文书档案的整理与保管方法的创新策略研究

钟群兴

摘 要：作为各团体、法定机关、企事业单位等在各种活动中产生的各类信息材料，文书档案具有非常重要的保存价值。随着时代的发展和进步，信息化时代背景下文书档案的整理与保管工作面临着新的挑战和新的发展机遇，本文从当前阶段文书档案管理工作中存在的问题分析入手，针对文书档案整理和保管方法的创新问题进行了研究，提出了几点创新策略。

关键词：文书档案；整理；保管方法；创新策略

整理与保管是文书档案管理工作中最关键的两个环节，这两项工作完成的是否科学合理直接决定了文书档案的管理水平，随着网络和信息技术的发展，传统的文书档案整理方式与保管办法已经无法适应新的发展形势和各企事业单位自身发展需求，在此种情况下十分有必要对这两项工作进行创新，下面就此问题做进一步探讨。

1 新时代背景下文书档案管理工作面临的新机遇

其一，当前阶段的网络、信息技术发展得较为成熟，在各个领域中都得到了广泛的应用，让各项工作开展得更加规范有序，极大地提升了工作效率和质量。因此，在文书档案整理与保管上也应积极与现代化计算机技术进行有效融合，在采用适当方法对档案做分类处理的基础上引进现代化档案管理技术开展文书档案的管理工作[1]。

其二，以往的文书档案都是以纸质为主，以致在文书档案整理时需要花费大量的人力和时间，工作量大，工作效率低下。对于此种情况，我们大可以在文书档案整理中充分利用起计算机，实现文书档案的电子化、数字化，从而让文书档案日后的保管与管理变得更加方便、规范。

其三，针对文档文件归类整理工作新颁布的要求中提出，归类整理文档文件时不需要对案卷标题做二次拟定，直接可以件为基本单位，这样一来，直接通过计算机检索系统就可以将所需文书档案快速搜索出来，一方面有效规避了以往人工分类时在档案归属上存在的差异性；一方面切实发挥出了应用计算机对文书档案进行现代化、数字化管理的优势，让文书档案的整理、保管与调用更加简单、快捷。

2 创新文书档案整理与保管方法的策略和具体措施

（一）注重文书工作与档案工作衔接的有效性和规范性

作为保障档案质量的基础，文件在文书档案管理中是关键一环，所以，文书人员要重视文书材料的立卷归档工作，小到纸张的大小和文字格式等细节性东西都要有统一标准；不允许使用红墨水或圆珠笔、铅笔对文件材料进行修改、起草和批阅；收发文件时要进行及时登记，做好相应记录。

（二）在文书档案的收集工作中要加强各部门之间的协同合作

相关工作人员一定要充分对业务部门的实际情况以及新工作进行有效了解，加强部门之间的交流沟通，进而有效及时准确的获得相应的信息。同时还要按照各单位自身的实际状况，来决定档案工作的重点以及工作重心，使用切实有效的方式来进行档案的收集以及整理，确保档案工作能够顺利的进行。

（三）文书档案整理方面具体措施

首先，按照A-文书档案、B-基建档案、C-设备、仪器档案、D-会计档案、E-人事档案、F-声像档案、G-专门档案、H-荣誉实物档案、I-印章档案九个大类对档案进行分类[2]。在此基础上，再根据材料性质的不同将各大类划分以阿拉伯数字为代号的若干属类，按照从左到右的顺序分别为一级属类、二级属类、……，以此类推，各属类间用“.”隔开，最终形成以字母加数字形式的分类号，且有类设类，无类空类。这种分类方法避免了按照部门分类时文书档案分类连续性会受到部门调整、工作性质交叉的影响。

其次，1998年-2000年间的文书档案按照“年度—机构—问题—保管期限”进行分类整理和立卷。案卷按照本级永久、长期和上级长期、下级长期以及本级短期与上级短期、下级短期的顺序排列。基结构模式的构成为大类代号+保管期限代号与目录序号、案卷顺序号，其中保管期限代号分为永久、长期和短期合编；2000年之前的档案多年合编一个，目录号为A0·1。同时，为适应办公自动化要求，可对文书档案采取单件归档的方式，对于每一年的文件材料的不同保管期限，应分别从“1”开始编定流水号，保管期限分为永久和长期、短期三种，其中先按照上级文件材料和本级文件材料与下级文件材料的区别进行分类，之后再根据年度按照保管期限进行分类；在文件材料排列上，处于同一保管期限内的要先以问题排列的方式排我院文件，然后再按照发文单位和文号顺序排列那些内设机构文件，最后再排列上级与下级文件材料。另外，根据最新规定，可将文书档案的保管期限划分为永久和定期两类，在定期之中再以30年、10年为标准采取标时制。

最后，在文书档案装订时可把一份文件当做一件，把请示和批复装订成一件，此时，若文件过于厚重，可将其分成两件进行装订。另外，针对正文与附件、来文同复文、正本与草稿也可根据实际情况采取分开装订的方式。需要注意的是，分开装订时的排序一定要将它们集中放置于一处。对于那些立档工作完成之后归来的文件，不需要改动前面已经编好的档案号，可直接将其放置于最后；一般情况下使用不锈钢订书钉进行装订，当文件档案过厚时再使用三针法线装的方式。

（四）文书档案保管方面具体措施

应用计算机辅助明确保管归档文件期限的办法经常会应用到抽词比较这种方法。可在每年年底以及月末成批处理，能够应用随办随归的方法处理单份文件。

首先，对归档文件的文种、内容以及责任者的词表进行编制，其一，根据以上分值给众多词条进行给分，词部分词条可以提前列出一些，剩余部分在实际录入过程中由计算机系统应用自学的方式构建词表。其二，明确列出归档文件的主题词，并将其明确的规划成两个档，分别为一般档和重要档，同时还要明确相应的分数。其三，明确列出众多归档文件的具体分数以及文种。

其次，按照现行文件的实际格式，明确相应的模板。例如，模板一：内容和文种；模板二、责任者以及内容和文种[3]。明确模板的主要目的就是计算机可以方面的进行自动抽词。

再次，编制程序。主要内容就是把电子文件中的词表与各段进行比较，如果文种、内容以及责任者相一致，那么就需要抽出，同时明确对应的分数。然后，在将分数进行汇总。

最后，形成电子文件之后，在实现设计的程序中进行运行，按照实际汇总分数，明确相应的保管期限，然后让工人对保管期限进行审核，看其是否准确。

3 结束语

文书档案对于各企事业单位、行政机关来说具有十分重要的保存价值，是很多工作开展的必要参考依据，为此，在新时期应积极对文书档案整理与保管工作进行创新，切实提升文书档案管理水平与工作效率。

参考文献

[1]张华.谈文书档案的整理与保管方法的创新[J].赤子，2014（7）：203-203.

[2]陶英雪.谈文书档案的整理与保管方法的创新[J].科学与财富，2013（12）：291-291.

[3]林玉杰.论述文书档案的整理与保管方法的创新[J].华章，2014（14）：342-342.