图书馆规划制订的科学性评价

柯 平



图书馆规划制订的科学性评价

柯 平

在我国图书馆界广泛讨论如何制订“十三五”规划以及各图书馆开展“十三五”规划编制实践过程中,有一个十分突出的问题,即以什么来判断是否完成了一个合格的图书馆规划。经过系统的图书馆战略规划理论研究,我认为,我国图书馆规划编制已经从经验制订阶段进入到科学制订阶段,因此,科学性评价成为图书馆规划制订评价的首要标准。

1 规划定位的科学性评价

2008年以前,我通过对图书馆管理的研究发现,国外图书馆普遍制订规划并按规划进行业务管理；而我国只有少数图书馆有规划,且这些规划在图书馆业务发展中并不起作用,大多成了“应付上级任务”“纸上谈兵”“摆设”而已。自2008年以来,通过国家社会科学基金重点项目“公共文化服务体系中的图书馆战略规划模型与实证研究”（项目编号:08ATQ001）的深入研究［1］发现,我国与国外在图书馆管理上的最大差距就是战略管理的差距。这一差距不仅仅是我国在图书馆规划方面重视不够、起步晚、数量少等表面现象,更为重要的是,有一个根本的问题存在,即是“为规划而规划”还是“为管理而规划”的问题,进而体现出规划在管理中的地位问题。

关于“规划”的认识,按照科学的理解,国外的“Planning”有着丰富的内涵,包括过程、方法、结果、理念、行动等。美国公共图书馆协会（PLA）从1980年起编制公共图书馆战略规划指南,即《公共图书馆的规划程序》（A Planning Process for Public Libraries,1980）、《公共图书馆规划与功能设计:选项与程序指南》（Planning and Role Setting for Public Libraries: A Manual of Options and Procedures,1987）、《面向结果的计划:公共图书馆的转型过程》（Planning for Results: A Public Library Transformation Process,1998）、《新版面向结果的计划:条理化方法》（The Planning for Results: A Streamlined Approach,2001）。这四版指南强调规划既是一个“程序”或“过程”,也要面向“结果”。因此,国外的图书馆规划普遍被认为是图书馆管理的重要内容,规划嵌入到管理流程中,与业务紧密结合,并通过实施达到规划应有的目的,即管理与结果。

随着国外图书馆规划发展进入成熟期,图书馆规划更加突出“实施”和“战略”两个关键特性。从PLA编制的《面向结果的战略规划》（Strategic Planning for Results,2008）、《为结果而实施:行动起来,你的战略规划》（Implementing for Results: Your Strategic Plan in Action,2009）这两版新指南看出:一方面,规划必须以实施为导向；另一方面,规划必须以战略为导向。

从国内外图书馆规划文本看,国外普遍称之为“战略规划”,而我国图书馆规划文本一般称为“发展规划”。为什么我们的“十二五”规划、“十三五”规划名称就不能用“战略规划”呢？虽有国家经济社会整体规划环境的影响,但这不仅仅是名称上的差距,主要还是源于图书馆界缺乏对于规划的科学认识,最根本的是定位上的差距。

图书馆规划的科学定位建立在图书馆规划的理论研究基础之上,面向战略的规划要求对图书馆未来和发展前景进行科学的预测,把握图书馆业务发展的大方向；而面向实施的规划要求规划基于当前业务,将目标和任务分解到图书馆的全部业务流程与业务环节中,从而使规划付诸行动。这样,规划就成为管理的“牛鼻子”。这样的定位将改变我国图书馆管理的既有模式,从依靠“制度”“技术”等的业务管理,发展到由宏观和微观两层次组成的管理新格局:宏观上依靠“战略规划”进行业务管理,微观上依靠“制度”“技术”进行业务管理。

2 规划流程的科学性评价

按照规划的科学定位,规划是一个过程。这个过程是一个逻辑过程,它遵从某种规律。因此,要进行流程管理,渐进式地推进规划的制订。对规划流程的科学性评价,可以从以下五个方面进行:

（1）科学的规划阶段

图书馆的规划过程是否分阶段进行,各阶段是否保持连续性,关系到规划工作能否科学有序开展。国家重点项目组经过理论与实证研究,建立了流程模型,将规划过程分为四个阶段:战略规划启动与准备；战略规划分析；战略规划制订与发布；战略规划实施与评价。如果以战略规划实施为分水岭,前三个阶段可概括为战略规划实施前。在战略规划实施前进行的战略规划评价,主要是评估战略规划制订过程和内容,以判断其合理性及其对图书馆的价值,目的在于从本源上控制战略规划成效［2］。而实施之后进行的评价,往往以战略规划书设定的目标体系为根据,对照实施结果,从而对实施成效进行把握和调控［3］。

