公共部门信息质量管理的基本问题研究

2016-07-21 06:31:40孙建文
信息资源管理学报 2016年2期
关键词:公共部门信息质量

王 佩 孙建文

(1.武汉大学信息管理学院,武汉,430072; 2.华中师范大学国家数字化学习工程技术研究中心,武汉,430079)



公共部门信息质量管理的基本问题研究

王佩1孙建文2

(1.武汉大学信息管理学院,武汉,430072;2.华中师范大学国家数字化学习工程技术研究中心,武汉,430079)

[摘要]通过解析公共部门信息的固有特征和时代特点,梳理了信息质量的内容与管理原则,并将二者相结合阐述公共部门信息质量管理的意义和手段、对公共部门信息的获取和使用产生的指导意义。针对公共部门信息的开放和大规模特征、结合信息的规格质量和用户满意程度指标,提出制定明确的质量管理方针能够有效提升公共部门信息的使用度和获取度的建议。

[关键词]公共部门信息信息质量质量管理公共信息获取公共信息利用

公共部门信息渗透在现代社会的各个领域,基于人们使用信息、利用信息来产生新的创意,才能使信息发挥其真正价值[1]这一共识,对公共部门信息进行开放获取并对其进行有效再利用已经成为一种国际趋势。越来越多的国家和区域组织试图通过立法和行政手段解决公共部门信息的可获取数量问题,而其信息质量问题并未得到同等重视。在实际应用中,各国根据自身经济、政治、文化的特点对公共部门信息进行了定义,理解这些定义间的共性和分歧对于如何实施信息质量管理具有指导意义;在信息管理领域,学界对信息质量的定义也经历了从单一指标到多维指标的不断完善,深入理解信息质量的内涵是对其进行管理的基础。以下将通过阐述如何定义公共部门信息,如何定义信息质量,以及公共部门信息质量管理的意义这三个基本问题,为公共部门信息质量管理的实践和后续研究打下基础。

1公共部门信息的定义

1.1部分组织和国家对公共部门信息的定义

以欧盟、经济合作与发展组织(OECD)为代表的国际组织将公共部门信息的开放和利用视为推进知识经济发展,促进创新、经济增长和解决就业问题的重要手段;美国、英国、法国、澳大利亚等国家也通过立法,建立起公共部门信息的开放与再利用制度。尽管公共部门信息的重要意义得到了广泛认可,但各个国家与组织对于公共部门信息的界定并不完全一致,表1列举了部分国家和组织对这一概念的定义。

表1 公共部门信息的定义举例

各个组织和国家针对所辖地区的社会、政治、经济状况特点,对公共部门信息的这一概念进行了不同的定义,这些定义呈现了以下三个特点:

(2)对公共部门信息来源的限定各有不同。公共部门信息的来源当属负责提供公共产品或进行公共管理、致力于增进公共利益的各种组织和机构提供公共服务的公共部门[10],而由于各国政治、经济体制的差异,在对公共部门信息进行管理时对于公共部门这一概念的限定存在一定差异。例如,美国在《A-130通告——联邦信息资源管理》中将公共部门限定为联邦政府的职能部门、军队、国有企业、联邦政府职能部门下属机构、行政办公室、管理和预算办公室及独立监管机构;英国在《公共部门信息再利用条例2015》中列举了内阁成员、政府部门、消防部门、地方机构等29类公共部门;而OECD和欧盟则将政府部门之外、受公法管辖、不涉及行业或商业利益的行使特定公共职能的机构纳入公共部门信息来源之内。此外,对于公私合作制(public-private partnerships)下产生的信息,即由第三方机构为政府部门制作的信息,是否应纳入属于公共部门信息范围内,各方采取了不同的态度,如日本的《政府信息公开法》将信息的来源限定在行政机构持有的、由其工作人员制作或获取的信息,而法国在《改善行政机关与公众关系的多项措施及行政、社会和税务面的各项规定》中将国家机关、地方机构或第三方机构在完成公共任务时创造或获取的信息均纳入公共部门信息来源范围之中。受历史和政治因素的影响,如政府服务的外包、承包或私有化,公共部门与私营部门的界限并不明晰[11],公共部门信息的来源也随之发生变化,在探讨信息质量问题时,应对信息的来源进行分辨,并针对其不同来源制定相应的管理方法。

