医院文书档案管理对信息化技术的应用

王柳

哈励逊国际和平医院，河北衡水053000

医院文书档案管理对信息化技术的应用

王柳

哈励逊国际和平医院，河北衡水053000

由于网络技术水平的提高，加上计算机应用越来越广泛，所以在医院的文书档案管理中应用信息化技术也是大势所趋。.通过信息化技术的应用，一方面可以防止纸质管理容易丢失的弊端；另一方面还可以防止因为时间太长，文书档案的字迹会变得模糊等问题，有利于提高医院文书档案管理的工作效率。文章通过分析信息化技术在医院的文书档案管理的应用，进一步针对其中的问题有针对性地提出解决措施。

医院;文书档案;信息化技术

对于一个医院来说，医院的文书档案会影响医院做出正确的判断和决定。换句话说，其文书档案管理水平影响着医院的档案管理总体水平，不仅如此，还影响着医院的综合实力，影响着未来的发展。由于社会发展水平不断提高，对于传统的纸质档案管理来说，不仅管理不便，在查找和分析等方面也存在很多不足，很难和社会发展相适应，这不仅会导致工作人员的工作强度加大，同时档案很容易丢失，不容易进行保存，进行医院的文书档案的信息化管理，才可以提高医院的工作效率，进一步提高医院的档案管理总体水平。文章首先探究了在目前的医院信息化文书档案管理中存在的缺陷，从总体的角度出发探索信息化在医院文档管理中的意义，明确信息化技术在医院文书档案管理中的应用。

1 医院的信息化文书档案管理面临的问题

在医院的文书档案管理工作中，虽然信息化管理具有一定的优势，但是其中还有很多问题亟待解决，具体来看，主要有以下几个问题。

1.1 缺乏高素质的文书档案管理人员

习惯使用传统的方式来管理医院文书和档案的工作人员对信息化技术缺乏了解，能够灵活运用信息化技术的人对医院的状况缺乏了解，或者对医院的文书档案管理工作缺乏了解，在这种情况下，医院只有使员工学习计算机技术，同时还要组织员工了解医院的文书档案管理工作，才能克服这一问题，从本质上来看，医院的素质低下的文书档案管理人员阻碍了医院档案管理水平的提高。

1.2 医院文书档案管理信息化缺乏安全性

对于电脑来说，它和纸张具有很大的区别。把信息写在纸张上，只要不是发生火灾、洪涝等破坏性灾害，那么医院的文书档案材料就不会遭到破坏，然而应用了计算机技术以后，它可能会产生病毒，如果病毒侵入电脑，那么医院的文书档案信息会丢失，导致严重的后果。因此，在利用信息化技术进行医院的档案管理时，不仅仅要做好信息的备份工作，同时还要控制联网，提高计算机进行医院文书档案管理的安全性。

1.3 医院的管理者对文书档案信息化管理缺乏重视力度

从现在来看，虽然很多医院已经在文书档案管理上应用了信息化技术，但是很多医院的管理者对于信息化管理缺乏重视力度，加强传统的观念影响，所以很多管理者认为医院的文书档案管理工作并不会有很大作用，而且认为文书档案信息化工作难度较高，没有必要，这些落后的思想导致医院文书档案管理信息化水平不高，导致文书档案信息化管理缺乏足够的动力，缺乏足够的执行力，很多医院的文书档案资源利用率不高，不利于提高医院的文书档案管理水平。

1.4 医院的文书档案管理工作质量较低

从现在的发展可以得知，医院的文书档案管理工作水平不高，目前还是处于过去的档案保存和管理阶段，和国外先进的、高端的医院文书档案信息化管理相比，存在的差距较大，总体上医院的文书档案管理质量并不高，也没有完全实现对文书档案的精细化管理，对医院文书档案的分类不科学，事件时间轴横纵向对接不恰当，档案资源的共享率不高，在交流和交换信息等多个角度存在很多不足。具体来看，它不仅是因为基础设施建设影响了其水平的提高，还有人才的缺陷的影响。另外，由于医院管理者缺乏足够的重视力度，所以很难在根本上提高医院档案管理信息化工作的质量和水平。