（2）科学的组织领导

在战略规划的制定与实施过程中,规划必须要有科学的组织领导。国外图书馆界一直认为图书馆规划制定的主体不应仅仅限于图书馆内部的员工（包括馆长、各部门负责人）,更应该有更多的利益相关者参与,特别是专门的咨询专家参与。然而,在我国,无论是“十二五”规划,还是“十三五”规划制订,大多是图书馆本馆员工自行制订,少数图书馆引入了上级主管领导、同行相关部门以及读者的参与。只有极少数图书馆（如广州图书馆、东莞图书馆）引入了与大学联合制订的方式。对图书馆规划的组织领导进行评价,可从两个层面进行:一是战略规划宏观层面的组织领导,看是否成立专门的战略规划委员会,其成员是否有相当的代表性,同时明确图书馆理事会或图书馆委员会的规划职能,避免以图书馆馆务会替代战略规划委员会的做法；二是战略规划微观层面的组织领导,看是否成立了战略规划小组或战略规划编制机构,其成员是否有相当的代表性,同时,处理好编制小组与战略规划委员会、规划组织与图书馆业务部门之间的分工协作。

（3）科学的方法与工具运用

规划是一个研究过程,要运用科学的工具与方法。PLA战略规划指南1998年第三版,专门增加SWOT作为公共图书馆内外环境扫描的工具。Pacios对公共图书馆战略规划文本调查发现,有11. 4%的战略规划文本专门为SWOT分析设有一章［4］。战略规划应通过预测可能的问题减少不确定性,而SWOT正是帮助识别图书馆威胁和未来机会从而允许图书馆不断改变以有效适应变化的一种方法。Cervone也认为SWOT为图书馆战略规划制定者提供了一个明确图书馆问题和机会的机制与方法［5］。此外,在Matthews的《面向管理者的图书馆战略规划与管理》一书中,列出了对图书馆规划有益的规划方法,如情景规划、博弈论、决策分析、系统动力学模型等,以及平衡计分卡、绩效棱镜和3R绩效等管理工具［6］。在我国进行规划评价时,主要看规划过程是否运用了科学的工具或方法,进而考察运用工具与方法的科学性和有效性。

（4）科学的预测

战略规划是面向未来的,如果没有对未来的预测,就不可能获知图书馆的发展方向,也不可能设计出符合未来方向的总体目标和具体任务。能否做出科学的预测,是关系战略规划成败的关键问题。在评价图书馆规划时,除了检查规划在预测过程中是否以科学的理论为指导,还要看规划是否有定性和定量的预测。这主要是为了避免过去凭经验判断未来的走向,或者模糊地估计目标值的做法,比如简单给出一个五年期藏书增长量、读者借阅量等而不考虑各种可变因素的影响。

（5）战略的科学性

图书馆的战略制定包括拟定图书馆愿景和使命,确定图书馆所面临的外部机会与威胁,明确内部优势与劣势、建立长期目标,提出供选择的战略以及选择具体的战略方案。根据Riggs的研究［7］,图书馆战略制定应当遵守五个准则:（1）战略制定必须具有选择性,并能够正式执行；（2）战略制定必须能实现复杂问题的简单化,使更多人员了解图书馆的发展；（3）战略制定必须要根据使命、愿景和价值观等,形成由计划、期限、实施方法等组成的完整体系；（4）战略制定必须与日常管理紧密结合；（5）战略制定必须要有各工作流程的管理者和部门领导参与。这些准则可以作为我国评价“十三五”规划战略的基本要求。

3 规划文件的科学性评价

任何一个图书馆的规划制订工作,最后呈现的结果都是规划文本。经过研究发现,国外规划文本大多有鲜明的主题,如英国国家图书馆2015—2023年战略规划的主题是“鲜活的知识”［8］,澳大利亚莫纳什大学图书馆2015年度战略规划的主题是“转换学术”［9］。而且在规划名称和内容中,更加强调新的概念组合如“过渡性战略规划”（Transitional Strategic Plan）［10］、“战略动议和目标”（Strategic Initiatives and Goals）［11］、“战略成效和战略”（Strategic Outcomes and Strategies）［12］。

