发电企业整合后档案管理一体化问题研究

张荣亮

(浙江浙能嘉华发电有限公司)

第一部分 档案事业管理

发电企业整合后档案管理一体化问题研究

张荣亮

(浙江浙能嘉华发电有限公司)

根据发电企业整合中档案管理一体化面临的难题,分析问题的原因,提出企业档案管理一体化的思路和模式,并根据实际情况提出企业整合后档案管理一体化的方法和对策。

发电企业 企业整合 档案管理 一体化

嘉兴发电厂是全国大型火力发电厂之一,由浙江浙能嘉兴发电有限公司和浙江浙能嘉华发电有限公司组成,两家公司属于两家独立的法人单位,浙江嘉兴发电有限公司管理2台30万千瓦机组,属于运行维护单位,浙江浙能嘉华发电有限公司管理4台60万千瓦和2台100万千瓦机组,属于管理单位。根据浙江能源集团公司的要求,2015年7月,浙江浙能嘉兴发电公司与浙江浙能嘉华发电有限公司进行了一体化整合,两公司开始一体化运作。档案管理由两公司管理转为统一管理,然而在整合过程中,由于管理模式的改变给档案管理带来了一些问题,如何解决整合过程中的档案管理问题是一个亟待解决的重要问题。企业档案在企业的存续发展中起着重要作用,它是企业生产经营过程中各方面信息的真实记录。如何开展企业整合过程中的档案管理工作,及时、有效地对整合过程中的档案进行收集、整理、接收、保管、利用等成为企业面临的重要课题。

一、企业整合后档案一体化管理面临的难题

(一)企业档案机构管理体制上存在差异

由于原来浙江浙能嘉兴发电有限公司与浙江浙能嘉华发电有限公司管理模式上存在差异,因此两公司的档案管理也存在差异。在整合前,二、三期科技档案委托嘉兴发电公司管理,其他档案由嘉华公司管理,管理的都是相对独立的档案资源。整合后,企业的管理组织发生了变化,各个管理职能相近的部门进行了合并,人员也进行了重新整合,档案管理部门的人员和管理职能相应发生了变化。

(二)人员管理与思想方面存在差异

由于部门组织结构发生变化,人员进行调整,管理人员的心理上也会发生变化,同时必然会带来日常工作状态的改变,在岗位调整过程中进行工作交接时往往忽视文件材料的完整交接。甚至一些有价值的档案未进行及时交接,存在未闭环项目文件的交接问题。

(三)档案收集模式存在差异

两个单位管理性质不同,管理制度不同,档案收集模式也存在差异。嘉兴发电公司是以纸质文件与电子文件收集相结合的方式进行,而嘉华公司基本上按照基建管理模式进行收集。两个单位的档案归档范围不一样,同时由于部门不同,档案收集网络也存在差异。

(四)档案整编方式存在差异

因为两个单位存在不同的档案管理传统,档案管理方法各异,水平参差不齐,档案的类目设置、类目排列及档号的编制也不尽相同。整合后企业的档案管理需要统一实体档案整编等方式。

二、整合后档案管理一体化的思路和模式

企业档案管理模式可以理解为：在管理人性假设基础上设计出的一套具体的管理理念、管理内容、管理工具、管理程序、管理制度、管理方法论体系,并反复应用于企业,企业在运行过程中自觉遵守的管理准则。档案学者宗培玲认为企业档案管理模式是为达到完整保存、科学管理和有效利用档案的目的所采取的基本思想与方法,具有综合性、动态性与多元性的特征。结合嘉兴发电厂一体化整合的实际情况,笔者认为整合后存在以下管理思路和模式。

(一)档案集中统一管理

按集中统一管理的原则,企业内部统一管理,由综合档案室对两公司企业档案实行统一整理和开发利用,形成集中统一管理。该管理模式有利于企业档案工作的全面建设,充分发挥企业档案的整体功能。一是对全部档案实行集中或相对集中管理,二是建立统一的档案管理制度,便于维护档案的完整与安全,有利于形成统一的档案信息利用中心。

(二)文档一体化管理

企业内对文件、档案实行统一管理,档案部门除管理档案外,作为企业信息化管理的一个职能部门对企业网上文件与纸质文件同时予以管理,对网上传递的电子文件实行逻辑归档,相应纸质文件适时另行归档。该管理模式能使企业档案工作与企业信息化进程同步进行,有利于推动档案现代化管理进程。

