基于办公自动化环境下医院档案管理探讨

王坤

通化市结核病医院，吉林通化134001

基于办公自动化环境下医院档案管理探讨

王坤

通化市结核病医院，吉林通化134001

当前，办公自动化系统应用越来越广泛，为人们的工作提供了极大便利，医院档案管理是一项非常重要、复杂的工作，涉及多项内容，针对当前医院档案管理存在的不足和问题，基于办公自动化环境，应加强医院档案管理，采取科学、有效的管理措施，不断提高医院档案管理工作水平。该文分析了办公自动化环境下医院档案管理特点，介绍了当前存在的一些问题，阐述了相关管理方法。

办公自动化；医院档案管理；探讨

医院档案管理对于医疗科技研究、医疗服务、基础设施配置等有着重要的参考价值，其也是医院服务管理的一项关键工作，对于医院可持续发展有着重要影响。在办公自动化环境下，医院档案管理工作逐渐朝着现代化、自动化趋势发展，其以计算机网络系统为基础，采用先进科学技术，档案管理新思想、新模式也不断涌现，办公自动化替代了传统人工纸质操作，确保了医院档案资料的完整性和准确性，也延长了其使用寿命。作为现代化科技发展的重要产物，为了进一步提高医院档案管理水平，应详细了解当前医院档案管理工作的不足和漏洞，在人员培训、标准化归档、规章制度、先进技术等多方面进行共同配合，改变传统档案管理模式和管理方法，基于办公自动化环境，采取科学、合理、高效的档案管理手段，深入挖掘医院档案信息，加强档案管理，充分发挥办公自动化的应用优势，认真解决当前医院档案管理存在的问题，满足现代化医院发展需求，全面提升医疗服务水平，推动我国医疗卫生体系的更好、更快发展。

1　办公自动化环境下医院档案管理特点

办公自动化主要是为了满足办公需要，借助各种网络平台、计算机技术等先进技术，完善和丰富办公模式，高效地管理、分析、整理和收集医院档案信息，规范和存储医院档案资料，积极推动医疗事业不断发展。基于先进科学技术和信息技术，医院档案管理可实现重要信息的共享、自动发送和传输，极大地提高了信息的安全性和真实性。办公自动化环境下，医院档案管理具有以下特点。

1.1存储安全

传统的纸质档案资料受到空气、温度的影响，使用寿命有限，长时间存储和放置，档案资料很容易受到损坏，特别是纸质档案资料上的文字逐渐模糊，影像资料画面质量也越来越差，直接影响了存储质量。而办公自动化环境下的医院档案管理实现电子化、信息化，所有档案资料为电子版本，基于计算机网络系统，利用一个小小的芯片就可存储大量档案资料，有效节约了档案管理时间和空间，使医院档案管理更加方便、快捷，也极大地延长了档案资料的寿命。

1.2效率高

医院档案管理工作涉及器材设备、医疗档案、文书、病历、人力资源等材料内容，以往都是管理人员对各种纸质资料进行整理、分类和归档，工作量较大，管理效率较低。当前，医院实现办公自动化，在这个背景下档案管理工作多利用专门的管理软件，基于计算机网络系统平台，档案资料的归整和信息有效处理，极大地提高了归档速度和信息检索质量。

1.3资源共享

基于办公自动化系统，医院档案管理更加快捷、方便，其中最大的优势就是实现资源共享，借助于微博、QQ、微信等聊天软件，可实时传输档案信息，极大地提高了医院档案管理的技术性和规范性，全面提升了档案管理水平。管理人员利用档案管理信息系统，在短短几秒内就可确定目标资料文件，通过文件检索软件，实时共享档案信息资源，并且这种档案信息共享几乎不会受到空间、时间的限制，也改变了传统档案管理工作模式，节省了大量时间和人力。

2　医院档案管理问题

2.1信息化管理程度低

当前，有些医院受到资金、技术等条件的限制，对于档案管理信息化的认知度较低，相关硬件和软件设施不完善，使得医院档案信息化管理程度较低，办公自动化远远没有达到理想效果，信息化建设速度缓慢，在很大程度上影响了医院档案管理工作水平。

