AP1000工程文件的多介质管理

高 静

(国核工程有限公司)

AP1000工程文件的多介质管理

高 静

(国核工程有限公司)

在三代核电AP1000项目的工程建设中,文件数量繁多、种类繁多,记录的载体以多种介质的形式出现。各种介质之间独立存在,又互为补充。在这些载体中,以纸质文件和电子文件为最主要的方式。介质众多,对文件控制和档案管理提出了更高的要求,也面临了更多的困难。对于职业文件、档案管理人来说,全面、科学的文件管理战略比任何时候都显得重要。

多介质 介质交互 电子文件 纸质文件

一、AP1000工程文件的介质

AP1000核电工程经常使用的介质包括：纸质、电子、照片、视频、音频、胶片等。这些介质形成的文件看似独立,实际上相互关联,互为补充。在现场施工活动中,施工人员常常需要使用大量的施工图纸和技术规格书等文件进行施工,每天的施工活动会形成大量的施工记录。这些文件,都需要以纸质的形式保存。所以,相对于核电建造的其他阶段,纸质文件是核电建造施工阶段的主要介质形式。电子文件在核电工程文件的控制、分发、流转、借阅、检索、整理和归档中扮演着举足轻重的角色,已经成为最重要的方式。此外,照片、视频和音频文件近年来也越来越受到档案管理的关注,成为核电工程建设中的重要组成部分。尤其是对于土建工程中一些隐蔽工程和设备的安装过程,照片、视频和音频文件更是不可或缺。而胶片文件,也是设备制造和设备安装过程中产生的重要文件。

二、多介质的交互

纸质、电子、照片、视频、音频、胶片等介质在AP1000核电建设期间共存,其共存以电子文件为中心可以互相转化,进行归档和异质备份。如纸质文件转化为电子文件和照片文件,胶片文件转化为电子文件。照片可以转化为纸质文件和电子文件。视频、音频只能以电子文件存在,也只能使用电子设备读取,可被视为电子文件。

工程中介质交互最多的方式是先有纸质文件,之后根据存储、利用等方面的需要形成相应的电子版本,即纸质文件数字化。纸质文件数字化通常是在文件发布或单位收到外来文件后立即实施,使文件在使用过程中有纸质和电子两种版本,这种情况在整个AP1000核电建造过程中普遍存在;也有对已经归档的纸质档案实施数字化,如竣工文件。另一种常见的交互方式是用计算机直接生成电子文件,但出于对现场使用需要或异质备份的考虑,将电子文件转换成纸质文件。这种交互通常是在计算机系统中完成文件制作,或经由网络(电子邮件系统、共用的文档管理系统等)传输的电子文件接收后,以纸质文件形式输出生效,从而使文件在使用过程中有两种介质;或在归档时或归档后为电子文件制作纸质文件。

交互的另一种形态是在文件生成、运转过程中的共存,即两种或两种以上介质的文件同步随业务流程运转。在文件(包括收文、发文和内部文件)进入运转过程时就形成多种介质,文档人员要对同样内容的各种介质进行重复或部分重复办理,当然,在办理结束归档时,各介质同时归档。这种共存方式使工程文件管理更全面、更深入。

三、多介质管理需关注的问题

介质不同,其管理方式也存在差异。所以,在进行各介质管理时应对其载体、寿命、管理方式等有清晰的认识,认真分析其特质,有针对性地进行管理,这样才能做好各介质档案的管理。

(一)各介质之间存在寿命差异

纸质文件一旦形成,所使用的纸张、形成字迹的材料、字体形状和内容就永远地结合在一起,均不可能再有丝毫的改动。它的寿命就是纸张的寿命,其字迹材料的选用、形成的字迹和保存的环境条件都大大影响其寿命,保住了纸质文件的形体,以文字记录的信息才能得以保存。

而电子文件的寿命不仅由其载体和环境条件所决定,也与技术革新有关。电子文件是通过计算机将信息与载体结合在一起而形成的,必须通过计算机才能识读。一旦载体保存不当、载体读取的环境发生变化、技术过时或感染病毒,载体上的信息就无法读出。

胶片的寿命与其保存方式息息相关。若胶片保存的温度、湿度、光照强度和清洁度达不到保管要求,胶片的寿命就会大大降低。

而照片、视频、音频的寿命则取决于其保存载体。照片文件依赖于纸质文件和电子文件,而视频和音频文件只能以电子文件的方式进行保管。

(二)各介质的保管方式不同

要达到这些介质的最大寿命,其保管方式是关键。这些介质在保管时都需要与施工活动和建造日常工作隔离,设立专门的库房进行保管,但是其特性的不同导致保管方式也存在差异。纸质文件在所有介质中交互较为频繁,量多体积大,信息存储在所有介质中密度最小,所以在保管时占用库房面积最大。鉴于纸质文件的特性,在保管时,要求做到防尘、防火、防盗、防潮、防高温、防光、防鼠、防虫、防腐等。