(3)对于公共部门信息的形式采纳了最为广泛的定义。从铭刻在甲骨之上殷商王室的卜辞记事、收藏在古希腊克里特岛的王室档案库中的记录租税和财产清单的泥板起,人类社会就通过政府及其他公共服务机构的文献记载着实践的经验、立法的依据和行政管理的过程。自第三次工业革命以来,以互联网为代表的信息技术创新改变了人们生产和生活的方式,公共部门所持有的文献也由纸质印刷型文献、视听文献、缩微文献逐步向数字化文献过渡,信息的形式也由文本信息逐步扩展为数据库文件、API等。在计算机技术和内容处理技术的支持下,公共部门信息突破了制作、检索、存储、共享的技术瓶颈,使得公众能够以前所未有的数字化、智能化手段对信息进行快捷获取和有效再利用。各国对公共部门信息的定义涵盖了信息的传统形式和数字化形式,在要求各部门在维护传统的信息格式及披露渠道的同时,鼓励探索新的信息资源,创造、收集和发布创新型信息,如美国的《数字政府策略》要求政府部门需默认以开放格式和可机读格式发布信息[12],英国的《公共部门信息再利用条例2015》要求在可能情况下公共部门信息必须以开放格式、可机读格式并连同其元数据一同存在。

1.2公共部门信息的时代特征

基于开放学术资源、开源软件以及社会对透明度、可信度的需求,开放数据运动(Open Data Movement)自二十世纪九十年代兴起以来得到了公共部门和私营部门的积极响应,大量学术资源、政府信息得以向公众开放。同时在基于信息自由法的开放政府运动(Open Government Movement)的影响下,许多国家选择通过立法手段和互联网技术手段将政府事务和服务对公众开放,增强政府行为的透明度,扩展政府服务和信息的获取度,加快政府对公众需求的响应速度。在开放数据和开放政府的共同推进下,开放政府数据(Open Government Data,OGD)逐渐成为政府信息化的新趋势。开放政府数据具有两个层面的意义,第一层面为政府信息的透明化,即对关于政府的信息(例如政府行政结构及办事指南)及来自政府的信息(例如政府发布的行政决策及文件)的开放,这一层面的特性在传统的电子政务信息工作中已得以部分实现;第二层面为对信息本身的开放,即将静态的信息(如PDF文档)转化为可共享、互动和协作的信息(如EXCEL数据表格)[13]。开放政府数据的先导者于2007年确立了OGD的八个原则:完整、一手、及时、可获取、可机器处理、无差别对待、无专属权和无需授权[14]。此外,近年来宽带网络、集成式与分布式数据存储、计算机处理能力等领域的技术提升推动了公众对大数据的认识和利用。大数据具有量大、速高、多变的特性,与开放数据需借助政策与信息处理技术得以实现不同,大数据是已经存在的数据集,是人类在信息社会中留下的不可避免的足迹[15],飞速发展的数字计算能力只是增强了公众统计、比对、解析大数据的能力。公共部门信息作为一类信息的集合,其部分内容具有开放数据和大数据的特征,结合Gurin对开放数据与大数据的阐述[16],图1揭示了这三个概念之间的交叉关系。

图1 公共部门信息与开放数据、大数据的关系

结合开放数据与大数据的特征,公共部门信息可以归为以下四类(在这个分类体系中,(2)与(4)的合集构成了开放政府数据的范围):

(1)未具有开放数据和大数据特征的公共部门信息。从信息的形式来看,这类信息或为纸质文献或声像记录,或为传统文献的简单数字化版本(例如扫描文件);从获取途径来看,这类信息或以一定条件和费用供公众获取,或出于国家安全、个人隐私、版权等因素考虑而保存在公共部门内不予公开。

(2)具有开放数据特征的非大数据型公共部门信息。这类信息的规模效应较弱,例如区域性机构收集和保存的、关于当地政治、经济、社会等方面的信息,这类信息的开放特征可以提升公众参与、监督公共事务的积极性和有效性,可以辅助公众进行决策,可以促进新型应用的开发。

(3)具有大数据特征的非开放公共部门信息。即公共部门在履行其职责时收集的大规模、更新速率高、形式多样但并未公开的信息,例如涉及国家安全或个人隐私的数据,或以订阅的形式向特定用户公开的专业数据库、统计数据。

(4)同时具有开放数据和大数据特征的公共部门信息。与私营部门相比,公共部门更具有收集大数据的渠道、人力和资金,这类信息包括气象、GPS、交通运输、医疗卫生等领域的数据,一旦这些大数据通过开放数据的形式供公众获取和再利用,其产生的社会价值及经济价值将不可估量。

