论公共图书馆采编业务外包问题与质量控制

黄玮青



论公共图书馆采编业务外包问题与质量控制

黄玮青

佛山市南海区图书馆

摘 要：公共图书馆采编业务外包指的是图书馆和书商之间事先签订或达成合作协议，利用现代网络技术，进行网上书目数据传输，或组织人员到实地提供服务的工作方式，帮助图书馆完成图书的分类、编目、加工、上架等业务工作。本文阐述了公共图书馆采编业务外包模式，对公共图书馆采编业务外包存在的问题及其质量控制进行了论述分析。

关键词：公共图书馆；采编业务外包；模式；质量控制；问题；措施

现代信息技术的迅速发展， 为采编业务数字化、信息化、网络化和标准化提供了广阔的空间，也为采编业务外包提供了可能。现代信息技术的发展实现了文献信息资源在网络中的整序， 并将编目成果在网络中进行交流、共享和传播。

一、公共图书馆采编业务外包模式

1、运作模式分类

分为全部外包和部分外包。全部外包是将采编所有的基础业务全部交由外包给供应商来完成，即从图书的查重、采购、验收、编目、加工、图书上架等，都交由图书供应商完成。是一些编目力量较弱的小型图书馆常采用的一种外包模式。部分外包就是将采编部分业务以协议的方式外包给图书供应商。采用这种模式外包的图书馆，一般是将本馆业务划分出核心业务和非核心业务，将非核心业务外包给图书供应商，而集中精力实现对采编业务流程和人员配置的整合。

2、外包内容分类

分为采购外包和编目外包。依据图书纲目购书是采购外包的主要形式。图书馆根据本馆文献采集方针、任务确定选书的范围并制定纲目，委托书商根据纲目配书；或书商提供《新华书目报》、《全国地方版科技新书目》、《上海新书目》、《CIP在版新书目》等纸质和电子版的书目信息给图书馆，让图书馆从中选择所需图书，生成订单后由书商代购。在采编业务外包中，编目外包是应用最为广泛和最有成效的一项业务活动。书商为图书馆订购的图书配置编目数据，通过建立图书加工基地及配套的物流，将图书配送和图书加工有机结合起来，除了为提供采访数据和编目数据外，还增加了贴条码、贴书标、盖馆藏章、覆膜等加工业务，并送货上门，使图书到馆验收、典藏以后直接上架，提供给读者使用。

二、公共图书馆采编业务外包存在的问题

1、外包人员更换频繁，为培训带来不便

参与外包的人员不固定，经常更换，使得图书馆对其的培训较被动。外包商每更换一批人员，图书馆就要重新进行新的一轮培训，这不仅在一定程度上耗费了图书馆采编人员的精力，同时也容易造成工作上的纰漏，导致采编业务外包某些环节产生断层的问题。

2、采购外包的图书质量难以掌控

外包商是追求利润的，利益的驱使会使得他们在提供的服务中，出现图书质量难以掌控的问题。比如，掺杂一些过时的、利润大的品种，甚至故意拖延图书到馆时间来获取额外利润；时效性强的书籍，因拖延了供书时间，使图书到馆时其价值已大打折扣；不同供应商派出人员的素质存有差异，加上责任心不强等，会贴错条码、贴歪书标、藏书印盖不够端正等现象的发生。

3、外包商放宽入藏范围，导致馆藏书结构失衡

有的图书馆与供应商签订的协议，是图书馆需全部买下出版的新书，丧失了图书馆采访文献的自主权和选择权。

4、编目数据质量难以监控

有的外包商的编目人员对编目业务不熟悉，在著录时容易出错，有些错误还不易发现。如将不同时间到馆的丛书分散著录，甚至会给出不同的分类号，这种错误只有在读者借阅时才能被发现。

三、加强公共图书馆采编业务外包质量控制的措施

1、加强与书商沟通

为了保证图书馆馆藏质量，防止非正版或内容不健康、装帧破损等存在质量问题的图书流入图书馆，应与书商加强联系，对有质量问题的图书应及时要求书商予以退换，或提出赔偿，并提出警告。另外，公共图书馆为避免外包书商有意无意地在预订或现采的图书文献中夹带非订购或非现场采选的图书进入馆加工流程，可在预订书到馆之前通过QQ、电子邮件等方式提供图书清单，经图书馆对掌握的数据核对无误后再通知书商发送图书，与此同时，预先将每批图书设定外包书商加工图书的指定工作区间，以利于公共图书馆审校人员对今后质量复查以及出现质量问题时的责任评定。在对图书加工质量进行定期审核验收时，更要注意高质量、严要求。只有在图书加工的各个环节中严格遵照双方签订的合同操作，才能从源头上防止问题图书进入公共图书馆流通。

2、细化外包合同条款

细化合同的方式来保证各自的利益，在合同中明确业务外包所规定的质量、执行标准、业务完成期限、数量规格、经费等，以及毁约和违背合同后的法律责任。为避免合作冲突，还可在合同中增加订立服务水平协议条款，用可度量的方式对服务质量进行定义，列出如果达不到相应质量时书商应承担的赔偿责任。通过制定服务水平协议，明确对业务外包服务进行定量的评估，增强图书馆对业务外包的管理，并在合同中书面说明超范围服务时的协商机制，图书馆可以根据此协议在合同签订后对服务需求进行适当的调整，减少交易上的不确定性。服务水平协议可在一定范围内约束图书馆和外包书商在服务过程中的一些随意的行为，保障双方的利益。

3、加强数据质量控制

要保证馆藏数据库的质量，须制定好合理易行的数据管理办法，通过全面检查、系统报表统计、追踪等技术手段进行数据质量的监督，并明确错误惩罚制度。在具体工作中，还可细化公共图书馆采编作业流程，将外包图书的各道工序予以量化，使交接过程管理井然有序。明确要求套录数据的外包编目人员，要严格按照各种相关的编目规则进行著录，对套录数据逐字逐行逐段进行分析著录，发现错误或与本馆编目细则不吻合之处应及时加以修改，并结合本馆实际要求添加馆藏字段。同时，公共图书馆自身必须设专人审核外包数据质量，把好书目数据的质量关，在对外包商的编目数据进行检查时，质量审核人员从图书验收到分类标引等环节一一进行审核校验，以便及时纠正分编过程中产生的差错，从而保证书目数据的质量。

4、构建培训机制以加强队伍建设

现阶段在采编业务大量外包情况下，许多公共图书馆为了保证馆藏书目数据库的质量，采编部门正面临着派专门的图书馆工作人员对书商外包加工的质量进行抽查、监测及评估，并对其加工过程中所出现的或可能出现问题及时进行修正和业务辅导等大量繁琐的工作。对此，加强公共图书馆采编人员队伍的素质建设已刻不容缓，应从完善公共图书馆的培训机制入手，切实把采编人员的学习和提高纳入图书馆发展规划，并从整体上统筹规划好长期目标和短期计划，以业务学习、外出进修、岗位交流、学术研讨会等措施来强化图书馆采编人员的知识结构。

四、结束语

随着国家对公共文化事业重视及投资经费的不断增加，采编人力资源有限，图书积压待编等情况日显突出。对此，大多数的公共图书馆不得不借助外部的力量合作实行采编业务外包。采编业务外包不仅能最大限度地节省图书馆的人力、物力、财力资源等，还能从根本上解决图书馆新书上架滞后等问题，达到节省人力、提高效率、加快文献信息传播速度的目的。

参考文献：

［1］赵秀华.浅谈图书馆采编业务外包［J］.企业文化，2010