电子文件管理现状及对策建议浅析

◎航天东方红卫星有限公司 石东

电子文件管理现状及对策建议浅析

◎航天东方红卫星有限公司 石东

电子文件安全管理是我国实施信息化战略的重要任务，是新时期国家管理的基础性工作，对于确保国家信息安全、提升国家软实力具有重要意义。

电子文件是指机关、团体、企事业单位和其它组织在工作过程中，通过电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录，并以数码形式存储于信息载体中，依赖数字设备阅读、处理，可在网络上传送的文件。因此，电子文件有着对设备的依赖性、与记录载体的可分离性、易修改等特点。针对这些特点，管理人员应该注意对电子文件整体与部分的把握，不可将其仅仅作为一个单独的个体，而要注重各个电子文件间的联系，把握系统性。同时，管理人员更应建立完善的电子文件管理机制与办法并严格执行，采取有效措施对其进行相应的监控。

一、管理现状及问题

1．管理标准有待完善

电子文件的复杂性要求文件管理必须依据工作内容建立一定的制度标准和政策保障。就目前档案行业针对电子文件管理的相关规定来看，其仅仅是制定了一些原则性规范，在实施上“折扣”的现象较多。同时，由于国家颁布的部分相关标准没有以完整的法律法规形式出现，所以有着系统性弱、覆盖面窄、推广执行力度低的问题，有待进一步改进。

2．容易遭到破坏且难以被发现

在新媒体时代背景下，以网络技术为依托的多媒体、自媒体迅速普及，音频、视频、图像等各种形式与格式的信息大量出现并广为传播，这些信息以插件的形式大量存在于电子文件中，使电子文件成为了多种形式的信息混合物，导致其存储管理的技术环境和结构更加复杂。此外，在全球联系越加紧密的同时，各个地域间技术应用发展不平衡问题越发明显，若不能对各地域技术应用制定统一标准，很可能导致电子文件离开某一特定环境便产生不可逆的变化，从而失去其原有价值。

档案的本质属性是原始记录性。传统纸质文件原始性的确认十分简单，但基于大数据环境产生的电子文件，其储存形式是数据信息，因此纸质文件通常使用的个人笔迹特征、书写和新旧的判断方法并不适用，被管理的电子文件内容出现变动，如删除甚至篡改，很难被发现或进行识别。

3．电子文件信息安全隐患

电子文件以存储量大、传输快、易于共享等优点被人们广为推崇，但与此相对的，电子文件在处理、整理、归档、保管、利用等过程与环节中都或多或少地面临着信息丢失甚至被更改的威胁。另外，网络环境也充满木马病毒、黑客攻击、信息拦截和篡改伪造等威胁，给信息安全带来了诸多隐患。

4．介质载体易受外界环境影响

因为电子文件具有设备依赖性、与记录载体的可分离性特点，所以电子文件可以脱机及数据的形式存储在U盘、光盘等介质中。但不论其存在的载体是什么形式与种类，依存于载体的电子文件都极易受外界环境影响，如强磁场、温湿度、撞击等都会使其储存时间缩短或信息损失。

二、几点对策建议

要加强电子文件安全管理，就要建立完善的责任体系和电子文件全过程管理制度，使电子文件从收集到利用的整个过程及每一个内在环节都有严密的管理和完善的制度；建立相应的监管机制，使电子文件运行过程有序，最大限度确保信息和载体的安全性，以维护其原始性、真实性、完整性。

1．在制度层面进行刚性规定

国家现有规范如电子文件管理暂行办法规定，具有永久保存价值或其它重要价值的电子文件应当转换为纸质文件或缩微胶卷并归档。这里只是提出“应当”而不是“必须”转换为其它形式归档，至于如何做到同时归档、由谁归档、哪些必须归档等具体操作问题也没有相应制度和标准。因此，需要国家和各行业档案主管部门进一步理顺关系，建立健全配套法规标准体系，在制度上强制推进。

2．加强对电子文件管理人员的管理

人的行为与主观意向贯穿于电子文件管理的各个环节。因此，对于工作人员进行审查的必要性与重要性不言而喻。要建立一套完善的审查制度，一方面需要培养工作人员的职业品质、敬业精神和技术水平，让他们忠于职守、认真负责，从而提高工作人员的个人素质，确保电子文件的安全。另一方面要避免出现问题后各个部门、人员相互推诿扯皮的现象，明确责任到人。特别是在制作重要电子文件时，更要确保电子文件在制作阶段不出现失真，从制作阶段开始就要划清责任范围，避免相互干扰或有所缺漏。对于工作中不可避免的信息传递或载体调度，应使用只读文件，避免因操作失误造成文件失真或用心不良者主观造成的文件失真。

3．对相关人员的操作权限进行等级划分

系统用户权限的角色分配、管理与电子文件管理的操作流程、档案数据、管理层次和业务功能等息息相关，一般情况下包括系统管理用户、文件管理用户和文件借阅用户。无论哪一类用户，访问系统的过程主要是通过严格的身份认证技术保证系统和文件的安全。

4．建立电子文件管理记录系统

由于电子文件对载体的依赖性，所以在其形成后会随载体的改变、格式的转换进行自身存在形式的变动。为证实其内容的原始性、真实性和准确性，应给每份电子文件建立档案，从收集开始到形成、保管、整理、归档、利用等各个过程及其内在环节都应有相应的管理和使用情况记录。此外，为适应电子文件记录录入的随机性，管理系统应具备实时记录特点，从而确保其作为验证电子文件原始性证据的真实性和权威性。▲