探讨档案信息化建设及档案服务工作问题

谭鑫大庆市让胡路区丽水社区

探讨档案信息化建设及档案服务工作问题

谭鑫
大庆市让胡路区丽水社区

摘要：随着我国国民经济的发展，企业之间的竞争越来越激烈，这也对企业提出了更高的要求，企业若想在激烈的竞争中求得生存，就必须，在企业方案信息化管理的问题上创新，档案信息化的与时俱进也是我国企业发展的一个体现，档案的服务水平也反应了一个企业的工作水平，是促进企业发展的重要途径，本文从现阶段我国档案管理出现的问题出发，提出了规范方案信息化建设和方案服务工作的举措，希望可以供企业的决策者参考。

关键词：档案信息化；档案服务；队伍建设

传统的档案管理已经不适用于新时代条件下的企业发展，档案的信息化建设以及方案的服务工作是企业管理的一部分，其主要内容包括文书方案以及企业日常活动的记录，是对企业发展的一个指导，目前，随着科学技术的进步，企业的档案信息化建设已经不依赖于纸质文书，而是更加倾向于智能化、数字化的发展方向，这样不仅解决了档案难于管理的问题，还提升了档案的真实性和可靠性和管理效率，提高了企业的档案管理水平和企业竞争力。

1　提高档案信息化建设及档案服务工作水平的意义

档案记录着人类的生产生活，帮助人们认识世界和改造世界，也为后世的发展提供指导，档案的信息化管理对于企业来说可以指导企业的决策，可以及时的纠正问题，档案的信息化建设更方便了档案的管理，提升了档案的服务水平，我国社会主义市场经济迅速发展，这对于企业自身来说既是机遇也是挑战，企业需要与时俱进、开拓创新、抓住机遇、迎接了挑战、才能在激烈的竞争中继续发展，需要把档案信息化的建设和方案的服务水平做为工作的重点，未来我国的档案建设更应该朝着智能化、信息化的方向发展。所以，加强档案的信息化建设是现阶段我们应该解决的艰巨任务，只有这样才能促进档案管理工作的进步，才能让档案管理工作发挥出应有的作用。

2　档案信息化建设的特点

2.1档案信息内容多样性

企业档案信息的内容多元化，档案的种类数目都很庞大，因为企业的档案信息涵盖着企业各个方面的内容，这些内容普遍具有综合性，也给管理带来了一定的难度，这样多元化的档案信息内容包括企业的发展动态、企业未来发展的走向，还包括企业重要的资料和文献，这些档案信息都是企业的机密，需要被妥善的保管。

2.2档案信息内容保密性

企业的档案信息不仅是对企业日常活动的记录，还包括着企业未来的规划，企业的资金周转、企业的人事安排个机密等，企业的档案信息事关整个企业的兴衰成败，一旦因为不正当的竞争被不法分子窃取，就可能导致企业的倒闭，所以档案信息的内容和形式上都采取了高级的保密制度，由于企业的特殊性，档案信息内容的查看必须对人员有着严格的限制。

2.3档案信息内容动态性

企业档案信息的管理具有很强的时效性，企业的信息内容并不是自称不便的，而是随着市场的变化而变化，具有很强的动态性，在档案的管理上必须要经过长期的积累和不断的整理，才能保证档案的更新速度，才能保证档案信息系统的可靠性，便于企业在面临紧急问题时能迅速的做出决断，促进了档案信息系统的稳定性，提升了档案信息的管理水平。

3　档案服务工作的现状以及存在的问题

我国档案信息化的建设和服务工作，工作已经开展了多年，从总体上来说已经取得了不小的成效，但是因为档案管理工作没有直接涉及到企业的经济效益，所以没有充分的引起企业管理者的重视，许多企业还存在着应付了事的现象，在档案服务工作的实施上存在着一定的漏洞，这势必会阻碍企业的发展，不利于提高企业的竞争力，目前我国档案服务工作存在的问题如下:首先，档案服务管理工作混乱，没有一套完备的体系规范档案的管理工作，其次，档案归档没有按照规范的格式和要求书写，档案归档的信息简单化，无法详细的反应企业现阶段的状况，此外，档案信息管理和服务工作缺乏相应的制度来保障，管理制度不健全的现象也是档案服务工作效率地下的原因之一，最后，档案服务的工作人员还没有认识到档案服务工作的重要性，自身的专业素质不高，责任心不强等原因也制约了档案信息管理和服务的发展，新时代下，档案管理工作已经发挥着越来越重要的作用，需要党和国家以及企业管理人员共同努力规范档案信息建设的流程，培养档案服务工作的人才，只有这样才能提升档案服务工作的水平。

4　提高信息化建设及服务工作的有效策略

4.1树立完善的档案管理理念

企业档案信息化建设和服务要严格执行国家规定，要提升归档的准确性，加强档案管理，企业要充分重视档案信息化建设和服务，认识到他们的重要性和必要性，企业要将档案服务工作做为企业日常管理的重要内容，提升档案信息化有效性和时效性，提升档案服务工作的质量和水平，在档案信息化建设的过程中，还要保证档案信息的真实性，档案管理服务人员要严格监察档案信息的准确性，保证档案信息真实可靠，抵制虚假信息，对于信息的来源要逐一的进行核实，仔细阅读档案找出存在的漏洞，企业还要将责任分配到个人，建立专门的档案服务部门，实施“专人专部门的档案信息管理办法”，只有这样才能保证档案服务工作的顺利实施，规范档案服务工作的内容，促进档案信息管理工作的发展。

4.2培养专业的档案管理人才

创新是档案服务工作的灵魂，新时代下的档案服务工作更应该适应社会发展的需要，在注重实践过程的基础上融入创新精神，传统的档案服务工作已经不适应企业的发展，企业需要创新档案服务，优化档案服务，赋予档案服务以新的内容新的思想，利用科学技术手段结合计算机和互联网技术提高档案信息化建设的水平，此外，人才是一个企业进步的源泉，企业若想提高档案服务工作的水平就必须组建专业的队伍，在档案服务人员的筛选上要严格把关，对档案服务工作人员实行岗前培训和上岗培训，积极组织工作人员学习国外先进的管理经验，提升档案服务人员的知识水平和专业素质，还要对档案服务人员的思想道德素质进行考核，培养档案服务工作人员的责任感和使命感，宣传档案服务工作对企业的重要性增强档案服务人员主人翁的地位，提升档案服务工作的质量和水平。

5　结语

企业日常档案管理的重要环节就是档案信息化建设和档案服务工作，这两项任务对于企业今后的发展有着指导意义，因此，企业必须充分重视档案信息化建设以及档案服务工作，必须深化落实工作，加快档案信息化建设，提升档案服务工作的水平，对于档案管理人员，应该做到严格的约束，在人才选择和培养上应该把好关，建立健全档案信息化管理制度，实施科学有效的管理方法，让档案发挥出自己的价值服务于人民，要想做好企业档案信息化建设及档案服务工作，必须要从党和国家、企业决策人员、档案管理人员的角度出发，实现档案的科学化、规范化管理。

参考文献：

[1]郑海艳.档案信息化建设及档案服务工作问题[J].经营管理者大观，2013（5）.

[2]郭登权，张峰峰.档案信息化建设及档案服务工作问题概述[J].兰台世界，2013（12）.