国外个人数字存档实践研究与思考

周亚锋

(武汉大学信息管理学院，武汉，430072)



国外个人数字存档实践研究与思考

周亚锋

(武汉大学信息管理学院，武汉，430072)

[摘要]个人数字存档(Personal Digital Archiving)就是采用信息技术手段对个人数字档案进行收集、整理、记录、保存、组织、检索、传播和利用。体现了对个人和家庭记忆的延续，是个人存档在数字时代的创新和发展。本文对国外具有代表性的系统进行分析，期望对我国个人数字存档实践思考。

[关键词]个人数字档案个人数字存档个人存档

1引言

随着社会科学技术的发展，人们越来越多地通过数字媒体创建和共享信息，对个人和文化记忆的记录、保存、存储以及传递方式正在发生变化，对图书馆和档案实践产生了深刻影响。个人数字存档(Personal Digital Archiving)正是在这种背景下产生的。个人数字存档的属概念是个人存档(Personal Archiving)，属于文档管理和个人信息管理的研究范畴[1]。个人数字存档的对象是个人数字档案(Personal Digital Archive)，其属概念是个人档案。

关于个人数字档案。Beagrie[2]用个人数字收藏(personal digital collections)来指“由个人积累和维系的那些非正式的、多样的、扩张中的数字记忆收藏”。Bruce[3]等人主张“个人数字档案包括被遗忘的信息来源和渠道”，换句话说，书签和电子页面应作为数字档案的一部分。这种观点更被一些文献强化。这些文献表明许多人并不下载他们发现的电子信息，因为人们知道当他们需要信息时能在原处找到它。Jones[4]提出个人数字档案(他称为“个人信息空间(Personal Space of Information，PSI)”)，不包括访问过的网页，但包括副本(或者缓存)和创建在这些页面中的书签。之后Jones进一步提出“PSI也包括用以获得、存储、检索和利用信息的应用程序、工具(桌面搜索工具)和结构(相关属性、文件夹等)”。Gemmell[5]等人认为“元数据系统生成的关于文件的创建、位置、大小等等的数据，也应作为个人数字档案的一部分，尤其是在大量文档正在生成的情况下它需要检索”。

综上所述，笔者认为 “个人数字档案”是指个人在社会实践活动中创造、获得、积累和维系的数字档案，包括网页书签、应用工具、文件、照片、音频、视频及其元数据。这些档案具有非正式性、多样性和扩张性，并且档案的所有权属于个人或者家庭而不是他们的隶属机构或工作单位。个人档案和人事档案的区别在于，其内容和形式及所有权归属不同；同时，个人档案强调的是作为社会个体的“普通人”在社会实践活动中形成的档案，与名人档案又有一定区别。总之，个人数字存档就是采用信息技术手段对个人数字档案进行收集、整理、记录、保存、组织、检索、传播和利用，体现了对个人和家庭记忆的延续，是个人存档在数字时代的创新和发展。欧美在个人数字存档实践方面取得了丰硕的成果，因此，本文对国外具有代表性的系统进行分析以期对我国个人数字存档实践有所助益。

2国外个人数字存档实践

20世纪70年代中期个人电脑的起源和80年代图形用户界面的到来促进了个人数字存档系统的研究发展，个人数字档案越来越受到重视，各国逐步开发个人数字存档系统、开展个人数字存档活动，通过个人档案的利用，不断思考和更好地了解个人社会实践。

2.1个人数字存档系统

关于个人数字存档系统国外有许多探索。由Gifford等人在1991年开发的语义文件系统(SFS)[6]是一个由动态数据库来支持运作的信息储存系统。Time Machine Computing[7]是一个基于时间的计算机信息组织的系统，允许用户访问过去及未来的计算机状态。MyLifeBits[8]由微软研究院于2001年底研发，旨在“存储一生中的一切”。系统灵感来源于Vannevar Bush 在1945年提出的Memex构想，该构想试图构建“一个存储所有数字媒体(包括文档、图片、声音和视频)的系统”。“我所见之物”项目(The Stuff I’ve Seen Project ，SIS)[9]是一个促进个人信息再利用的信息检索系统。Chandler[10]是一个开源的自我记录组织系统，它的设计旨在帮助个人和小群体任务的管理和排期。Forget-me-not系统[11]由Rank Xerox研究中心开发，是一种移动式信息协助、个人数字助理系统。SEMEX[12]是一种个人数据集成框架。Taskmaster系统[13]是Bellotti等人为电子邮件用户的研究提出的，这些用户发现了任务或项目是普遍的组织原理。Life Log[14]是Aizawa等人基于一个人的一生应被持续记录的原理研发的，被捕捉的信息包括视频、音频、加速传感器、陀螺仪、GPS、注解、文档、网页和电子邮件。Hoppla[15]是一个家庭存档系统，为小型办公室和家庭环境中的数字档案提供特定的数字保存。

