高校办公室柔性管理探讨

刘 冰（中国石油大学（华东）东营校区综合办公室，山东东营257061）



高校办公室柔性管理探讨

刘 冰
（中国石油大学（华东）东营校区综合办公室，山东东营257061）

【摘 要】高校办公室管理工作具有推行行政管理和服务学术研究的两面性，这决定了它在实现柔性管理变革上具有得天独厚的优势。我国高校办公室管理亟需一场以柔性管理为原则的观念塑造和制度革新，它以确立高校办公室管理的多目性功能定位、实现高校办公室管理的多元化角色参与和构建高校办公室管理的多类型技术糅合为理念基础，以制度决策上的互动、机动、灵动的“三动”结合和制度实施上精干的工作人员、精细的业务分类和精准的无缝对接的“三精”联动为主要内容。

【关键词】高校；办公室；柔性管理；刚性管理；精细化管理

从“管理”到“治理”的改变虽然只有一字之差，却意味着管理思维的革新和质变，且将深刻影响我们未来公共管理的研究和实践。党的十八届三中全会之后的陆续研究认为，从“管理”到“治理”的转变，实际意味着从命令与服从式的单向约束到交往与协调式的双向互动，意味着从政府一元控制到强调社会多元参与，也意味着从落后的封闭运作到现代的公开和透明。因此，未来的管理趋势将打破自上而下政府干预式的线性管理体制，在改进社会治理方式上，将更强调多元参与、法治思维和公平透明；在激发社会组织活力上，将更强调社会自治与行业自律；在社会矛盾预防和化解上，将寻求和解、调解、复议、诉讼等多元纠纷解决机制；在健全公共安全体系上，将更周密、理性地平衡公共安全、社会服务与监督管理［1］。

一、柔性管理：社会治理体制创新对高校办公室管理工作的思维反哺

毫无疑问，党的十八届三中全会在社会治理体制上的思维转变是革命性的，它不仅在深化改革中具有重要的指导作用，而且在公共管理学的研究和实践中也具有很强的指导意义。前述思维转变中，无论是从一元控制到社会多元参与的转变，还是从行政管理到社会自治和行业自律上的转变，均折射出当代管理学思维中，尤其是办公室管理学思维中的一个重要变革，即从刚性管理向柔性管理的转变。前者主要着眼于物，借助领导权力、条条框框等“硬”因素实施管理行为，其基础在于组织权威，形式在于成文的规章制度；而后者则主要着眼于人，领导者不只是依靠约束、控制、命令等硬性的手段实施管理，而更多地发挥沟通、协调、激励、引导等柔性的方式［2］。很显然，从二者基本内涵的对比来看，刚性管理对命令与服从的遵循以及柔性管理对协调与引导的重视，极为类似于前文所述的社会“管理”和社会“治理”之间的差别。从柔性管理的渊源上来看，它是国际公共管理学一种自发的实践变革，并不能追溯至社会治理体制的创新。但是在我国这一具有较深的权力文化、刚性管理的思维和体制仍然较为普遍的情况下，以宏观的社会治理体制创新的形式反哺微观的公共管理实务，不得不说是一种非常符合实践需求的有益观念。

高校办公室管理工作起源于公共管理实践，但又与传统的行政型的公共管理工作存在较大不同，最典型的体现是其具有推行行政管理和服务学术研究这一典型的两面性色彩，而典型公共管理则通常仅具有单向的行政性［3］。高校办公室管理工作并不仅体现为公共行政性的色彩，而更需要满足教学服务的特色。也正是由于这一特点，决定了它在吸收社会治理体制创新的有益经验、实现柔性管理变革上具有得天独厚的优势。“十年树木，百年树人”。高校通常被认为担负着培养社会主义事业合格建设者和接班人的重任，因此，加强和改进学生的思想政治教育、专业学术和技能教育以及日常管理工作，提高管理成效，培养造就大批高素质人才，是当今高校面临的一项重大而紧迫的课题［4］。这一异于一般行政性的公共管理的任务和目标，决定了高校办公室管理中更应重视发挥人本主义，注重加强沟通、协调、激励和引导等柔性管理方式的重要性。

