整理工作在建立档案实体秩序中的作用

高杨

摘 要：整理是继收集之后必须进行的一项重要工作。其工作内容及目标若用一句话来表述，那就是“建立档案实体秩序”。具体说来，就是对档案实体采取一系列方法，使之有序化，为日后的保管存放及所有管理活动创建一个严格有序，固定不变的秩序状态。从档案管理工作的总体角度看，整理无疑是最能体现管理特性的一项内容。因为所有的管理活动就其自身功能和直接目标而言，实质上都是在追求某种秩序状态，

关键词：整理工作；档案实体秩序；作用

1 整理工作的基本内容

档案整理工作的基本内容大致有区分全宗、组织馆藏、全宗内分类、立卷、案卷排列、编号、编制案卷目录等几项。这些工作内容在现实中一般是由不同的档案机构和文书部门、业务部门分别承担的，而且其分组情况往往也不一样。一般而言，区分全宗主要由档案馆承担，档案室一般不存在区分全宗问题；组织馆藏也主要是对档案馆而言的，全宗内分类主要由档案室承担；立卷主要由形成档案文件的文书部门和业务部门承担，但应在档案室的指导、监督和组织下进行；案卷排列先由文书部门和业务部门对自己所归档的案卷进行初步排列，然后由档案室进行统一排列，编号中的案卷号、案卷目录号由档案室编，卷内文件页号或件号由立卷人员编，全宗号则由档案馆编；案卷目录主要由档案室统一编制。当然，档案室

或档案馆如果收集到了零散的末整理的档案文件，则要对其进行从立卷开始的几乎全部整理工作。

2 区分全宗

区分全宗就是将不同的全宗相互区分开。这一工作主要存在于档案馆。因为档案室一般只保管一个全宗或全宗的一部分档案，基本上不存在区分全宗的问题。但如果档案室中有代管全宗就要注意不能使代管全宗的档案与自己所在组织的全宗混淆起来。

（一）全宗混淆或档案全宗归后不明情况下的区分全宗

在不同全宗的档案已经混淆在一起和某些档案的全宗归属不明的情况下，区分全宗实质上是一个从具体档案文件入手，规定其所属全宗（即全宗归属）的问题。解决这一问题的具体方法就是具体分析研究每一份档案文件的内容、特征，准确判定其究竞应属于哪个全宗。从而将已经混在一起的档案按全宗相互区分开.为全宗归属不明的档案找到其本应归属的全宗。

具体解决这一問题，应从档案形成者的角度去进行分析。也就是说要具体分析判断档案究竞是由哪个立档单位形成，由哪个立档单位形成的档案文件就应归入哪个全宗。档案形成者实质上是一个由文件制发者（发文者）、文件收受处理执行者（收文者）和内部文件制定与处理执行者三层含义构成的综合性概念，决不能将其与文件的作者（制作者、发文名义）划等号。也就是说，判定档案文件的全宗归属，应从发文、收文和内部文件三个角度同时进行分析，不能简单地看文件是谁制发的就将其归入谁的全宗。因为具体的档案文件很有可能是非制发单位的收文。而发文、收文和内部文件在外观特征上有明显的区别。这些区别恰恰可以作为判定其全宗归属的依据。一般而盲，发文大都是正本（实质为存本）与定稿一同立卷归档的。而且文件上不会有收文章、收文编号和办理意见等。也就是说文件的定稿及与定稿在一起的正本肯定属于发文单位全宗。

（二）立档单位变动情况下的区分全宗

立档单位变动情况下的区分全宗，是一个较为复杂、难度较大的问题。区分全宗主要是针对这种情况而言的。解决这一问题与解决上一问题的思路、角度和着眼点明显不同。它不是从分析具体档案文件的全宗归属入手，实质上是从分析立档单位变动的性质、程度入手，去在宏观上、理论上解决问题。具体说来，就是要认真分析、研究、判定立档单位的变动是否具有根本性和本质性，并依此来判定其变动前后的档案是否应构成不同的全宗。立档单位的变动若是根本性、本质性的，其变动前后的档案就应分别构成或属于不同的全宗；如果变动不是根本性、本质性的，只是程度、结构、规模、名义、归属或量的改变，其变动前后的档案就不能构成或属于不同的全宗，而只能仍作为二个全宗对待。但是，要在现实中判定哪些变动具有根本性、本质性，哪些不具有根本性、本质性、并不是一件容易的事情。它需要进行大量深入细致、冷静、客观的具体分析。

3 文书立卷

档案主要是由文书转化而来的。文书档案更是如此，它主要由行政公文转化而来。但文书在末转化为档案之前，是以单份文件形式存在的。除人事档案、会计档案、诉讼档案等某些

专门档案外，大多数未转化为档案之前的文书（文件）在形成过程中相互间并没有明显的系统性与条理性，行政公文更是如此。这些以个体文件形式存在的文书，若转化为档案后仍以个体文件形式存在，会使管理工作很不方便，而且容易发生丢失、错乱现象。对这种以个体文件为存在单位的档案，也很难建立起卓有成效的实体秩序。正是为了解决这一管理问题，文书立卷工作便应运而生。也就是说，文书在正式转化为档案之前，一般都要经过一个改个体文件形式为个体案卷形式的处理程序。这一处理程序就是文书立卷工作。立卷也就成了文书转化为档案的一个必经环节和标志。这也就是人们往往将文书立卷与归档合称为“立卷归档”的原因所在。

案卷是一个一般由若干份文件构成的个体性保管单位，是档案的最基本的存在形式和最基本的保管单位。如果把全宗看作是档案总体中不可分散的群体性保管单位，那么案卷则是构成档案总体的不可分割的个体性保管单位。从档案管理的宏观角度看，档案必须以全宗为单位，按全宗管理；而从微观的个体角度看，档案只能以案卷为基本单位进行管理。所以，立卷往往又被称为“组建保管单位”。这是文书工作和档案工作中的一项最具基础性的工作活动，其意义与作用非同小可。它从某种意义上决定着档案的质量和档案管理工作的质量与水平。

4 档号——档案实体的秩序号与存址号

档号是全宗号、案卷目录号、卷号、页号或件号的总称。档号是档案实体的秩序号与存址号，是档案管理工作中形成并使用的一组最基本、最重要的号码。从某种意义上可以说，整理工作正是为了确定档案的档号，使每一个案卷和文件在实体秩序总体中的确切位置都可以用一个简短的档号标示出来、固定下来。离开档号，整个档案管理工作以及社会对档案的利用将寸步难行。因此，档号的自身结构及形式，应尽可能简短、实用，不宜复杂化。它一般都是直接用阿拉伯数字表示，四个档号的形式一般就是四个用阿拉伯数字表示的自然数。

档号的性质和作用决定了其必须具有唯一性，即每一个档号只能标示唯一的档案对象个体，每一档案对象个体只能用唯一的档号来标示，具体说来就是同一档案馆中不能有相同（即重复）的全宗号，同一全宗中不能有相同的目录号；同—目录（案卷目录）中不能有相同的案卷号；同一案卷中不能有相同的页号或件号。

参考文献

[1]高越.浅析如何正确处理好档案管理中的保密工作[J].兰台世界，-2015（08）.

[2]齐宗元.关于基层档案整理工作标准化的思考[J].办公室业务，2013（01）.