2.2个人数字存档活动项目

大英图书馆的数字生活研究项目(Digital Lives Research Project)[16]始于2007年9月，持续宣传到2009年6月。项目专注于研究个人数字档案与存储库之间的关系。中期的研究成果探讨了个人数字存档的目标、方法论、价值及问题。项目旨在探索个人如何使用、组织及管理其数字存储库。这将不仅有助于被委托管理为后代存储重要个人数字档案的馆长和档案管理员熟悉工作，也有助于想为自己或家人管理个人数字档案的人们熟悉操作方法。该项目不仅考虑到目前存储的档案是如何变化的，还考虑到了正在创建的未来研究档案的命运及其发展实践的影响。

2010年美国国会图书馆发起了“个人数字存档活动”(Personal Digital Archiving Campaign)[17]，它作为“国家数字信息资源保存项目(NDIIPP)”的一部分，通过“个人数字存档日(Personal Digital Archiving Day)”和“国家保存周(national Preservation Week)”活动展开，为公民提供关于数码照片、数字音频、数字视频、电子邮件、个人数字记录、网站等个人数字存档的指导与建议。

2005～2007年在JISC公司的“支持机构数字保存和资产管理” 项目资助下，牛津大学和曼彻斯特大学联合开展了个人数字媒体档案项目(The Personal Archives Accessible in Digital Media project, 简称Paradigm 项目)[18]。项目调查了英国政客的混合型个人档案(即数字和实体成分都包含的个人档案)的保存问题，还研究了普通个人的档案内容和结构，为一系列案例研究和个人数字存档提供了最佳实践手册。

2.3个人数字存档会议

从2010年发起的个人数字存档会议(Personal Digital Archiving，PDA)是本领域的专业研讨会，作为“国家保存周”的一部分由美国国会图书馆NDIIPP项目资助举办。来自美国、英国、澳大利亚、荷兰和丹麦的图书馆和档案管理领域、个人信息管理领域PIM、计算机科学和人机交互HCI领域的学者，对信息技术、个人数字存档内容、用户行为及对策建议为内容进行了一定的探讨。可见，不同学科领域的作者针对个人数字存档的不同方面进行了广泛的研究，涉及到个人存档的各个方面。但是相对个人数字存档系统实践，分散的研究体系难以形成系统的理论成果，理论研究的进度稍显滞后。

3个人数字存档系统分析

国外的个人数字存档系统相对发展完善，本文着重对国外三款有特色的个人数字存档系统进行分析。从档案学的视角看，三款个人数字存档系统提供了个人数字存档的方法与功能，基本满足了个人社会实践的需求。

3.1人生流(Lifestreams)[19]

Lifestreams是一种用于管理个人数字档案的新模式和系统，它首先在David Gelernter 撰写的《The cyber-road not taken》[20]中提出设想，并在耶鲁大学Eric T.Freeman和Scott J.Fertig撰写的《Life-streams: Organizing your electronic life》[21]中得到了描述。此后，耶鲁大学计算机科学家和华特迪士尼高管创建了Lifestreams技术公司，并推出了第一个产品CardStreams。

CardStreams完全放弃了文件和文件夹范式，使用以时间为顺序的“流”作为存储模型和流过滤来组织、定位、总结和监视传入的信息。这是采用了“时间轴”的方法来管理个人数字档案。时间轴的基本框架由音频录音设置，任何时间标记的事件记录的注释可以强化它，并且未来事件(比如会议时间)可以发出警报。这是当时Lifestreams提出的“年表存储模型”理念，即利用了人类认知优势的文档组织方法。CardStreams还允许用户在时间上以不同的视角来查看文件，允许用户以点为单位把项目放到“流”的未来部分，这些项目的需求就在这些点中被预计。总之，流和过滤器提供了一个包括许多独立桌面应用程序的统一框架，以完成和处理个人通信、调度、搜索和检索任务[22]。同时，Rekimoto对其功能进行了扩展，用户可以在时间轴上查看二维结果[7]。

相对于其他个人存档系统，CardStreams的优点有以下几点：一是交互式时间轴，便捷地创建、存储、检索文档、音频、视频、照片等；二是管理用户生成的内容，用户可以分类便捷地分享、管理个人数字档案；三是个性化推送，新闻、事件、任务、期限等个性化地“流”到用户中；四是以总体内容提要的方式呈现，为个人数字档案贴上标签；五是创建相关的经验，运用功能强大的管理和过滤工具，为特定的用户提供正确的个性化信息，无论用户使用手机、电脑还是可穿戴设备；六是监控内部和外部数据源。目前CardStreams为企业和个人提供服务，并收取相应费用。

3.2干草堆(Haystack)[23]

