新时期加强档案管理工作的思考

袁兵

中图分类号：F270 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2016）01-000-02

摘 要 近年来，公路管理档案工作，在交通经济大发展形势的推动下，已逐步成了一项相对独立、完成的事业，为交通现代化建设发展着重要的作用。随着改革开放步伐不断的加快，公路管理档案工作如何跟上这个日益发展的形势？如何进一步开拓进取已成为当务之急。笔者就如何做好公路管理档案工作的宣传、业务建设和开发利用谈一点想法。

关键词 封闭性宣传 科学收藏 主动需求开发

一、公路管理档案工作固有的广泛的社会性与实际工作的封闭性相悖，必须进一步加强对档案工作的宣传

公路管理档案工作应有的社会形式有其自身的特点和规律所决定的。它的形成来源于广泛的社会集体，产生于道路发展。自身建设和其它社会活动中，他还原于社会，服务于社会，将为社会“奉献”自己的一切。

长期以来，公路管理档案工作处于封闭状态，与其固有的社会性之间很不协调，既不利于档案工作的发展，又不利于社会对档案工作的评价。其原因：已十多年来对档案工作缺乏宣传，在一些通知中对档案工作重要性认识不足，把档案工作的管理看城市档案管理部门的业务，割裂了档案形成部门应履行的责任和义务：二是片面的将档案管理理解为历史文件，认为档案只有保存价值，没有利用价值。而是想必知的文件归档后“一劳永逸”，没有去开发档案资料的作用：三是个别同志认为工作完成就行，将档案资料归已所有而不愿归档，久而久之，造成了档案丢失：四是对档案工作的发展新情况、新问题不敏感，缺乏有效的研究，使档案工作停滞不前，阻碍了档案工作的发展。

我认为，解决上述问题，一是必须依靠各级领导和有关部门的大力支持和配合。要结合日常工作和各种传播媒体，广泛深入多形式、多层次地展开《档案法》及有关法规为内容的学习宣传活动，正确引导、启发提高全体职工对档案管理工作重要性的认识。领导要帮助解决疑难问题，教育职工共同关心档案的收集并参加管理，只有这样，档案工作才能提到议事日程上来。二是充分利用和发挥现有档案的作用，结合实际，定期对已归档的档案资料进行分析和研究，找出问题，制定对策，形成指导实际工作的补充文件，以保证档案的完整性、准确性、可行性。三是不断社区档案管理的信息，建立全方位多层次的卷宗，丰富馆（室）藏资料。如：归档的仅是本单位的立项文件和资料（包括上级批转、下发的文件），就不能满足公路管理（建设）的需要。因此，需要大量收集包括国内外、省内外与本系统工作有参考价值的资料声像档案。只有这样，才能有利于档案管理工作的全面开展，并为今后开发奠定了良好的基础。

二、现代科学技术的发展，是改进并完善档案的收藏成为当务之急

随着现代科学技术的发展、记录反映公路管理（建设）活动的合法已呈现多样的趋势。多种新型载体材料被广泛用于档案工作领域后，已形成了纸张载体档案和新型载体并存的格局。这时收集、整理、维护其历史原貌增加了难度。就我们公路管理部门来说，目前档案的收集形式单一，内容比较狭窄，现有的档案资料还不够齐全完整，这对今后的开发利用造成不可弥补的缺陷。因此，对档案的收集方法很有必要进行改革。

我认为，收集方法的改革可以从以下几个方面入手，既：改革静态收集（在办公室坐 将档案资料送上门）为动态收集（主动上门服务）事前留存和事后收集相结合，原始资料和补充资料并重归档，以保证资料收集的及时性、完整性。比如在公路维修、建设中的科技档案资料的收集上，由于工程时间又长又短，档案形成周期也不同，所以归档工作必须随工程进度与时间做有始有终。在这种情况下，档案收集大体可分为准备、施工、总结三个阶段。在准备阶段，要把材料（资料文书）归档纳入工作计划，制定措施，采取事前收集归档，这样比较好的避免了会上泛泛要求，会后无人落实的现象。在施工阶段，要认真收集逐日形成的原始记录，各班负责人档案的问题要立即解决，不要等到施工结束是再去查找，那时已时过境迁，就是发现问题也难已补救。在这个阶段，档案人员要深入现场，及时索取，保证档案资料完整归档。在总结阶段，一方面要注意收集工程总结及竣工验收鉴定资料（包括图片资料），另一方面领导要督促并协助档案管理人员全面归档材料是否完全准确？是否反映施工的真实面貌（包括中途变更、返工）。总之，每个施工项目结束后都能形成一套完整的档案资料，只有这样，保存的资料才有利用价值。

三、适应社会主义现代化建设的需求，主动提出服务，积极开发档案的利用价值

档案管理工作是随着社会主义事业的发展而发展的，公路管理档案工作作为全国的档案事业这个系统工程中的部分，也在不断发展。随着改革的深入。这就迫切需要开发利用档案信息资源，为社会服务。如今九台市公路段从2003年改制至今，光查阅科技资料已接待工程养护技术人员、财务人员二百多次，查阅文书档案更是频繁，档案的利用效果越来越明显。

为了进一步扩大档案的利用价值，我认为。一是要正确处理好利用和服务关系。档案工作是服务性工作，它的服务性集中表现在开发利用工作上，利用和服务发生直接关系，二者互相依存，缺一不可。一方面档案人员应具备良好的工作态度及专业水平，另一方面档案人员与利用者之间有个协调问题。如在工作繁忙时，接触利用者大量利用档案或立等使用时，往往容易产生急躁情绪，而造成双方协调不好而发生隔阂。在这种情况下，如果档案人员能够明确自身的职责和服务方面，端正服务态度，并采取相应的、积极的措施，提供线索，主动开展利用工作，才能服务到家，使利用者感到满意。这样，档案的开发利用也能稳步健康的发展。二是通过各种渠道，准确掌握社会各种需求，有的放矢开展档案利用工作。（1）建立信息工作网络，如档案行政管理部门在与本级各部门的联系中，档案阅览室在与各方面利用者的联系中了解需求；（2）开展多方位调查，定期上门访问或邀请座谈，印发档案利用预测表，了解各单位中心工作对档案信息的需求；（3）组织协调交流，增加档案类型，以供社会需求。三是主动提供多种服务。熟悉馆（室）收藏情况，熟悉掌握各种检索工具种类功能等“家底”，这是档案人员的一项基本功。一个档案人员除能正确的向利用者提供馆藏，以便利用者能较顺利地提出阅档要求，还可以进行专题，综合性咨询，办理缩微、复印，利用电话，电报，传真，微机终端及信函等方式，加强档案信息的传递。总之，要将主动服务建立在处处为利用这所需着想，主动与利用者服务这个基础上，档案事业的生命力才能不断体现。四是有条件的话，可以适度开放，实行有偿服务，实现以馆养馆。采取这种方法增加一点收入，这对健全和加强檔案工作建设无疑是有利的。