企业印章管理及风险防控工作思考

贾海燕

柳州机车车辆厂，广西 柳州 545007



企业印章管理及风险防控工作思考

贾海燕

柳州机车车辆厂，广西 柳州 545007

通过柳州机车车辆厂印章体系管理的实践经验，本着加强管理的目的，防范印章管理过程中存在的风险隐患，通过对企业印章管理及风险防控的简要分析探讨，引起企业对印章管理的重视，加强规范印章的管理，防范企业运营中印章管理不当带来的风险。

印章；印章管理；审批权限；风险防控

印章，泛指图章，用作取信之物，是企业在管理活动中行使职权的重要凭证和工具。企业印章在企业对外交往、对内行使职权等方面发挥着关键作用。因此，企业要严格管理与使用印章，强调印章使用的规范性，提高管理人员的素质，增强其法律意识，从基础抓起、从制度入手，才能有效保障企业利益，维护印章的权威性。

一、企业印章管理工作存在的问题

企业印章作为企业意思表示的外化标识，是企业经营管理活动中行使职权、明确企业各种权利义务关系的重要凭证和工具，在企业的社会经济活动中有着重要的地位和作用。企业印章的范围主要有公章、内部印章，公章指与企业营业执照上所载名称一致的法定名称章、党委、纪委、工会印章及合同、财务等专用章；内部印章指仅在企业内部使用的印章，如部门章、研究会等印章，内部印章的使用管理关注相对较少，但不论是公章还是内部印章，即是企业的象征，就都具有相应的法律效力，管理不当就会带来法律、经营风险，给企业造成损失。

由于印章的特殊作用，企业的党政印章(包括党委公章，行政公章、钢印、法人签名章及企业领导名章)一般由企业办公室保管。办公室必需在企业授权的范围内使用，不得随意扩大使用范围。但在实际工作中，不重视用印规范、管理混乱等现象时有发生，主要存在以下几个问题。

(一)虽然大多数企业都制定了印章管理制度、办法，但在执行的过程中却大打折扣，甚至还存在着“有法不依”的现象

办公室有专人负责印章，定点存放。但为了工作方便，多位同志都知道存放印章抽屉钥匙的地方；有些员工缺乏警惕性，亦或是怕麻烦，放印章的抽屉整天挂着钥匙，存在着印章被盗用的风险。有时由于工作原因印章管理人员不在，这时如有人来盖章，办公室其他同志就帮着盖了，既无审核，也不登记，这样造成印章管理混乱，出了错追究责任，无痕可循；或者印章管理人员没有进行相应的交接，无人接手此项工作，来人也不给盖章；也有的印章管理人员卖人情，有制度不执行。

(二)“把关不严”是当前印章管理中存在的普遍性问题

随着企业自身不断发展和对外交流的增多，企业印章使用的频率大量增加。印章管理人员既要负责印章工作，也有许多其他的工作要做。这就给印章管理人员增加了许多工作量。而且这项工作十分牵扯人的精力，你不知道谁来，什么时候来盖章，在这个岗位基本上不能离开人，工作非常细琐，所以有些时候，只凭来人的口头要求，或者打着领导的旗号，没有进行相应的核实，就把公章盖了，审批制度没有严格执行。这种情况，在筹备大型会议期间尤为明显。

(三)印章使用不规范，影响印章的严肃性和权威性

具体表现在加盖印章前草率马虎，不注意检查、核对用印内容，加盖印章的位置不准确，文字不端正，图形不清晰，尤其是在发文件、大型会议文件大批量盖章的情况下。

(四)印章保养维护不当

一般企业的印章多为几年或几十年不变，是相对稳定的工具。由于企业的印章使用率极高，使用频繁导致印油添加频率增加，如不定期对印章进行清理维护，印油与灰尘混搅，油渍满面，字迹模糊，盖章时不容易盖清楚，有损印章的准确性及企业形象。

二、加强企业印章管理工作的对策思考

(一)企业印章管理的原则

一是保护企业利益原则。明确印章的加盖范围，加强印章管理意识，在制定印章管理程序(制度、流程)时，不得违反企业其他各项制度、流程的规定，不得损害企业利益。二是明确流程和权限。具体印章管理部门应明确本部门管理印章的批准人、批准权限、使用范围、加盖印章的流程、文件的保存等内容。三是明确管理内容。明确印章的刻制、发放、启用、使用、回收、销毁、备案等流程。

