智慧档案馆顶层设计概念、原则和内容探析

文/莫家莉 史仕新 许 杨

智慧档案馆顶层设计概念、原则和内容探析

文/莫家莉 史仕新 许 杨

智慧档案馆的顶层设计对其建设、运行和可持续发展具有全局性、系统性、根本性和长效性的影响与作用。基于顶层设计的定义及其发展脉络，本文在界定智慧档案馆顶层设计内涵和特点的基础上，提出其设计应遵循以人为本、创新引领、系统协同、开放共享、绿色发展原则，进而从战略和全局的角度提出由文化价值系统、资源系统、技术系统、管理系统、制度系统、安全系统集成的智慧档案馆顶层设计总体架构，并对各子系统进行解构分析。

智慧档案馆；顶层设计；概念

智慧档案馆是未来档案馆发展的必然趋势，然其研究尚处于理念借鉴和实践探索的初级阶段。就理论研究而言，智慧档案馆研究面临基础理论薄弱、片面强调技术应用、缺少系统理论体系支撑等问题。就实践而言，智慧档案馆建设缺乏国家层面的统一规划、整体设计、战略部署与方法指导，面临分散建设、重复建设和信息孤岛的问题。本文拟以概念界定为切入点，以设计原则阐释为基础，以分析构建子系统为主要内容，展开对智慧档案馆顶层设计的探索。

一、智慧档案馆顶层设计的概念及特点

（一）顶层设计的定义及其发脉络

“顶层设计”（Top-down Design）意指自高端开始的总体构想，是源于系统工程学的设计理念。国内顶层设计的提出，始见于“国家十二五规划纲要”，随后其从改革事业拓展到网络安全、“互联网+”、“工业4.0”等领域。国内顶层设计的代表性理解有“蓝图”说［1］、战略管理说［2］、科学决策说［3］，虽具体解释有所差异，但都认同其是一种系统的统筹规划和高端架构。

（二）智慧档案馆顶层设计内涵及特点

智慧档案馆顶层设计就是以智慧档案馆建设与发展的核心目标为统领，以需求分析为基础，从全局和战略的视角出发，运用系统集成的方法，统筹考虑和协调智慧档案馆的各层次和各要素，对智慧档案馆的基本架构及其内部要素有效组合运行的动力机制、建设机制和发展机制进行总体的、全面的集成规划和设计。其主要内涵包括：顶层决定性，顶层设计是自上而下开展的设计方法，“顶层”决定“底层”，即智慧档案馆顶层设计首先要完成最高层次的结构和框架设计，才能逐层细化完成更细致的设计，而设计的对象具有层次性，可以是一个国家、城市、区县或部门的智慧档案馆（室）的总体设计。整体系统性，强调对智慧档案馆各要素进行全方位、多角度、立体式的考虑，实现整体性架构设计。统筹协调性，强调系统内部要素围绕设计目标和核心理念形成的关联与匹配，以及全局性的约束性要求。

智慧档案馆顶层设计的特点：一是战略全局性。强调从战略和全局视野出发，实现对其的总体设计、战略性构想和宏观性规划。二是整体关联性。强调围绕其发展战略和目标进行整体设计、系统推进，发挥整体效应。三是实践可操作性。强调规划设计与实现功效的衔接，是理想与现实的技术化、精确化构建，具有应用性和可操作性。四是动态发展性。顶层设计具有相对的稳定性和确定性，但随内外部因素的影响，需保持设计的动态开发和维护。

二、智慧档案馆顶层设计的原则

（一）以人为本

以人为本是智慧档案馆建设的本质要求。智慧档案馆的建设以智能化系统的构建，提供及时、互动、高效、便捷的服务，满足公众多样化需求为根本目的。可以说，任何脱离人的需求的纯技术属性的档案馆最终都不能体现“智慧档案馆”的价值和意义。智慧档案馆的“智慧”本质决定其是“智”（侧重智能化）与“慧”（侧重人文化）的结合，即其智慧程度不仅取决于技术手段的先进性，更取决于档案管理者和利用者的智慧程度。因此，智慧档案馆建设应跨出技术主义的藩篱，以人文主义来充实与提升其实质。