高校现有的创新创业教育,鲜有针对大学生逻辑思维、分析推理及判断力的培养,更缺乏对其思维能力和思辨能力的训练,缺少对其独立发现、分析、解决问题能力的培养。大学生在创业过程中发现问题,却不知如何解决问题。因此,高校应积极引入批判性思维教育,提高大学生思维能力,改革创新创业课程,增强学生的创新精神、创业意识和创新创业能力。

将公共部门信息的时代特征与各国家和组织对公共部门信息概念的定义相结合,出于对公共部门信息的质量问题进行研究的目的,本文将公共部门信息定义为由各类型公共部门组织和机构在履行其职责时收集、制作、发布的一切形式的信息(在实际应用中信息与数据的概念多有重叠,在使用数据一词时包含了信息的概念在内,反之亦同),同时在对信息质量进行研究时,应充分考虑公共部门信息所具有的时代特征,如开放数据特性和大数据特性,进行有针对性的质量评价和控制。

2信息质量的定义

质量即适用性(fitness for use)这一概念最早由质量管理领域的先驱约瑟夫·朱兰于1951年提出,2010年更新的《朱兰质量手册》第六版将质量的定义由适用性更新为适目的性(fitness for purpose),将质量定义为一项产品成功地满足客户目的的程度[17];国际标准化组织在2015年修订的ISO9000系列质量管理标准中将质量定义为一项实体(包括产品、服务、过程、人员、组织、系统或资源)本身固有的特性符合需求的程度[18],并将质量的管理建立在关注客户需求、有力领导、全员参与、流程管理、持续改进、据实决策和关系管理这七个原则之上[19];在信息管理领域,高质量信息被定义为对于信息用户来说适用的信息[20]。尽管适用性概括了质量的本质,但在实际应用中很难用这一抽象的概念来对质量进行测量和评价,于是有研究进一步将质量分解为四项内容:优越性、物有所值、符合既定规格与符合或超越客户期望[21]。由于优越性与物有所值这两项指标的主观性强、实践指导意义较弱[22],因此在分析信息质量的具体内涵时,多选取后两项指标。将符合既定规格与客户期望应用于解决信息质量时,应解决的基本问题包括:如何测量信息质量的规格特征,一项工业产品或标准化服务的质量可以根据其是否符合产业标准进行测量,而一封邮件、一个数据库与另一个数据库之间的质量的高下则难以表述;信息的质量应满足谁的期望,简单将客户作为答案是不完善的,在信息收集、制作、传播的过程涉及信息提供方、信息用户、信息中介等多重参与者,他们对信息以及信息质量的理解、需求和期望往往不尽相同甚至存在矛盾。以下将结合Kahn等人的研究[22],将信息的质量分为规格质量与满足客户需求的程度两方面进行论述。

2.1信息的规格质量

规格质量可以通过制定技术指标的形式达成,通过比较产品制造前的目标规格与成果的规格可以确认其规格质量。在信息产品与服务中,能否使用特定规格和技术指标来对质量进行测量和控制,取决于是否能在其制造之前对其进行规范化定义,信息提供方须在提供信息之前进行严谨的设计,使之成为以目的为导向的成果,即信息提供方对信息的可靠度、准确度、完整度、一致性进行规划,如果信息接收方能够准确获取信息提供方赋予信息的意图则可称为高质量信息[23]。例如,一个数据库包含特定时间段的本国人口统计数据,信息提供方对其进行查重与纠错确保其准确度,则可称之为具有高规格质量的信息产品;当信息用户需要每个周都能访问和查询一次本国人口统计数据时,该数据库可以按照用户所需频率及时提供访问途径,则可称之为具有高规格质量的信息服务。规格质量着重于信息本身,基于信息提供方对信息产品和服务的设计,对信息的客观特征进行评价和控制。在规格质量的定义下,信息质量的高下主要由信息提供方控制,信息接收方的行为对信息质量的影响较小,经过严密设计的信息产品质量高于未经设计的信息产品,可控生产过程下生产的信息质量高于不可控过程下产生的信息,准确无误的信息产品质量高于残缺的信息产品。