2.2档案管理混乱

医院是一个庞大、复杂的系统，不同科室资料众多，档案管理比较混乱，难度较大，资料查询时需要耗费大量的精力和时间，档案管理工作水平不高。

2.3档案管理人员综合素质水平低

办公自动化环境下，医院档案管理需要大量的专业技术人才，但是很多医院的档案管理人员综合素质水平较低，往往认为档案管理工作非常简单，在日常工作中马虎大意，不重视档案管理工作，积极性和主动性较差，还有些医院为了减少人力资源支出，招聘兼职人员或者非专业人员负责医院的档案管理工作，很多管理人员没有经过专业的岗前培训，在后期管理工作中经常出现各种各样的问题。

3　办公自动化环境下医院档案管理方法

3.1健全医院档案管理制度

医院档案管理工作涉及大量重要信息，为了确保高效、稳定地开展医院档案管理工作，应积极健全医院档案管理制度，利用制度约束和规范档案管理工作，强化档案管理工作全责，使医院档案管理有章可循，推动档案管理工作的标准化、统一化、规范化发展。在办公自动化环境下，应注意档案管理工作的快捷性、方便性和适时性，基于计算机信息化系统，加强档案管理，规范档案管理技术操作和业务流程，做好医院档案资料的标号、归档和整理工作，运用标准、统一的格式，实现医院档案资料的高效管理和科学归档。一旦医院档案管理工作中出现资料缺失或者整理错乱问题，追究相关工作人员责任，强化其责任意识，不断提高医院档案管理水平。

3.2构建信息化设备体系

办公自动化环境下，应加快医院档案管理信息化建设，在档案管理工作中积极运用各种先进的科学技术，为了更好地实施办公自动化，提高医院档案管理水平，应积极补充各种信息化管理设备，实现档案管理一体化。在医院日常工作中产生的办公文件资料直接传送到档案管理系统中，避免出现忘记统计或者档案资料遗漏等情况，档案管理系统可自动识别各类档案资料，并及时将档案资料信息和其他部门进行共享，档案管理人员只需要利用管理系统接收相关资料文件，极大地提高了档案管理工作效率，减少了人为失误。医院应加大对档案管理信息化建设的资金和技术投入，积极发展档案管理工作，由于医院档案文件资料具有较高的应用价值，也比较珍贵，包括医院多年发展过程中的医疗成就和科研成果，所以档案管理工作对于医院可持续发展有着非常重要的现实意义。另外，积极应用各种办公自动化设备，医院档案管理工作一方面要注重工作效率和工作质量；另一方面必须提高档案管理的安全性，确保医院各种档案资料文件的安全性，定期对档案管理信息系统进行升级优化，由专业技术人员复杂医院档案管理信息系统的日常管理和维护工作。

3.3提高管理人员综合素质

医院应注意提高档案管理人员综合素质，一方面提高档案管理工作人员招聘门槛，多招聘一些专业的档案管理技术人才；另一方面，对管理人员进行岗前培训，明确医院档案管理工作职责和工作内容，还要不定期对其进行专业技能培训，鼓励管理人员积极学习先进的科学技术和知识，熟练运用各种档案管理软件，强化档案管理工作责任意识，提高医院档案管理工作的规范性和实效性。

4　结语

办公自动化环境下，医院档案管理工作更加方便快捷，针对当前不同医院还存在的不足和问题，应结合医院自身实际条件，有针对性地进行改进和完善，加快医院档案管理信息化建设，全面提高医院档案管理工作水平。

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Study on Hospital File Management under the Office Automation Environment

WANG Kun
Tonghua Tuberculosis Hospital，Tonghua，Jilin Province，134001 China

Currently，the application of office automation system is more and more wide，and it provides great convenience for people's work，andhospital file management is a very important and complex job and involved in multiple contents，and we should adopt the scientific and effective management measures to enhance thehospital file management and continuously improve thehospital file management work level under the office automation environment aiming at the disadvantages and problems existing in the currenthospital file management.The paper analyzes thehospital file management characteristics under the office automation environment and introduces some problems at present，and elaborates related management methods.

Office automation；Hospital file management；Discuss

R7

A

1672-5654（2016）08（c）-0148-02

10.16659/j.cnki.1672-5654.2016.24.148

王坤（1975.1-），女，吉林通化人，大专，馆员，主要从事医院档案管理工作。

（2016-05-27）