（二）创新引领

创新是智慧档案馆可持续发展的动力来源。智慧档案馆注重用户创新，利用者作为创新主体，参与到提供档案公共产品和服务的全过程，成为档案工作服务产品的生产者；突出大众创新，搭建档案信息创建、获取和分享的创新及应用平台，调动和激活大众创造能力；强调开放创新，突破系统内的封闭式创新，消融创新资源、创新主体、创新活动的边界，塑造开放性创新空间；重视协同创新，营造创新涌现的制度环境，以技术创新为驱动，带动管理、制度等诸系统的协同创新，推动智慧档案的持续更新与升级。

（三）系统协同

协同发展是智慧档案馆建设和发展的保障。智慧档案馆是其内含的技术系统、资源系统、制度系统、管理系统、安全系统和文化价值系统相互融合、制约、促进、共同演进的结果。作为系统的集成，需要包容性的发展各子系统，实现整体性的运作，偏重于任何子系统的发展方式都是不可持续的。智慧档案馆建设需建立横向协同和纵向联动的协同机制，实现各部门、各流程的无缝连接，确保系统功能与目标的一致。

（四）开放共享

开放共享是智慧档案馆建设的核心内容。新一代信息技术的应用，推动智慧档案馆系统内部诸要素的互动联结以及与外部系统不断进行信息、技术等资源的交换，以协同驱动智慧档案馆由低级向高级的演化。智慧档案馆信息深度整合和高度利用的实现，需要统筹信息资源库和共享平台的建设，做好网络的汇聚、信息的集约化采集，通过统一性的资源体系和运行体系的建立，打破“信息孤岛”和“应用孤岛”。

（五）绿色发展

绿色发展是智慧档案馆的发展方向。智慧档案馆的人力、物力、财力投入，应本着实事求是的原则，上下统筹，保证预算资金的合理化，实现建设的高回报率和有效性；避免重建设、轻使用而致的资源浪费；净化服务平台的网络环境、提供的信息健康、真实、丰富，确保环境和信息资源的绿色。

三、智慧档案馆顶层设计的主要内容

在智慧档案馆顶层设计原则指导下，围绕其建设的核心目标和基本需求，参照国际通行的信息系统顶层设计方法，形成由文化价值系统、资源系统、技术系统、管理系统、制度系统、安全系统集成的智慧档案馆顶层设计总体架构。

（一）文化价值系统是智慧档案馆顶层架构的核心

智慧档案馆绝非仅仅是以新一代信息技术为支撑的信息系统集成，而是以新一代信息技术为手段来协同人的行为、负载人的文化价值理念的档案信息化高级形态。智慧档案馆以人为本的人文理念基础，决定其总体架构的核心是文化价值系统。它作为智慧档案馆“慧”的根源，具有强大的凝聚力、向心力和渗透力，通过影响人的行为和心智模式进而影响智慧档案馆的组织运作，为其可持续发展提供动力和源泉。

（二）资源系统是智慧档案馆顶层架构的基础

智慧档案馆的资源系统是由人力资源、财力资源、物力资源、信息资源、技术资源等核心要素构成的系统。其中人力资源由档案工作者外延扩展至社会公众，是“智力”因素的来源；物力资源包括工程性基础设施和硬件基础设施，是建设的基础设施支撑；信息资源包括部门自建自采信息和部门交换信息，是建设的核心战略资源。技术资源包括以物联网、云技术、大数据和移动互联网为核心代表的ICT技术。

