① 高校档案工作与高校发展研究

杨　凡

(四川文理学院校办公室，四川达州635000)



①高校档案工作与高校发展研究

杨凡

(四川文理学院校办公室，四川达州635000)

摘要：以四川文理学院档案馆为调研对象，从档案信息化与档案文化建设两方面进行调研分析、经验总结；为下一步档案工作的方向进行探索.

关键词：档案工作;信息化;文化建设;调研

四川文理学院办学历史可溯及清末的龙山书院，举办高等教育有近40年.学校在建设和发展过程中形成了大量的档案资源，特别是随着计算机的普及、现代信息技术的应用，不仅纸质的档案越来越多，电子档案数量更是呈几何增长，档案工作任务繁重，但同时也带来了新的发展空间和机遇.高校档案工作的内容亦逐渐丰富起来.这就要求档案工作人员必须适应时代和社会发展的客观需求，与时俱进，加强档案信息化建设、档案文化建设等，以促进高校档案事业科学发展，更好地服务学校与社会.[1-2]本文以四川文理学院档案馆为调研对象，具体调研报告如下：

1四川文理学院档案信息化建设工作调研

1.1档案信息化建设的过程及成果

四川文理学院档案信息化建设主要是从2011年开始计划的.之前用过的OA办公软件可以算是信息化的起步，后来用了清华紫光的档案管理软件，都是进行档案文件目录的录入工作.由于信息化起步晚，不够重视档案信息化工作，数据录入量很小，只录入了行政、党群等常用的几大类档案目录，总目录才8000余条.信息化程度太低了，导致档案查询利用起来十分不方便.经常要采用人工手动、凭记忆查找的方式查阅利用.使得查询效率极低，有时难免会出现查询不到或者查找不全的情形，大大地降低了档案的利用率，没有完全发挥出档案应有的作用.

2006年四川文理学院升本成功，经过五年的黄金发展时间，学校全方面迅速建设发展起来了，档案资源总量也是迅速膨胀，档案的查询利用凭人工记忆查找已经不能满足学校的需求了，档案信息化建设就被提上工作日程了.到2011年老校区的档案库房已经十分拥挤了，此时正好新校区图书信息大楼建成，为档案馆专门预留了办公区域和库房.2012年档案馆搬入新馆，与此同时学校购买了大量的档案信息化建设所需要的仪器设备.包括计算机、服务器、扫描仪、打印机、防磁柜、扫描笔、照相机、移动硬盘及高校应用比较广泛的档案管理软件——南大之星.其中服务器的配置是八核、内存16G、硬盘2T，至少可以储存将近十年的电子档案资源.扫描仪的分辨率最高可达1200dpi，足够清晰，足以满足档案利用的基本需求.为了电子档案的安全起见，我们还用移动硬盘备份，放入防磁柜中保存.

在老校区的时候，由于档案管理人员不懂计算机、服务器和档案管理软件的维护，没有将数据备份，当一些客观的无法避免的意外出现时，数据丢失了，造成了比较大的损失，因为那是花了很多时间和人力录入的文件目录.为此，我们只有抓紧时间补救，将丢失的文件目录一条一条的补录回去.但由于受当时的服务器和计算机数量以及档案管理软件自身的限制，只能一台计算机一个人录入，工作进程缓慢.直到2012年，我们搬入新馆，运用新的服务器和南大之星作为档案管理软件，实现了网络化管理，只要计算联网，在校园网内都可以录入.这就为多人、批量录入文件目录创造了条件.

但档案馆目前在编在岗的专职工作人员只有3人，要想短时间内将以前丢失的所有数据补录完整就显得有点力不从心了.因此，我们培训了多名勤工助学的学生，作为兼职档案人员，专门负责数据的补录工作.经过一年多的时间，终于将大部分档案的文件目录补录到档案管理系统中，截止目前文件目录数据达到50000余条.

在档案数字化扫描方面，通过加班加点，以及暑假期间，将所有的学籍档案都扫描成电子文件，截止2014届毕业生，共有学籍档案扫描件78000余件，存储量达55G之多.目前我们正在进行照片档案的扫描工作，计划将所有老照片扫描成电子格式，为即将到来的40周年校庆做准备.与此同时，我们还建立了毕业生学籍查询系统和四川文理学院档案馆网站，将扫描的学籍档案和老照片分别放在查询系统和档案馆网站上，以此为信息交流的平台，充分发挥档案信息化的作用.[3-4]

1.2档案信息化助力学校发展

四川文理学院2012年迎来了教育部新建本科院校本科教学工作合格评估.在评估期间，档案馆为学校各部门、二级学院及时准确地提供了评估所需的各种档案资料，确保了学校顺利通过此次评估.2013年，学校开始了校史陈列馆建设以及还在进行中的校史撰写工作，这更是需要建校以来的所有的档案作为支撑.幸好我们已将所有的档案都录入到“南大之星”里面，查询起来方便快捷，大大提高了档案资源的利用效率，为校史陈列馆的建设及校史撰写助力.

此外需要注意的是档案馆网站和“南大之星”服务器的日常维护，每隔一段时间，一般是一个月就要清除一些日志缓存，保证服务器运行流畅；为了数据的安全，服务器登录帐号的密码每个月也应更换一次；最后，给服务器配备UPS保护电源或者将服务器放到网管中心的专业机房里，防止意外断电造成不必要的损失和麻烦.

