基于校园一卡通系统的高校资金内控可行性研究

苏林忠

（华南理工大学信息化办公室，广东 广州 510640）

基于校园一卡通系统的高校资金内控可行性研究

苏林忠

（华南理工大学信息化办公室，广东 广州 510640）

针对目前高校对大财务资金内控的需求，着重从校园一卡通系统的角度阐述了如何充分利用校园一卡通系统所具备的功能与条件做到规避财务风险和规范财务行为，以保障资金合法与安全的内控目标，从而肯定了校园一卡通系统作为高校对财务管控手段的可行性。

高校；一卡通；财务；资金；内控

1 引言

相关数据表明，高校的本科及以上的招生计划已由2000年的306万跃居到2015年的764万，增长幅度高达150%；2014年的全国教育经费总投入高达32806.46亿元，其中，普通高校的各种教育及科研经费等也呈现以几倍甚至十几倍的速度增长；针对985、211的个体院校每年也有高达几个甚至十几个亿不等数额的各类经费。面对如此活跃的教育事业以及庞大的资金资源，如何保障财务工作的规范化，避免各类经济犯罪行为是当今高校所面临的一个刻不容缓的问题[1]。

2 高校大财务资金内控所存在的问题

概括来讲，困扰高校财务资金内控工作的原因主要表现在以下几个方面：

2.1 内控体系不完善，缺乏统一的管控基础

多数情况下或因高校自身不重视财务内控制度体系的建设[1]，或因执行过程中相关部门配合不积极，或因缺失配套的相关管理措施等，导致一直以来未能形成一个具备领导能力的内控组织机构和一套操作性强的内控实施方案。

2.2 缺乏统一的收费平台，无法保障资金的安全性、完整性以及时效性[3-4]

高校的收费业务相对繁多，但由于收费项目的归口管理部门不同，收缴方式以及货币形式等亦不尽相同，现金出现假币、被盗，以及由于管理人员私自挪用或设立“小金库”等侵占高校资产的现象屡见不鲜。

2.3 缺乏统一的数据监管平台，无法保障资金的合法性与实效性

各部门的办公系统相互独立，信息孤岛现象较为突出，财务主管部门难以了解和把控全局资金情况，出现资金睡觉、空头支票、学生欠费以及违背专项资金使用原则等现象[3]，无法为校领导的决策性工作提供及时准确的财务信息，某种程度上将阻碍学校的建设和发展。

3 校园一卡通系统的准金融功能

目前，高校校园一卡通系统已基本普及建设和使用，校园一卡通除了其介质信息在校内作为身份证件使用以外，其实质上也是一套准金融系统，具备资金缴存与商务消费的功能[2]，形同银行卡的金融功能。以下从校园一卡通金融功能的分析说明校园一卡通系统的财务结算一卡通，金融交易一卡通，信息服务一卡通等主要功能，见校园一卡通金融功能示意图1：

图1 校园一卡通金融功能

图中，箭头方向代表了资金的流向，黄色区域表示校园卡具备的资金功能，红色框内表示该功能及业务属校内控制范畴，校园一卡通的金融功能具体表现在以下几个方面：

3.1 资金的归集

校园一卡通资金是持卡人通过校园一卡通充值平台预先将不同渠道的资金统一划拨到学校指定的银行账户下所形成的资金集，资金的归集也有助于推动并建立良好的银校合作关系，提升学校的金融服务质量；另外，校外资金到校内资金形式的转变，使学校有了从宏观上了解与监控资金的动向，进一步做好账务规划工作提供参考的条件。

3.2 资金的分类与控制

校园一卡通在资金形式上支持校园卡钱包与电子账户钱包两种资金记账方式形式的并存，校园卡钱包适合于在公共区域专用消费终端的支付，而电子账户钱包则适合于个人网络终端设备交易的支付；同时，每种形式的资金均可以再设置出各业务专用小钱包[2]。两种支付形式的互补以及对专用小钱包的限制，全面支持了各类交易需求，极大地提高了交易效率，并实现了财务对专款专用的管控。

3.3 交易与支付平台的统一

校园一卡通系统作为一个准金融系统角色的应用，其更多表现的是实现了交易行为的可控性、资金流向的严密性以及数据平台的统一性。

校园一卡通系统部署有专属的商务数据库[2]，不但详细地记录着商户账户和校园卡账户的详细身份信息，而且还记录着商户余额、校园卡余额以及每一笔交易所发生交易对象、交易时间、交易地点以及交易状态等信息，确保了校园卡资金流向的有效性与安全性，是一个不折不扣的交易数据支撑平台。

校园一卡通系统从最初的基于专用终端设备的现场实物交易模式，如食堂用餐、商店购物，如今也可以通过收费与支付功能模块实现网上在线交易，如在线缴纳水电费、网络费以及各类学费和考试费用等，其商务功能基本可以覆盖全校范围内的各类交易需求。

3.4 结算平台的统一

在交易过程中，无论支付的对象是谁，或以什么形式完成支付，校园一卡通系统所发生的交易行为均基于一卡通的校园卡账户和数据库平台来实现，数据规模和数据信息项完全可以支持资金结算的工作。

