图书馆发展规划的效用问题

方家忠



图书馆发展规划的效用问题

方家忠

从“十二五”到“十三五”,虽然制订并实施发展规划的图书馆越来越多,但仍然有相当强的声音质疑规划的效用。广州图书馆制订并组织实施了“十二五”规划,又在2015年编制完成了“十三五”规划,从我们的立场看规划的效用是毋庸置疑的,我们也希望越来越多的图书馆利用规划这个管理工具。当然,利用的前提是认同。笔者试图结合广州图书馆的实践,就规划管理的最基本问题——发展规划的效用问题,谈谈个人看法。

一、发展规划有没有用？

广州图书馆于2009—2010年,在新馆工程建设后期,用时11个月,制订“十二五”发展规划。此后,作为管理的主要工具,持续组织实施。2015年对实施效果进行评估,总体结论是效用显著。评估认为,“十二五”规划成为广州图书馆有效利用新馆历史性机遇的重要抓手,与新馆建筑互为表里,“重新定义图书馆”,推动图书馆实现服务结构调整、服务效益提升和转型发展。广州图书馆的案例说明:一,发展规划能发挥显著作用；二,在面临大的变化、挑战、尤其是机遇时,发展规划是一个有效的管理工具；三,管理者或图书馆希望有所作为时,发展规划是一个科学的管理工具。广州图书馆“十二五”规划的实施效果主要体现在:

一是构筑多样化服务新框架。既强化传统文献流通借阅服务,又构建多领域、多层面交流服务；丰富和拓展传统服务,按大众化、分众化、对象化、主题化的逻辑层层细分,形成由基础服务、主题服务、对象服务、交流服务等四大部分构成的多样化服务体系。

二是形成多元文化服务新特色。界定传统与本土文化、世界多元文化、现代都市文化三个部分,搭建主题服务框架。设立广州人文馆、家谱查询中心、广州大典研究中心、广州非物质文化遗产常设展等,展示与传播传统与本土文化；设立多元文化馆、语言学习馆等,开展多元文化推广项目与语言培训项目,丰富世界多元文化；设立创意设计馆、休闲生活馆、多媒体鉴赏区、广州国际纪录片节展示服务中心等,倡导现代都市文化。

三是获得突出的服务效益与社会影响,发挥新的社会作用。服务传播与阅读推广效应显著,重构图书馆与政府、社会的关系,使图书馆展现出城市窗口的新形象,成为城市新的文化地标。广州图书馆新馆因开展了大量多层面的交流活动,传播视角、主题大为拓宽,传播主体从以图书馆为主拓展到各参与主体,传播的广度、深度均大大增强,在公众个体、多群体中形成良好口碑,在公众、大众媒体、政府三个舆论场均获得良好影响。大众媒体的宣传,参与群体、组织及公众个体利用自媒体的报道,使图书馆经常出现在公众视野中,发挥了强大的服务传播与阅读推广效应,广大公众慕名而来,更多的群体、组织寻求与图书馆合作。

广州图书馆新馆自2012年底部分开放、2013年中全面开放以来,服务效益十分显著:截至2015年底,接待访问量、外借文献量、注册用户量分别达到1669万人次、2062万册次、102万人, 2015年日均接待用户19, 597人次、外借文献24, 014册次、注册用户990人,创造了我国公共图书馆服务的纪录,跻身世界公共图书馆前列。同时,社会影响广泛:2012、2013年连续两年入选“广州市入载地方志十件大事”,2014年入选“新型城市化”战略实施代表性事件,2015年微信服务号传播力在广东省1772个政务微信中排名第五。

四是在争取政府保障方面成效显著。突出表现在:信息资源购置经费得到有力保障,2012年大幅增加1000万经费,2013年跨上3000万台阶,年新增各类资源达50万册件以上；2012年起推进公共图书馆立法工作,2015年《广州市公共图书馆条例》颁布实施,图书馆服务体系建设得到立法保障、完成制度设计,在法律层面上正式确立了广州图书馆作为区域中心图书馆的地位；图书馆公共服务职能不断得到强化,2013年广州国际纪录片节展示服务中心落户,2014年与市委外宣办、市政府新闻中心合作建立“广州之窗”城市形象推广厅,2015年广州大典研究中心挂牌成立等。