2四川文理学院档案文化建设工作调研

2.1档案文化建设基础工作——丰富馆藏资源

近年，随着学校的发展，学院档案馆档案资源逐年丰富.这主要归功于学院档案馆的规范化建设，学院各部门各类档案归档比以往更加完整更加规范.[5]众人拾柴火焰高，通过全院各部门档案工作者的努力，认真做好档案归档工作，极大地丰硕了馆藏资源.

编制馆藏档案专题目录是为档案文化建设打好基础的另外一项重要工作.从服务的角度出发，围绕学院中心工作和全院师生关心的热点问题，结合馆藏，学院档案馆编制了《学院发文汇编》、《干部任免文件汇编》、《学生奖惩文件汇编》、《组织史》、《征地》等几个专题目录，提高了档案服务.

2.2完善档案文化建设的工作机制

一方面，学院领导重视是档案文化建设的保障.学院领导者特别是档案工作分管领导，必须转变思想观念，要充分认识到学校档案是校园文化建设不可多得的、独一无二的重要资源，必须通过各种途径保证档案管理工作的有序进行，例如学院曾发文规定档案归档工作和部门评优及绩效考核直接挂钩，这就大大保障并促进了档案工作的顺利进行.另一方面，档案文化建设客观上要求档案馆全体工作者要转变传统观念，深刻认识档案的文化属性，配合协助学院领导建立适合档案文化运行规律的管理机制，在公众中树立档案工作的文化形象，在文化建设事业中奠定档案工作的基础地位.

2.3挖掘档案文化宣传的亮点

档案文化宣传是档案文化建设的重要一环，信息时代，我们要充分利用各种现代化媒体传播手段，加强档案文化的宣传力度，让档案文化走入全院师生的视野和心里，融入他们的行为，从而体现档案文化的价值.学院档案馆有自己的网站，可通过网络进行档案文化的宣传.另外还可以与学院宣传部、校报合作，开展宣传活动，开设档案专栏.举办档案精品展览，精心打造具有鲜明本院特色的档案精品展览.配合各种纪念日、校庆等，积极主动地承办和参与学院的大型纪念活动，举办专题展览.此外还应该依法鉴定开放部分档案，对一些档案进行适当的解码.

2.4提升档案文化功能的发挥

这就要求我们把握机遇，主动作为，采取措施，积极应对，有效地推进档案文化建设.2013年初，学校研究决定正式启动校史编撰工作，并组建了校史编审委员会和编撰委员会，成立了校史陈列展工作小组，历经两年的艰苦努力，校史陈列馆在2015年秋季开学即可开馆.以此为契机，充分发挥档案的文化功能，将校史陈列馆建成档案文化宣传的一个重要基地.校史陈列馆可以作为与其他高校交流、对外宣传学校的基地.到目前为止，我们已经接待了省级、同等高校的领导来宾数次，为学校作了很好地宣传，得到他们的一致好评.同时校史陈列馆还可以作为新生入学、新进教师爱国爱校教育的重要基地.学校正在酝酿每年新生入学参观校史陈列馆的计划，另外每年新进的教师都有一个培训学习过程，而校史陈列馆也将成为他们学习的重要一课.校史的编写是一项艰巨而富有影响力的工程.学院力求打造精品，已将编写好的校史陈列展《百年黉门 弦歌不断》一书在光明日报出版社正式出版.我们将这本书邮寄给那些知名校友以及退休的老领导、老教师们，得到了他们的充分肯定.这些都是档案文化功能的有力体现.

3结语

以上所提到的很多档案工作成果都是寥寥数语一笔带过，但是在档案信息化和档案文化建设实践过程中，我们实际是花费了很大的财力、物力、人力，做了很多幕后的工作，才厚积薄发的.档案服务，是制定档案工作发展规划，提升档案规范化管理水平的目的所在，是发挥档案“存凭、留史、资政、育人”作用的关键环节.档案服务意识，贯穿于档案服务工作的始终，对提升档案服务水平，促进档案的提位升级，有着十分重要的影响.[6]档案管理的核心价值都是为了查询利用，所以我们要做的就是，调整好心态，找准自己的位置，为领导做出正确的抉择做好参谋，为学校发展提供历史凭证、数据，汲取历经经验、借鉴教训，从而在学校发展过程中少走弯路，为服务好学校尽职尽责.

参考文献:

[1]杨凡．档案信息化建设与发展研究 [J]．中小企业管理与科技,2013(3):240-241．

[2]杨凡．高校档案文化建设的实践之路 [J]．东方青年,2013(6):25-26．

[3]张桂珍．略论高校档案工作的服务意识[J]．黑龙江史志,2014(5):55-56．

[4]吴海荣．关于档案文化建设的现实思考[J]．黑龙江档案,2012(8)：25．

[5]杨博．大力推进高校档案信息化建设[J]．改革与开放,2011(1)：44-45.

[6]宋依丽．社会责任与档案文化建设[J]．中国档案,2011(11)：43-44．

[责任编辑范藻]

A Study of University's Files and University's Development

YANG Fan

(Office of Sichuan University of Arts and Sciences,Dazhou Sichuan 635000,China)

Abstract:The paper studies the archive of Sichuan University of Arts and Sciences and analyzes the files'informatization and files'culture development in order to summarize the experience for the direction of the future file job.

Key words:file job; informatization; culture development; survey

收稿日期：①2015-12-20

作者简介：杨凡(1985—)，男，江西鹰潭人.助理馆员，硕士，主要从事档案管理研究.

中图分类号：G647

文献标志码：A

文章编号：1674-5248(2016)02-0158-03