基于提升计生档案服务和管理能力的探究

都本芹

双辽市茂林镇计生办，吉林　双辽　136400



基于提升计生档案服务和管理能力的探究

都本芹

双辽市茂林镇计生办，吉林双辽136400

随着社会的发展，如今我国对人口和计划生育档案管理提出了更高的要求。计生档案作为各项档案的重要组成部分，对其的管理应当具有先进性、规范性、科学性等。但在实际管理中，传统管理观念、经费等因素严重制约了计生管理能力的提升，致使无法合理开发和应用计生档案资源。本文主要分析了计生档案管理服务原则，并针对加强计生档案管理的措施进行了研究和探讨。

计生档案；管理能力；服务措施

随着档案管理理念的进步，传统计生档案管理方法受到了人们的诟病。如今我国人口和计划生育工作向着法制化和制度化方向发展，传统计生档案管理步伐满足人口和计划生育工作的需求，因此计生档案管理部门需要提升计生档案管理能力，合理开发应用计生档案管理资源，促进我国人口和计划生育工作的发展。

一、计生档案管理服务原则

计划生育工作是促进我国进步的重要措施，而计生档案作为计划生育工作所产生的资料，其对于推动我国计划生育工作法制化发展起到重要的作用，因此档案管理部门需要结合档案管理服务原则加强计生档案管理。

(一)计生档案系统管理网络原则

传统档案管理方式下，工作人员主要是作为计生档案实体的保管人员，没有合理利用档案资源。而随着管理观念的变换，如今档案管理工作更加注重合理利用，因此需要采用先进的管理措施进行计生档案的管理，如采用网络化管理方式，即计生档案管理领导小组作为领导核心，计生局各科室落实工作任务，并收集相关信息资料，乡镇和行政村各业务部门组成工作小组，采用责任落实制度，确保所有工作人员都需要承担一定的责任。各乡镇和行政村各业务部门既相互独立，又相互监督和制约。

(二)计生档案管理职责分明原则

计生档案管理工作人员的主要责任是保障计生档案的完整性，即档案不可丢失、不可损坏、不可散乱等，工作人员需要时刻保持警惕，严格按照档案管理制度明确自身职责，完成档案保管工作。

(三)计生档案管理工作制度原则

工作制度作为工作人员遵守规章制度的依据，计生档案管理部门需要制定科学合理的计生档案管理工作制度，如采用月、季度、年终考核制度等考察工作人员的工作态度，并以计生档案收集、上报、整理和存档作为考核内容，确保工作人员严格按照相关规范和标准进行操作。计生档案部门还应当注重计划生育项目检查治疗登记制度，统计各计生服务站相关资料。

(四)计生档案管理科学化原则

为了提高计生档案管理和要利用效率，工作人员需要采用档案分类管理的方式，即针对计生档案内容设置合理的类目体系，并根据类目体系实施归档制度。另外工作人员要依据计生档案工作检查制度完善档案检查工作，做好年度档案收集和整理，提高档案开发利用的效率和质量

二、加强计生档案管理的措施

(一)规范计生档案管理程序

计生档案管理工作主要分为收集、整理、检定、保存和录入等不同的阶段，工作人员需要确保各阶段工作的有序性。由于计生档案存放时间较久，很多档案存在重复或失去考察价值等问题，工作人员需要做好普查工作，将没有利用价值的档案及时进行处理。另外工作人员还需要加强计算机网络的应用，对档案信息进行统一管理，快速调取和清理档案，提高工作效率。同时工作人员还需要进行档案重组，尽量将关联较大的档案组合在一起，提高查询工作效率。

(二)加快计生档案信息化进程

建立计生电子档案势在必行，档案管理部门需要依据不同档案的重要程度、价值大小、是否开放等进行加工整理，对于开放的核心档案优先整理。另外在进行档案内容录入时，需要将案卷分为三个层次进行输入，即参考价值不高的档案进行案卷级录入，对于内容相同且排在一起的档案进行合级录入，对于价值高、比较重要的档案进行文件级录入，以期提高录入效率，加快信息化进程。

(三)优化计生档案管理队伍

随着计算机技术在计生档案管理中的应用及档案管理理念的转变，如今档案管理人员不仅需要做好档案保管工作，还需要熟练应用计算机对档案进行收集、保存和整理等，即工作人员必须具备一定的信息技术和较强的档案管理知识。档案管理部门需要加强对工作人员业务素质的教育，采用多元化、立体型教学模式进行培训，确保工作人员了解当前档案工作的发展趋势，熟练运用科学的档案管理方法，有效提高档案管理工作效率和质量。

三、结束语

综上所述，为了充分发挥计生档案的作用，使其推动我国人口和计划生育工作进一步发展，需要加强对计生档案的管理。档案管理部门需要融合先进的管理理念，采用合理的管理措施，并加强对管理队伍的教育和培训，提高计生档案管理能力，为计划生育工作做出贡献。

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C924.21；G271

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1006-0049-(2016)18-0175-01