高校贵重仪器设备购置工作探讨

花永盛, 徐春生

(上海大学 实验设备处, 上海　200444)



高校贵重仪器设备购置工作探讨

花永盛, 徐春生

(上海大学 实验设备处, 上海200444)

随着国家持续加大教育投资力度,高校仪器设备,特别是贵重仪器设备的采购数量不断增加。因此,很有必要加强购置过程的管理。以贵重仪器设备采购、招标和验收环节为例,分析了贵重仪器设备购置中的主要过程和普遍存在的问题,并提出了应对措施,旨在总结经验、发现规律、谋求新思路,探索如何提高仪器设备的采购效益,更好地为教学和科研服务。

贵重仪器设备； 设备购置； 招标与验收

近年来,随着国家持续加大教育投资力度,办学规模不断扩大,高校每年用于购置仪器设备的经费也逐年增长。以我校为例,截止至2015年底,我校10万元以上的贵重仪器设备有1 300多台(套),总值7亿余元,占全校设备总值的45.7%。面对着巨大存量和快速增量,探索如何科学管理成为各高校必须面对的问题[1-3]。而高校贵重仪器设备管理工作又是一项复杂的系统工程,具有较强的政策性和技术性,涉及申购、论证、采购、合同签订、验收入库、使用、维护、报废等全生命周期的诸多环节[4],因此为了买好、用好、管理好这些贵重仪器,有些关键流程和环节仍需进一步梳理和探讨。本文仅以贵重仪器设备购置管理中的论证、招标和验收3个环节为例,对仪器设备购置中发生的主要过程和存在的问题做一分析,以期与兄弟院校交流,共同提高。

1　可行性论证

贵重仪器设备购置可行性论证是贵重仪器设备申购管理的源头,是避免重复购置、提高投资效率的前提,是提高设备利用率和共享力度的关键[5-6],同时也为后续的招标采购打下坚实的基础。

1.1可行性论证的内容

关于贵重仪器设备可行性论证的形式和流程,一些高校做了很多有益的探索,如分级论证、在线论证等[7-9],尽管形式不一,但都涵盖了以下4项内容,这些内容紧密相连,任何一项都不可忽视。

(1) 申购理由。教学和科研需要,预计工作量和使用效益分析,避免重负购置以及设备共享方案；学科建设和专业建设的意义以及应用领域和应用前景等。

(2) 选型分析。仪器设备的主要技术指标,在教学和科研中的具体应用；国内外同类产品及生产厂家的对比和性价比的合理分析,校内外同类设备调研情况,各用户对该设备使用评价等。

(3) 环境条件。设备安装环境和设施条件的准备,包括场地、水、气、电等配套设备和辅助条件,以及相对应的环境和安全因素。

(4) 内部条件。经费落实情况和预算依据,该仪器的经费是否划归和落实到位,包括配套、辅助、耗材等费用；现有技术力量和购置设备后使用和维护人员培训计划,后期管理维护成本和人力成本等。

1.2论证中存在的问题及相应措施

论证不是简单的讨论是否有必要购买某设备,而是需要用户部门和专家广泛讨论,专家组更要以“检察官”和“裁判员”的角度审视,对拟申购的设备从功能性、实用性、先进性、可扩展性等方面给出针对性意见。论证中明显存在的问题如下:

论证专家是该环节的主要技术力量,论证是否充分、合理,有赖于专家的专业水平和工作态度,因此论证专家的选取及管理工作至关重要。然而，目前存在专家库人数不多、专业范围不广、专业水平参差不齐等问题；论证专家也往往由用户部门指定,这样使得论证流于形式,达不到论证的目的。其次,用户部门提交的论证书不慎重、不真实,夸大欲购仪器的用途、使用效益以及共享力度等[10],而主管部门也存在把关不严、对论证报告的真实可靠性失察等现象,这样就造成了贵重仪器设备重复购置、利用效率低,在各学院、各专业间共享力度不够,降低了资金的投资效益。

针对以上问题,我校从制度约束和信息化技术两个角度入手，要求申购部门对论证报告的可靠性负责,专家组对论证意见负责,对在论证中弄虚作假、盲目申购的部门取消维修基金补贴等相关措施。要求申购部门要切实以教学科研需求为出发点,紧密结合实验室建设发展规划,要深入市场调研,充分了解仪器设备的性能规格、技术指标以及市场行情,综合考量提出分析报告,从源头做好对贵重仪器购置的科学评估,杜绝购置的盲目性[11]。另外,建立并完善专家库制度,对进入专家库的专家做好把关工作,筛选具备相当技术水平和能力的专家；充分利用专家的知识和资源优势,借鉴其仪器采购和使用中的经验,为后续制定招标文件、购置到质优价廉的仪器设备以及仪器设备的使用和功能开发夯实基础。

