管理是高效化保障的持续动力。提高保障效益是舰船装备保障流程管理的核心目的,保障流程的识别、建立、运行和优化是一个迭代的、螺旋上升的过程。流程管理通过实践、诊断和改进,不断提高流程的适用性和有效性,为实现舰船装备的高效化保障提供不竭的动力。
4)流程管理是信息化保障的内在要求。流程管理提出之初,就与企业资源计划(ERP)、供应链管理(SCM)等信息技术紧密结合在一起,实现了流程的高效运行与优化[6]。海上信息化局部战争的战争形态牵引着海军装备及保障向信息化转型,各类信息管理系统广泛应用于舰船装备的保障之中[9],将流程管理与装备保障的信息管理系统相结合,实现信息的高效流转和有效利用,是信息化保障的内在要求。
5)流程管理是快速化保障的有力保证。流程管理建立的各个平时、战时保障流程,实际上相当于针对各种保障形势形成的保障预案,一旦条件具备,流程便启动和运行,各个流程环节按照规范的职责要求和标准的操作工序,各司其职,有条不紊,即便是对于突发情况,也因流程予以了规范,可快速展开保障。由此可见,流程管理是快速化保障的有力保证。
3.1流程分类
由舰船装备保障的价值链分析(图1),舰船装备保障活动可以分为2大类:核心活动与支持活动。与核心活动相关的流程称为业务流程(核心流程),与支持活动相关的流程,根据其性质又可以分为管理流程和辅助流程。
图1舰船装备保障价值链模型Fig.1 Value chain model of warship equipment support
1)业务流程。业务流程是舰船装备保障的核心流程,直接参与舰船装备器材保障、使用保障、维修保障、远程技术支援保障等过程,能实现舰船装备功能和性能的恢复和提高,确保舰船装备器材及时高质供应的流程。主要包括:舰船装备器材保障流程、舰船装备使用保障、舰船装备临抢修流程、舰船装备计划修理流程、舰船装备结合计划修理改换装流程以及舰船装备远程技术支援保障流程等。
2)管理流程。管理流程是指舰船装备保障行政指挥或技术指挥部门实施开展的各种管理活动的相关流程,它并不直接作用于舰船装备和器材,而是通过管理活动对舰船装备保障工程进行规划、监督、控制和协调。管理流程主要有:规划计划管理流程、人才队伍管理流程、装备技术状态管理流程、技术文档管理流程、维修改革科研管理流程、财务核算流程、财务预算编制及调整流程、合格供应商管理流程等。
3)辅助流程。辅助流程主要是为舰船装备保障的管理活动和业务活动提供各种服务的流程。这些流程和管理流程一样,并不直接参与舰船装备保障,而是通过为舰船装备保障创造良好的服务平台,间接地实现价值增值。辅助流程主要有:车辆服务流程、基础设施建设流程、办公设备管理流程以及后勤服务流程等。
业务流程确保及时对舰船装备保障需求做出反应,高质高效地完成舰船装备维修保障和器材保障任务,实现舰船装备系统的战备完好性、任务成功性和持续作战能力;管理流程通过建立一系列关于维修质量、进度、经费和安全等的控制点,减少风险,提高效率;辅助流程则为快速、全面、持续、精确实现舰船装备保障提供必要的服务。
3.2流程的层级
目前,海军舰船装备保障基本按照“海军—舰队—部队”三级保障体制运行,保障作业体系则由舰员级、中继级、基地级三级构成,由此决定了舰船装备保障流程具有明显的层次性,可以分为海军级流程、部门级流程和岗位级流程。
1)海军级流程。海军级流程是对舰船装备保障整体运行实施具有重要影响、相对比较宏观的重要流程,这些流程需要进行跨部门的协调运作才能最终完成流程的相关输出。
2)部门级流程。部门级流程主要是指各部门不同岗位之间的配合,通过相关岗位的协调完成部门的工作目标和工作任务,这里所指的部门包括了海军装备部各二级部、各舰队装备部、各海军直属单位装备部以及参与舰船装备保障的其他单位。
3)岗位级流程。岗位级流程即岗位操作规范,指本岗位的具体作业程序和作业规范。
