新医改背景下医院档案管理信息化建设分析

顾晓军，汤晓军，李川

1.山东省立医院，山东济南250021；2.山东省广播电视监测中心，山东济南250021

新医改背景下医院档案管理信息化建设分析

顾晓军1，汤晓军2，李川1

1.山东省立医院，山东济南250021；2.山东省广播电视监测中心，山东济南250021

目前信息技术已被广泛运用于各大医院，医务人员成为评定医院管理水平的重要指标。在信息化建设的背景之中，医院档案管理信息化建设的意义主要表现在共享档案管理信息整合、档案管理水平的提升、珍贵档案的保护等方面。所以，在新医改背景下对医院信息化建设进行研究具有十分重要的意义。

信息化；医院；档案管理

在现代医院的管理中，对档案工作的管理变得日益复杂，医院档案管理所涉及的范围越来越广也越来越细，包括文书档案、科技档案、基础建设档案、设备档案、财务档案等。这种复杂的工作环境无疑增加了档案管理工作人员的工作重量。在社会经济与社会服务迅速发展的今天，只有在档案管理方面进行创新，并向其他国家借鉴先进的档案管理经验，引入先进的信息化方式，才能够促进医院档案管理进行改革。医院在进行档案管理时建立档案信息化管理体系，以保证医院档案管理实现电子化与信息化。但是，虽然目前医院建立的档案管理信息化略有成效，其在建设过程中仍然存在一些问题需要解决。目前阶段需要做的是强化医院档案管理信息化的重要性，采取有效措施解决其在建设过程中出现的问题，促进医院档案信息化建设的发展。

1 医院建设档案管理信息化的重要性

在新医改的背景下，各大医院都在此背景下加快自身档案管理信息化建设，并且取得了一定的效果。因此档案管理信息化的重要性与日俱增。

1.1 提升了医院档案的保存

在没有进行新医改之前，医院的档案资料都是以纸质保存的，如此不仅占用的空间大，并且在存储和管理等方面难度非常大。实行档案信息化建设之后不仅节省了医院档案的存储空间，更增强了档案的保存质量和纸质版档案所无法做到的保密效果[1]。在医院进行人事调动或员工信息变动时还能够及时对信息进行补充，很大程度上提升了档案保存的效率。

1.2 满足档案的管理与查询

医院作为一个庞大的整体，其档案的数量非常多，在没有引进档案管理信息化建设之前，对这些档案的管理工作十分复杂，并且查询资料也十分困难，以至于医院职工在入职之后档案就被堆在一边，信息得不到及时的更新，并且利用率极低。在计算机和网络技术的应用之后，医院档案管理在提升管理效率的同时，更方便职工对档案的查询。除此之外，档案管理信息化建设还加强了档案查询的精确性和整体的效率，充分发挥出了档案管理信息化建设在医院人事档案管理与经营管理过程中的作用。

1.3 提高医院档案管理的调用

医院个人技术档案资料真实地记录着每个员工的学习和工作经历，与此同时，医院在进行人事调动和个人晋升等方面需要参考个人技术档案[2]。从前的纸质版档案在查询的过程中十分不方便，并且不能及时对档案进行更新，所以其参考的价值不高。在档案管理信息化建设过程中，不仅能对个人技术档案进行很好的管理，更能够及时根据员工的表现及时更新个人技术档案，提升了个人技术档案的使用效率。另一方面，医院的珍贵病例档案在纸质版的情况下，由于数量大、类型多，医护人员在遇到解决不了的病例情况下往往很难找出与之相似的案例。在进行档案管理信息化建设之后，只需要在所寻找的文档资料中输入相关病例，就能够迅速检索出相同的案例，并且内容清楚明了。

2 医院档案管理信息化的意义

2.1 关于共享档案信息整合

医院的档案管理信息化针对共享档案信息整合非常有作用。针对医院的档案管理工作，采取资源整合的重点是实现档案信息的系统、共享和有效等特征，达到广泛使用档案资源最终目的，这是档案管理事业朝着社会信息化发展的必然趋势[3]。医院档案中的电子文件比原件更方便导航，能够加强对原始档案管理信息的使用范围和使用程度，更方便医院的各个部门和科室按照需求进行信息浏览。

