浅析ERP环境下企业全面预算管理再造 ★

浅析ERP环境下企业全面预算管理再造★

刘江辉阮君文李希妍

（广东外语外贸大学）

【摘要】全面预算管理对企业的资源配置、绩效考核、风险控制及战略发展作用重大，已经成为企业管理最为实用的模式之一。传统的全面预算管理由于缺乏信息化手段的支持，在具体执行过程中仍然存在种种问题，难以发挥应有作用。本文分析传统的全面预算管理的落后性，并研究通过将全面预算管理与ERP系统进行有机融合，为企业管理带来的优势，进一步对ERP环境下企业全面预算管理再造的可行性与创新性进行解析。

【关键词】ERP环境全面预算管理企业战略

【中图分类号】F272.2

★本文受2015年广东外语外贸大学大学生创新创业训练计划项目资助。

全面预算管理的核心价值是满足企业的战略目标，通过对企业各部门、各层业务工作的考核与分析，将人力、物力、财力等各项资源在企业内部进行有效地分配及控制，在复杂多变的企业环境中更有效地组织协调生产经营活动，以实现企业的资源配置和企业发展目标保持动态平衡。

在实践中，“全面预算管理”作为一种先进的综合管理机制已被大多数企业所接受，但传统全面预算管理受限于其落后的管理手段及管理方式，产生了一系列预算管理效率低下、部门间信息割裂等问题，而ERP系统作为新一代集成化信息管理系统，通过建立供应链管理、销售与市场、客户服务、财务管理、制造管理及库存管理等模块，对企业的物流、信息流和资金流进行全面监控与管理，借助该系统企业对各业务活动的管理依据也从财务数据拓展到了更全面的信息化层面，在ERP环境下进行企业全面预算管理的再造有其必要性和创新性。本文通过讨论传统预算管理的劣势，分析ERP环境下企业全面预算管理的先进性，并进一步论证其可行性和创新性。

一、传统预算管理的劣势

现代经济环境中，企业生产经营活动复杂多变，产生的信息量越来越庞大，由于缺乏信息化技术，传统预算管理在实行过程中不断遇到工序繁琐、可控性差、各部门间形成“信息孤岛”等一系列问题，主要体现在以下几个方面：

（一）编制手段落后，工序复杂

目前企业进行全面预算管理时，从预算编制、预算控制到预算分析，主要使用的管理工具都是Ms Office Excel表格或财务软件,虽在一定程度上实现了电算化预算管理，但编制的手段仍非常落后。在用Excel表格进行预算管理时需要建立多张相互关联的报表，虽然可以通过建立链接的方式减

少大量繁琐的手工计算，但仍然存在预算信息和实际运行信息散乱，且难以进行信息有效集成的缺点：预算管理过程涉及大量信息数据的录入及反复修改,在此过程中由于数据量太大,预算指标之间的钩稽关系复杂，出差错的可能性很大，相关人员需要花费更多的时间精力在多张关联表格中一一查找出现差错的地方，一旦数据错误未被发现，整个预算管理体制可能会陷入混乱状态。此外，使用Excel表格进行预算管理时还存在预算信息实时共享程序复杂、事后核算工序繁琐、缺乏安全性和保密性等缺点。

使用财务软件进行全面预算管理是如今大多数国内企业采取的方式。财务软件虽在一定程度上可以解决用Excel表格进行管理的问题，具有较强的信息收集能力和财务分析能力，但缺少对企业业务流程方面的预算、监督和控制，无法达到预算管理体系“全面性”的要求。这在一定程度上也反映了当前国内企业对于全面预算管理存在认识上的误区，即认为预算管理只属于财务部门的责任，从而使其它部门缺乏参与企业预算管理的动力，管理的效果大大下降。

（二）各部门间未形成有机互动，预算缺乏整体性和目的性

我国很多企业缺乏完善的预算管理程序，预算管理机制很不规范，常常仅是财务部门参与到预算管理中去，传统预算管理仅仅是财务数据的罗列，对企业经营管理的控制也仅涉及资金流方面，各部门之间缺乏有机互动，预算的动因也并不明确，整个企业对预算缺乏更高层面、全局性的分析和管理，从而无法把部门预算与企业经营目标有机地联系在一起，而且部门内往往会存在“本位主义”的思想。为力图达到部门利益的最大化，部门的业务行为可能会与其他部门的业务行为以及企业整体目标存在利益冲突，形成企业内部各自为政、相互独立、相互博弈的现象，再加上预算管理部门一般给定预算额后只对各部门超预算部分进行控制，对实际发生的预算内资金浪费或挪用现象缺乏有效监控，企业资金运作难以产生“1+1>2”的效益。

