浅议如何加强会计档案的管理工作

徐淑敏

摘要：会计档案是记载一个单位经济业务的发生过程，能反映每一笔经济业务发生的基本情况。从当今社会因经济问题而牵涉出的经济案件来看，会计档案作为经济业务发生时的资料，是明确经济责任的重要材料，如何管好、用好这些资料，使会计资料不被损坏、丢失很重要。

关键词：会计档案 归档 整理 管理

会计档案管理主要指在财务环节的管理和综合档案室的管理。在财务环节的管理是指因经济业务发生而形成的原始票据、原始报销单、、会计凭证，账簿等资料；其次是通过整理装订成册的资料移交综合档案的后期管理。会计档案在财务部门的管理是财务管理的最后一个环节，容易忽视，引起很多问题。怎样才能管好、用好会计档案，结合工作实际，谈谈我对会计档案管理工作的认识和解决实际问题的途径。

一、会计资料的归档范围与要求

会计档案是指因经济业务发生开据的原始票据经领导签字而成的原始报销单、财务部门填制的会计凭证，账簿、会计报表等资料。明确会计档案的归档范围，是做好会计档案管理工作的前提条件和重要保证。

（一）会计资料归档范围主要包括以下四个方面：

1、会计凭证

它是根据审核无误的原始凭证编制，载有反映经济业务的会计分录及简要内容，是直接作为记账依据的书面文件。是记录经济业务，明确经济责任的书面证明。

2、会计账簿

会计账簿是把分散在会计凭证上的大量核算资料，加以集中和归类整理，用来序时分类地全面记录一个经济业务发生过程的会计簿籍。

3、财务报告

是正式对外表达会计信息的书面文件，由会计报表和财务情况说明书构成，是企业向外传递会计信息的主要手段，是会计人员根据日常会计核算资料归集、加工、汇总而形成的结果，是会计核算的最终产品。

4、其他会计核算资料

其他会计核算资料属于经济业务范畴，与会计核算、会计监督紧密相关的有关数据资料。如：经济合同、财务数据统计资料等。

（二）会计档案的归档要求

述会计档案归档范围所提到的会计资料均应由会计机构按照归档要求进行整理、装订成册，并装入专门会计凭证盒，按要求填写盒上各项内容。装订成册的凭证也要填写装订人，主管会计等。

财务部门当年形成的会计资料，经过整理、装订的档案资料可在财务部门保管一年，一年后，应移交档案综合管理部门，移交时应编制移交清册。

二、会计档案在管理中存在的实际问题

会计档案管理无论在财务管理环节，还是在综合档案室的管理，都存在一定问题，主要有以下几种：

（一）档案管理人员管理制度不健全

财务部门管理会计档案期间，负责档案资料的真实、准确与完整，移交档案室后，会计档案管理的责任也转嫁给了档案管理人员。但是有些档案管理人员没有把管理责任重视起来，把移交来的会计档案放入铁皮柜，不整理，甚至不管；根本没有起到管理的真正职责，甚至会计档案丢失都不知道丢失的具体日期和时间。没有制度约束，放任而为之，起不到监管的职责。

（二）会计档案整理不规范

会计档案是由财务人员装订成册，因财务人员没有经过专业的档案整理培训，在装订过程中没有按照有关规定装订凭证，装订的部位不正确，或装订方法不正确，如会计凭证装订后没有封粘，没有会计人员签章，封皮项目填写不全等等。

（三）会计档案保管期限不规范

会计档案保管期限不规范最大的问题：一是档案销毁不及时，档案室会计档案超过销毁日期10年甚至更多年，会计档案积累过多，无处存放；二是档案保管人员没有档案销毁意识，有些档案已超过保管期限多年，不去主动请示到期档案销毁问题；三是领导不重视，即使档案管理人员有意识销毁，但领导怕担责任而不去销毁。

（四）会计档案收集、整理的案卷质量不高

会计人员是会计档案材料形成、收集、整理的第一责任人，没有经过专门培训，不熟悉档案整理的规范和要求，是导致会计档案整理的案卷质量不高主要原因。

（五）会计档案管理不规范

会计档案未按要求归入单位档案部门保管，而是由会计部门自行保管，多年不移交档案室。甚至档案柜不够，将会计档案装入纸箱中，任意堆放，没有顺序、查找不方便。

三、解决档案管理中存在实际问题的方法

（一）建立会计档案管理制度，加强档案管理者的管理职责

会计档案管理从财务部门开始，有关会计人员，包括单位领导应加强意识，从源头上把握会计档案管理工作的各个环节，建立健全会计档案管理制度，用制度制约有关人员，从而严格把关，堵塞漏洞，避免差错，无论那个环节出现问题，都能做到有章可循或有责可究。

（二）规范会计档案管理工作，加强财务人员档案管理的培训学习

经济业务的发生、核算是会计档案形成的源头，源头控制好了，才能确保会计资料真实与完整。而财务人员是将形成的会计资料整理成会计档案的直接责任人，会计档案的立卷、整理、归档直接影响会计档案的案卷质量。因此，应首先从档案源头上控制，加强对财务有关人员对档案管理及整理的知识业务培训，使她们熟悉档案整理的过程及组卷要求，以提高会计档案的卷宗质量的质量。

（三）规范会计档案的保管期限，加强档案管理人员的主体责任

一是会计档案移交档案室之前，财务部门作为会计档案管理的主体，要严格按照会计档案管理的相关要求，指定专人负责，并按照有关要求配置专用箱柜及防盗、防火、防霉、防蛀设施，保证会计资料的准确与完整。二是严格按照会计档案的管理期限，对保管到期的档案，没有经济纠纷的，应销毁。对于其中未了结的债权债务的原始凭证，应单独抽出另行立卷，由会计档案保管部门保管到结清债权债务为止。

（四）规范档案的销毁管理制度，加强会计档案的监管力度

会计档案的保管期限要严格按照《会计档案管理办法》的规定执行，对于保管期满需要销毁的会计档案，由档案管理人员提出申请，经过逐级审批同意后，与单位财务科的有关人员一同监管销毁，所有参加销毁的人员在销毁清册上签字并加盖公章。单位领导、会计人员、档案管理人员，要切实负责，加大共同监管力度，逐步规范会计档案的销毁制度。

四、结束语

总之，在实际工作中，无论是财务人员，还是档案管理人员，在会计档案的形成以及收集、整理等管理的过程中，都要高度重视，从档案管理的基础工作做起，提高会计档案管理工作水平，提高会计人员的业务技能和自身素质，更好地为单位服务。

参考文献：

[1]财政部《会计档案管理办法》

[2]中华人民共和国档案管理条例

[3]刘少阳.浅谈如何加强会计档案管理工作财经界[J].学术版，2013

[4]王颖.浅析如何加强会计档案管理工作[J].山西青年，2013