2.2 关于珍贵文档原件的保护

医院采用档案管理信息化的方式，还能够更好地保护珍贵档案的原件。把医院的档案进行归类之后，再使用信息化手段将其进行处理，就能够很有效保护档案的原件，不仅可以防止档案原件因被过多借阅和使用造成原件损坏，更能有效降低和防止贵重资料的丢失。另一方面，运用信息化系统的优势对医院档案进行管理，能够把重要的和珍贵的资料进行信息化处理，使用计算机对档案原件进行电子扫描，再采用电子文件的方式进行收藏、使用和管理，这对档案原件来说是很好的一种保护措施。

2.3 关于档案管理水平的提升

医院档案管理采用信息化的作用还表现在档案管理水平的提升。现在大多数医院的档案具有数量大、种类多和管理比较复杂的特点。在信息化建设的条件下，利用计算机进行信息化档案管理可以帮助档案人员检索和统计各种目录，这种方法在速度和效果上的作用非常明显。医院采用档案管理信息化建设化，在一定程度上防止人工进行时出现的错误，提高了数据的准确性，也降低了工作人员的工作量，不仅缩短了工作时间，更提高了办事的效率[4]。从这里可以呈现出的是在信息化的背景中，医院档案的管理加强了档案的使用频率。

3 目前医院档案管理信息化建设中的问题

尽管很多医院都采用了档案管理信息化的方法，但目前档案管理信息化建设的状况仍然存在很多问题需要解决。这些问题主要表现在以下几个方面。

3.1 医院档案管理信息化意识不强

存在于医院进行档案管理信息化建设中的问题之一就是档案管理信息化意识不强。根据目前的医院档案工作管理人员来看，在进行医院档案管理信息化的过程中，普遍呈现出的是档案管理信息化意识不强。这是因为很大一部分医院档案管理的工作人员都身兼数职，对档案管理的意识薄弱，从而忽略了医院档案管理信息化建设的重要性，以至于档案管理信息化系统仅发挥储存与检索这两项功能，其他更多更好用的功能却没有被开发出来，并且在系统的维护与设备更新等审批工作中碰到很多问题解决不了，这对档案管理进行现代化和信息化管理造成不利的影响。

3.2 档案管理技术水平不高

我国引进档案管理信息化管理软件的时间较晚，受到技术开发水平的影响与限制，使得目前很多医院所使用的档案信息化管理系统的技术水平较低。电子文档对计算机的保密要求非常高，但目前我国使用的档案管理软件在把医院档案转化成电子档案之后，在技术水平不高的条件下保密工作仍然存在较大的安全漏洞。

3.3 缺少档案管理信息化的制度

医院档案管理信息化建设在一定程度上还受到档案管理信息化制度缺少的制约[5]。目前很多医院在进行档案管理建设的过程中，缺少对档案管理制度制定科学统一的标准和模式，医院档案管理信息化制度的缺失对现代化档案管理工作造成直接的影响，以至于医院档案信息资源的利用率低，失去了档案资料本身的使用价值。

3.4 缺少人才的信息化管理

缺少医院档案管理信息化人才是医院在进行档案管理信息化建设过程中所遇到的一个瓶颈。在目前医院档案信息化建设过程中，很多档案管理人员工作不积极，使档案管理人才队伍不够稳定，加之其没有经历过专业的、系统性的培训，这些工作人员的专业基础知识的缺乏使得其专业素质过低。医院档案管理工作同时也是一项比较繁琐的工作，很多时候工作任务与工作产出不成正比，所以很多人并不愿意接受这份工作。对于从事医院档案管理的工作人员说，传统的档案管理方式并没有好的信息传递路径，造成档案信息使用率不高，最终对医院档案的信息化和科学化的管理造成直接的影响。

