重点工程项目档案归档与管理难点分析——以宁波市江东区为例

□宁波市江东区重点工程办公室　朱建红

重点工程项目档案归档与管理难点分析——以宁波市江东区为例

□宁波市江东区重点工程办公室朱建红

如何保证重点工程项目档案的及时归档和管理，不仅是保护重点工程项目有价值的文件资料和原始数据档案的完整性，更是要规范性地编制重点建设项目档案，为保障项目工程档案与工程建设同步利用服务能力。但在具体的工作中，由于档案管理人员不足，管理方法不够科学，使档案管理存在些许问题，影响重点建设项目档案的实际利用价值。以下将从项目档案管理与利用服务出发来探讨档案的归档和管理，以及相应对策。

一、目前重点工程项目建设档案的管理情况阐述

重点工程项目档案的管理既是整个项目建设工程中所有的数据、图纸、资料的总结与归档，又是建设项目的重要组成部分，在项目建设完成竣工验收、以及投产使用后的维修、管理、改扩建等提供重要依据。近年来宁波市江东区在社会经济发展和城市建设进程飞速发展的情况下，着重建设推进“三江六岸”拓展提升的多个项目，以及配合全市的城市轨道交道建设。重点工程项目档案的管理与利用服务成为整个重点项目建设过程中不可缺失的一部分。根据近年来江东区重点项目建设过程中档案管理中的情况，进行分析归纳总结。

1.重点工程项目档案现状

加快城市建设脚步，一方面是创新发展，建设新的工程项目，重新规划新的蓝图，另一方面是实施旧的项目改造、维护。江东区是宁波市发展较快的辖区之一。近年来在城市建设中承担着重任。就2015年天平保险总部大楼等11个项目开工建设，天伦广场等8个项目建成，全年重点工程完成投资167亿元。轨道交通3号线江东段各站点全面开工，4号线江东段征地拆迁工作全面启动。江东区发挥了重要的作用。重点工程项目档案管理作为这些重点项目建设中的重要环节，具有十分重要的意义。从利用档案的目的来看，主要在于已竣工项目的维修、改造居多。市级重点项目建设前期资料都由江东区的重点工程办公室负责编制、归档，集中统一管理。在前期建设过程中，主要在资料的登记和收集方面做了许多工作，但前期的利用率不高，利用服务主要在后期。一些项目因为自然的损坏，以及使用寿命限制等多方面的原因需要进行修改和扩改，这时需要利用原始的数据资料和图纸进行可行性分析论证。完整的重点项目建设档案，是整个项目使用、维护和管理过程中不可少的依据，尤其对于后期几年，甚至几十年时间里的维护和改造都有重要的价值。如果资料不够完善，内容不够集中，以及数据不够明确，将会影响到后期档案的服务利用效率。

2.档案管理人员观念意识与业务水平要求高

受一些传统观念和认知的影响，人们对工程档案管理重视不到位，认为档案工作可有可无的也大有人在，整个社会的档案意识越来越淡泊，档案部门的社会地位也越来越低下，档案工作与社会严重脱节。档案的利用服务不积极，一直处于被动的状态下，档案的使用情况也可想而知。目前，从项目档案利用服务中人员的参与程度来看，主要还是以被动为主。所有项目档案管理主要以提供实体的原件为主，但这只能是短暂可行的，对于一些重点项目的档案仍有许多不足。因为重点项目建设一般时间周期都长，后期修改、维护的过程中需要用到档案资料的时候很多，如果长期提供原件服务，很容易造成原件的破损、缺失，同时归档不及时也可能造成资料不完善，致使后期使用过程中发现档案资料不足时已经来不及补充完善。另外，在重点项目建设档案管理过程中，需要将所有档案进行实体管理，还要对档案所承载的信息内容也需要妥善保管，这就要求档案人员加快提高管理水平。

3.档案的利用信息与归档的信息资源差异较大

重点工程建设时间都很长，一到两年，三到五年，甚至更长时间，并且是分期进行的，因此档案的卷宗较多，数目较大，整个编制和管理过程需要消耗更多的时间。但从档案利用率来看，项目档案信息资源与档案的利用率之间有很大的差异。主要存在两个方面。一是档案管理还沿用传统的管理方式，手工纸质档案资料整理时间缓慢，检索起来比较困难，影响了使用速度和效率。二是利用方法不方便。所有的重点项目工程管理都是采用的集中管理的方式，无论是谁要查阅工程资料都必须到指定的资料室进行调阅。但对于一些工程项目的建设者来说，一般工作比较繁忙，如果要多次重复使用到某项档案资料，由于档案室调阅资料的一些要求限制，往往无法满足长期的借用需求。重复性的借阅与归档，让档案的使用者产生了疲倦感。有时候就干脆一次借阅后，进行复制留用，如此一来使档案的用户不断减少，影响了利用率，而这些重点项目档案也基本上处于很少借阅的状态中了。

