体育彩票档案工作存在的问题及对策

赵鑫珍

(金华体育彩票销售中心)

体育彩票档案工作存在的问题及对策

赵鑫珍

(金华体育彩票销售中心)

文章阐述了体育彩票档案的含义,分析了体育彩票档案工作存在的问题,提出了体育彩票档案管理要在“齐”“精”“安”“快”上下功夫的若干对策。

体育彩票 档案 问题 对策

随着现代信息科技的发展,越来越多的行业和部门注重档案的收集、整理、管理和使用。体育彩票工作作为新行业和特殊行业,其业务内容、形式每年有着极大的变化。但体育彩票档案工作明显跟不上现代信息技术和体育彩票工作的发展,存在着一系列问题。体育彩票档案工作的原则是什么,以及如何寻找解决问题的对策,是我们体彩行业档案工作人员的要务。只有档案工作规范了,才能为体育彩票工作保驾护航,才能为体育彩票工作提供良好的后续发展动力。

一、什么是体育彩票档案

体育彩票档案工作中存在的问题亟待我们去解决,但首先要界定的是体育彩票档案的内涵和外延。笔者在中国学术期刊网络出版总库CNKI用“体育彩票档案”“彩票档案”主题词检索,查到的公开期刊中没有一篇论文对“体育彩票档案”“彩票档案”的定义进行总结概括,目前,档案学界在对体育彩票档案的定义研究上还是空白。笔者认为,体育彩票档案指的是各级体育彩票销售中心在体育彩票销售过程中直接形成的各种形式的具有保存价值的原始记录。体育彩票档案主要是指体育彩票销售中心形成的业务档案。根据体育彩票销售的业务工作,现业务档案主要分为体育彩票销售网点档案(如建点档案、移点档案、退点档案、违规处理档案、网点奖励表彰档案等)、兑奖管理档案和网点维修档案。

二、体育彩票档案工作存在的问题

(一)档案专业人员缺乏,体育彩票档案管理规范缺失

体制内的体育彩票行业招聘人员,其专业需求主要考虑业务工作需要,少有考虑档案专业的人才。一个体彩销售中心配备一个档案专业的工作人员已经很难得,分布在各个业务科室的资料收集员其专业学历也五花八门。缺少档案专业素养的基层资料收集员,常会出现资料收集不齐全,整理、保管和使用方法不到位的情况。而且根据笔者了解,目前,国家没有制定体育彩票档案管理的制度和规范,各地区的体育彩票档案都处在各自随意管理的境地,没有实现真正意义上规范统一地收集、管理和利用体育彩票档案。

(二)体育彩票业务档案的网络安全风险

根据笔者了解,体育彩票档案中最具有行业代表性的业务档案在全省体彩销售机构中都主要依靠本行业的计算机内部系统在网络上保存,纸质的档案资料则成了网络电子档案的补充。在实际工作中,体育彩票销售各级人员主要使用内部计算机系统来利用各类业务档案,这也使体育彩票的业务档案面临着因网络问题引起的损毁和丢失的风险。如笔者所在的金华体育彩票销售中心成立于1997年5月,2003年建立了彩票销售计算机系统。至2013年,体育彩票业务档案还处于纸质资料零散收集整理的状况。2014年至2016年,金华体育彩票销售中心也仅仅是初步规范了体育彩票业务档案的收集、整理、管理工作。

(三)档案设施设备相对落后

体育彩票是特殊行业,是国务院批准在全国发行的合法彩票。作为国家“众筹”的行业,其运行资金的使用需要更加的谨慎小心。因此常会出现彩票样式、发行渠道、奖金份额逐年升级,而体彩中心办公设施却不见变化的情况。作为体育彩票工作附属的档案工作,其软、硬件设备相对落后,有的连最基本的库房配置和温湿度监控等都很难做到,更不用提配备密集型档案柜、档案数字化等先进设施设备了。这无疑让人员力量薄弱、档案意识缺乏的体育彩票档案工作雪上加霜。