我校为了实现贵重仪器设备的信息化管理,于2011年建立了贵重仪器设备共享平台,在申购论证时,便将同类设备使用率和预约开放作为必备条件。所有同类仪器设备的测试服务机时、测试收费、服务次数、培训人员数等可以直接从平台前期的刷卡记录及测试数据中提取,相对于传统手工填报,数据真实可靠,任何用户都可以直观看到全校同类仪器设备的开放度和使用率,防止申购部门片面夸大。另外拟建立的专家库系统,可实现根据仪器设备特点和专家特长在线随机抽取专家。

2　招标采购实施

在招标采购过程中,通过供设备应商之间的公平竞争,能使高校获得质优价廉的仪器和良好的售后服务。我校在近3年中,通过招标采购方式采购了200余台贵重仪器,资金节约率约7%。

2.1招标中存在的问题

高校仪器设备招标中存在的问题主要源于申购部门对招标知识、招标技巧的欠缺和招标职能部门无力对庞杂仪器的技术要求把关,具体表现在以下2个方面：

(1) 一些教师用户出于使用习惯或偏好,简单拷贝一家或几家仪器的技术指标,或者直接让供应商提供技术指标,预算价格也以某供应商的报价进行,结果其写出的指标往往带有明显的倾向性,这对其他供应商看来是变相指定品牌；其后果是一些潜在供应商直接放弃投标从而引不起有效竞争,一些供应商甚至会向招标部门或纪检部门提出质疑[12-13]。

(2) 标书中星号条款设置不合理。星号条款是实质性要求,任何违反或达不到要求均可能导致投标被否决。星号条款设置过多,会导致投标人少,引不起有效竞争；设置过少,又形同虚设,投标人良莠不齐,增加后续评标的成本。 评标量化因素和权重分配不合理,使得单个因素(如价格)成为控标唯一因素。

招标工作的核心是知己知彼、有的放矢,充分了解各品牌间仪器设备性能特点和差异,结合自身教学、科研工作的需求来制定招标文件。因此用户部门在招标前期应要做好充分的市场及供应商的调研，并要求各方积极参与。上述招标中存在的问题实质上也反映出采购论证工作不扎实,这2个环节环环相扣,论证做不好,就给招标工作带来麻烦。实践证明,经专家充分论证的仪器设备,招标的效率都很高,在教学和科研中都能充分利用[14]；而一些流标、招标失败或招标效率低下的项目也反映出前期论证的匮乏无力。

2.2做好招标工作的对策

面对招投采购这样一项政策性强、涉及面广、多因素交织的复杂工作,用户部门和招标部门应通力合作,优势互补,形成合力。招标部门作为教学、科研服务的窗口,应与教师反复沟通协调,耐心、详细地介绍整个招标的流程和程序、时间节点的安排、重点及关键之处的把握。掌握用户的要求意图,协助用户制定合理的技术和商务条款；科学选择评标方法,强调招标不是最低价就能中标,而是符合技术指标要求的、通过评标的最低评标价或通过打分取得最高分的才能中标,消除部分教师对招标采购存在恶意竞争的疑虑,确保能够有多家公司参与竞标,在满足技术指标要求的同时,尽可能用最少的经费购置优质的仪器设备。

除此之外,还要加强完善并管理好专家库,要求进入专家库的专家具有丰富的业务知识和实践经验,同时要求熟悉招投标的相关知识和法律法规。职能部门也应对进入评审专家库的专家做好把关工作,并对评标专家在评标活动中的工作进行规范。同时,加强廉政建设,梳理招标过程中的风险点,制定相应防控措施,使招标在阳光下进行,充分体现招标工作的优越性。

3　验收工作

验收环节是整条采购链上不可缺少的环节,尤其是进口设备,事关保修、退换和索赔事宜,更涉及学校利益和名誉等问题,因此该环节非常重要。验收一般分2步:一是实物验收,即仪器设备到货后,由买卖双方根据合同共同开箱验货,清点检验货物的包装、型号、规格、数量是否与合同相符；二是技术验收,卖方负责派工程师到用户现场进行安装调试和培训,学校组织专家进行质量和技术层面的验收。