2 信息化在医院文档管理中的意义

由于现代网络技术水平的提高，对于计算机的应用范围越来越广泛，相应的，计算机的安全性能也比较高，因此很多医院都通过信息化技术管理医院的文书档案。这些重要的档案一方面记载了病人的具体信息，同时也记载了很多经验，这对于医院来说不仅是重要的材料，更是一笔财富，对整个社会医疗事业都有重要的意义。

2.1 有利于提高医院的文档的管理水平和质量

如果医院的文书档案管理比较合理，那么医院的文书档案管理质量和水平可以大大提高。在过去，文书档案管理是通过专业人员记载进行的，通过进一步的整理，对文书档案材料进行分类，然后进行档案材料的保存，这样的文书档案材料管理方式比较复杂，在寻找档案时也有一定的不便利性，一方面会浪费大量的人力资源，同时也会浪费时间，导致管理效率和管理水平不高。通过合理的信息化技术，一方面可以大大提高医院的文书档案管理水平；另一方面还可以提高医院文书档案的质量，具有重要意义。

2.2 有利于推动医院整体行业档案管理的发展

一个医院如果合理应用信息化管理技术，一方面可以提高文书档案管理效率；另一方面还可以推动医院整体的文书档案管理水平的提高。如果医院的信息化管理取得了较好的效果，必然会对其他医院的文书档案管理产生影响，进一步影响医院行业的文书档案管理水平的发展，这样一来可以实现良性循环，提高整个行业的医院文书档案管理信息化水平。

2.3 有利于进一步提高医院文书档案信息化管理水平

在医院的文书档案管理发展过程里，信息化技术的应用必然会面临很多问题，大部分工作人员在开始应用时会面临很多技术难题，因此需要在解决问题的过程中提高自身专业能力，可以快速提高自身素质，提高医院行业档案信息化管理的效果。

2.4 信息化管理有利更好地和病人家属沟通交流

在过去，病人的有关档案只是在书面上记载，而应用计算机以后，可以随时对档案信息的错误部分进行修改，通过这样的操作，一方面可以提高对文书和档案修改的便利性；另一方面还可以使家属更明确地了解家人的身体状况，有利于实现医生和病人的良好沟通，防止出现医患关系紧张的局面。

3 信息化技术在医院文书档案管理中的应用

在医院的文书档案管理工作里，信息化管理具有重大的作用，文章主要从数据管理和信息检索，工作方式和安全管理等多个角度的信息化加以研究，为相关人员提供参考和借鉴。

3.1 档案数据管理信息化

要想实现对档案数据的信息化管理，必须要具有硬件设施条件，医院必须有满足条件的计算机设施，除此之外，医院的网络质量要好。利用计算机的局域网，可以实现对医院的文书和档案的管理，可以及时检查文书和档案，改正其中错误的部分。通过联网操作，一方面可以管理好文书和档案；另一方面还可以实现病人信息的集中，有利于提高工作人员的工作效率，提高医院的文书档案管理工作的效率，实现档案数据管理信息化，进一步推动医院的文书档案管理信息化技术的发展。

3.2 信息检索信息化

通常情况下，医生会对档案信息进行检索，这是档案的使用途径之一。在过去，医生对档案信息的收集需要人工完成，一方面导致人力资源的浪费，同时也会因为资料的繁多和复杂导致资料查找浪费大量时间，导致工作效率降低，不利于提高工作质量。而信息化技术的应用可以很好地避开这些缺陷，通过信息检索的信息化，是实现医院文书档案管理信息化技术应用的关键环节。