(三)信息一体化管理

对企业档案、资料、情报工作实行一体化管理。除档案信息外,企业还需要大量动态的、新颖的市场信息、产品信息、技术动态信息。档案部门对信息产生的来源、信息共享的需求保持高度敏感,想办法去收集信息,调查了解系统用户潜在的需求,有针对性地设计出不同层次的服务内容和范围、形式,有计划地对电子文件信息资源进行开发、加工,并转化、制作成信息产品,提供服务。在信息服务方式上,建立专门的信息利用平台档案信息网,将信息过滤掉一些档案管理属性,使用户能简约、快速地获取所需信息。其优点是有利于满足企业日益增长的信息需求。

三、解决企业整合后档案管理一体化问题的方法和对策

(一)加强档案宣传,增强档案意识

强化档案意识是企业整合后做好档案工作的前提。在整合过程中,档案文件材料未能及时清理归档的重要原因是部分档案工作领导及档案管理人员思想重视不足。文件材料的收集工作是最为基础的工作,它有赖于各部门的配合与全员的支持。因此,档案部门需加强档案法的宣传和学习,通过档案法律、法规的学习与宣传,增强各级领导和广大员工的档案意识,使之充分认识到档案是企业的宝贵财富,是企业发展的重要条件,是不可再生和替代的信息资源。档案部门要积极引导各部门职工维护档案的完整与安全,从而使整合后散存于各部门或个人手中的一些有重要保存价值的文件材料及时归档。

(二)建立健全统一的档案管理制度

建立健全档案工作管理制度,使档案工作沿程序化、规范化、科学化的轨道运行,是整合后做好档案工作的关键。一是要用制度去规范档案工作,如建立健全各部门管理工作责任制,实行分工负责。二是用制度去保障档案工作。在原有档案管理模式的基础上,确定新的档案管理模式,修订完善档案管理制度。通过修订《档案管理标准》《文件控制程序》等一系列制度,将档案工作纳入企业各部门日常工作,确保档案工作的有序开展。为了使整合后的企业档案管理达到统一管理,必须要建立健全相应的档案管理制度,使档案管理能够进一步规范化,档案管理制度是管好档案、用好档案的可靠保证。应明确各个部门的档案管理工作范围,明确归档职责。

(三)实现档案实体的统一管理

要实现整合后档案的统一管理,应先考虑档案实体的统一管理工作,不仅要对管理原则、管理方法统一,也要对存放形式统一。档案实体集中保存管理是档案集中统一的核心要求,一方面,统一档案管理机构,以提供组织保证,对档案整体规划,对各部门档案工作进行管理、监督和指导,可以实现全程管理、前端控制和同步管理,有利于档案及时收集并完整保存,便于档案利用。另一方面通过对档案库房的重新设计,重新规划档案库房。将原存放在办公楼10楼、11楼的档案搬迁至新办公楼档案库房,将存放在杭州的原嘉华发电公司档案也重新搬迁到新办公楼档案库房,实行集中统一管理。再者,统一档案全宗号、类目号、档号的编制原则,实现档案的整编方式的统一。

(四)建立统一的档案管理信息系统

整合后企业应建立统一的档案管理系统,统一的档案管理系统是开展档案管理工作的根本保证。嘉兴发电厂档案管理系统在原有浙江浙能嘉兴发电有限公司档案管理系统的基础上进行了整合,并利用浙江浙能集团在嘉兴发电厂开展OA与档案管理系统接口试点的契机,对两公司档案系统进行了分类整合。增加了系统图修改流程、竣工图修改流程、设备异动流程模块,实现了图纸、项目方案的修改、审批的信息化管理、数字化存储和计算机流程监控。实现对档案及档案材料的收集、鉴别、整理、保管、统计、查阅等日常工作的数字化管理,并可通过管理系统专网实现档案的网上浏览和远程查阅功能,进一步提高了档案信息化管理水平。

企业档案是丰富的资源财富,不仅对企业本身有着参考作用,对社会的发展也起一定的作用。企业通过整合将两个单位的档案信息资源加以统一,这是一项非常复杂且相对困难的工作。在档案信息资源整合过程中要注意档案实体的整合与档案信息的同步效应及共享作用,更好地适应新工作的需求,为企业的发展做出应有的贡献。