4 基于校园一卡通系统的财务资金内控保障

基于以上校园一卡通的金融功能，可以就以下几个方面为高校的财务资金内控提供相应的保障措施：

4.1 设立结算中心，对接财务管理工作

校园一卡通系统的结算中心，负责对一卡通系统现金充值、圈存业务的会计核算，以及商户清算业务的会计核算，并负责向学校财务主管部门提供相应的结算报表等，保障了校园一卡通与财务主管理部门的业务对接工作。

4.2 实现环境与过程控制，完善内控体系[4]

校园一卡通系统是一个跨平台、跨区域和跨部门的客观性服务平台，校园一卡通系统运用，不但代替传统的人工收费过程，规避人工与环境的干扰因素，而且实现了不相容职务分离控制，统一了交易界面，规范了收费过程，可以有效规避资金的收缴风险。

如通过一卡通系统与教务和学工系统的对接，可以有效杜绝学生恶意拖欠学费及套取困难补助现金的现象等。

4.3 实现行为控制，避免主观行为

校园一卡通系统的运维部门多侧重于技术部门，如一卡通管理中心等，其既不是学校的财务管理部门，也不是资金的结算对象，而是一个非得利单位，某种程度上类似于第三方中介机构，便于以中立的态度与角色开展校内的交易与结算工作[1]。

校园一卡通设立的专用钱包可以实现对专用款项使用的有效控制，满足对资金的安全性、完整性以及时效性的管理需求。同时，由于系统统所提供的交易与结算过程均不涉及现金，整个过程只是资金数字的一个二次分配过程，从而可以有效地避免私设“小金库”和私自挪用等情况的发生。

4.4 实现数据监控，发挥宏观调控

利用校园一卡通系统提供的领导查询功能，校领导或财务主管部门可以通过安排财务专员的方式，也可以通过与财务信息管理系统对接的方式等实现对校园一卡通系统的资金数据的实时监控[1-2]，保障资金的合法性；及时了解和分析目前资金格局，有助于强化资金使用效益，提高资金的周转调控能力。

4.5 实现统一结算，规范资金管理[7]

校园一卡通系统实行了收支两条线的管理模式[6]，一方面加强了学校对商户的资金管理，增强其收入的透明度，从源头上遏制了账外账的出现；一方面由于后勤社会化所引进市场竞争机制，一些社会上的经营实体进驻学校经营后，通过学校统一的资金结算有助于学校更好地了解这些实体的实际经营状况，便于学校进一步加强财务管理工作。

4.6 大数据分析，精确定位工作目标[2]

通过对校园一卡通系统的大数据进行分析，可以帮助相关学生部门进一步了解到学生个体的消费习惯与消费水准，以此确定该生是否列为贫困生，是否应该发放困难补助，以及所发放的困难补助的使用效果等；后勤部门也可以从师生的用餐次数、用餐时间以及用餐品种等数据中科学地预测未来食品的采购量并及时调整食品结构等，为确定下一步的工作目标提供确切的数据依据。

5 结语

校园一卡通系统是高校信息化建设发展的必然产物，也是数字化校园建设的方向和潮流，其不但对财务管理工作起到了优化与整合作用，而且实现以学校对财务资金的统一监管与调试，增加了学校对资金的掌控能力。日趋成熟的校园一卡通应用技术与传统的财务管理理念相结合，从根本上转变了高校财务的管理模式，大大提高服务水平和服务效率，有效解决了传统操作模式下的诟病，整体上提升了学校的核心竞争力。

总言之，新的形势下，主动积极探索新的财务内控策略已迫在眉睫，借助校外建设资金，大力推进校园一卡通系统不断向纵深发展，校园一卡通在高校财务管理中的应用前景是值得期待的。

[1]朱婧．CE高校财务内控初探[D]．四川：西南交通大学，2009．

[2]伍剑宇．校园一卡通系统的设计与应用[D]．长春：吉林大学，2013．

[3]付饶．浅议高校货币资金的内部会计控制[J]．中国管理信息化，2011(7)：44-46．

[4]韩英霞．高校一卡通在货币资金内部控制中的作用[J]．高教研究，2012(8)：104-105．

[5]胡丹．完善高校内控制度强化财务风险管理[J]．教育财会研究，2009(10)：50-52

[6]刘枥铠．试析高校财务内控体系的构建与完善途径[J]．企业导报，2016(3)：68-69．

[7]刘虹．一卡通在高校资金管理中的作用[J]．吉林省教育学院党报，2012(12)：112-113．

[8]林群力．一卡通在高校财务信息化管理中的问题及对策[J]．海南广播电视大学学报，2011(4)：93-96．

The Feasibility Study on the Internal Control of University Funds Based on the Campus One-card System

Su Linzhong
(South China University of Technology,Guangzhou 510640,Guangdong)

In view of the great financial funds internal control needs in colleges and universities,this paper elaborates emphatically how to make full use the function and conditions of campus one-card system to avoid financial risks and standardize the financial behavior from the angle of the campus one-card system,in order to ensure funds legal and security,thus to affirm the feasibility of campus one-card system as the financial control method.

university;one-card;finance;fund;internal control

文献标识码：A

1008-6609(2016)05-0076-03

苏林忠，男，河南濮阳人，学士，软件工程师，研究方向：计算机软件开发及应用。