（三）传统预算管理方式对于预算缺乏实时控制能力和事后分析能力

全面预算管理系统在对生产经营活动进行事中控制时，要求及时掌握企业各部门的预算执行情况，反馈实际变化数额与预算数额之间的差异，并根据执行情况和当前企业、市场各方面状况及时调整企业计划。然而在传统预算管理中，由于缺乏必要的信息化工具，全面预算管理系统难以及时获得实时动态数据并对企业生产经营过程进行实时监督控制，也难以对预算和实际的执行情况进行执行分析并提出有效恰当的预算调整计划。对预算管理进行事后分析时，由于Excel表格和财务软件的局限性，传统预算管理体系需要对大量的财务数据和其他业务数据进行复杂计算，大大消耗了企业的人力、物力、财力，且效率低下，分析周期被大大延长，分析的成效也并不显著，从而削弱了全面预算管理的作用。与此同时，传统预算管理也无法支持企业从不同角度对反馈的预算信息和实际执行情况之间以及对不同的预算之间进行差异分析，从而难以更全面精准地找出企业在预算和生产经营中存在的问题或不足。

二、ERP环境下企业全面预算管理的优势

相比于传统预算管理，多数情况下仅能提供财务数据的状况，融合ERP系统的全面预算管理可提供更多角度、多样化的信息，同时部门间的沟通与联系越来越密切，提高企业的预算管理水平。

（一）实现数据共享，提高企业全面预算管理能力

传统预算管理由于存在时效性的问题，企业管理者和员工难以获取实时数据而无法科学合理地评估企业实际情况和市场运行状况，并容易由此造成错误决策而严重危害企业利益。而ERP系统实操过程中，各部门根据相关运作流程录入及修改数据，而各业务活动在进行的同时其相关的各种原始单据也同时被录入系统形成凭证，经ERP系统流转

后汇集到财务模块中,再由相关会计人员最终汇总到总账中去，大大简化了全面预算管理的工序。

ERP系统的实时共享功能也为企业员工和管理者在获取实时信息上提供便利。各部门通过ERP系统可以及时获得企业多部门的实时动态信息，并将本部门的信息数据在ERP系统上进行共享，为其他部门的决策和经营提供便利。企业甚至可以利用ERP系统与处于不同地区的总公司、分公司、供应商、销售商和客户进行信息互通。这种信息的实时性和及时性为企业快速有效分析企业价值链和预测市场供求情况创造了可能。在如今瞬息万变的市场环境中，进一步加强企业面临突发事件的处理能力和在激烈竞争环境下的生存能力。

（二）协调部门关系，维持企业整体预算目标与经营战略间的动态平衡

ERP系统是一个高度集成化的信息平台，系统通过对企业内各部门、各层级的业务活动进行有效整合以及对业务流程进行合理优化，将多个独立的工作空间整合成一个单独实体进行运行和管理。这种对数据信息统一的组织和管理，有利于协调企业各部门的协同关系，克服传统预算管理体系中常见的各自为政、相互博弈的现象，从而减轻各部门之间以及部门与企业整体的利益矛盾。与此同时，ERP系统能够提供业务数据和财务数据的实时共享，所有定义数据不再受到部门界限分工的限制，进而促进各部门之间的信息互通与交流，解决企业信息不对称问题。ERP系统的整体化运营和信息共享在一定程度上将会带来企业员工和企业管理者在思想观念上的转变，团队合作和企业的整体意识不断加强，部门业务行为和企业整体预算目标之间利益冲突得到缓解，并减少因各部门工作不协调带来的风险和损失，优化全面预算管理实施环境，帮助企业达到整体预算目标。

（三）更好地完成全面预算管理的计划、控制与分析

事前计划是预先设立的企业所有生产经营活动在进行过程中所指向的战略目标。传统预算管理系统由于信息收集和存储的不足而难以真正达到事前计划的要求，而利用ERP系统企业能够迅速、及时地收集各部门、各业务的动态信息并进行合理的分类存储，因此能为全面预算管理提供所需的几乎全部数据信息，而其它信息也较容易通过拓展计算提供。企业在进行事前计划时，可以及时调出系统实时数据并基于实时数据预测和分析企业经营状况和市场情况，配合企业的整体目标产生下一预算年度经营数据指标体系，从而更为科学合理地对全面预算进行编制，防止数据不充分或不合理导致的编制问题。

