图书档案的一体化管理方法分析

付娆

摘 要 随着科学技术的不断发展，网络技术得到了广泛应用，在办公自动化程度深化的大环境下，图书档案的管理工作也面临着改革，促进了信息化时代的到来，使管理工作的形式发生了重大的改变，加大了图书管理工作的难度，无法满足当前图书档案管理的需求，不能实现对人们的服务。所以，为了更好的实现对图书档案的管理，应该建立健全的图书档案管理制度，提升图书档案的管理水平。

关键词 图书档案；一体化；管理方法

中图分类号 G2

文献标识码 A

文章编号 1674-6708（2016） 154-0027-02

图书档案的一体化管理，是促进资源的有效整合，提高管理效率的重要方式。当前图书档案的管理形式过于落后，无法满足时代的需求，所以实行数字化的管理形式，对管理形式进行改革是时代发展的需求，应该对管理形式进行创新，根据管理的现状，制定科学的管理办法，建立图书档案管理体系，不仅方便了人们的使用，也促进了管理效率和管理质量的提升。

1 实行图书档案一体化管理的必要性

1.1 顺应时代的发展

知识总量的增加和知识更新速度的加快体现出了当前时代发展的特征，图书馆和档案馆不能实现对信息的统一搜集和整理工作。所以，实行图书档案一体化的管理形式是图书馆和档案馆发展的必然趋势。因为图书档案一体化的形式能够促进资源的运用和共享，实现两者快速的发展，以便满足读者的需求。

1.2 实现图书馆与档案的互补

随着社会的不断进步，图书档案管理向着一体化的发展方向迈进，是当前图书信息发展的趋势，主要是通过对信息量的增加和更新频率的加快来实现信息的传播。由于图书馆和档案馆的资源信息存在着一定的片面性，无法满足人们对于信息的获取。所以应该通过一体化管理的形式，实现信息资源的共享，满足社会的发展和图书档案管理的需求。在当前的网络环境下，图书档案一体化的管理形式给信息的整合提供了发展的平台。

2 图书档案一体化存在的问题

2.1 体制与政策落后

当前我国的图书档案系统权利分割，对于工作中的职责权限，没有进行合理的划分，缺乏合作的意识，阻碍了信息之间的互相流通，不能实现资源的共享。这样的管理形式，造成了图书档案系统各自为政现象的产生，导致信息资源的配置不合理，建设工作重复现象较为严重，造成了人力和财力方面的浪费。另外，当前缺乏统一的管理制度，行业内没有制定图书档案一体化的管理政策和相关法律作为支持，政策的落后也导致档案一体化的管理形式出现问题，使图书档案一体化的管理进程缓慢。另外，相关领导对实行档案一体化管理政策的认识程度不足，影响了档案一体化建设的发展。

2.2 网络结构不统一

信息化的应用是图书档案一体化建设的重要渠道。当前我国的信息建设已经初具规模，但是图书馆和档案部门对于信息建设方面力度不够，特别是档案管理结构，大多数的工作还在采用手工操作，降低了工作效率。同时，网络宽带运用不广泛，呈现出运用面窄和容量有限的问题，制约着图书档案一体化的发展。另外，档案资料的内容和来源相较于图书上的信息还有着很大的区别，信息资源上的内容和资料指向性强，导致信息资源获取方式存在着不同。

2.3 利益平衡机制尚不完善

要想促进图书档案一体化的进程，应该建立完善的目标，给用户提供方便和快捷的的服务，以便实现资源的有效共享。而要想实现资源共享，提供服务的成本和收益成为图书档案企业发展的关键。在高校的机构建设中，图书馆和档案馆的工作内容虽然属于同一范畴，但是在使用经费上和硬件条件的管理上却不一致，无法实现对两者的统一。另外，由于参与共享能力的不相同，也会导致图书馆和档案馆管理部门再投入和收益上呈现不一致的现象，导致各机构之间无法实现合作，权力和义务的分配也无法实现有效的统一。由于利益平衡机制的不完善和管理形式的不统一，所以导致无法实现图书档案管理资源的有效共享。

2.4 综合性人才的匮乏

要想促进图书档案实现一体化的管理，必须要建立一支高素质的团队。当前图书馆和档案馆在管理过程中，由于受传统管理观念的限制，导致管理观念落后。大多数管理人员也都是由其他岗位的人员兼任，自身缺乏一定的专业性，对图书档案的管理工作无法实现有效的开展，由于人员专业素养差，对各项制度的理解程度不高，无法充分展现对相关制度的理解，造成各项制度实施的效果不好。另外，现有的图书馆和档案管理在进行信息资源管理中，导致档案事业各自为政，对相关理论和实践技能真正能够掌握的人不多，这样的管理形式阻碍了图书档案一体化建设进程的发展，信息资源共享的水平下降。

3 解决图书档案一体化问题的措施

3.1 建立健全的管理体制

当前的图书档案体制在发展过程中存在着较多的问题，针对这一问题，国家需要制定相关的政策和法规作为指导，对图书档案信息资源实行合理化的配置，需要建立统一的图书档案管理协调中心，对图书馆和档案馆的各项管理活动进行有效的监督，并针对存在的问题，提出合理化的建议，以便保障图书档案资源能够实现资源共享，更好的为人们提供服务。从而推动图书档案系统政策的改革，加快图书档案系统管理的统一。

3.2 增强图书档案一体化管理的实践

为了有效的解决图书档案一体化的实践能力，应该学习西方发达国家的相关管理制度，来满足我国图书档案管理的需求。因此，在实行过程中，应该对图书档案的内部信息进行整合，利用计算机的优势，建立网络信息平台，促进信息的流通和发展，方便用户进行信息咨询和快速的查询工作，为用户提供良好的服务。根据图书馆和档案管理本身的特点，实现组织机构的合理设置和优化，促进图书档案一体化的有效管理。

3.3 制定统一的标准

为了确保图书档案一体化的发展，应该对相关的图书档案信息进行分类，建立严格的标准和统一的进程，所以应该对图书和档案的特点进行充分的理解，对一体化管理的共同性和实用性进行充分的考虑，以便实现对现代技术手段的有效应用。例如，需要在图书馆内部建立统一的网络和数据管理系统，促进网络平台的一体化。相关的工作人员需要按照统一的标准开展工作，以防止在工作中出现的各类问题，给用户提供丰富多彩的多媒体信息资源。

3.4 提升工作人员的专业素质

当前我国的图书档案管理中，呈现出工作人员专业素质不强现象的产生，制约着图书馆一体化发展的进程。为了有效解决这一问题，应该提升工作人员的专业素质，建立一支复合型信息管理人才。应该对工作人员进行定期的培训，促使工作人员掌握大量的图书馆管理理论和档案管理理论，通过理论和实践相结合的方式，来增强工作人员的专业素养，以便为图书档案一体化的发展提供的服务。

4 结论

图书和档案是人们进行信息获取的主要渠道，为人们提供了优质的服务，促进了信息的有效融合。我国对图书档案管理方面的工作非常重视，所以应该充分的认识到在图书档案发展过程中存在的问题，针对问题做好合理的应对措施，顺应当前图书档案发展的要求，促进管理工作的顺利开展。