《义乌市档案中介服务管理办法》评析

王 琴

(义乌市城建档案馆)

《义乌市档案中介服务管理办法》评析

王 琴

(义乌市城建档案馆)

义乌市于2015年1月出台了《义乌市档案中介服务管理办法》,对档案中介管理进行了一些有益的尝试。本文介绍了《办法》的特点,评述了《办法》实施中应注意的问题。

档案中介服务 档案机构 档案行政管理

档案中介服务,是指档案中介服务机构(以下简称中介机构)利用专门知识和技能为委托单位提供档案咨询、整理、保护、鉴定、评估、寄存、数字化、业务培训、档案信息系统集成等服务的活动。义乌市较早地把档案中介向社会开放,到2015年底已有8家档案中介服务机构。很多建设单位委托档案中介服务机构进行档案的整理与立卷工作,再向城建档案馆提交全套建设工程档案,由城建档案馆对工程档案进行审核并面向社会提供档案利用服务。档案中介机构兴起和发展,带动了档案接收、整理、归档、利用向新的方向发展,同时中介服务机构多处于成立初期,存在着人员配置不齐、专业人员不足,硬件参差不齐,案卷整理质量不高,中介服务竞争处于无序状态,为满足客户需求而降低归档质量等问题,这些问题需要加以规范引导和解决。

一、《义乌市档案中介服务管理办法》出台的意义

为规范档案中介服务机构的服务,提升档案中介服务水平,促进档案服务行业健康发展,义乌市于2015年出台了《义乌市档案中介服务管理办法》(以下称《办法》)。《办法》实施以来,建设单位、施工单位在档案的收集、整理、归档方面受益良多。一是业主单位可以更好地选择档案中介服务机构。《建设工程文件归档规范》中明确：建设单位应收集和整理工程准备阶段和竣工验收文件,并进行立卷归档,收集和汇总勘察、设计、施工、监理等单位立卷归档的工程档案,在组织工程竣工验收前,提请当地城建档案管理机构对工程档案进行验收。而目前,建设单位均委托档案中介服务机构对资料进行有序化整理、立卷。档案中介服务机构自项目开工起到工程验收前,对建设单位提供业务指导,分阶段提前收集资料。而实际中,有的档案中介服务机构自签订项目合同后,在很长的时间内都未与建设单位进行业务联系,直至临近档案验收阶段,再匆忙向建设单位索取工程资料进行业务分类、整理,大大缩短了人工成本,但是对于建设单位的收集归档工作极为不利。而《办法》出台,明确提出了档案中介服务机构承接业务的要求、规范及人员业务水平的要求,建设单位可以清晰了解档案中介服务机构的综合实力,在今后的档案收集、整理和验收中带来便利。二是明确了档案中介服务机构的法律责任。在整个工程项目中,施工技术资料繁多,让施工单位、分包单位资料管理人员无从下手,不知从何处开始整理,而档案中介服务机构的介入,解决了资料杂乱无章的困局。然而,在资料的整理中,档案中介服务机构人员如何将有价值的工程资料进行收集、整理、分类,是一项重要工作。在资料整理中,资料的遗失、损毁、泄密责任重大。而《办法》的出台,明确了档案中介服务机构该负的法律责任,这对各建设、施工单位委托档案中介机构的整理,资料交接的完整性提供了有力保障。

二、《办法》的特点

(一)明确了管理部门、职责和运行机制

由市级档案行政管理部门负责全市中介机构的业务指导和监督检查。依法成立行业协会,由协会制定行业规范、服务标准、执业人员守则,要求行业协会强化行业指导和行业自律,规范行业服务行为,促进行业健康发展。协会依据档案法律法规、行业标准、协会章程开展档案中介服务机构信用等级评价工作,接受档案行政管理部门的监督指导。协会应设立中介服务争议纠纷解决机制,负责调解、裁决本行政区域内档案中介服务投诉、违约、侵权等矛盾纠纷。中介机构对裁决不服的,可向同级档案行政管理部门投诉,由其负责行政调解。

(二)规范了档案中介服务公司的准入设定

《办法》对在境内依法成立的中介服务机构的准入进行了规范,同时要求中介服务机构要准备必要的报送材料,接受档案行政管理部门的监督检查。

(三)明确了中介机构的服务内容、从业禁止等

《办法》对中介机构从事中介服务的流程进行了梳理,提出了中介机构必须要合法经营、亮证经营、按合同从事经营活动,要确保出具的文件的真实性、合法性等方面要求。同时对经营中的各项禁止性规定进行了全面阐述,要求档案中介服务机构和服务人员遵照执行。

(四)明确了档案行政管理部门的管理工作权限

档案行政管理部门对中介机构违反国家有关法规的举报、投诉,应当及时进行调查核实,并依法处理。《办法》列举了监督检查的具体事项、检查方法、发现问题的处置措施,要求档案管理部门定期对中介服务机构的业务能力、质量管理体系、安全保密控制体系的合规运行情况进行检查。针对检查中发现的问题,责令整改,逾期未改正的,发布执业警示。涉及违法违规的,依法查处或移交有关部门查处。

(五)明确了有关部门和人员的法律责任

明确有关部门和人员的法律责任对档案业务发展有着重大现实意义,对档案从业人员提出了法律意义上的禁止性规定和违法责任,是档案业务规范、有序、健康发展的必要保障。

三、《办法》实施中应注意的问题

(一)明确行业协会与档案行政管理部门的职能区分

行业协会依法成立,制定行业规范、服务标准、执业标准、执业人员守则,加强行业指导和行业自律,规范行业服务行为,促进行业健康发展。行业行政管理部门对中介机构的指导、监督、检查,建立信用档案,定期公布协会信用等级评定情况,对中介机构违反国家有关法规的举报、投诉,应当及时进行调查核实,并依法处理。协会和行政管理部门的职能上起到相辅相成的作用,职能上有一定的重叠和承接的部分,协会行业现实运作中应当明确加强指导和行业自律的范围和深度,对发现的问题要及时与行业行政管理部门进行沟通,服从行业行政管理部门的管理。行业行政管理部门要对协会的运作进行适当的指导,对行业的规范、服务标准、行业人员守则的订立要适当介入、指导,对档案行业标准的更新性内容要及时制定相应的规范,通过行业协会进行统一规范,行业行政管理部门对当地的档案行业发展负责。

(二)加快中介服务机构信用体系建设,促进档案业务健康发展

信用等级评价是行业自律管理的基本方式,通过为信誉良好的中介机构提供相应的评价证明,向有关组织和个人提供守信中介机构的信用信息,树立档案中介信用品牌,服务政府的市场监管和宏观管理。信用等级评价的中介机构应符合评价条件,中介机构信用等级主要从基础条件、工作业绩、合规经营、信用状况等四个方面进行评价,要求中介机构逐步提升自身的设施设备、专业人员水平,提升中介机构的档案咨询、评估、鉴定、整理、寄存、数字化和档案信息系统的资格和能力,从而达到提升档案中介机构的社会化服务水平的目标。通过信用评级,可以提升中介服务机构的软硬件水平、综合服务水平,淘汰部门落后的中介服务机构,从而提高行业准入门槛,规范档案中介服务市场。

(三)完善档案归档规范,确保档案顺利归档

档案行政管理部门应依据档案法律法规、行业规范,制定本地行业细则规范,以适应归档电子化、档案服务社会化的需求,指导和促进档案中介服务机构及时跟进,提供规范化的档案中介服务,有利于各单位通过购买档案中介服务完善档案归档规范,确保档案顺利归档。