对于简化了的舰船装备器材保障流程,海军级、部门级、岗位级流程如图2所示。
图2舰船装备器材保障简化流程Fig.2 Simplified process of warship equipment material support
流程的建设和实施是舰船装备保障流程管理的首要内容,包括流程识别、建立、运行、优化4个环节,首尾相连、循环迭代,是一个螺旋式上升的过程。
4.1识别流程
识别流程就是把隐性流程显性化的过程,一般来说,流程并不存在有无之说,只有显性与隐性的区别。任何目标的实现,都必须通过各部门、各岗位一系列顺序的活动配合完成,无论是否实施过流程管理,其流程都是客观存在的,只是没有可供管理的显性流程而已。海军舰船装备保障经过50多年的发展,早已形成了一套完整、有效的工作体系,大部分工作过程用的文件、规范的形式已经予以确认,某些工作过程虽无明文规定,但早已是约定俗成,成为了惯例。不过目前,用流程的形式规范描述出来的工作过程不多,也不完整、系统,没有建立配套的体系,因此,要建立舰船装备保障流程,首先就是要将这些隐性的流程识别出来,使之显性化,梳理流程运行的线路,明确人员岗位职责,理清部门与部门、活动与活动之间的接口。只有识别了流程,才能继续下一个环节。
识别流程常采用美国陆军提出的“5W2H”法,分别从Why(流程的必要性)、What(流程的内容)、Where(流程执行地点)、When(流程的时间)、Who(谁来负责)以及How(怎样进行流程)、How much(流程执行的标准、成本)等角度,对工作进行深入地思考,识别各流程环节及其因果关系链,为流程建立奠定基础。
4.2建立流程
包括流程描述、流程分析和流程设计。
1)流程描述。准确、客观地对梳理识别出来的流程现状进行描述是流程建立和优化的基础,采用较多的流程描述形式分别为框图、工作流图和泳道图[5]。
2)流程分析。是针对以图表形式描述出来的现有流程,全面分析、诊断存在的问题,提出改进的方向,为流程设计打下基础。流程分析的方法很多,如现场调查、问卷调查、研讨会、绩效分析、现场模拟和测试等。
3)流程设计。是在流程描述、问题分析的基础上,对各个层级的流程进行优化或重新设计,其目的是对舰船装备保障的成本、进度和质量进行优化和控制。流程设计过程中,需要明确以下几个内容:流程的输入和输出是什么?流程中涉及到的部门和岗位有哪些?在流程中需要做什么事情?流程中的审批、会议、任务是可选的还是必须的?流程需要在什么时间、什么地点完成,需要产生什么文档?解决上述问题后,重新制作优化后的流程图,对流程进行文字说明,设计制作需要使用到的文档模板,并将各个流程按照业务逻辑进行分类、整理,就构建起了完整的舰船装备保障流程。
随着信息技术的发展,在流程建立的过程中引入信息技术的支持,可使流程设计更专业、更简明,信息化技术已成为了流程建立和固化的重要手段和工具。目前,在舰船装备保障的实践中,保障流程的建立已融入到了舰船装备保障协同管理平台的建设中,初步建立起了基于信息系统的装备保障流程体系(图3)。
图3舰船装备保障协同管理平台总体框架Fig.3 Framework of the collaborative management platform of warship equipment support
4.3运行流程
舰船装备保障体制遵循着统一领导、分级负责的原则,由海军装备部实施统一规划和协调,各舰队或海军直属单位装备部按各自职能抓好工作的落实,由此决定着舰船装备保障流程管理的推行必须是自上而下、统一部署、分级落实、检查监督的模式,在流程实施的过程中要注重以下几点:
1)做真正的“一把手”工程。舰船装备保障已经构建起来了完整的行政指挥线和技术指挥线。实施流程管理后,必然使得某些做法被新的流程所取代,某些部门掌握的资源被重新分配,原本隐藏的问题,会在流程执行的过程中一览无余。这些习惯与利益的触动可能导致各种干扰和阻力,如果没有高层领导的支持,流程的实施与应用就会无法推行。