Haystack是麻省理工学院(MIT)围绕个人信息管理和语义网络来研发多个应用程序的一个项目。这些应用程序中最引人注目的就是Haystack客户端，它是一个研究性个人信息管理程序(PIM)，也是第一批基于语义桌面技术的程序之一。此外，Haystack系统也被描述为“为最终用户编写语义网络应用程序的平台”[24]和“为最终用户处理半结构化数据可定制的通用信息管理工具”[25]。

Haystack系统于1997年开始研发[26]。其作为开源软件在BSD(Berkeley Software Distribution，伯克利软件套件)许可下发布，在资源描述框架(RDF)感知的动态语言——Adenine下开发，并在Java的顶端上构建。RDF的设计旨在支持网络代理通信，但它也适合作为一个建模和存储个人信息的框架。Haystack就是一种使用RDF的个性化信息资源库。Haystack的用户界面建立在一个灵活的半结构化数据模型和数据集成功能之上，被设计为与信息空间相匹配，并以有意义的方式灵活呈现存储信息的任何属性和关系[27]。这种融合为用户提供了一个统一的框架，通过一个单独的界面来管理他们所有的信息，例如文档、邮件、任务等[28]。这种灵活的半结构化数据模型吸引人的原因有以下几点[29]：首先，RDF支持用户创建的本体和适应用户的需求。同时，系统本体可以被指定并进化到支持各种高级功能(如灵活的组织计划、语义查询和协作)的程度。此外，RDF可以被用来设计成一个能形成语义丰富而统一的用户界面的组合框架。通过将各种类型的用户数据聚合在均匀的表示法中，用户可以在自动化任务方面做出更合理的选择。最后，RDF信息存储的实施和专门处理RDF的编程语言具有灵活性。

Haystack系统旨在创造一个个人交互的“干草堆”社区：桌面集成的个人信息存储库，存储库里的档案不仅基于内容，而且基于特定用户的元信息，使它们能够适应用户的特定需求，成为一个看起来更像个人书架的系统，而不是传统信息检索系统提供的大型图书馆系统。Haystack能代理每一项信息事务。由用户操纵的所有信息(文件、邮件、网页等)将成为个人档案的一部分。任何时间用户可以通过编辑器或者网页浏览器来访问Haystack的信息。

与传统的信息检索系统不同，Haystack系统强调特定个体与其语料库之间的关系，能为每个用户自行量身定制。随着时间的推移，系统能适应用户的行为和词汇表，修改其检索算法以满足用户的需求。为了赋予用户存储和检索的灵活性，Haystack创建出统一资源标识符(URI)来命名用户感兴趣的任何事物——数字文档、实体文件、任务、命令、菜单操作、信息查看等[26]。随着个人建立起他们的档案和信息检索系统，Haystack定制程序会形成一个镜头，通过镜头用户可以查看和搜索放在其他Haystack的信息，这需要桥接信息空间的多个视图。不同的Haystack会互相合作，了解用户相关的兴趣并且帮助形成“转诊系统”，这个系统可以把用户的问题转交给能够回答的Haystack。此外，每一个Haystack都有一个自动归档程序，以保持其最新的档案，添加在未来可能对用户有用的信息。但缺点是，半结构化数据模型外的新模型暂时无法完全实现，因为要求的数据库和用户界面层还未完善解决。

3.3无固定位置的文档(Placeless Documents)

Placeless Documents系统是由Xerox Palo Alto 研究中心的研究团队开发的，一个基于个性化文档属性、以用户为中心的文档管理系统，在Java语言上运作，系统各个部分通过Java RMI来沟通，系统设计基于三个核心：统一交互、用户指定属性和积极属性，因此系统被设计为一个可伸缩的、可信赖的、分散式的文档管理平台[30]。它有两个优势与特征：一是具有管理不同种类连续文档(例如文件、电子邮件、网页等)的功能；二是具有针对文档属性的检索语言，能从文档存储地点检索特定文档[31]。Placeless Documents可以快速、轻松地创建应用程序来管理不同种类的连续文档并永久可用，但缺点是积极属性隐藏了应用程序的行为，用户会很难理解他们行为的后果。

Placeless Documents的最初原型为Presto[32]。Presto使用文档属性为终端用户和应用程序提供持久的关联文档存储，但在Presto中，存储完全是静态的。而在Placeless Documents系统中，存储是作为一个动态的基础架构来实现的[33]。

在Placeless Document系统中，文档属性是文档上下文的陈述或是文档的潜在行为[34]。属性可以是静态标签，也可以是动态对象。同时，文档属性是个性化的，它们是以用户为单位被管理的。另外，文档属性可以附加在来源于任意资料(文件系统、万维网、电子邮件服务器、文档管理系统、视频实况供给等)的文档上。个性化属性因此可以被附加在众多的文档中而且可以作为与文档交互的统一机制来使用。Placeless Documents同样开发了一个用于存储由用户和系统指定属性的文档的架构[35]，这个架构为应用程序开发和终端用户文档管理提供了全新的概念性模型[36]。和Haystack一样，Placeless Documents支持对象上的任意属性和聚合文件的收集机制。Placeless Documents架构通过一个驱动器影响现存的存储基础设施(例如网络服务器、文件系统、数据库、IMAP等)[30]。