综上所述，在创新社会治理体制的宏观背景下，加快推行高校办公室的柔性管理之变，既是紧跟中央宏观政策背景的体现，又是高校办公室管理实务的必然要求。为了达成这一目标，要求我们既要实现观念上的塑造，又要切实推行一系列制度方略。

二、高校办公室柔性管理的观念塑造

1.确立高校办公室管理的多目性功能定位。多目性功能定位是高校办公室柔性管理观念塑造的基石。具体来说，要打破将高校办公室管理视为一般行政办公室管理的惯性思维和做法，精准地将二者区分开来。“学术工作与行政管理在价值和目标上的重大偏差决定了在高校办公室管理中不能照搬行政办公室管理的相应逻辑和技术。”［3］而这也是柔性管理在高校办公室管理中更应受到重视的根本原因。因此，在高校办公室管理中，功能定位是多目性的：首先，高校行政工作中的效率型、目标型功能依然应受到重视，此时应格外注重发挥刚性管理的规范化和程序化作用；其次，服务于教学目的的人本型功能也是高校办公室管理中极为重要的一环，此时，柔性管理的价值和功能即应当受到关切；最后，大学阶段作为人生中价值观形成的重要阶段，高校办公室管理除了服务行政与教学工作之外，还应起到服务于大学生的心理疏导、职业规划等功能和作用，在这一问题上，柔性管理的方法和技能亦应受到重视。因此，综合来说，在多目性功能定位中，高校办公室柔性管理的作用应优先发挥，从而保证多重目标的共同实现。

2.实现高校办公室管理的多元化角色参与。高校办公室管理的多目性功能定位决定了其多元化角色参与，这也是柔性管理中人本主义的集中体现。一方面，高校办公室所服务的高校师生具有典型的个性化特点，他们有别于一般的社会大众，具有一定的知识积累和个人素养，在工作和学习上具有自主性和创造性。因此，在管理工作中，要注意发挥作为受体的这些服务对象参与管理的积极性，从而促进决策和执行内容的科学化与人性化，而不能简单地把他们视为一种管理工作的被动接受者，否则又将滑入将高校办公室管理视为一般行政办公室管理的谬误。另一方面，即使是从高校办公室工作人员的构成上来看，也应当强调多元化角色参与［5］。高校办公室管理人员来源较为多元，还有一些则是大学教师同时身兼管理工作，甚至还包括一些大学生兼职参与其中。身份来源的多元化决定了必须要发挥具有不同诉求、不同价值体系的角色参与管理的积极性，从而在整体上促进柔性管理的实施。

3.构建高校办公室管理的多类型技术糅合。柔性管理与其说是一种技术体系，不如说是一种观念变迁，这便决定了柔性管理的实施必须与其他管理科学和观念进行有效的技术糅合方能发挥作用。如传统的刚性管理、精细化管理等等。否则，如果陷入片面地对“柔性”的追求，则难免失去效率，难以发挥作用。所以，在具体的高校办公室管理制度方略中，要革新观念，进行不同思维的糅合，注重发挥制度决策上的“三动”方略和制度实施上的“三精”方略，促进刚性管理、柔性管理和精细化管理功能的整合，共同促进高校办公室管理的深化和发展，保证柔性管理效能的最大发挥。

所谓“三动”方略，即在管理决策上要讲求决策作出时的“互动”“机动”与“灵动”；而“三精”方略，则是在管理制度的实施上要组建精干的工作人员，实施精细的业务分类，在不同科室和工作性质之间实行精准的无缝对接。

三、高校办公室柔性管理的制度方略

1.制度决策上的“三动”结合方略。在高校办公室管理制度的决策上，要做到互动、机动、灵动的“三动”结合。所谓“互动”是指管理制度的决策不能仅凭个人经验和知识草率做出，而需要在决策前与接受管理的对象进行信息互动和反馈，注意虚心听取他们的制度诉求，使管理制度在决策上足够“接地气”，从而保证制度的生命力。所谓“机动”是指管理制度决策在做出后不能长期不予变化，而应当根据高校办公室管理的实践需求和整体环境进行不断的调整和变动，以适应各种新的管理需求，从而保证管理决策符合变化着的管理实践，更好地为师生服务。所谓“灵动”是指高校办公室管理的制度决策不能过于呆板和僵化，要充分保证其灵活性，做到不因片面的刚性制度设计而影响管理环境的活力，在程序正当、充分民主和有利效率的三大基本保证之下，应当允许“特例”的出现，从而保证管理功能的充分实现，而不被过分拘束于决策所划定的条条框框。

