提高办公室档案管理工作效率的策略探索

王思萍

（山东省枣庄市儿童福利院 山东枣庄 277000）



提高办公室档案管理工作效率的策略探索

王思萍

（山东省枣庄市儿童福利院 山东枣庄 277000）

摘 要：随着诸多事业单位的工作效率不断提升，对于工作流程也更加注重一些细节方面的问题，特别是针对日常运作流程的记录，这就需要有专门的组织和人员完成。而办公室部门作为事业单位不可或缺的一个部门，其日常处理的档案也是较为繁多的。而很多档案往往涉及到事业单位的内部信息和商业机密，所以档案管理工作也需要到位，并且要不断提升工作效率，以保证事业单位的高效运作。

关键词：办公室档案 管理工作 效率提升 策略探索

引言

对于目前办公室的档案用途，主要是用于记录事业单位数据，并且为事业单位相关项目的改革和发展提供重要参考，也具有较强的保密性。而目前大部分事业单位办公室档案一般采用纸张记录，但是往往会导致两个方面的问题，一方面是检索查询问题，因为日常工作中，相关办公人员需要逐本翻阅查找，即便是开始做好了归类和记录，也需要逐张进行翻阅，所以检索查询存在较大的不便；另一方面，纸张保持会造成堆放，占有办公室的办公空间，而且保存也需要格外小心，这样也会影响到正常的工作效率。而笔者将通过本文，就提高办公室档案管理工作效率的策略，展开详细的分析和探索。

一、目前办公室档案管理工作存在的问题

1．管理人员素质不高

档案管理已经成为很多事业单位办公室工作管理的一种方式，但是其工作开展往往存在较多的问题，最为常见的是管理人员整体素质不高，即如一些档案工作人员在自身工作方面缺乏科学认识，从而导致管理意识不足，再加上管理技术缺乏，进而造成档案管理工作效率低下，形成档案的堆积。而且档案管理问题往往导致档案的信息得不到有效利用，其价值也无法体现出来。再者，在档案整理方面，管理人员往往还会出现一些细节问题，即如分类不足，归档不及时等，进而影响档案的管理储存的效果。

2．管理设备过于落后

信息化，是目前时代的主要特征，而计算机往往目前也逐渐代替纸质对档案进行管理，但是还有部分事业单位注重节约成本，从而导致计算机等硬件设备未能与时俱进进行普及，也导致目前人工管理纸质档案依然是常态。另外，很多档案管理人员缺乏运用计算机管理的技术，也会让档案管理设备被弃置，纸质档案管理则被一直沿用，也会间接加大档案管理工作的难度性，在工作效率方面也难以得到改善。

3．档案的利用率不足

由于目前一些事业单位档案管理人员素质不足或者是管理设备的问题，也会导致管理受到一定的局限性，所以档案管理工作的效率低下。而且借阅档案往往需要更为复杂的要求以及步骤，一些需要档案的人员则会因此舍弃借阅档案进行运用，而一些独具价值和意义的档案也无法有效利用，也进一步产生利用率不足的现象［1］。

二、提升办公室档案管理工作的策略

1．强化管理人员整体素质

对于档案管理人员，首先需要了解档案管理的重要性，即档案的利用价值，然后事业单位则可以通过技术培训、技术讲座、外派学习等多种手段提升目前在职的档案管理人员素质，当然，要保证人员的积极配合，可以落实相应的激励制度，即如开展每月档案管理效率评比，对于管理效率和准确性最高的人员进行表彰和奖励，同时将档案管理效率与管理人员薪资挂钩，强化他们对管理工作的责任感。另外，档案管理人员整体的素质还需要通过专业人才的引入和聘请进行改善，一方面可以为目前管理工作进行改善和建议，另一方面也能起到带头作用，改善管理风气，提升整体管理人员的素质水平，满足管理需求［2］。

2．改变纸质管理档案方法

对于目前纸质档案管理工作来说，具有占据空间大、效率低下、管理方式复制等弊端。所以需要对其进行淘汰，即首先向管理人员普及纸质档案管理的问题，同时告知信息管理的流程及好处，在获取公信力和接受度后，事业单位就可以在办公室建立起专有的档案网络数据库，然后让每个管理人员进行计算机网络信息管理以及档案管理软件使用的相关培训，然后学习档案传输、档案储存及档案调用查阅等多个步骤。另外，还可以加大事业单位内部的宣传，主要是针对需要档案借阅人员进行宣传，普及便捷的网络查找和借阅方法，从而在提升档案工作管理效率的同时，也能大幅度提高档案的利用率，达到物尽其用的效果。另外还可以加入信息反馈系统，主要是让档案借阅人员可以反馈信息检索工具及档案信息准确性等方面的问题，这样能让档案管理工作进行即时调整，更好的发挥其服务职能。

3．推进管理流程的标准化

流程的标准化也是档案管理实现高效的重要途径，所以事业单位也需要强化办公室档案管理流程的标准化，即强化对于日常工作、细节工作的重视和监督。即如日常的文件、材料及人事数据归档，都需要按照工作流程进行核对档案信息，并且保证其完整性和真实性，然后开始分类，对于一些重要材料则还需要强化档案结构的规范化。而且相关无用档案要进行修改，则需要就删除或者增加部分进行申请，由办公室负责人审查，最后向上级部门汇报情况，而事业单位则组建档案鉴定小组进行鉴定，返还管理人员进行详细记录，最后由各部门负责人审核签字，由制定部门现场监督方可进行修改或者删除。如果必要，还需要以软件工具对一些档案进行特殊标注，同一类型的档案存放的位置应当一致，坚决杜绝随意、混乱存放的现象。推行相关的标准化制度，作为管理人员参考的依据，即如档案管理流程制度、档案信息保密制度以及档案修改制度，所有管理人员务必要遵守以上制度，保证管理流程的科学性、有序性以及规范性［3］。

三、结语

对于办公室档案管理工作效率的提升，不仅仅需要通过人员素质的提升配合档案管理方法的改变，同样也需要对于档案管理流程实行标准化制度。而这一系列的改革过程也是比较复杂的，也并不是一朝一夕就能达到目的，往往需要更多的时间以及各个部门的共同监督和努力。

参考文献

［1］于宁宁.创新办公室档案管理工作 提高单位内部工作效率——谈如何改进办公室档案管理工作［J］，办公室业务，2013，07（07）﹕71.

［2］杜慧玲.探讨如何提高办公室档案管理工作效率的思考［J］，办公室业务，2014，03（03）﹕171-173.

［3］宋胜华.提高办公室档案管理工作效率的策略探索［J］，产业科技论坛，2015，14（20）﹕171-173.