电子文件信息可以进行高密度存储,大大节约了存储的空间。但电子文件不可人工识读,必须依赖于计算机软、硬件,数据库与网络系统,所以电子文件的使用、移交和归档,需要进行设备条件、技术条件的准备。这些设备条件和技术条件对于电子文件的存储提出了异于纸质文件存储的要求：收集电子文件时,应同时收集电子文件运行设备的支持性文件,如操作系统和设备的使用说明等;因电子文件的载体易老化和过时,所以应对其进行防病毒存储,并编制归档说明,简要说明载体中存贮文件的内容。电子文件的保管除应符合纸质档案的要求外,还应双重备份、防擦写、防强磁场,避免触摸和破坏记录涂层;单片载体应装盒,竖立存放,且避免挤压;温度选定范围应在17℃～20℃;相对湿度选定范围在35%～45%。

胶片和照片文件的保管也有特殊要求。胶片的贮存要求较高,要求温度在13℃～15℃,相对湿度35%～45%;保存照片的适宜温湿度为：温度14℃～24℃,相对湿度45%～60%。库房内昼夜温度变化不应大于±3℃,湿度变化不能大于±5%。保管时要注意防尘、防光、防霉、防火。保管过程中要定期检查,查看胶片文件和照片文件是否发生形变、化学变化和变质。

(三)信息保护差异

载体和信息不可剥离的特性,使纸质文件贮存、保护工作主要集中于纸张的寿命。形成字迹的材料对纸质文件的信息保护也很重要。由于受原件的约束,在同一时间只能有一个用户利用一卷纸质档案,且要人到现场,虽然利用不便,但在信息保护方面较有优势。胶片文件不仅在使用时受到原件的约束,而且不可复制,在信息保护方面具有独特的优势。

电子文件的信息和载体是可以剥离的,信息也存在共享性,文件在利用时不受时间、空间的限制,但电子文件随时面临损坏、感染病毒、被修改、被盗窃,甚至被销毁的危险。所以在电子文件的信息保护上,重点需要关注加密技术,如采取网络设备认证、数据安全保证、操作安全保证、身份识别等防范措施,满足企业对电子文件信息系统的安全和保密要求。

(四)归档时间和份数存在差异

AP1000工程建造的电子文件可以实时归档,可以在文件发布并完成其所有流程后归档,也可以周期性定时归档,不必与纸质文件的归档时间一致。电子文件的归档范围可以参照纸质文件的归档范围,也可以根据电子文件的形成规律和生存环境,适当扩大电子文件的归档范围。由于电子文件的稳定性比纸质文件差,为安全起见,一般要求备份2份,存放时也要求异地保存。

纸质文件的归档时间一般有两种情况：一是文件形成后定期归档,主要适用于行政文件;二是项目结束后归档,主要适用于施工活动中产生的施工文件。归档时,一般只保存一份纸质文件,重份文件剔除。胶片文件与纸质施工文件一样,在项目结束后进行归档。

(五)电子文件与纸质文件的利用不同

纸质文件的利用是通过纸质文件实体的使用进行利用的,如提供原件、副本或复印件。纸质文件不易更改和伪造,文件的原始性在利用中可以得到很好的保护。纸质文件的编目是对案卷按年代和分类号逐卷进行卷内文件目录誊写,再写案卷目录,最后形成全引目录,检索时只需手工查阅这些目录。

而电子文件在档案信息的利用上不受时间和空间的限制,可以利用网络开放档案,电子档案的全文数字化使得可以利用计算机进行多种形式的信息处理和分析,不仅可以提供原件阅览,而且能够根据使用者的需要对信息进行分类、统计、汇总、打印、复制等,满足使用者的各种需求。电子档案编目和检索使全文在计算机上可以任意整序、分类、排列、检索,实现档案全文自动检索,文件级目录可省去。

胶片文件在利用时比较特殊,需要利用胶片扫描仪进行读取,而其检索和编目只能通过手工完成。

四、核电工程文件多介质的发展方向

在AP1000核电工程施工过程中,各介质共存和交互的格局将会持续相当长的时间,因为从总体来说,各自的功能很难完全替代。十年前核电建造工程中以纸质文件为主,到纸质文件与电子文件基本平衡,再到现在以电子文件为主。随着科技的发展,共存的态势将持续地处于变化中,大的趋势是纸质文件与电子文件的此消彼长。纸质文件管理在电子文件管理的影响下逐渐“瘦身”,而电子文件管理则在纸质文件管理经验和信息技术的支持下日渐丰满。文件本身载体形式的变化是一种不可抗拒的客观存在,文件管理的变化则是文件、档案工作者的主动应对。这是中国核电历史上文件管理最为复杂的时期,各种介质的共存和互动给我们带来无数的难题、挑战和机遇。对于职业文件、档案管理人来说,全面、科学的文件管理战略比任何时候都显得重要：一方面,因势利导,以积极的文件管理政策进军电子文件管理领域,从管理制度、方法、技术层面帮助电子文件建立威信;另一方面,稳扎稳打,坚守“社会记忆保护者”的职责,在没有充分把握保障电子文件长久真实性时,不轻易放弃纸质文件阵地,充分、有效、巧妙地利用两种文件的特点实现文件管理优势互补,有利于我们在文件、档案管理的重大变革时期最大限度地把握主动。

[1]刘越男.电子文件管理流程的变化及其引发的思考[J].中国档案,2002(7).

[2]黄志文.电子文件与纸质文件归档之比较[J].数字与缩微影像,2013(1).