试论现代化档案理念之于城市管理工作的必要性

金浩程

烟台开发区城管环保局

试论现代化档案理念之于城市管理工作的必要性

金浩程

烟台开发区城管环保局

从档案管理转型历程中，辨析档案管理之于城市管理的必要性和重要性，并且结合实践对现代化档案理念的建构，以及这种新理念对社会现实的介入和功效，进行了初步探讨。

档案管理 城市管理 理念创新

一、正确理解和把握现代档案管理的转型

在新的形势下，档案管理正在实现转型，由史料管理向信息资源管理、知识管理转变。众所周知，“档案”一词的出现是在明末清初，而且用法、含义多有不同， 直到20世纪30 年代之前，档案管理尚未形成一个独立学科， 对档案管理的研究基本上附属于史学领域，其目的是为了编史修志。在封建社会及至近代， 人们观念之中的档案属于史料， 已成为心理定势。20 世纪30 年代以后， 独立的“档案”概念在社会上逐步形成， 档案界将档案作为一个既存概念实体来管理和研究， 学者们围绕档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等形成了一套较为完整的理论体系。20 世纪80 年代以来， 档案界纷纷转变传统的思维模式和理念，人们都将档案视为一种“重要的信息资源”。1985国家层面关于“大力开发档案信息资源”的提出，使档案信息资源观成为档案界的主流意识形态，被誉为“档案管理的一次革命”。

世纪之交， 知识作为社会的重要生产力要素， 在社会经济发展中所起的作用日益突出， 知识管理应运而生，档案资源在社会发展中的重要性得到重新认识。从知识的来源、生产、存储、整理，到知识的流通、传播、交流，构成了一个完整的知识经济体系， 而档案在这一体系中处于源头和基础地位。上述四个阶段，代表着我国档案界自身的价值取向和思维方式的演进过程。

二、要搞好城市管理工作，就要因地制宜，不断建立新的档案管理机制

从管理学角度来看，管理的基本要求都在于使被管理对象有序化。而档案管理的基本要求也在于档案的有序化。对档案资料进行有序化管理的方法有很多，其中最基本的方法就是“分类”，这是人类活动迄今为止最基本有效的管理方法，任何规范有序的管理，任何科学有效的决策，都离不开扎实严谨的档案基础工作。城市管理工作自然也在此列。可以说，档案管理与城市管理之间的关系，已经越来越引起了重视。

目前是我国社会经济结构急剧转型的时期，随着城市化、工业化的快速推进，对劳动力形成了巨大拉力，外来人员纷纷涌进城区。从全国范围来看，流动摊贩在各个城市普遍存在，其根源在于我国城市化进程的加快、劳动力就业形势严峻等客观现实，也是我国社会经济还不够发达、部分群众生活水平较低的集中体现，是一个时期内必然存在的客观现象。查处流动摊贩的责任虽然在城管执法部门，但疏导摊贩需要劳动保障、工商、公安、卫生防疫、社管处等有关部门、单位配合联动，综合治理，城管执法部门只堵不疏，必然导致流动摊贩打游击战，使城管执法效率大打折扣，无法最终解决问题。从烟台开发区的实际情况看，当地居民仅有10万人左右，其余都是流动人口、从外地移居的人口，其中包括40多个国家和地区的近2000名常驻外商。这些人口，有的住在城区，有的住在农村；有的在民企工作，有的外企上班；甚至同一个小区，也分布着本地人、本省人、外省人、外国人等不同地域的居民。不同的人生信仰、不同的生活习俗、不同的生活方式，必然导致文化的差异、价值的多元和观念的冲突。外来务工人员群体已经成为经济社会发展的一支年轻而强大的生力军，缓和了城市化发展中劳动力供需总量矛盾和结构性短缺的矛盾，同时也成为城镇基础设施、社会治安、卫生防疫、安全生产以及社会就业的巨大压力。如何管理好、服务好这个庞大的社会群体，按照科学的发展观的要求，获得社会的全面、和谐、可持续发展，需要我们不断探索与研究。据不完全统计，烟台开发区目前外来务工人口约7.1万人，男女比例为38：62。外来人员在分布、就业、年龄结构等方面主要呈现以下特点：一是行业分布特征明显。电子、机械制造、服装、食品加工四个行业，成为外来务工人员的主要分布行业，约占总人数的75%，建筑业、服务业及其他产业约占25%。二是居住分布相对集中。约90%以上的外来务工人员以居住用人单位提供的集体宿舍为主，租住单位附近民房为辅，很少有自己购买住房居住的情况。三是年龄层次总体偏低。据18—35周岁外来劳动力约占外来总劳动力的80%，36—（55）60周岁的中老年劳动力占20%。而文化程度方面，也正因为不同时代的教育落差，以及优胜劣汰的市场选择等原因，年轻的外来劳动力的文化结构甚至还略优于我区劳动力的整体水平。外来劳动力小学文化以下人员仅占4%，初中35%，高、中专、技校43%，大专以上18%。在对外来人员的管理上，主要存在以下问题：一是相关部门配合不够，服务效果不够理想；二是人员构成鱼龙混杂，治安问题存在隐患；三是流动周期短暂，行政、社会成本较高。

对以上问题的分析和提出，得益于完整细致的档案资料，是从档案数据中分析得出的。同样是立足于对档案资料的分析，同时结合工作实践，笔者提出了“三步走”的应对措施，即：集中管理，加大投入；“以夷制夷”，重心下移；提高素质，服务先行。经过一段时间的运行，效果非常明显，受到了领导和群众的普遍好评。

实践证明，要搞好城市管理，就要切实重视档案工作。对于当下的城市管理工作，“优质服务”的本质意义已不仅仅局限于职业道德的要求，而是一种进行工作思路和工作方法转变的积极探索。而所有的探索，都应该是建立在“底子清、目标明”的基础之上的，做好档案工作的必要性和重要性越来越突出。

三、通过创新档案管理理念，促进城市管理方式的持续有效转变

档案是过去工作和历史情况的记录，它可以为机关工作提供备查的依据。随着人们法律意识和增强和法律法规的不断完善，城管档案不再是单纯只作为查考资料，更是作为复议、诉讼案件中重要的证据材料。收集齐全、规范管理、安全保存、有效利用档案资料，既是对历史负责，为现实服务，也是替将来着想。因此，城管档案工作不再是城管部门的次要工作，而是涉及法律责任的重要工作。要建立健全档案材料收集网络，根据材料形成规律和特点采取定时收集、 定向收集、跟踪收集、补充收集等方法，确保归档材料及时收集归档，使城管档案更具特色、更为完整。加强对执法业务档案的管理与整理，特别是重要的、时间延续性较长的案件，必须加强经办人员移交档案材料的管理工作，确保案件材料齐全。加快城管档案的信息化建设，真正做到各级城管档案信息的共享，实现真正意义上的信息化，通过创新档案管理理念，促进城市管理方式的持续有效转变。