2)确保流程相关人员全员参与。流程的实施离不开舰船装备保障全体人员的参与,每个岗位、人员都是流程的承接人,也都是流程的监督者,流程的良好运行需要每个环节都按章操作、熟练实施。因此要树立舰船装备保障人员的流程意识,营造流程文化,确保相关责任人充分知晓、全员参与。
3)建立流程责任制。对流程实施的效果和流程绩效进行定期评价是保证流程顺利实施的重要举措,要建立科学合理的评价指标体系,其评价结果要作为衡量工作业绩的重要参考。
4.4优化流程
流程优化是以现实为基础,对现有流程体系进行逐步改良和调整,通过一段时间的运行,达到提升流程绩效的目的。流程的持续改进优化是流程管理不断发展、螺旋上升的基础。由于新的保障理念和技术不断被引入到舰船装备保障中来,先前建立并运行的保障流程随着时间的推移可能不再适应新的形势,因此,需要适时对保障流程进行优化,使其始终紧密贴合部队建设和装备保障的需要,为提高装备保障的质量和水平提供有力的保证。
流程优化一般采用系统优化法,即以现有流程为基础,通过对现有流程的简化、整合、压缩无效消耗、缩短流程周期以及自动化、标准化、模板化等活动来完成优化流程的工作;同时,针对流程、组织体系的各种调整,将流程的管理逻辑与业务逻辑进行耦合。例如,射频技术和物联网技术的应用,使得舰船装备器材仓库入库点验、入库登记、出库点验、出库登记、库存管理、清单填制等工序合而为一,此时就可以将入库、出库流程简化为射频信息接收、确认、生成电子表单等流程,压缩了环节、缩短了周期、提高了效率。
流程优化是一个循序渐进的过程,应抓住重点,先对关键流程、再对一般流程进行优化。流程优化的时机和频次也需综合考虑,若流程优化过于频繁,则不但不能提升保障效率,相反会带来更多的问题,造成成本的增加和程序的混乱。
常用流程优化的具体方法包括标杆瞄准法、DMAIC模型、ESIA分析法、SDCA循环、TOC管理及Petri网法等。其中,Petri网具有丰富的系统描述手段和系统行为分析技术,可对并行、异步、分布式和随机性的复杂系统进行建模分析,被广泛应用于业务流程优化中[10-12]。
流程优化与流程再造是2个不同的概念,前者是温和渐进地对现有流程进行局部改进,呈现出螺旋上升的趋势;而后者则是彻底颠覆原有的流程体系,对流程作根本性的思考和彻底的再设计,目标是使流程体系满足战略目标快速变化的需求[13]。
5.1再造时机的确定
舰船装备综合保障是一个发展着的动态过程,与海军战略和科技发展紧密相关。随着海军装备跨越式发展和信息技术的迅猛发展,装备保障的传统工作方式和业务流程必然受到巨大冲击。当舰船装备保障形势发生重大变化、现有流程不符合保障需求、无法满足保障目标时,就需要考虑舰船装备保障流程的再造问题。
舰船装备保障的重大变化主要有:
1)保障战略转型,使得舰船装备保障的目标、任务发生重大变化,如舰船装备保障向远海保障拓展。
2)保障体制调整。如战役级装备指挥机关成立和“三项制度”改革进一步深化。
3)保障理念转变。如由传统的“定期修理”向“定期修理和视情修理相结合”转变。
4)保障模式变革。如由分散的技术支援型向总体技术责任型转变。
5)保障技术进步。如信息技术、管理技术的广泛深入应用,装备修理技术的突破性进展等。
当这些重大变化发生时,舰船装备保障流程管理责任单位就需集思广益、审慎决策,确定是否实施保障流程再造。
5.2流程再造实例
舰船装备保障流程再造的程序为建立领导机构、梳理现有流程、分析存在问题、建立新的流程、对再造后的流程进行评估和组织实施。其基本过程与流程建立、优化类似,但其核心在于满足战略转型、价值链重组、组织结构再造的需要,下面采用舰船装备保障的实例予以阐述。