2.2信息满足客户需求的程度

客户的需求是无法完全在产品生产前定义的,在产品生产或服务提供的过程中,客户的需求逐渐明确,这些需求可能是对前期需求的深化,也可能与前期需求相矛盾,因此客户需求的满足是通过产品具有的可变特征来实现的。在信息产品与服务中,各方参与者所作出的决策具有不同的背景和动机,同时还具有信息不对称或投机倾向的特征,对用户需求的满足需通过信息提供方与信息中介、信息用户的不断沟通来实现,信息提供方负责提供类型多样的信息产品与服务,信息用户提出不同的应用场景与需求,由信息中介在这些产品与需求之间进行协调,从而实现信息产品的多样化特征与信息用户的不断变化的需求之间的匹配。例如,当信息用户需要获取某一地区特定时间点的交通信息时,如果信息提供方提供的交通信息了包含了该地区和该时间点在内,则可称之为满足客户需求的信息产品;当信息用户需要定期获取多个地区的天气情况,如果信息提供方能提供具有稳定访问、查询渠道的气象数据库,则可称之为满足客户需求的信息服务。信息满足客户需求的程度体现了信息及信息活动的主观特性,体现了信息活动各方参与者之间的博弈,信息提供方提供的信息多样化程度越高,则越有可能准确满足信息用户的需求,高质量的信息所具有的特征集合应该等于或大于用户需求的特征集合[23〗。

信息的规格质量与信息满足客户需求的程度反映了信息质量的不同侧面,这两者共同构成了信息的质量内涵。在沟通用户需求的过程中可以确立信息的规格质量,信息的规格可以根据用户需求进行修正,信息产品和服务的质量通常同时具有规格上的要求和满足客户需求程度的要求。在实际应用中,准确度、完整度、一致性、时效性、安全性等指标可用来衡量信息规格质量;相关度、可信度、可获取度、互操作性等指标可用来衡量信息满足客户需求的程度。

3公共部门信息质量管理的意义

对信息进行质量管理的最终目的是实现用户能够获取和使用有质量的信息,从公共部门信息的特点出发,将其与信息质量的内涵相结合,可以发现公共部门信息质量管理的意义包含了信息的使用与获取两个方面。

3.1提升公共部门信息的使用度

随着公共部门信息种类的不断丰富,其信息源也逐渐变得复杂,当同一个数据具有多个数据来源时,很可能会导致不同的值[24]。公共部门信息具有的公共属性使得其数据内容经常需要进行重复使用,例如一个公民的个人基本信息既会出现在医疗卫生系统的数据库中,也会出现在就业统计数据中,而这两个不同行业、不同主管部门所负责的信息收集、处理过程通常是独立进行的,因此极有可能出现信息不一致、更新不及时的情况。分布式异构数据库的出现也为公共部门信息增添了一致性方面的风险,分布式异构数据中存在数据的多个副本、对同一数据的不同表述,此外还存在数据的格式、规则上的不一致,例如对于入住率的统计的不同定义,房屋管理部门对居民入住率采取的定义和统计方式,与人口普查数据中的居住情况统计是不同的,当用户使用这些数据时可能产生混淆和不确定。

信息生产过程中的人为因素将直接影响信息的质量。由于公共部门信息涉及的公共部门众多,信息生产过程的参与者既有公共部门内部员工也有信息服务外包时的第三方工作人员,这些负责信息收集和处理的人员素质不一,而信息处理人员的信息素养决定了信息产品质量的高下。例如,由于缺乏管理规范和服务意识,信息录入人员在录入数据时的疏忽以及缺乏纠错机制将导致信息的准确度下降;由于缺乏专业知识,处理医疗信息的人员对医学代码、医学术语的不熟悉将导致信息产品的准确度下降。在信息生产过程中缺乏规则和过于严苛的规则都可能导致信息产品的准确度下降,缺乏规则将导致信息产品生产过程的无序性和不可控,而过于严苛的规则将导致信息某些重要特征的遗失,例如在设计数据库时规定身份证字段只能输入数字,而实际场景中有部分居民身份证中包含字母,那么在录入数据时就会产生无法输入的困境。