二、重点工程项目档案管理难点

与普通的项目档案管理相比，重点工程项目档案管理具有其独特性，需要进一步提升档案管理的水平。通过研究发现，重点工程项目档案管理主要存在以下几项难点。

1.档案资料收集的不完整，导致档案编制困难

重点项目档案的收集涉及到工程建设的各个方面，图纸多、文件多、要求多，在收集的过程中往往容易漏掉和丢失，造成档案资料收集的不完整，给档案编制带来很大的困难。这是重点项目建设档案管理中十分普遍的现象，也是重点项目档案管理的难点。在重点项目建设中由于参与主体的多元性，施工工期分多个阶段，施工材料来源的多方面性，以及工程建设的成套性等特点，给档案的收集带来了巨大的困难。如目前正在建设的宁波市轨道交通建设工程，为期12年，分为七条线，在江东区域范围内的每一条线都涉及到道改、绿化迁移、土建、盾构等基本项目，同时每一条线都可以实现独立的研究、设计、施工、竣工验收形成的各自工程建设文件材料，不仅内容各种各样，而且数量很是壮观。所有的项目并不是按顺序分批分次进行的，还有一些是同步进行的，多个项目施工的过程可能都需要这些档案资料作为施工的依据，而且所有的施工单位和监理、筹建办公室都是在一起临时性的办公，无法完全做到档案的及时归档，严格管理，因此给档案管理带来很大的困难。

2.重点项目分期建设，造成档案整理过程繁琐

所有的重点项目工程一般都比较巨大，一次性无法完成工作。而实施分期建设，每一个项目除了主体工程外，还有其他配套性建设。每一个项目又分为多个类别，同时每一个类别的档案都会有工程前期文字资料、招投标资料，以及竣工验收资料，设计图纸等等资料。例如项目的立项文件、竣工验收合格资料等，都是唯一的资料，在整理归档的过程中，必须要归纳到某一个类别的资料中，但因为涉及到另一个工程的内容，没有办法保留同一内容的文件资料，容易出现交叉，造成档案管理过程繁琐。

3.项目档案的动态性强，增加档案管理的难度

重点项目的建设不是一气呵成的，而是随着情况变化而不断调整的，具有很强的动态性。近年来在城市快速发展中，江东区作为宁波市的重点形象提升区域建设了多个大型重点项目，如世纪东方、国际航运中心。这些重点建设项目都不是孤立存在的，而是经过多方面科学论证和规划的。从开始到动工建设呈现动态性的变化，项目档案必须保持一致。如果出现项目施工与设计不符时，需要进行不断地动态调整，但由于档案管理人员参与项目建设不够，专业知识水平不足，增加了管理的困难，也影响了后期的利用。

三、完善重点项目档案及促进档案管理发展的对策

要进一步增加重点项目档案管理工作的有效性，提升其服务利用率，只有从根本出发，强化管理。

1.完善重点项目档案制度，加强重点项目档案的收集

在“十三五”规划启动之年，城市建设脚步快速发展，重点项目建设越来越多，为了进一步做好重点项目建设，必须要不断改革重点项目档案管理工作。健全和完善重点项目档案制度，加强重点项目档案的收集、整理工作，是当前重点项目建设档案管理工作的重点。要根据工程的性质、运用的经济手段、施工进程，掌握档案的整理归档时间，确保档案资料收集过程的有序进行和完善性。档案材料的整理过程中要按类别，进行细致整理，不仅要注明建设单位、材料来源、设计单位、施工单位等相关情况，责任分工、建设资料，数据对比等方面，对于可以存在的技术人员流动，资料的动态变化都要如实登记，确保资料的完整性和可使用性。

2.针对重点项目的配套性建设，加强档案资料的科学管理

城市建设重点项目涉及到各个方面，不仅有旧城改造、新城建设、交通工程，还有商业工程建设等。每个项目既有分期建设的，也有同步建设的，但每个重点项目都具有配套性建设的特点。针对重点项目的配套性建设，要采用科学的方法进行管理。如对于重点项目建设中比较重要的资料原件进行复印，采用原件与复印件双重归档管理，出借时用原件复印件，保证重点档案资料的完整性。

3.调整动态档案管理的方法，做到档案管理与动态同步，注重档案管理的延伸服务

从重点项目建设的动态性来看，虽然给档案管理带来了很大的困难，但也带来了一定的机遇。档案管理的过程中，必须要时刻关注内、外部变化，及时调整管理思路和管理对象，实现档案管理与动态同步。要加强档案管理专业人员的培养与吸收，使工作人员能够从专业的角度来进行重点项目档案管理。要强调施工资料的追踪和收集，根据每个项目的设计、施工环境与施工建设中的变化，以及项目验收的最终结果进行科学管理，确保归档资料的完整、系统。