浅谈大数据时代科技档案融合发展创新之路

文／王 莉

浅谈大数据时代科技档案融合发展创新之路

文／王 莉

大数据环境下，媒体融合的倾向势不可挡，科技档案既存在着专业性强、完整性高等先天性的内容优势，也存在着体制上的藩篱。为适应这一趋势，不仅需要科技档案高层管理部门出台指导性的纲领性文件等顶层设计，更需要科技档案本身的数字化战略、工作流程再造等创新应对，还需要构建基于SECI知识转化模型的人力资源培养模式，以促进科技档案的知识价值实现，保障科技档案的有效利用，为科研和生产活动作出应有的贡献。

科技档案；媒体融合；知识转化

大数据兴起于2013年，许多外国媒体和专家将2013年称为“大数据元年”。[1]正如维克托·迈尔-舍恩伯格在《大数据时代：生活、工作于思维的大变革》一书中这样说道，“大数据开启了一次重大的时代转型。就像望远镜让我们感受宇宙，显微镜让我们能够观测生物一样，大数据正在改变我们的生活以及理解世界的方式，成为新发明和新服务的源泉，而更多的改变正蓄势待发……。”[2](p1)

所谓大数据，维基百科将其界定为“无法在一定时间内用通常的软件工具进行捕获、 管理的数据集合”，具有规模性、多样性、高速性和价值性等基本特性。随着“互联网+”时代的到来，约束大数据发展的“流动性”和“可获得性”逐渐消除，跨地区、跨形态的数据媒体融合趋向势不可挡。科技档案本质上是一种数据，如何在大数据时代创新发展，如何保持实现科技档案的价值增值，这些都需要我们去思考和践行。

一、科技档案概述

（一）科技档案的界定及其特点

科技档案是科学技术档案的简称。《科学技术档案案卷构成的一般要求》将科技档案定义为“记录和反映科学研究、生产运营、项目建设活动和设备仪器运行、维护及其管理工作的文字、图表、声像等不同形式文件材料的总称”。

1. 独立性。科技档案是科研工作、科技与生产活动的直接记录，具有很强的专业性。其一，科技档案所涉及的领域具有相对的独立性。如，项目建设档案与生物制药档案之间的差异可谓千差万别，不可同日而语。然而，对大数据而言，尽管不同领域的科技档案差别加大，但其基本结构单元还是数据，还是可以通过特定的程序和手段将其链接起来，模糊其中的界限；其二，科技档案的内容存在着较高的专业性。俗话说“隔行如隔山”，尽管当前行业之间的壁垒有所削减，但不同科研和生产活动所形成的科技档案内容之间的差别还是较大的，这也是科技档案整理分类的基础和依据。如项目建设档案涉及立项、招投标、勘察、设计、施工、监理、交（竣）工等多阶段的数据。

2. 价值性。科技档案不仅仅表现为科技与生产活动的直接记录，更是科研与生产的基础，是科技创新、生产工艺改进的基础和保障。因而科技档案具有很高的价值性。例如，在项目建设过程中遇到特殊和复杂的地质环境，普通的建设材料配比或配方不适应这样极端的地质环境，就需要不断试验和改进，这些试验记录是项目建设工程技术进步的保证。

3. 成套性。科技档案一般都是围绕一个独立的科研项目或工程项目进行，从而规律性地形成一系列相关的科技文件整体。成套性是科技档案相对于其他档案最鲜明的特点。

4. 现实性。科技档案具有现实使用性。科技档案相较于其他档案而言，即使科技档案归档之后仍然具有比较高的利用和使用价值。如，项目建设完工后，它可以为今后的项目新建、改扩建等提供参考和利用，同时也可以提供一定的法律依据。

（二）大数据对科技档案的影响

1. 去中介化。大数据的兴起，互联网的普及，尤其是移动互联网络的发展，个体与目标之间的距离无限接近，信息和数据的获取与提交都依赖网络直接完成。从这个意义上说，科技档案的收集和归档可以由正从事某一科研项目或项目建设的当事人通过网络直接上传完成，而专业的科技档案管理人员所需要做的工作仅需鉴定和分类编目。

2. 在线化。据工信部统计，截止2015年9月底，中国移动电话用户总数达到12.998亿户，移动电话普及率达95.0部/百人，其中移动宽带用户总数达7.3亿用户。现在人们可以一边工作，一边将正在进行的工作内容和记录发送到网络。在线化冲击了科技档案的工作方式和业务流程。

3. 碎片化。当前，社会变迁加快，后工业时代生活节奏和工作节奏不断加快，移动互联网的普及，人们在闲暇时间可供选择的休闲方式越来越多元化，完整的阅读、系统的传播方式，已经被移动互联网碎片化，社会大众的时间和接收信息的方式也已经支离破碎。这与科技档案的成套性相悖，那么在数据和信息碎片化需求的当下，科技档案如何调和成套性与碎片化之间的关系，以便最大程度地实现科技档案的价值。

二、大数据时代科技档案管理所遭遇的困境

1. 保密性与共享性的两难。一般来说，根据科技档案的内容属性来确定相关科技档案的保密等级。然而，大数据时代，可以利用云计算的手段，来存储、分享和挖掘这些大量的、非结构化数据，并随时进行分析和计算，以便从大数据中释放出更多的隐藏价值。在此，数据的共享是大数据分析和挖掘的基础。但是，相关科技档案的保密性，却限制了相关档案数据的分享和分析。出于安全的需要，保密等级的确定也是必要的。两者之间的协调和平衡也是科技档案管理创新所需考虑的。

