高校档案数字化建设的思考与研究

王林娜

(河北广播电视大学，河北 石家庄　050071)



高校档案数字化建设的思考与研究

王林娜

(河北广播电视大学，河北 石家庄050071)

摘要：随着科学技术的发展，依托计算机、网络多媒体、数据库等现代管理媒介的高校档案数字化建设应运而生。各级各类高校应明确档案数字化建设的必要性，并以档案数字化建设中存在的问题为导向，探索加快高校档案数字化建设的对策，以期最大限度地满足高校师生对档案信息化的需求，推动高校数字化校园建设和档案信息资源共享，提升综合办学实力。

关键词：高校；档案数字化；必要性；问题；对策

高校档案数字化建设是高校“数字化校园”建设的重要组成部分，是在以数字媒体网络为代表的现代信息技术不断发展的背景下高校档案信息资源共享的基础[1]。高校档案管理工作者应正确理解和把握高校档案信息管理现代化的大趋势，发挥自己的专业优势和主观能动性，积极投身于档案数字化建设的研究和实践。通过高校档案信息数字化建设，实现档案资源的长期保存和高效利用。

一、高校档案数字化建设的必要性

高校是传播先进科技文化的前哨，是引领社会发展进步的先锋。面对全社会网络信息技术快速发展的大环境，代表先进生产力的高校强化档案数字化建设的必要性毋庸置疑。首先，档案数字化建设是完善高校信息化和数字校园建设的客观要求[2]。档案管理部门通过计算机将传统的纸质载体档案转化为以光盘、磁盘、硬盘及网络空间为载体的数字格式档案，使得高校档案呈现形式上的多样化，最大限度地满足档案查阅者，特别是年轻查阅群体的查阅习惯和查阅要求。同时，在高校的教学、科研和管理过程中，计算机已成为不可或缺的工具，由此自然形成了大量电子文件，对这些电子文件的归化处理成为高校档案管理的重要内容。其次，高校档案数字化建设能够促进高校档案信息资源的开发利用。在传统纸质档案转化为数字档案后，计算机检索成为现实，档案利用的时间和空间概念被打破，利用者可以在任一时间、任一地点借助档案信息资源的共享平台和网络的“零距离”传输快速获取需要的档案信息，从时效性和广泛性等方面表现档案信息的社会服务价值[3]。最后，高校档案数字化建设促进了档案管理的优化。高校的许多原始档案具有唯一性和不可替代性，现场查阅难免会出现损坏或遗失，其后果无法弥补。数字化改变了馆藏档案结构，将容易脆化的纸质档案转化为电子档案，有利于延长档案原件寿命，用户可以经由互联网对相关档案信息进行链接，有效避免了原始档案的人为损毁；纸质档案的数字化压缩打包，节省了档案库存的空间成本，使馆藏档案信息量得以极限增长[4]。而采用CD-R或DVD-R等只读一次式光盘，确保了存档文件的不可修改和记录的可靠性。由此实现的档案信息快速检索，推动了现代信息技术条件下的档案管理和利用的模式转化。

二、高校档案数字化建设中存在的问题

高校档案数字化建设既是变革档案管理方式的重要举措，也是一项工作量大、涉及面广的系统工程，其间存在的一些问题不容忽视。

1.对高校档案数字化建设的认识不足

受传统档案管理观念的影响，部分高校领导忽视了计算机日益普及和网络多媒体技术高速发展的现实，对档案数字化建设在“数字化校园”建设中的地位理解不透彻，片面地认为：高校档案涉及的内容不多、数量不大，以既有的方式、方法也能够做得不错，搞不搞数字化建设意义不大[5]。一些高校档案管理人员对数字化建设的认识存在偏差，跟不上档案信息化的步伐[6]。在实际工作中习惯于纸质档案的收集、整理和手工管理模式。