长期以来,舰船装备保障一直采用分散的技术支援型的保障模式,即军内修船厂负责修理,遇到不能解决的重大疑难问题由主修厂通过舰队装备部、海军装备部向相关单位(各工业部门的研究院所、设备制造厂、造船厂、相关大学和科研院所等)提出支援请求。这种模式的缺陷是没有把整个保障工作看作是一个庞大而复杂的系统工程,很难有效形成国家队的合力。特别是国内相关单位对装备本身不甚熟悉,并不能及时对所有疑难问题形成技术支援能力。在这种保障模式下的修理重、难点技术问题的保障流程如图4所示。
图4技术支援型保障流程Fig.4 The process of the technical assistance type support
随着形势的发展,分散的技术支援型的保障模式越来越不适应舰船装备保障的目标需求,必须创新保障模式,将分散的技术支援型转变为总体技术责任型,即以总技术责任单位为核心开展保障的顶层设计规划,组织编制保障方案、组织各分技术责任单位和技术支撑单位开展技术消化、技术攻关、备品备件研制等具体技术工作,从而形成以总体技术责任单位为核心,各分技术责任单位、技术支撑单位为主体的技术保障国家队,由国家队全面指导军队承修工厂进行修理工装设施、修理线等保障资源的建设工作、舰船等级修理工作及装备临抢修的技术支援工作。总体技术责任型保障体系的拓扑结构如图5所示。
伴随着保障模式的转变,舰船装备保障流程也需进行再造。图6所示为流程再造后,总体技术责任型保障模式下,对修理重、难点技术问题的保障流程图。从图中可以看出,相对于技术支援型保障,有效整合了多方力量,显著减少了保障环节,强化了解决问题的针对性并提高了时效性。
图5总体技术责任型保障模式Fig.5 The overall technical responsibility type support mode
图6总体技术责任型保障流程Fig.6 The process of the overall technical responsibility type support
目前,海军舰船装备保障整体上仍处于职能管理阶段,系统的运行体现为命令的传递和执行,海军和部门层面的各种管理文件、规章制度是其运行的基础。职能管理在明确责任、统一指挥、集中力量、重点攻关等方面发挥了重要作用,但由于组织结构层次多、决策权限级别高、部门协调成本大、中间环节设置密,难以满足新形式下舰船装备保障快速、全面、持续、精确等要求。
流程管理在舰船装备保障的局部得以实施,以流程为驱动,优化组织结构、适当分权放权,调整职责体系、实现无缝连接,减少中间环节、缩短流程周期,取得了较好的效果,但距离保障能力全面提升还有较大的差距。还需进一步紧贴舰船装备保障实际,从减少保障资源需求、提高保障效率效益出发,在舰船装备保障价值链全范围识别、建立、运行、优化保障流程,实施全面的流程管理。
参考文献:
[1]朱石坚.舰船装备综合保障工程[M].北京:国防工业出版社,2010.
[2]朱石坚.舰船装备技术保障管理与实践[M].北京:国防工业出版社,2014.
[3]HAMMER M. Reengineering work:don't automate,obliterate[J]. Harvard Business Review,1990(4):104-112.
[4]HAMMER M,CHAMPY J. Reengineering the corpora⁃tion:a manifesto for business revolution[M]. Lon⁃don:Nicholas Brealey Publishing,1993.
[5]水藏玺,吴平新,刘志坚.流程优化与再造[M]. 3 版.北京:中国经济出版社,2013.
[6]黄艾舟,梅绍祖.超越BPR——流程管理的管理思想研究[J].科学学与科学技术管理,2002(12):105-107.
