电算化背景下的会计内部控制分析

赵丹

摘要：随着信息时代的到来与软硬件和网络技术的发展，会计核算与会计管理层传统工作环境发生很大变化，实行电算化会计成为经济社会发展的必然趋势。计算机的使用在一定程度上极大的提高了会计核算的数据处理速度，但由于岗位设置以及电算化会计固有的缺陷等原因，会计数据核算的准确程度与可靠性会出现一些偏差。文章针对电算化会计信息系统的发展与存在问题进行简要分析，强调了电算化环境中会计信息系统的内部控制相关制度建设。

关键词：电算化；会计；内部控制

一、电算化会计信息系统的发展

随着ERP在企业中的逐步实施，电算化会计系统的内部控制制度的建立，电算化会计的快速发展，对电算化岗位进行相应的设置，从单机操作逐步向网络化发展，电算化系统的实际运行效率以及数据信息的安全性大大提高。远程报账、远程报表、远程审计逐渐成熟，相关数据信息文件保密、数据运行、系统安全等相关系统安装与维护也形成严格的管理制度，电算化会计信息系统出现许多新的特征。电算化会计系统所涉及到的部门较多，为电算化会计赋予了更多的新内容。需保证会计提供数据的真实性与完整性，建立完善电算化会计内部控制。

（一）电算化会计内部的开发控制

电算化会计内部控制需要在信息化时代发展的脚步中不断进行探索，很多企业建立了电算化系统开发控制、系统的安全控制和操作人员岗位控制，力争在电算化的环境中实施适合国情的内部控制措施。系统开发控制主要是指系统在正式投入运行和完善修改时，相关的会计电算化系统在申请和测试阶段必须进行一定的审批手续，这种方式可以将计算造成的误差降低到最小。系统的安全控制是指电算化会计需要采用安全手段来保护系统数据和操作程序，确保电算化会计在企业中的顺利实施，防止数据丢失或操作程序错误造成会计资料丢失，保证电算化会计所提供的信息准确、真实，防止数据被篡改。电算化的会计处理工具、凭证、信息储存等系统的改变，致使系统的安全控制成为电算化会计内部控制中的最重要的环节。因此，必须建立起一套切实可行的内部控制制度，将程序设计、计算机操作、维护管理人员等职务予以分离，将原有的内部控制制度进行改革，减少利用计算机进行会计舞弊的可能性。

（二）电算化背景下的会计内部控制安全保障

电算化会计环境下内部控制制度建设是根本，要求建立制度的同时必须要在落实工作上下功夫。电算化会计信息系统在账务处理流程上与手工会计信息系统不同，一些企业中至今仍然沿用着基本的手工会计内部控制制度，其风险程度更高，没有从根本上进行较为系统的适用于电算化条件的内部控制制度，所以实行电算化会计内部控制比手工会计信息系统更有必要性，同时使人力资源得到合理的应用。实行电算化会计后，使得基础数据的准确性得到保障，许多业务处理程序简化，在日常工作中避免出现电算化故障或数据丢失的情况发生，更依赖于内部控制来解决会计的内部牵制制度问题，出现问题时将企业的损失降低到最小。会计的权限分工主要表现为口令授权，很多情况下工作人员未经审核就直接进行输入，更容易被冒用，这种情况一旦被窃取，极容易造成数据监管不够严格，带来巨大隐患，导致数据备份或数据丢失。

二、电算化背景下的会计内部控制问题分析

按照财政部颁布的《会计工作规范》要求，企业的各个职能部门与会计机构应设置财务部门负责人，在进行具体的执行与落实电算化内部控制制度的过程中，满足各岗位内部控制规范的要求。

（一）会计工作岗位越权问题

在会计电算化条件下，企业中会出现越权使用会计软件的情况，原始凭证一经录入，几乎全部数据的处理都由计算机来完成，在一定程度上影响着电算化会计的实施与信息的准确性与安全性。会计人员在电算化工作中仅仅起到核算的作用，从数据确认、采集、统计输出不能像手工记账一样分开管理，这种内部控制制度形同虚设。一些会计工作规范是按手工记账思路设计的，在将手工会计系统转换成电算化系统的过程中，没有考虑到电算化工作的需要，在实行电算化会计系统的过程中，制度和实际相脱节，没有进行配套的落实措施。有些企业考虑人员成本问题，在岗位的设置上也仅仅只设置了基本会计岗位，精简了部分会计人员。虽然实行了电算化会计，但是人工审核机制不完善，没有相关的电算化岗位，不能在第一时间进行修复。