4 医院档案管理信息化建设优化的策略

为了提升医院档案管理信息化建设的水平，必须采用有效的措施解决医院档案管过程中出现的问题，确保医院档案管理信息化建设的发展。

4.1 提升医院档案管理信息化意识

优化医院档案管理信息化的关键是提升医院档案管理信息化建设的意识。在医院档案管理信息化建设过程中领导层面在思想上就必须重视档案管理信息化建设。要树立医院档案管理人员的正确的档案信息服务信念，指定专门的领导进行管理，将现代医院档案管理的重点放在医院档案管理的工作中[6]。上级的主管部门应该多举办些关于档案业务与管理知识等方面的讲座来提高干部职工的业务知识来适应现代化管理的需求，尽量将档案信息化建设作为医疗体系建设朝着服务化与现代化发展的重点。

4.2 提高档案管理信息化软件的技术水平

在增强医院档案管理信息化意识之后，医院还要进一步提升档案信息网络的技术水平，加强档案管理人员的网络安全意识。这就需要对医院的相关管理人员进行计算机网络技术和网络安全意识的学习与培训，让他们更加全面地认识目前互联网中常出现的安全问题和网络病毒，软件漏洞以及黑客攻击等技术问题，并熟练掌握这些问题的解决措施，保证医院的档案信息化系统更加安全可靠的运行，防止档案丢失和档案泄密等问题的出现。

4.3 完善医院档案管理信息化制度

为了更好地保障档案信息化管理的效率和质量，使现代化医院档案管理需求得到更好的满足，医院的档案管理工作人员应不断创新档案管理的理念，建立完善的管理制度，以此促使档案管理信息化工作的不断进步[7]。

4.4 对人才的培养

在所有的医院档案管理信息化建设的措施中最不容忽视的就是人才的培养。有效的提升档案管理人员的专业技能与素质，对医院档案管理信息化有着十分重要的作用。具体讲就是档案馆人员需要不断提升自己的专业素质，通过展开档案管理人员的培训与学习，增强其专业知识，提升档案管理队伍的专业知识与技能水平。

5 结语

总而言之，医院在进行档案管理信息化建设过程中，必须根据医院的实际情况来提高信息化的意识，完善档案管理信息化的制定，加大对专业人才的培养力度。对于医院档案管理信息化建设过程产生的问题要不断探索解决方案，只有如此才能给医院带来更好的发展。

[1]尹蕾.刍议新医改形势下医院人事档案管理的信息化建设[J].中国卫生产业,2015(8):89-90.

[2]黄晓虹.信息化背景下医院档案管理的SWOT及对策分析[J].现代经济信息,2010(8):20-21.

[3]刘丽娜,张卫,姜瑞博.信息化背景下医院职称档案管理问题分析[J].中国卫生产业,2016(18):184-186.

[4]马茂盛.新医改背景下医院档案管理的改进方法探究[J].黑河学刊,2016(5):20-21.

[5]陆伟华.新医改背景下医院档案管理工作的改进方法[J].中国卫生产业,2015（12）:105-106.

[6]周京国,李治明,唐松.新医改背景下高校附属医院作用与任务的思考[J].中国高等医学教育,2010(11):39-40，64.

[7]王艳军,郝慧琴,董海原.从新医改的角度解析区域医疗服务信息平台建设内容的定性研究[J].中国药物与临床,2011 (10):1119-1123.

Analysis of Hospital Files Management Information Construction in the New Medical Reform

GU Xiao-jun1,TANG Xiao-jun2,LI Chuan1
1.Shandong Provincial Hospital，Ji'nan,Shandong Province,250021 China；2.Broadcast Television Monitoring of Shandong Province，Ji'nan,Shandong Province,250021 China

At present,the informational technology has been widely used in various big hospitals,and the medical staff is an important indicator of evaluating the hospital management level,and under the background of information construction, the significance of hospital file management information construction mainly reflects the management information integration of shared-file,improvement of file management level and protection of precious files,therefore,it is of very important significance to the research of the hospital information construction in the new medical reform.

Information;Hospital;File management

R197

A

1672-5654（2016）11（c）-0126-03

10.16659/j.cnki.1672-5654.2016.33.126

2016-08-26）

顾晓军（1967.3-），女，山东济南人，大学，馆员，中级，主要从事档案管理工作。