(二)建立健全印章管理制度

首先，印章管理制度的建立是企业管理的重要一环。有制度才有执行的依据，只有规范操作，才能避免问题的发生。首先印章的刻制必需合法合规，只要在公安部门进行备案，即便发现有伪造印章的现象，也能及时报案查证。

其次，企业的印章必需专人负责保管，如企业规模较大，还要考虑公章法人章与财章、合同章的管理部门应有不同负责，这就从源头上避免了多头管理、权力集中带来的弊端，也符合专业管理的原则。

第三，如果在印章管理过程中有人员调动，必须做好交接记录，直到印章回收、封存、销毁，必须有书面的记录备案，保证印章一到企业即可查询对应时点管理人。再者，印章的日常管理要做到用前有审批、用完有登记，审批内容与用印文书必需内容一致，审批领导需要对用印文书事前审核、事后负责，一旦出现问题审批人员需要负连带责任。印章管理人员要确定用印文书的审批权限确在审批领导权限范围内。同时，事后的登记应载明批准领导、用印事由、用印数量，便于事后跟踪。

第四，对企业用印频繁，需要经常出差的，印章管理人员应该做到章在人在、章不离手，保证用印的安全。如果印章管理人员因特殊情况需要外出或不在岗，需向办公室主任或其他人员进行交接，减少或避免来人无法盖章情况的发生。实行严格的用印审批制度。

第五，如果遇到一些特殊紧急情况，可以给相关的办公室主任或厂领导电话汇报此事，经厂领导口头同意后盖章，便可先盖章，后补用印审批的手续，使企业印章的使用更加合理、高效、安全。对因工作特殊，确实需要提前在空白纸张上加盖印章、外出套印的，必须经厂长批准，同时应该做好登记，载明带了几张空白印章纸，公务结束后由相关人员对使用情况作出说明，用过的提供出相关复印件备案，未用过的及时销毁。

最后，对电子印章的管理，需要同时配合企业的信息管理部门，及时关注企业网络的运行安全，建立有效的防火墙。

(三)完善、规范印章管理制度，做到有据可依，有章可循

一是设立了行政用章登记本，每年各一本，根据用印的多少，决定登记本的厚度，同时还节约了纸张。二是严格印章刻制审批程序。随着企业不断发展，机构也在不断调整，成立了新的机构，需要刻制公章；一些单位名称更改或印章受损等原因，需要刻制或更换印章。经领导同意签批，到办公室备案后，才能前往公安部门刻制公章。新印章启用前，厂办要留新章印模，并收回旧印章，按规定归档案馆销毁或封存。三是定期对印章进行维护清洁。磨损、污渍、印油，都会对印章造成影响，以致印章字迹、图形不清晰，因此要视情况对印章进行清洗，盖印时要求印章名称与用印件的落款一致，印迹端正、清楚、位置适当(一般应盖在文件的落款与日期之间，骑年压月处)，以保证盖章的质量。

(四)风险防控措施

一是全面排查企业各项印章的现状，包括保管方式、使用范围、使用频率、审批情况等，在全面了解本企业印章情况的基础上建立既符合法律规定又适合本企业实际情况的《印章管理制度》，明确各项审批流程，并做到严格按照制度执行、定期审核，设定处罚措施。

二是具体管理措施。专人管理。选择品德优良、责任心强的员工保管印章，不仅要经常教育保管人员坚持原则，杜绝“关系章”、“人情章”，还要注重提高其综合素质，不断学习相关法律和业务知识，增强防范风险的能力；印章存柜加锁，用印后随手锁好并保管好钥匙；印章一般不得擅自让他人代管，管印章人员若因事、病、休假离岗，应报经领导批准，同时办理交接记录等手续。

三是建立用印台账。除公章应建立用印台账外，内部印章的使用也应建立用印台账，台账中需注明用印申请人、印章名称、加盖文件涉及事项、批准人、加盖日期等，用印台账作为永久档案进行保管，做到每次用印都有据可查。

四是发生印章遗失、被盗、毁损等异常情况时，首先保护现场并报告直接上级领导，若是遗失、被盗的是企业公章，还应向公章制发机关、当地公安部门报告，及时采取补救措施，尽可能减少损失和负面影响。