2.档案信息数字化建设处于较低层次

为了使高校档案管理跟上时代的步伐，高校档案管理部门都配置了包括计算机、扫描仪和局域网路由器在内的数字化设备。但由于缺乏专业数据库服务器、网络信息传输交换机、档案管理系统软件等配套设施，有些计算机、扫描仪几乎就是原始记录方式的替代品，其作用不外乎收录纸质档案和编制索引，数字化设备成了摆设，功能难以得到充分的发挥。许多高校档案馆虽与Internet联网，但只能访问其主页，无法进入全文数据库和多媒体数据库，使得现代数字媒体技术在高校档案管理层面应用率不高，档案信息数字化建设处于较低层次。

3.档案资源数字化存储标准不规范

由于缺乏统一规划，高校教学科研部门和行政管理机构日常工作中形成的档案信息庞杂，电子档案的存储格式也是各自为政。如视频文件就有avi、mpeg、mov、rmvb、flash等多种格式，文字类档案包括word、pdf、html等不同形式。各种文件缺乏兼容性，给档案的后期处理和传输造成了较大的困难。在各类电子档案的命名方面也没有统一的规范，对关键词、检索工具缺乏认知，不便于计算机的快速检索和查阅。

4.档案管理人员复合专业能力有待提高

高校档案数字化建设需要大量既有丰富的档案管理经验，又掌握以计算机网络多媒体为代表的现代信息技术的复合型专业人才。目前，高校档案管理人员所学专业多为偏文科或管理类专业，擅长与档案内容直接相关的历史学、语言学、管理学、图书馆学、情报学等方面的业务，而对计算机网络知识和技术掌握有限，复合专业能力欠缺。只能从事文件扫描拍照、电子文件归类建档等简单工作，对数据库更新、网页制作、文件格式转换等技术含量高的工作不甚熟练，在一定程度上制约着高校档案数字化建设。

5.电子档案信息的完整性和真实性面临威胁

由于电子档案易于修改和复制，数字存储介质对温度湿度的敏感，加之网络的相互连通、档案数据信息的共享和信息访问的无边界，使得数字化档案在整理建档、存储备份、访问查阅等环节均存在信息失真、损毁和篡改的可能，也面临着木马病毒、网络攻击和黑客入侵的挑战，时刻威胁着档案信息的完整性和真实性。

三、加快高校档案数字化建设的对策

高校档案数字化建设是一个不断完善、不断发展的过程。档案管理工作者要直面高校档案数字化建设存在的问题，以科学的态度探索富有实效性的对策。

1.切实提高对高校档案数字化建设重要性的认识

能否对高校档案数字化建设的重要性有完整、深刻的认识，决定着高校档案数字化建设的发展进程。高校领导应结合《中华人民共和国档案法》的要求，明确现代信息技术条件下档案数字化建设的意义及其在“数字化校园”建设中的重要地位，从人力、物力、财力等方面对档案数字化建设给予大力支持。高校档案管理人员也要充分认识自己肩负的历史使命，积极主动地掌握计算机和网络信息技术，探索传统档案管理手段与现代数字管理手段的有机结合，培养与档案数字化建设相适应的档案管理能力。

2.在高校档案管理中积极应用现代数字媒体技术

现代数字媒体技术是高校档案数字化建设的基础性支撑。要发挥现代数字媒体技术在高校档案管理中的促进作用，首先应配置高校档案管理专业数据库服务器、网络信息传输交换机、档案管理系统软件等配套设施，及时对设备更新维护。其次要建立档案局域网，通过中心服务器为学校教学、科研、管理部门及普通档案利用者提供馆藏档案的网上利用服务。再次应结合高校“数字化校园”建设，强化档案局域网与学校其他数字化信息系统的链接，实现学校各院系、处室电子文件的自动收集、归档，保证档案文件的真实、无疏漏。最后应进一步优化档案全文数据库和多媒体数据库的建设，通过学校官网实现档案资源的远距离共享。

3.规范和完善档案资源数字化存储标准

规范档案资源数字化存储标准要从源头抓起。高校档案馆应以文件的形式，公示教学、科研、管理和服务等各类电子档案文件的格式要求，完善对电子文件格式相关要素的规范设计和过程控制。如：图片类文件为BMP或JPG格式，文档类文件为word或pdf。这样，各院系、处室在制作电子文件时就有了指导性建议。档案馆在原有纸质馆藏文件的数字化处理中也依据上述标准，从而避免档案材料的五花八门，格式互不兼容，缩短电子化档案收集整理归档时间，为档案信息的网络共享创造有利的条件。