当信息用户在使用过程中遭遇信息不一致、准确度低等问题时便会对信息产生怀疑,从而降低对信息的信任度,其直接后果即为信息的使用度下降。信息的使用度可以通过整合信息源和规范信息生产过程来实现,具体措施包括:对于那些涉及公共事务的各个方面、最具影响力的基础数据应当采取只保留一个数据源的方式,即建设国家核心参考数据库,使之成为国家核心基础数据的唯一来源,以高质量标准来更新与维护这一数据库,其他公共部门使用的数据均从该数据库中同步得来;通过数据词典、代码使用规则、信息采集工作守则等技术上和行政上的约束机制来维护信息的一致性;在公共部门内部和外部建立信息质量反馈机制,将信息工作者、信息用户及行业专家纳入其中,采取定期检查、实时监控的方式对信息异常情况进行查找、记录和更新,在信息提供方内部建立质量反馈和改进机制,在信息用户与信息提供方之间建立正式、开放、长期有效的沟通渠道。

3.2提升公共部门信息的获取度

公共部门信息的时代特征,如开放数据和大数据的趋势,为信息质量带来新的挑战。海量数据的存储与访问是信息可获取度的瓶颈,受带宽、线路故障等硬件条件所限,可能出现用户无法访问资源或信息在传递过程中丢失的现象;当具有大数据特征的公共部门信息的数据量超过现有计算机处理能力时,用户将耗费大量等待时间在访问和查询数据上。数据的可获取度与数据的安全性、隐私保护和保密性本质上是矛盾的[24],具有开放数据特征的公共部门信息必须在安全、隐私与可获取度之间进行博弈,例如患者的医疗记录对于科研人员具有研究价值和决策意义,而出于保护患者隐私的考虑,需对这类信息的获取采取合理的控制。

公共部门信息是跨行业、复杂数据的集合,这种复杂属性既给公共部门信息带来了高度再利用价值,又为其信息质量管理增加了难度。例如,将具有不同编码规则的GPS信息与交通运输信息结合可以产生创新应用,而这种结合需要以数据的高度互操作性为基础;对图像、声音、视频类信息的处理和分析将难于文本信息和数值数据,目前信息用户多通过访问图片、影音文件对其进行定量分析,对图像、影音信息的深度挖掘和应用还有待机器学习及分析算法方面的进一步发展。

公共部门信息的可获取性可以从广度(信息获取的范围和速度)和深度(信息的可理解性和互操作性)两个方面进行提升。具体措施包括:通过加强信息基础设施建设,提供更新、更快、更好的宽带线路,升级关键部门的计算机设备,整合现有计算资源的方式提高信息获取的范围和时效性;通过制定信息安全守则、保密条例、个人隐私保护条例等方式明确信息的访问权限,在保障国家信息安全和个人信息安全的前提下开放公共部门信息的获取渠道;对数据进行分析和挖掘,将抽象的、专业的数据以能够理解、使用和交互的形式呈现给信息用户。

4结语

通过对公共部门信息的内涵和时代特征的总结,可以发现公共部门信息具有开放获取、来源多样、形式各异的特点,同时还具有开放数据和大数据的特征,这些属性为对其进行质量管理带来了难度;此外当前对信息质量的管理也需从满足规格质量和满足客户需求这两个方面达成;将信息质量管理的原则与公共部门信息的特征相结合,采取技术与行政、软件与硬件相结合的质量控制与改进手段,可以有效提高公共部门信息的使用度和获取度。对于什么是公共部门信息、什么是信息的质量、什么是公共部门信息质量管理的意义这三个基本问题的解答,将为进一步深入研究公共部门信息质量的评价标准和控制策略打下基础。

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The Essential Questions for Public Sector Information Management

Wang Pei1Sun Jianwen2

(1.School of Information Management, Wuhan University;2.National Engineering Research Center for e-Learning, Central China Normal University)

[Abstract]By matching the unique characteristics of Public Sector Information(PSI) with information quality management methods and principles, the significance of PSI quality management and some effective measures are presented in this paper. The quality guidance should effectively improve the accessibility and reuse of PSI. It is necessary to explore the openness and big characteristics of PSI, and to enhance its ability to meet user expectations. Placing a clear and comprehensive quality management strategy will firmly increase the usage and accessibility of PSI.

[Key words]Public sector informationInformation qualityQuality managementPublic information accessibilityPublic information usage

[基金项目]本文系教育部人文社会科学研究青年项目“政府信息资源公益性增值利用对策研究”(11YJC870025)的成果之一。

[作者简介]王佩,女,博士研究生,研究方向为信息资源管理;孙建文,男,副教授,研究方向为教育大数据与学习行为分析。

[中图分类号]G203

[文献标识码]A

[文章编号]2095-2171(2016)02-0086-08

DOI:10.13365/j.jirm.2016.02.086

(收稿日期:2016-02-20)

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