五是印章保养。印章管理人员要注意保养印章，确保盖印时清晰，具体保养方式按印章材质不同而不同，如原子印章时间久了之后会出现闭孔或溶胀变形，失去渗透能力，还有可能出现堵塞的情况，避免方法就是及时补充印油且最好是同一品牌印油；红胶印章由塑料材料制作合成的，要防摔坏和腐蚀，每次使用时要小心放置；回墨印章使用时要用力均匀，避免损坏印章内的支架，添加专用的回墨印油，且在不使用的情况下印章离开印台面。

六是明确印章加盖要求。在落款处加盖的印章要盖在日期上方，并做到上不压正文，下压成文日期年、月、日中间；一页以上的文件，除特殊要求外，应在签章页加盖印章同时加盖骑缝章：严禁违反规定在空白信笺、介绍信、合同上加盖印章，一旦发生严肃处理。

七是建立用印检查制度，制定检查、审计标准，发现问题及时纠正，严肃责任追究制度，对于擅自刻制、牟取私利私用公章的，及时移交司法机关追究刑事责任。

(五)作废印章的管理

根据业务的发展、管理的逐步完善，不再使用的印章、毁损遗失的印章不能放之任之，作为“真章”其仍具有对外代表企业的属性，缺失管理就可能为不法之人留下可乘之机，给企业带来风险。所以，作废的印章需要管理，且企业中应有专人负责，严格并及时按照流程处理。

其一，作废印章的收回。印章作废的情形主要有以下几种：印章所代表的企业、单位注销、部门撤销；印章所代表的企业、单位或部门名称发生变更；原有印章被盗、毁损或遗失：企业认为不需继续使用该印章等。印章作废情形发生后，该印章的使用部门应持企业相关决定将该印章送交管理专人，对于被盗、遗失的印章，公示后经审批重新刻制。

其二，作废印章的公示。废印章的管理专人在接收作废印章时，应建立台账，列明接收时间、印章名称、送交部门、送交人、作废原因等；随后，在企业范围内将印章作废情形及作废印章进行公示，与该印章有业务关系的外部单位，也应让其知晓：若作废印章是财务印鉴，除履行企业内部公示外，还应向开户的银行做变更登记。

其三，作废印章的处置。内部印章或不太重要的印章，可采取自行销毁措施，如用小刀将印章上的重要字破坏，但毕竟是私自操作，从管理角度，将作废印章交到当地公安部门。根据《公安部印章管理办法》规定，印章停止使用后，由使用单位的上级主管部门或登记管理机关送印章备案或批准刻制的公安机关，公安机关对其预存两年，无特殊情况的，预存期满后予以销毁。由此可知，作废印章交回公安部门得当。将作废印章交到当地保密局涉密载体销毁中心进行销毁，作废印章由其统一销毁亦可防范风险。

(六)提高全员法律意识提高印章管理人员素质

法律是一把悬在我们头上的剑，它对我们的日常行为进行规范，保护着公民的生活有秩序的进行下去。同样在企业中，经常性的对员工进行法律培训、使其增长法律知识、提高法律意识，让他们知道什么有所为什么有所不为是避免问题发生的一个有效方法。加盖印章的文书可能涉及到企业的发展大政、可能涉及经济管理、可能涉及企业的法律风险、可能涉及投资与决策等等，这就需要印章管理人员加强学习，及时对新出现的业务知识有所了解，对所加盖文书的后果能有足够的分析和预判，并且能够熟悉本企业的规章制度，有效区分权责范围，并能坚持原则，有效规范企业行为印章管理人员还需要有区分真伪的能力，对有争议文书，首先要区分加盖的公章是否有被伪造篡改嫌疑，其次能准确找出当时的印章登记以及用印审批，从而还原事实真相。次之，一套行之有效的印章管理制度，一支执行有力的管理人员队伍，加上平日的谨慎严格的工作态度，必然能保证企业印章合理、合规、合法使用，最大限度上杜绝风险的产生。

三、结语

印章对于企业具有非常重要的作用，同时印章也具有非常重要的权限，企业在日常的管理过程中必须要明白印章的重要性，建立健全印章管理制度，加强印章的日常管理工作，这些都是企业在日常的管理工作中必须要做到的事情。随着时代的发展，对企业印章管理工作也提出了更多的要求。只有结合实际情况，不断完善印章管理工作，才能适应企业发展的新形势，与时俱进，更好地为企业提供服务。

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