[7]王玉荣.流程管理[M].北京:机械工业出版社,2009.
[8]于春风,张炜,赵乾.联合作战装备精确保障问题研究[J].装备学院学报,2013,24(2):27-30. YU Chunfeng,ZHANG Wei,ZHAO Qian. Research on precise equipment support in joint operations[J]. Journal of Academy of Equipment,2013,24(2):27-30.
[9]王永德.装备保障信息化建设浅析[J].舰船电子工程,2010,30(8):148-151. WANG Yongde.Research on the construction of equip⁃ment support informationization[J].Ship Electronic En⁃gineering,2010,30(8):148-151.
[10]陈春良,王岩磊,孙盛坤. HTCPN在装备保障业务流程建模与优化中的应用[J].系统仿真学报,2008,20(10):2746-2749. CHEN Chunliang,WANG Yanlei,SUN Shengkun. Application of HTCPN in modeling and optimization of equipment support work process[J].Journal of Sys⁃tem Simulation,2008,20(10):2746-2749.
[11]刘建英,李小龙,高波.基于CPN战时装备保障业务流程建模[J].计算机工程与设计,2011,32(1):170-173. LIU Jianying,LI Xiaolong,GAO Bo. Modeling of equipment support work process in wartime using Col⁃ored Petri Nets[J]. Computer Engineering and De⁃sign,2011,32(1):170-173.
[12]单继城,黄光奇,王德鑫,等.基于着色Petri网的混合工作流建模及合理性分析[J].信息工程大学学报,2015,16(2):218-224. SHAN Jicheng,HUANG Guangqi,WANG Dexin,et al. Hybrid workflow modeling and verification based on Coloured Petri-Nets[J]. Journal of Information En⁃gineering University,2015,16(2):218-224.
[13]郑显柱,王树礼,罗建华,等.数字化部队装备维修保障业务流程再造研究[J].装甲兵工程学院学报,2011,25(2):17-23. ZHENG Xianzhu,WANG Shuli,LUO Jianhua,et al. Research on business process reengineering of equipment support in digital army[J]. Journal of Academy of Armored Force Engineering,2011,25 (2):17-23.
Process management of warship equipment support
ZHU Shijian
Office of Research and Development,Naval University of Engineering,Wuhan 430033,China
Abstract:Present warship equipment support is still at the stage of functional management, which hardly meets the requirement of being fast, comprehensive, sustainable, and accurate. In light of this, a proper and efficient process management for warship equipment support is of vital importance in reducing the required support resources and improving efficiency and effectiveness. Therefore, with comprehensive analysis of the connotation, the characteristics, and the significance of the process management of warship equipment support, this paper classifies the warship equipment support process into three types: business process, management process, and auxiliary process, as well as three levels: navy level, department level, and posi⁃tion level. The principles and methods for constructing and implementing the warship equipment support process are also presented, and the timing, target, and methods for process reengineering of warship equip⁃ment support are studied. Particularly, the reengineering process of equipment support isillustrated with the transformation of the warship equipment support mode from the technical assistance mode to the overall technical responsibility mode.
Key words:equipment support;process management;warship equipment;process reengineering
作者简介:朱石坚(通信作者),男,1955年生,博士,教授,博士生导师。研究方向:舰船装备保障工程管理。E-mail:zhushj1955@hotmail.com
基金项目:国家部委基金资助项目
收稿日期:2015 - 06 - 29网络出版时间:2016-1-19 14:55
中图分类号:U662.1
文献标志码:A
DOI:10.3969/j.issn.1673-3185.2016.01.004
网络出版地址:http://www.cnki.net/kcms/detail/42.1755.TJ.20160119.1455.014.html期刊网址:www.ship-research.com
引用格式:朱石坚.舰船装备保障流程管理[J].中国舰船研究,2016,11(1):19-26. ZHU Shijian. Process management of warship equipment suppor[tJ]. Chinese Journal of Ship Research,2016,11(1):19-26.