4.建立高校档案管理复合型人才队伍

无论多么先进的设备和管理模式，离开了高素质的实践者都将失去价值。在高校档案数字化建设中，档案管理复合型人才建设起决定性作用。首先通过推荐《计算机应用基础》《信息与档案管理》《多媒体与数字档案建设》等专业书目，指导现有档案管理人员开展在职培训和自我学习，从而掌握更多的计算机、数据库和网络信息资源管理等知识，促进档案管理人员的观念、知识和技能更新。其次要加强与其他高校档案馆(室)的业务联系，在档案数字化建设技术、方法与经验等方面开展研讨与交流，以他山之石推动档案数字化建设的协调发展。最后注重对档案管理复合型人才的进入，以新鲜血液活化高校档案管理数字化人才队伍建设，提高档案管理队伍综合素质。

5.强化高校档案数字化建设的风险控制

安全是高校档案数字化建设的第一要务，必须采取针对可能危害和侵袭的风险控制措施。第一要提高档案管理人员的信息安全意识，掌握《互联网安全保护技术措施规定》和档案数字化建设的各类风险因素，严格规范查询、修改、提交档案的工作权限，减少不可预料情况的发生。第二要在档案数字化建设总体规划和立项中做好各种档案数字化风险防控预案和系统设计，通过设置防火墙、密钥、用户身份识别和灾难备份等防范手段，保证数字档案信息的安全。第三要建立科学完善的网络化病毒防范体系，严禁在工作网络上安装非法软件，及时更新计算机杀毒系统，启动入侵检测及访问控制的联动，阻止各类非法访问及网络攻击行为。

四、结语

21世纪是信息时代，发挥互联网技术优势，整合、链接和展示高校教学、科研、建设、管理和服务等方面的电子档案信息资源，使高校档案信息服务从现场服务向网络服务和专业化服务转化，是档案工作可持续发展的必由之路。高校应将档案数字化技术标准、数字化档案对象选定及档案数据库网络建设纳入数字校园建设总体规划，整合教学信息管理系统、学生档案传递系统和校园信息发布系统，构建完整的、全方位的数字化档案平台。高校档案管理工作者更要将数字化背景下的档案管理作为新的研究课题，注重专业理论水平和计算机实操能力等相关业务素质的提高，以合理的知识结构、敏锐的信息意识和较强的信息能力迎接档案数字化建设的挑战。

参考文献：

[1]杨丹.关于高校档案信息数字化建设的若干思考[J].黑龙江档案,2013(1):86.

[2]蒋志娟.浅淡高校档案数字化建设中存在的问题及应对策略[J].科技风,2013(4):76-77.

[3]陈敏.对高校档案数字化建设的思考[J].中国管理信息化,2015(24):64-65.

[4]谢文杰.可持续发展理念下的高校档案数字化建设分析[J].城建档案,2016(2):75.

[5]杨碧倩.大数据时代背景下高校档案信息数字化建设研究[J].兰台世界,2015(29):31-32.

[6]王运铎，张年瑞.简论新时期高校档案数字化建设[J].黑龙江史志,2015(9):52.

Thinking and Research on the Construction of Digital Archives in Colleges and Universities

WANG Linna

(Hebei Radio & TV University, Shijiazhuang, Hebei 050071, China)

Abstract:Along with the development of computer network technology, database technology and multimedia technology, construction of digital archives came into being in colleges and university. Colleges and universities at all levels should make clear the necessity of the construction of archives digitalization, analyze archives digital construction problems and probe into the countermeasures of accelerating the construction of digital archives on campus. Thus to satisfy the demand of teachers and students for informationaized archives, promote the digital campus building and archives information resources sharing, enhance the comprehensive school strength.

Key words:colleges and universities; digital archives; necessity; problem; countermeasure

收稿日期：2016-03-25

作者简介：王林娜(1979-)，女，河北石家庄人，档案馆员，主要从事档案管理与研究。

中图分类号：G270

文献标识码：A

文章编号：1008-469X(2016)03-0094-03