二、发展规划如何发挥效用？

使发展规划发挥效用的过程就是实施规划管理的过程。规划管理是一项系统工程,是过程管理,需要在规划制订、组织实施、评估优化等环节予以认真组织。

在规划制订环节,需要运用SWOT分析等方法研究图书馆所处环境与自身实际情况,收集参考案例与标杆图书馆信息,研究理论与行业发展趋势等不同层面问题。而其中又需要抓住几个核心问题,包括:（1）机遇分析,即机遇是什么及如何抓住机遇。“组织的重点必须放在机会上”,把握住机遇、实现跨越式发展是规划管理最核心的目标。广州图书馆“十二五”规划的最大作用,就是很好地把握住了新馆建成开放这一历史性机遇。（2）规划定位。就一般图书馆而言,发展规划是战略规划与系统规划的结合。对于面临变化较多及第一次制订发展规划的图书馆而言,战略规划的成份偏重；而对于进入稳定发展阶段的图书馆而言,系统规划的比例更重一些。广州图书馆“十二五”与“十三五”规划的主要区别即在于此。（3）问题导向,即面临的主要问题及解决办法。（4）图书馆使命或发展领域的界定,它们在规划中发挥着承上启下的作用,需要优先研究定位。

应该说,制订发展规划是一项科研性和实践性都很强的工作,需要有坚实的科研支撑、对实践领域问题的深入分析和各方面意见的广泛吸收。这需要图书馆具有雄厚的科研实力或者借助外力的方法,并注重程序规范。广州图书馆制订“十二五”“十三五”规划都采用馆校合作的模式,与中山大学资讯管理学院团队合作,充分利用高校雄厚的科研实力、丰富的科研项目管理经验以及长期深耕本土的优势。当然,图书馆自身一定要发挥主体作用,需要对自身实践、经验、问题等开展深入的分析研究,形成明确的认知和判断。实践证明,馆校合作是一种行之有效的方法。在持续实践中,图书馆也会逐步积累经验,建立起相应的研究力量和人才队伍。

在组织实施阶段,规划管理要体现出系统性、整体性的突出特点。由于发展规划界定了一段时期内新的愿景、使命、目标、行动方案,因此需要图书馆进行资源重组,以实现这些新的目标和使命。重组工作包括内设组织结构优化、岗位资源配置、人力资源配置（聘任）、具体业务组织实施和业务流程调整等,并且需要在实施过程中形成新的制度环境、组织文化与人才队伍。这是一个持续的、不断提升的过程。广州图书馆“十二五”规划的实施遵循了这些程序。在组织实施过程中,为配合新馆开放我们还在总体规划的基础上制订了新馆实施规划、对外文化交流等专项规划。广州图书馆“十三五”规划已于2015年11月制订完成,现在也正按上述步骤予以实施。

评估优化伴随着规划实施的整个过程,也是新一轮规划组织制订的起点。“十二五”时期,广州图书馆因内外环境、条件的变化以及自身认知的深化,发展规划的内容在实施过程中经历了不少的调整。因管理经验不足等原因,这些调整主要体现在实践领域,并未及时地形成相关文本。但在组织制订“十三五”规划时,广州图书馆组织了系统的评估,并将评估意见全部吸收到了新的规划文本中。

三、发展规划的普适性

应该说,情况越复杂,发展规划的价值就越突出。那么这是否意味着小型、稳定发展的图书馆就不需要发展规划呢？

这首先要从发展规划的任务、性质和价值去看。发展规划的主要任务是选择方向、拟定目标并设计如何达成。发展规划是科学思维的结果,具有系统性、长期性、战略性等多重属性,具有明确方向、凝聚共识、社会宣传等多重价值。因此可以说,只要有管理活动的存在,发展规划就有其效用。管理活动,不论是传统的经验管理还是现代的科学管理,在本质上都是系统的思维与实践活动。实际上,只要有管理工作,就有规划管理的存在。而随着对管理要求的提高,管理工作日益走向规范化、专业化,发展规划正是这样一个可借以走向管理规范化、专业化的工具。发展规划就是以科学系统研究为支撑,应对变化、把握机遇与未来的管理工具。可以说,发展规划与图书馆的规模及面临的问题无关,只要管理者真正重视管理,并愿意运用发展规划这个管理工具,它就一定能发挥效用。

20世纪80年代以来,发展规划成为很多国家图书馆行业应对挑战、把握未来的工具,并成为图书馆管理规范化和专业化的重要标志。当前,我国正处在深化改革开放和社会转型发展时期,图书馆事业发展面临重大机遇,同时又面临诸多不确定性因素,因此发展规划与规划管理总体上具有重大和现实的意义。

（方家忠 研究馆员 广州图书馆馆长）

收稿日期：2016-01-11