4对我国个人数字存档实践的思考

目前个人数字存档的理念在我国还没有普及，由此导致我国在个人数字存档领域的实践与国外还有很大差距。我们要积极地从国外具有代表性的个人数字存档实践中吸取经验教训，结合我国自身特点，加快我国个人数字存档实践发展。

4.1建立完善个人数字存档系统

档案学界经过长期的思考和实践，初步形成了指导电子档案管理的“电子文件生命周期理论”和“文件连续体理论”，两种理论体现在电子档案管理理念上则是“全过程管理”和“前端控制”[37]。个人数字存档系统就是实现个人数字档案全过程管理和前端控制的重要平台。在个人数字存档系统中，可以对个人数字档案的产生、运转、归档管理或销毁的全过程实施控制和管理。更重要的是，档案人员可以从系统的设计之初就介入其中，使系统的设计和实施能够体现文件的档案化管理思想，对于保证个人数字档案的真实性、完整性、有效性和长期存取极为重要。

4.2积极促进个人数字存档宣传推广

在国外个人数字存档开展的活动中，我们可以看到，各国对个人数字档案资源均格外重视。一些国家通过图书馆主导机构或者直接由国家图书馆出面，举办个人数字存档的宣传活动来促进个人数字存档的建设与发展。还有一些国家通过建立各种框架、准则、手册等来实现个人数字存档。因此，在我国个人数字存档也应由国家图书馆、档案馆等行业主导机构来积极宣传其价值与作用，项目先导，强化社会的档案意识。档案意识是指社会各界及公民对档案和档案工作的总体认识[38]。社会档案意识的强弱以及正确与否，决定着人们是否重视档案、是否自觉地去利用档案。

4.3注重用户隐私保护

用户隐私问题是困扰各国个人数字存档实践的一个普遍难题。虽然个人数字存档系统中的档案所有权属于个人或家庭，但它本身是社会档案信息的组成部分，是社会记忆保存的一部分，其产生的基础、档案的内容和社会价值，都体现出独特的社会性；从长远来看，它就像处于保密期的档案一样，一定时期后会向社会公开。例如，大英图书馆开展的数字生活研究项目就对个人数字档案的保密、传播、收购等涉及用户隐私方面的问题进行立法规范。因此，在系统设计之初就应考虑用户隐私问题。

4.4妥善解决数字资源长期保存问题

个人数字资源长期保存也是困扰各国个人数字存档实践的一个普遍问题。无论是个人数字存档的系统还是活动，对个人数字资源如何以一种有效、经济、易于存取的形式保存下来，使得这些数字资源能够不受任何技术平台或者时间长短的限制，可被用户永久、方便地使用，值得思考。

5结语

在大数据时代，个人数字存档实践的目的和意义有以下几点：一是对于个人和家庭，个人数字存档保存了人们社会生活实践中重要的档案，构建了身份识别特征，建立了个人文化遗产，体现了对个人和家庭记忆的延续；二是个人数字存档弥补了国家档案事业与个人和家庭记忆之间的缝隙，是社会记忆保存的一部分。其反映的内容往往更深刻形象、全面具体、真实可靠，具有重要的社会历史凭证价值，拥有与公共档案不同的社会价值特征，因此，个人数字存档既是公共档案的补充，也能帮助我们对公共档案中的虚假失真部分加以判定和矫正；三是个人数字存档将档案管理与信息技术手段相结合，并扩展到了普通人的社会实践。因此，我们应对个人数字存档领域的理论与实践进一步探索，促进我国相关方面的发展。

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The Research and Thought Towards Foreign Personal Digital Archiving in Practice

Zhou Yafeng

(School of Information Management,Wuhan University, Wuhan,430072)

[Abstract]Personal Digital Archiving means taking information technological measures towards personal digital archive to collect, arrange, record, preserve, organize, retrieve, spread, and employ. That illustrates the continuity of personal and family memory, and is the innovation and development of personal archiving in digital era. This paper aims to analyze the representative foreign systems, and expects to consider the practice of domestic personal digital archiving.

[Key words]Personal digital archivePersonal digital archivingPersonal archiving

[作者简介]周亚锋，女，硕士研究生，研究方向：档案管理，Email：zhouyafeng@whu.edu.cn。

[中图分类号]G279

[文献标识码]A

[文章编号]2095-2171(2016)02-0094-07

DOI:10.13365/j.jirm.2016.02.094

(收稿日期：2015-10-14)