3.1验收工作中的主要问题

验收中的主要问题有：

(1) 验收人员思想上不重视、责任心不强,认为验收不过是走过场,致使一些仪器设备未正常运转就付清全款,给管理工作造成很大的被动。

(2) 仪器设备验收依据缺失。合同和技术协议是仪器设备验收的主要依据,因此合同和技术协议中关乎验收的项目必须详细、明确,否则验收就失去了依据。

(3) 与论证专家存在的问题类似,验收专家库和验收制度都不尽如人意,没有严格的验收程序和监管机制。

3.2采取的对策

根据以上问题,可采取以下2项对策：

(1) 健全验收组织机构和验收制度。学校应建立验收工作小组,由相关职能部门组成,实行分级责任制,通力负责组织仪器设备的验收和监督工作。同时扩大专家数量,并随机抽取验收专家,降低验收出场频率。

(2) 选择科学有效的验收方式和方法。针对不同类型、不同性能的仪器设备有针对性地采取相应的验收方式和方法,切忌一刀切，譬如有些仪器设备要有阶段性验收,有些仪器设备要第三方验收,有些仪器设备要采取保证金制度,有些还需要技术安全验收等。

4　结语

高校仪器设备管理不仅需要科学合理的政策制度,更要有现代化技术手段保障政策制度的落地执行。从以上分析也可以看出,整个采购流程是环环相扣的,从论证、招标到验收都需要相关专家的参与。在贵重仪器设备的采购方面,我校进行了有益的实践,今后将需要继续加强对仪器设备生命周期中各节点的研究和探索,总结经验,找出规律,提升采购效益,不断提高管理水平,更好地为教学和科研服务。

References)

[1] 王明泉,彭利军,李莉.提高高校大型仪器使用效益的实践与探索[J].实验技术与管理,2015,32(4):1-3.

[2] 卢琇,李景凯.高校设备采购规范化管理研究[J].实验技术与管理,2015,32(5):271-273.

[3] 魏朝俊,闫树刚,唐剑.高校大型精密仪器设备使用效益的评价分析[J].中国现代教育装备,2011(5):12-14.

[4] 凌辉,黄凯,刘雪蕾,等.强化流程管理 提高仪器设备全生命周期管理水平 [J].实验室研究与探索,2014,33(9):291-295.

[5] 王杰,刘晓鸿,冯璐.高等学校仪器设备采购流程解析[J].中国现代教育装备,2010(12):27-29.

[6] 张勇.教学科研仪器设备论证与验收工作研究 [J].实验室科学,2007,10(3):168-170.

[7] 徐新泉.如何做好高校实验室精密仪器申购论证工作[J].宁德师专学报:自然科学版,2010,22(1):29-31.

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[9] 赵会武,党高潮.论高等学校申购贵重仪器设备可行性论证模式思考 [J].中国医学装备,2014,33(1):271-274.

[10] 沈铭,黄平.高校仪器设备论证、招标与验收工作研究[J].中国现代教育装备,2008(10):6-7.

[11] 余成格,钱昌吉.关于高校仪器设备政府采购技术指标的思考[J].实验室研究与探索,2010,29(12):177-180.

[12] 王俐,郁鹏,曹志华.仪器设备采购招标中存在问题的探讨[J].实验室研究与探索,2005,34(3):108-111.

[13] 陈津,孙世媛.高校仪器设备采购招标制度与廉政建设[J].实验室科学,2007,10(3):164-167.

[14] 唐毅敏.高校设备采购管理的研究与探索[J].科技信息,2013(25):290-291.

Exploration on purchasing of valuable instruments and equipment in colleges and universities

Hua Yongsheng, Xu Chunsheng

(Office of Laboratory and Equipment Administration,Shanghai University,Shanghai 200444,China)

As China continues to increase the investment in education,the purchase of valuable instruments and equipment in colleges and universities is increasing as well. Therefore,it is necessary to improve the purchasing management. Taking the valuable instruments and equipment purchasing,bidding,checking and acceptance as an example,the problems in the purchasing process of valuable instruments are analyzed,and the countermeasures are proposed. The purpose is to sum up the experience,discover the laws,and seek new ideas to explore how to improve the efficiency of equipment purchasing in order to better serve the teaching and scientific research.

valuable instruments and equipment; equipment purchasing; bidding， checking and acceptance

10.16791/j.cnki.sjg.2016.10.067

资产管理

2016-05-19

花永盛(1982―),男,山东临沂,硕士,助理研究员,主要从事高校招标工作.E-mail：hys@shu.edu.cn

G482.0

A

1002-4956(2016)10-0267-03