事中控制是对企业在生产经营活动中进行日常性控制，传统预算管理难以获得实时数据并进行及时控制，而ERP系统能为企业提供及时精准的实际运营信息，有利于各部门以及企业管理层对于企业的生产经营过程进行实时的监督控制，并可以迅速分析实际运营情况与预算计划之间的差异，帮助管理层根据分析结果提出恰当有效的预算调整计划，提高企业预算的可执行能力。

事后分析是对企业生产经营活动的事后核算，其核心是实际发生额与预算计划的比较分析。传统预算方式由于应用软件的局限性需要耗费大量的计算才能得出核算和分析成果，而且由于数据的不足和不准确，分析结果往往会与实际情况存在较大差异。ERP系统充分利用现代计算机技术，实现信息迅速有效的储存、收集和计算，大大降低人工计算的计算量和错误率，从而提高事后分析的效率和精确性。与此同时，企业可以充分利用节省下来的人力和时间从不同角度对反馈的预算信息和实际运行情况、以及对不同的预算之间进行差异分析，更为全面精确地找出企业在预算和生产经营活动中存在的问题，为企业下一年度的预算编制提供更有效的参考意见。

三、实施ERP对企业全面预算管理再造的可行性及创新性

（一）两者具有相同的管理理念，有机融合简单

易行

ERP系统将企业运作涉及的方方面面细分成各个小模块对应至各部门，系统化协助管理企业采购、生产、销售、物力、人力、财力等多个层面，为企业决策层及其他各部门进行资源配置、追求企业效益最大化提供决策运行信息及手段。

ERP系统的目标是通过协调企业内各部门之间的关系，综合管理企业拥有的人力、财力、物力、信息、时间等各种资源，充分合理利用企业现有资源，进一步实现企业资本收益和内在价值的提升。而全面预算管理的实施过程同样是对企业资源的分配管理过程，其目的在于通过预算管理实现企业合理的资源配置，使之为企业创造收益。由此可见，ERP系统和全面预算管理都体现了相同的核心理念，即优化企业资源配置，在最大程度上为企业创造财富和价值，从而逐步实现企业的战略目标。

（二）借助ERP与全面预算管理的有机融合，企业可建造良好的内部控制体系

ERP系统通过自上而下赋予权限并进行监控以达到即时管理，管理层在ERP系统中设定相关的政策和程序限制后，进行其他各部门使用ERP系统时有相应的准则可依。管理层可以通过设定相关用户的操作权限，随时查看用户的操作日志等手段进行预算使用情况的监控。而ERP系统内各模块之间的联系进行了相关限制，比如审批岗位不能录入或修改具体某项业务数据或原始凭证,非仓库管理人员不能修改存货项目等库存管理内容等，形成了良好的内部控制体系，每项预算的支出与运作都有迹可循，增加了内部员工操纵预算的难度。因此，企业可对业务进行实时监控，降低风险的发生，企业运作出现问题时也可快速查出原因。同时ERP系统中各项业务活动录入并生成凭证后都能即时反应在财务核算系统中，预算管理部门能够对预算的使用状况进行实时控制和分析，决策层也可以对业务的各个环节的情况做实时了解与监督。因此，ERP系统的功能可以切实满足全面预算管理中规范业务流程，实施实时监控，以预算为引导、控制企业生产经营活动全程的标准等要求。

ERP环境下的企业全面预算管理再造利用现代化网络通信技术，将企业的各项业务活动集中起来形成一个形式多样的管理平台，增强了企业对预算的管理能力，降低了企业的管理成本，并强化了企业生产经营活动中的战略导向，更有利于促进现代企业发展。

参考文献:主要

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[5]白夏平,李世新.我国企业预算管理现状与创新[J].企业经济, 2011 (9).

[6]何凌子.基于ERP角度的企业集团财务管理模式探讨[J].国际商务财会，2013（5）.

责编:梦超

更正启事

由于印刷疏忽，《国际商务财会》2015年第8期第16页图1内容出现错误，特向作者和读者致歉！正确图示如下：

图1　新旧长期股权投资会计准则关于成本法和权益法适用范围的对比