相比之下,我国规划文本不仅缺乏主题,而且在结构上也比较随意,没有科学的要求。因此,我们编制的《我国图书馆战略规划编制指南（征求意见稿）》［13］提出了规划文本的标准化结构。从格式上,规划文本由三个部分组成:一是说明部分,即前言（前言主要包括馆长致辞、内容提要、执行概要等）；二是主体部分,即主要构成要素；三是是辅助部分,即附录（包括各种数据分析表格、参考文献目录、规划参与人员目录等）。从要素上,规划文本构成要素有两类:一类是必备要素,主要包括愿景、使命、目标、任务、行动计划五个要素；另一类是可选要素,包括价值观、环境扫描、经费预算、保障措施、评价等辅助要素,以及回顾总结、发展方向、指导思想、各部门分工等具有中国特色的要素。

对于规划文本的评价,从科学性来要求,一是新颖性,包括内容新颖,特色鲜明；形式新颖,富有吸引力。二是完整性,包括重点突出,必要附件；结构完整,逻辑性强。一份可信的文本应同时具备精确性和可信性,在具体行文中尽量多使用具体的定量数据。具有说服力的文本就是说服人们相信图书馆是重要的资源中心,值得人们支持。尤其是使用一些定量数据进行表述时,要使数据更为清晰、令人可信,如“持有图书馆证的居民将增加15%”就不如“图书馆证的居民数量将从41, 000增加到47,000”更令人信服。三是简明性,包括:内容明晰,语言简洁；图表规范,表述一致。用尽可能少的文字表达更多的意思,避免冗余。一份清晰的文本要容易读懂和理解,使用的语言应是较为简单、为读者熟悉的词汇,不要涉及太多专深词汇,对缩写的词汇在第一次出现时应注明全称。

然而,规划文本仅仅是公众常见的规划文件。从科学的角度看,一个完整的规划过程,要求所有的文件必须要有科学依据。为了更清晰地呈现图书馆的具体目标、任务与详细的行动计划,通常没有在文本中对应说明每一目标、任务、行动的具体理由,包括目标值的计算、具体计划的背景、具体行动的可行性分析。而这些内容体现在文本之前的重要文件——研究报告和讨论文件中。研究报告实际上就是对规划文本的必要性与可行性进行论证,是详细地反映研究过程的重要成果,与规划文本形成“姊妹篇”。研究报告的科学性也直接影响到规划文本的科学性。

总体来说,图书馆规划文件是一个逻辑体系,由一个研究性文件和三个操作性文件组成。操作性文件包括:总体规划文本、专项规划文本和年度实施计划。在评价规划文件时,既要有系统观针对整体的全面评价,也要有要素观针对具体文件的专门评价。

参考文献

1柯平，等.图书馆战略规划：理论、模型与实证

［M］.北京：国家图书馆出版社，2013：96-133.

2Stephens，Annabel K. Assessing the Public Library Planning Process［M］. Norwood，New Jersey：Ablex Publishing corporation，1995：1.

3Matthews，Joswph R. Strategic Planning and Management for Library Managers［M］.Westport：Greenwood Publishing Group，2005：1.

4Pacios，Ana R. The priorities of public libraries at the onset of the third millennium［J］.Library Management，2007，28（6／7）：416-427.

5Cervone，H. Frank. Strategic analysis for digital library development［J］.OCLC Systems＆Services，2009，25（1）：16-19.

6Matthews，Joseph R. Strategic Planning and Management for Library Managers［M］.Westport：Libraries Unlimited，2005：6-67.

7唐纳德·E·里格斯著，杨柳译.图书馆战略规划的评价方法［J］.图书馆，1986（6）.

8British Library. Living Knowledge：The British Library 2015—2023［EB／OL］.［2015-05-11］. http：／／www. bl. uk／britishlibrary／～／media／bl／global／projects／living-knowledge／documents／ living-knowledge-the-british-library-2015-2023.pdf.

9Monash University Library. Transforming Scholarship：Monash University Library 2015 Annual Plan［EB／OL］.［2015-12-01］. http：／／monash. edu／library／about／reports／annual-plan／annualplan-2015.pdf.

10哥伦比亚大学图书馆.2014-2015年度哥伦比亚大学图书馆与信息服务系统的过渡战略规划［J］.国外图书情报工作动态，2015 （1）.

11 UTSA. UTSA LIBRARIES STRATEGIC PLAN 2016［EB／OL］.［2015 - 02 - 24］. http：／／lib. utsa.edu／about／strategic-vision／2016.

12 UTSA. Strategic Plan［EB／OL］.［2016-01-05］. http：／／lib.utsa.edu／about／strategic-vision.

13柯平，等.图书馆战略规划研究［M］.北京：社会科学文献出版社，2014：508-545.

（柯平 教授 南开大学商学院信息资源管理系）

收稿日期：2016-01-12