3.3 工作方式信息化

在过去，医院进行文书档案管理工作主要依靠的是人工的力量，而人工整理查找相关档案材料不仅效率低下，同时错误率比较高，在查找和使用时都有一定的难度。通过对工作方式信息化的应用，有利于集成医院内部的档案信息，实现对文书档案的合理分类，在检索时可以提高效率，有利于完善文书档案的归档保存工作。所以在未来的一段时间里，必须不断完善工作方式，这样可以大大提高医院工作人员的效率，通过长期的坚持可以大大提高医院文书档案管理水平，实现工作方式的信息化可以提高工作效率，实现医院档案管理水平的提高。

3.4 安全管理信息化

从现在的发展来看，安全管理信息化是医院的文书档案管理中最重要的环节。要想实现医院文本档案的利用，首先要保障档案不丢失，同时还要保障其不被不相关的人偷看或篡改材料，防止黑客攻击计算机，提高档案材料信息的安全性。具体来看，要想提高文本档案信息的安全性，第一，提高档案管理人员的安全意识，通过工作人员主观上提高安全意识可以进一步降低安全隐患，有利于管理人员按照严格的程序管理文本档案信息；第二，不断完善系统，工作人员要按照医院的实际状况，进一步完善实际状况，提高系统的安全性，从上述两个方面出发，可以进一步提高安全管理信息化水平。

3.5 人才管理信息化

医院的文书档案管理工作中，人才扮演着重要的角色，所以人才管理信息化对于医院文书档案管理发展具有重要意义。对于医院的文书档案管理工作来说，只有管理人员提高自身技术水平，才可以做好医院的文书档案管理工作。从医院的文书档案管理的方面来看，只有提高文书档案管理人才素质，才可以保障文书档案的信息化管理，如果人才管理水平不高，那么医院的文书档案管理工作质量也会不高。所以，必须保障人才管理信息化水平的提高，从传统的管理模式过渡到新的档案管理信息化模式，实现医院整个行业的发展。

4 结论

总而言之，医院要想实现自身发展，必须加强对文书档案管理的重视力度，通过信息化技术的应用，和新的历史发展阶段相适应。对于医院来说，实现文书档案信息化管理有利于提高医院工作的标准化程度，提高其规范化。要想达到这一目标，必须得到医院领导的重视，除此之外还要有一定的经济实力，结合工作人员的配合才可以实现良好的发展。通过思想上的统一，加大创新力度，实现医院文书档案的信息化管理，推动医院整个行业的档案信息化管理水平的提高。

[1]王兆学.浅议医院档案管理信息化建设[J].黑龙江科技信息，2010(8)：182．

[2]魏庆红.试论医院档案的信息化管理[J].云南档案，2011(7)：52-53．

[3]李传佳，王天旭，崔泽实.医学装备预防维护在医疗风险管理中作用的探讨[J].中国医学装备，2011，8(6)：37-39．

[4]林婕.大型综合性医院电子档案风险管理问题研究[J].中国医药指南，2011，9(19)：161-163．

[5]詹群生.医院绩效管理与评价体系的研究平衡计分卡在医院绩效评价中的应用[D].南京:南京理工大学，2011．

[6]张晓莉.探索医院档案管理信息化建设[J].中国市场，2008 (26)：108-109．

Application of Informational Technology in the Hospital Document and File Management

WANG Liu
Harrison International Heping Hospital,Hengshui,Hebei Province,053000 China

The application of informational technology in the hospital document and file management is an trend due to the improvement of network technical level and wider and wider use of computer,the application of information technology can prevent the of loss of papers and also prevents the unclear writing of documents and files,and the information technology can prevent the issue,which is conducive to improving the working efficiency of hospital document and file management, the paper pointedly puts forwards the countermeasures by analyzing the application of information technology in the hospital document and file management.

Hospital;Document and file;Information technology

R197

A

1672-5654（2016）11（c）-0135-03

10.16659/j.cnki.1672-5654.2016.33.135

2016-08-23）

王柳（1981.5-），女，河北衡水人，本科，档案馆员，主要从事档案管理工作。