高校档案管理质量保障体系建设分析

方燕

【摘要】高校档案管理对高校事业发展具有重大影响意义，高校的历史、重大活动以及重要的科研成果都记录在高校档案中。随着科学技术的不断进步，高校档案的管理制度需要更加完善，质量需要提高。本文通过分析现今高校档案管理中的一些问题和现状，提出了一些建设高校档案管理质量保障体系的措施。

【关键词】高校 档案管理 质量保障

高校档案管理的工作是衡量高校教育水平的重要因素，对高校的可持续发展起着重要的作用。而且随着高等教育事业的不断发展，社会的多元化以及政策的改动，高校档案管理质量保障体系需要不断完善。规范管理，重视改革，构建科学的评估体系，才能使高校档案管理的工作与时俱进。

一、高校档案管理工作中的问题

目前，随着高校教育事业的不断发展与进步，高校档案管理的工作却显得有些滞后。调查显示，部分高校对档案管理工作不给予重视，使高校教育水平有所下降，高校正常运行中遇到诸多问题，主要体现在以下几方面。

（一）高校档案工作重视不够

目前，部分高校缺乏对高校档案的管理，不给予重视。有的甚至没有制定规范的制度，有的虽然制定了一些规章制度，但是并没有落实到实处。这些都是高校对档案工作重视不够的表现，从而导致高校频繁出现档案丢失、破损严重等现象，严重影响了高校管理工作的进行。

（二）没有建立长期的管理规划

目前，部分高校缺乏对档案管理的长期规划，影响高校管理工作的可持续开展。虽然有的高校也制定了规章制度，但是并没有建立长期的高校档案的管理规划，只在一时有显著的作用，但长久下去不利于高校教育事业的发展。因此，建立高校档案的长期管理规划至关重要。

（三）资金投入不足

对于部分高校来说，科研事业和人才培养一直是重点事项，因此对于档案管理工作就缺乏资金的投入，导致高校的工作无法高效的进行。主要体现在以下几方面：首先，缺乏对紧急事故处理的资金投入以及规避风险。例如：档案长期受潮，导致档案字迹不清楚，但是却没有资金的投入对其进行规避。其次，对于刚刚接手档案管理的职员，但是缺乏资金的投入，未对其进行严格的培训，这就使高校教育事业不能高效的进行。

（四）缺乏规范的管理制度

目前，对于部分高校来说档案管理仅仅是简单的堆砌，并没有经过严格的制度分类排放，没有妥善的保存和归档。问题主要体现在以下几方面：首先，档案的缺失和遗漏严重。例如：在教师做评价时，有的学生没有上交，没有做到及时归档。其次，档案管理没有完善的规章制度，档案借阅经常出现过期未还，也有可能造成档案的缺失。

（五）档案管理措施的落后

目前，全球信息化大爆炸，信息化的管理系统已经相当完善。但是部分高校档案管理的措施还是很落后，采用纸质统计管理明显不及信息系统的管理。人工管理档案浪费人力又浪费物力，并且效率低，出错率高，这样下去不利于高校档案管理的进程。

二、高校档案管理质量保障体系的建立

综上所述，高校的档案管理质量保障体系都有所完善，但是想要更好的适应社会的发展，该体系还需要不断完善。针对上述存在的问题，下述给予了适当的解决措施。

（一）建立完善的管理制度

为了解决高校档案的管理不规范，不能及时归档，遗漏缺失等问题，高校需要建立完善的档案管理质量保障体系。用来约束借档者的行为规范，提高高校教育工作的效率。高校需要做到下面几点：首先，随着社会的进步，规章制度用来约束人们的行为，可以使社会更高效的运行。因此，高校需要制定严格的规范制度，用来规范借档者的行为。其次，高校间的实际情况不尽相同，各高校应该根据自身实际情况，制定出适合本校的最佳制度。

（二）建立完善的管理体系

对于信息化的今天，建立完善的高校档案管理体系，可以深入到高校的方方面面，在一定程度上可以提高高校的档案管理效率，为教师和学生提供更好的服务。如何建立完善的管理体系，可以从以下两个方面进行：首先，高校档案管理不仅要保存和管理纸质版的档案，而且要对纸质版的档案进行电子版保存，以备日后的查找及永久保存。利用数据库对高校档案保存的纸质版材料进行储存和备份，数据库可以对档案进行检索，这样既有效地保存了纸质版档案，又可以提高师生们查阅档案的效率，通过数据库向师生们进行档案的展示，同时也可以开放很多系统的功能，减少用户的查询时间，便于其他人进行查阅。

（三）建立健全的考核机制

对于高校档案的管理者来说，他们的工作就是服务广大师生，服务的质量好与坏只有通过建立完善的考核机制才可以评鉴。另外，通过完善的考核机制，既能提高高校档案管理者的工作激情，而且还能够提升他们的服务意识和服务态度。建立完善的考核机制可以从以下几个方面着手，首先，要制定详细的考核制度，结合高校档案管理的特点，细化其标准，考核对象为全体高校档案管理者，考核内容包括工作情况和工作内容，老师和学生们要对高校档案管理者的服务态度和效果进行评价，客观上做出评价。其次，加强档案管理队伍的建设，提高他们的素质。加强高校档案管理者在互联网这方面的培训以适应新世纪的要求，对那些服务态度好或者工作很出色的高校档案管理者进行一定的物质和精神奖励。

三、结语

高校档案管理的工作是衡量高校教育水平的重要因素，对高校的可持续发展起着重要的作用。在新时期的挑战下，需要高校档案管理质量保障体系的不断完善，建立完善的管理制度与体系，以及建立健全的考核机制，使高校教育事业高效的用作。

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