很显然，在制度决策的“三动”结合之下，高校办公室柔性管理将得到最大程度的发挥，“人”的需求和作用受到了最大重视，管理工作中的沟通、协调、激励和引导机制将得到有力实现。

2.制度实施上的“三精”联动方略。“三精”方略，即精干的工作人员、精细的业务分类和精准的无缝对接［3］。柔性管理和精细化管理尽管在基本内涵和制度构成上有重大的不同，但并不意味着二者不能进行有效融合。事实上，柔性管理的优点在于充分重视非刚性规则在办公室管理中的作用，但若实施过程中不注重对“度”的把握，则有可能会存在执行力不足的问题，而精细化管理恰恰有利于弥补这一缺陷，从而实现综合管理实效的最优。精干的工作人员是指针对高校办公室管理行政性和学术性的两面特征，同时配备具有综合性职业技能和专业素养的人员；而精细的业务分类是指根据高校办公室管理的复杂性要求进行科室工作业务的类型化建设，从而在发挥协调和沟通作用时，保证精细化的工作效率不受影响；精准的无缝对接则是指在满足学术研究和行政管理二者统筹性要求的前提上，对不同类型的工作业务分类进行对接，保证工作交接、档案存储和责任传递等方面的统筹性。

经过制度决策上的“三动”方略和制度实施上的“三精”方略的配套组合，高校办公室柔性管理的目标方能有效实现，从而适应新时代高校办公室管理的新需求。

四、结 语

高校办公室管理在进一步深化改革的背景下面临着协调和重构，它的功能和作用不应被忽视。管理不善则教育不彰，高校改革的全面推进也将因此而缺乏持续性的动力和支持。前文所述一系列的高校办公室管理的治道变革，有赖于学术界与实践界的充分重视和努力实践，从而能确保抓住本阶段深化改革的重要机遇，促进高校办公室管理效能的整体提高。

【参考文献】

［1］黎桦，段宏磊.湖北省社科联思想库课题“湖北创新社会治理对公共服务和社会事务的影响研究”研究报告［R］.2014.

［2］何华萍.论高校办公室的柔性管理［J］.中国科教创新导刊，2007（18）.

［3］刘冰.探寻学术与行政的和谐之道：高校办公室管理研究的逻辑与思路［J］.办公室业务，2014（5）.

［4］刘冰.加强高校学生日常管理工作对策研究［J］.青少年研究，2008（3）.

［5］高丽丽.浅析高校办公室工作中的柔性管理［J］.办公室业务，2010（1）.

（责任编辑 郭 伟）

The Basic Theories and Systematic Strategies of the Flexible Management of the College Offices

LIU Bing
（The Integrated Office of Dongying Campus，Petroleum University of China，Dongying 257061，China）

Abstract：The management of the college offices has its dual character which includes the administrative management and the role of serving academic research.Therefore，it has many advantages in the reform of flexible management of the college offices.The management of the college offices are in need of some new principles and regulations based on the reform of flexible management.The reform’s main theory is that the college offices are multi-functional and involve so many sides to take part in.So the basis of the management is mixing several kinds of techniques and it requires co-operation，flexibility and agility.Furthermore，it also needs smart staffs，fine-grained management of business and seamless connection of all departments.

Key words：the college offices；management；flexible management；rigid management

【中图分类号】C93-03

【文献标识码】A

【文章编号】1009-4326（2016）02-0113-03

DOI：10.13600/j.cnki.jpsslof.issn.1009-4326.2016.02.030

【收稿日期】2016-03-03

【作者简介】刘 冰（1981-），男，山东无棣人，中国石油大学（华东）东营校区综合办公室讲师。研究方向：高校行政管理。