2. 媒体融合与独立性的两难。所谓融合，有“融解、熔化”之意，也有“调和、和洽”之说。《现代汉语词典》将融合定义为：“几种不同的事物合成一体”。延伸来看，融合就是在描述不同事物彼此对接、渗透创造一个新事物的过程。 媒体融合的概念最早是由美国的普尔教授在《自由的科技》一书中首次提出，他用“传播形态融合”这一概念来阐释“各种媒介呈现出多功能一体化的趋势”。表现在科技档案领域，就是不同类别的科技档案、科技档案的不同形态的逐渐一体化的过程。在某种程度上，媒体融合就是科技档案管理组织机构重构、资源重整和流程再造的探索过程。然而，现实情况是在大数据时代，民生档案的跨地区、跨形态的媒体融合不断加快，而科技档案的相对独立性和专业性使得其媒体融合的进度相对滞后。

3. 碎片化和整体化的两难。人的注意广度是有限的，互联网未兴起之前，人们利用的信息基本上都是系统性、整体性的知识信息。而如今，人们随机获取信息数据的便捷程度大大提高，人们喜欢关注“短平快”的碎片化信息数据，对于系统性地完整信息，除了特殊需要外，人们很少关注或关注程度不高。值得注意的是，整体化和成套性是科技档案的显著特点，也是科技档案内容的优势所在，媒体的融合可以有效缓解两者之间的隔阂。

三、大数据时代科技档案融合发展创新探索

（一）构建科技档案的数字化管理系统，继续发挥科技档案的专业优势，增强科技档案的价值优势

科技档案工作是科研和生产活动的基础，其蕴含的价值不容忽视。当前，科技进步，各种信息采集工具和方式层出不穷，使得被记录的科研和生产活动数量大大增加，众多的科研和生产数据记录是否都具有档案价值呢？这就需要利用大数据的数据分析和挖掘技术，在众多的原始的档案记录中，深挖有价值的科技档案数据和资料。这一目标实现的前提就是构建科技档案的数字化管理系统。不可否认的是，当前各类档案管理都基本实现了数字化，然而这仅是科技档案的数字化而非数字化的科技档案。其中，核心是能够实现科技档案的远程数字化采编，形成科技档案的主体可以通过远程终端直接上传所形成的科技档案，这样不仅保证了科技档案收集的完整性，也改变了传统科技档案收集有所遗漏的缺陷。

（二）加快科技档案的媒体融合，促进科技档案管理工作的流程再造

媒体融合是大势所趋，然而科研档案管理部门是相对独立的机构部门，它们的主管部门也有所不同。从这个意义上说，科技档案的媒体融合需要主管部门出台相关的指导性纲领性文件，并实施顶层设计，这样才能有效消除不同科技档案管理部门之间的壁垒和影响科技档案媒体融合的藩篱。加快和促进科技档案的媒体融合的前提是构建统一的数字化档案管理系统或能够彼此融合链接的管理信息系统，这样就实现了科技档案数据的即时收集和归档。这也导致了科技档案管理工作流程的再造或重构。

科技档案工作包括收集归档、整理、鉴定、保管、统计、利用6个环节。传统的科技档案管理工作的核心是档案资料的收集归档，接收归档为主现场收集为辅，集中收集为主平时收集为辅。媒体融合时代，相关主体可以通过媒体终端直接上传所形成的档案材料。从这个意义上说，媒体融合时代科技档案的收集归档环节只需构建完备的归档制度，就可有效地完成，而无需专门的工作人员去执行这项琐碎的工作。此外，融合的数字化科技档案管理系统可以根据上传的档案的形态、内容、日期等信息自动完成科技档案的整理，促进了科技档案管理部门的扁平化发展，有效解放了人力资源，使得专业人员可以更深入地挖掘科技档案的深层价值。

（三）形成基于SECI模型的人才培养模式，促进科技档案的价值实现

1995 年，野中郁次郎和竹內弘高在他们合著的《创造知识的企业》一书中最先提出 SECI模型，他们认为知识转化存在4种模式，即社会化（socialization）、外在化（ externalization）、融合化（combination）和内在化（internalization），并且通过显性知识和隐性知识的不断互动，经过社会化、外在化、融合化和内在化这4种知识转化模式，透过个人、群体、组织等不同的层次逐渐扩散，形成“知识螺旋”，实现知识的扩散、嵌入和累积。

科技档案蕴含着丰富的有价值的隐形知识，需要工作人员的发掘来实现其显性价值。第一，工作要对所从事的科技档案领域有着丰富和宽广的知识面，能够明确哪些是有明显价值的，哪些需要利用数据分析和挖掘技术来发现那些有潜在价值的档案信息，并能够实现其显性化。第二，加强和培训工作人员的编辑能力和主题提取能力。科技档案知识的外在化离不开工作人员对其的内容标引和整理。只有恰当地内容标引和主题分类，才能有效便捷地发现其所蕴含的知识和价值。第三，加强工作人员数字版权保护方面的知识和技能。不同的科技档案具有不同的保密等级。媒体的融合促进了科技档案知识的共享，但也要根据不同的用户设置不同的保密等级，这就需要工作人员理解并掌握数字权利管理系统，以及数字签名、加密、防复制等数字版权保护技术。

（责任编辑：阎海燕）

[1] 冯海超．大数据时代正式到来[J]．互联网周刊,2012(24).

[2] [英]维克托·迈尔-舍恩伯格,肯尼思·库克耶著;盛杨燕,周涛译.大数据时代:生活、工作于思维的大变革[M]. 杭州:浙江人民出版社,2013.

The Innovation of Sci-and-Tech Archives in the Big Data Era

Wang Li

G271

A

1005-9652（2016）01-0082-03

王 莉（1969—），女， 江苏泗阳人， 贵州高速公路集团有限公司档案室馆员。