（三）技术系统是智慧档案馆顶层架构的关键

技术系统是实现智慧档案馆服务和管理的技术支撑体系。其系统架构自底向上分为感知层、传输层、支撑层和应用层。感知层是架构的基础，通过多元传感设备和感知技术，实现对档案实体、档案信息等的全方位感知，是其“神经末梢”。传输层依托多网融合，为感知层收集的信息提供信息通道，是其“神经网络”。支撑层是架构的核心，通过档案云管理平台等的构建，实现档案信息资源的高度整合和实时共享，是其“中枢神经”。应用层是利用各种检索平台和服务系统来满足公众的多样化需求，提供档案信息集成服务，产生“智慧”，是其建设的目标。［4］

（四）管理系统是智慧档案馆顶层架构的前提

现行条块分割的运行体制与智慧档案馆建设跨部门业务互联和资源共享要求的矛盾，决定了构建与信息化建设进程相适应的综合管理系统是智慧档案馆长效发展的基本前提。因此，要确立统筹管理的管理组织体制，构建以领导机构为核心层、项目组为中间层、项目评估委员会和顾问咨询委员会为外围层的多层组织架构。［5］要形成一体化、规范化、科学化的管理体制和运行机制，实现系统整体集成和多元主体互动参与。

（五）制度系统是智慧档案馆顶层架构的根本

完善的制度系统是规范智慧档案馆建设行为、消解障碍、推动协同与协作的根本。因此，要建立和完善相关法律法规；在国家尚未出台相关法律法规之前，可探索制定地方性的管理法规和实施细则。建立标准规范体系，构建与国家标准统一、与国际标准接轨的技术标准规范、应用标准规范、平台标准规范、管理标准规范、运行维护标准规范、安全保密管理规范等。构建科学合理的评价指标体系，确定评估内容、评估原则、评估程序、评估标准、评估监督和奖惩措施等。

（六）安全系统是智慧档案馆顶层架构的保障

智慧档案馆运行环境发生较大变化，其数据安全、系统安全、网络安全和物理安全风险问题更加凸显。因此，要建立信息安全技术防范体系，科学划分信息安全域，做好物理隔离、逻辑隔离、动态防护、授权管理、身份认证、信息加密等防护措施，确保信息在传输、利用过程中的安全稳定。建立安全管理体系，确保智慧档案馆全生命周期的安全防护，形成安全管理的完整闭环。做好系统的应急和灾备工作，开展安全风险评估、建立应急预案、进行远程备份等。

智慧档案馆的顶层设计就是要站在档案信息化的战略高度，从档案信息资源管理全局的角度，对智慧档案馆建设的发展战略和顶层架构进行设计。本文试图突破档案信息化建设自下而上的基层推进模式，开辟至上而下的战略驱动模式，但作为全新的研究领域，其完善尚需长期深入的过程。

（本文系四川省社会科学“十二五”规划2015年度项目“基于四川省智慧城市建设背景下的智慧档案建设模式与机制设计研究”的研究成果，课题编号：SC15B031）

（责任编辑：无尽藏）

［1］ 竹立家.改革需要什么样的“顶层设计”［J］.人民论坛，2011，（1）.

［2］王建民，狄增加."顶层设计"的内涵、逻辑与方法［J］.改革，2013，（8）.

［3］章文，申妙.顶层设计，基层做起［J］.中国新闻周刊，2011，（3）.

［4］杨智勇，周枫.试析智慧档案馆的兴起与未来发展［J］.档案学通讯，2015，（7）.

［5］冯惠玲，钱毅.关于电子文件管理顶层设计的若干设想［J］.中国档案，2007，（4）.

The Concept， Principle and Content of the Top-level Design of Intelligence Archives

Mo Jia-li Shi Shi-xing Xu Yang

G203

A

1005-9652（2016）02-0061-03

莫家莉（1981—），女，四川泸州人，攀枝花学院副研究馆员，硕士。史仕新（1967—），男，四川阆中人，攀枝花学院教授，博士。许 杨（1980—），女，四川攀枝花人，攀枝花学院助教，硕士。