（二）电算化背景下的会计内部控制失效问题

在建立电算化会计系统之前，手工会计系统的会计人员之间的联系是直接的，如果会计人员的整体协作性影响在电算化会计内部控制制度的执行，形成一种相互制约、相互监督的运行机制，若得不到其他部门的配合将会无法达到预期效果。在电算化会计信息系统中，软件操作人员只按照计算机指令进行权限操作，人与计算机的联系变成联系的主体，不关注操作顺序与顺序的合理性以及结果。在网络环境下内部控制无法反映人为篡改信息的过程，将使资源共享发生系统混乱，导致内部控制失效的风险加大，不能建立起有效的考核机制。在电算化会计系统中，企业领导层如果不能将相关人员进行有效的组织，对数据修改可做到不留痕迹。因此，各个部门进行配合才能将电算化会计内部控制制度真正落实，使得电算化会计软件设计中资料保密性问题得到保障。对企业的岗位划分、所属权限、资金审批等情况进行考虑，避免专业的计算机人员来直接读写数据库文件，甚至对文件中的数据直接进行增删修改。进行合理的人员协调，加强内部控制中保密性。

（三）电算化背景下会计工作交接问题

会计工作交接是内部控制中一个重要环节，由于缺少其他部门的配合，存在很多内控制度性缺陷。企业的领导层对于电算化会计内部控制制度的重视程度不够是通过会计交接工作暴露出来的。在电算化内部控制制度在落实的过程中，单位会计交接一般只局限于手工记账时代的实物交接。其对手工会计内部控制制度进行相应的修改，即印章、会计报表、现金、会计档案和票据等，使将工作中的不合理之处改善为与企业相适应的会计内部控制制度，忽视了会计电算化数据和存储介质的交接。影响提供数据的真实性、完整性，为单位内部控制埋下了隐患，大大妨碍了电算化会计的实施，也不利于交接前后岗位责任的界定。电算化会计内部控制制度的执行力度不到位也是原因之一，不能真正起到对会计资料的保护作用。

三、改善电算化背景下的会计内部控制实施方案

电算化会计内部控制制度是实现会计电算化的基本保证，财会部门会计信息质量问题好坏，小到关乎企业和发展，大到关系到国家经济健康运行，很多企业领导层对电算化会计的重要性缺乏足够的认识。据统计现在我国目前形势，会计信息占了整个经济信息量的一半以上。可以看出，在信息化条件下，没有适合的企业、相对健全的电算化会计内部控制制度就无法实现现代电算化会计，会计电算化是企业管理发展的必然趋势。

（一）建立健全电算化监督机制

在我国建立健全电算化缺乏较为有效的监督机制，结合电算化会计发展需要，建立有效的监督机制。重新修订《会计工作规范》，为电算化的发展奠定一定的基础。我国目前信息化速度不断加快，为了保证《规范》能确实落到实处，社会政府应不断增大力度进行支持与鼓励，确保会计数据程序完整、数据可信及安全性需要，对于财务报告的真实性与安全性基本可以做到有效的监管与审计。应该允许会计部门根据单位电算化会计和单位内部控制的需要设置相应的会计岗位，为基层单位开展电算化工作提供了一个较为良好的条件。按电算化流程设置会计机构负责人，根据实际存在的问题进行改进，使单位内部牵制制度和电算化会计系统模块能够协调统一。

（二）健全完善内部控制会计签章

制度的不健全，不完善会导致内部控制中会计签章无法有效实施，应当按照合法性原则进行改进，改善内部控制在电算化会计条件下的固有性风险。建立与完善会计内部控制制度工作的过程中，将主要手段放在电算化会计系统的内部控制体系的建立和执行上，遵循国家所颁布的各项相关法律法规，确保信息记录流程和处理指令的正确、合法。在进行会计内部控制制度改进时应当注意同时在凭证处理上加强检索功能，按照全面性原则进行改进，保证能快速追查到业务源头。根据企业内部情况建立与企业情况相符合的企业会计内部控制制度，确保牵制职能落到实处。对于会计内部控制制度工作中普遍涉及到财务管理的各个方面，选用经过国家认证的会计核算和监督软件，为企业提供短期或长期的一种可以适应企业实际情况的战略方针，防止在操作维护控制方面出现问题。

参考文献：

[1]索芳萍.浅谈企业财务内部控制制度设计[J].财会研究，2014（03）.

[2]王跃华.论财务内部控制制度[J]. 现代商贸工业，2014（12）.

[3]姜华.完善企业财务内部控制制度的探讨[J].中国市场，2014（27）.

（作者单位：沈阳职业技术学院）