三、加强体育彩票档案工作的对策

(一)体育彩票档案收集要在“齐”字上下功夫

体育彩票档案人员只有一人两耳,很难全面地知晓各业务科室的业务活动。因此需要将体彩档案收集目录,充分完整地交到各业务科室,必要的话还要进行面谈。不断地向科室业务人员,强调哪些资料属档案收集范围。并且要求他们在档案资料可收集、可不收集时,以“收集”为原则,将资料最终的去留决定权交由档案人员。为保证资料的齐全度,特别是体育彩票档案员必须关注科室留在手中所谓的“重要”“常用”资料,从而防止业务科室只注重资料的使用,而忽略了档案的完整性。如体育彩票中心宣传推广活动,要求收集全计划、总结、宣传海报、活动照片、宣传报道等资料。

根据《金华体育彩票销售中心规章制度汇编(2012年修订版)》部分业务档案确定必备资料,如最重要的建点档案要求必须包括本人身份证复印件、拟经营店面房屋的自有产权证明或租房意向书、《金华市体育彩票销售网点建点申请表》、金华市体育彩票销售网点销售合同、销售人员培训合格资料。移点档案必备资料：移点书面申请、《金华体育彩票销售网点移点申请表》、移点销售公告。退点档案必备资料：退点书面申请、《金华体育彩票销售网点退机审核表》、个人身份证复印件、终端额度核对资料、设备清查资料、退点销售公告。

(二)体育彩票档案整理要在“精”字上下功夫

如前文所述,要求各业务科室成员,在档案资料可收集、可不收集时,以“收集”为原则,将资料最终的去留决定权交由档案人员。所以档案人员掌管着业务资料去留的生杀大权。档案工作人既要保证体育彩票档案资料收集的“齐”,还要考虑体育彩票档案整理的“精”,做好整理精细化、规范化。按照档案整理的规则,结合体育彩票业务的特点,对体育彩票档案进行系统整理,分类编目,便于保管和利用。

(三)体育彩票档案保管要在“安”字上下功夫

根据笔者统计,目前金华体育彩票销售中心仅销售网点档案就有607卷,平均每年递增递减数量相当,约为30卷,因此体彩档案管理更要讲安全,防火、防潮、防虫三防要到位,避免因人为原因损坏档案,以便体育彩票档案安全地度过时光岁月,发挥自己的价值。制定具体的档案室三防要求,专(兼)职档案员除人手一份外更要张贴上墙,并在年度责任目标中责任到人,落实到人。在新办公楼建设、旧办公楼改造工作中,体育彩票档案工作人员要未雨绸缪,提前一步,递交档案室房屋硬件要求。要为档案室争取持续而稳定的经费投入,可以先从档案管理的基本硬件配备着手,如档案柜、装订机等,再逐步配备“高、新、尖”的装备,如数码扫描仪、光盘刻录机、数码一体机等,为档案室安全奠定良好的物质基础。

(四)体育彩票档案利用要在“快”字上下功夫

这里所谓的档案利用“快”是指在档案利用的审批程序和借阅手续方面要做到方便快捷。尽管档案使用要求有借阅登记制度,但是在基层小型档案室,经常出现“领导一句话,档案原件没有办理任何手续就出库使用”的情况。甚至还会出现档案原件损坏、丢失的情况。特别是一些体彩中心的活动、宣传推广活动的视频资料、基础建设图纸等特殊材质的档案更要谨慎地外借使用,以免造成严重的不可弥补的损坏。因此档案使用的“快”字诀要求体彩档案管理人员能用复印件的用复印件,或者使用扫描件,尽量不用原件,而且档案借阅手工(电脑)记录要及时。同时,适时推出一些体彩中心的老照片、老活动、老海报、老体彩介质等档案,利用展览让更多的领导和同事了解体育彩票事业发展的脉络,总结兴盛的经验,从而增强其对体彩事业的热爱,并关注资料收集,真正在内心认同档案工作,从而推动档案工作的发展。

综上所述,在体育彩票档案工作中,还有很多问题需要我们去解决。这就要求,从事体育彩票档案工作人员努力地练好“内功”,在管理好体育彩票档案的同时,做体育彩票为社会服务的主力军。

[1]赵洪芳.档案的社会功能和档案意识的培养[J].石家庄铁路职业技术学院学报,2011(10).

[2]聂姗姗.论体育彩票档案管理人员的素质[J].黑龙江史志,2015(12).

[3]吴会福.关于进一步强化地名档案工作的几点思考[J].中国地名,2011(9).