高职教务秘书队伍建设培养机制探讨

方嘉婕

摘要：教务秘书是高职院校教学管理工作重要的基层力量，当前呈现人员流动性大、队伍发展空间狭窄、岗位认可度低等情况。就从业人员本身和院校管理两个角度出发，分析现状与原因，思考队伍建设，探索能力培养机制的建立。

关键词：高职院校；教务秘书；管理；队伍；发展

中图分类号：F24文献标识码：A文章编号：16723198（2015）26012402

职业教育体系是一个国家成为经济强国和实现经济社会可持续发展的重要基础，也逐渐成为国家竞争力的重要支撑。2014年6月，国家发布《现代职业教育体系建设规划（2014-2020年）》，提出“牢固确立职业教育在国家人才培养体系中的重要位置，到2020年，形成适应发展需求、产教深度融合、中职高职衔接、职业教育与普通教育相互沟通，体现终身教育理念，具有中国特色、世界水平的现代职业教育体系”。作为职教体系重要一支的高职院校，在紧跟改革趋势，把握发展良机的同时，尤其要重视员工队伍建设。

人才培养和教学质量是高校建设的核心，科学高效的教学管理是实现二者的基础。作为高职院校教学管理工作第一线的教务秘书，其队伍建设和能力培养问题，是现阶段高职教育发展无法回避的。纵观当下高校中的教秘群体，作为教学管理服务者、管理者和参谋者的他们，却普遍存在岗位倦怠、心理失衡和职业迷茫等现象，人员流动性大，队伍难以稳定，更难谈优化。这种现象，必然影响学校教学工作的正常开展，不容忽视。要解决问题，必须一分为二，多位思考。

首先，从教务秘书从业者本身进行分析探索。教务秘书应当是一个阶段性的岗位，是教学管理链条上的基础一环，从业者必须有属于自己的职业目标和愿景，并且在岗位上锻造职业责任感和使命感。

1找准角色定位，做好本职工作

伴随职业教育发展的系列新变化，对高职院校师资和管理人员的能力要求更趋多元化。教务秘书首先要认清自己的角色，找准职业定位，才能真正胜任之。

1.1教务秘书是不在教岗的教师

教务秘书熟知各项教学规程，清晰掌握人才培养方案、课程设置、课程标准、授课计划以及教学文件规范、实训场地设备等信息，他们服务于与授课有关的每个细节，是系部教学秩序得以井然，教师们授课能够顺利的基本保障。不在教岗，却比专任教师更了解教学规程，需要全盘考虑教学管理的运行，比专任教师想得远做得多。从这点来讲，何尝不是另一种“教师”，因此在埋首繁琐教务之余，也该自觉以师德师范要求自己，注重知行并修，避免在长期的行政管理中滋长颐指气使或者满腹牢骚的习气。

1.2教务秘书是教学季节的先知

作为教学管理最基层人员，教务秘书工作琐碎繁杂，时间性强，包括教学计划执行、教学运行和质量监控、调停课处理、考务安排、档案管理、学生信息管理和其他行政工作等。直接面向教務处、系部领导、教师和众多学生，工作千头万绪，稍有疏忽或拖延，很容易引发矛盾甚至教学事故。因此，做好每个学期常规教学工作的规划，把握准各项教学工作的时间节点，提前做足准备，让预先推进和高效完成的良性循环，沉淀为良好工作常态。

1.3教务秘书是领导思路的影子

教务秘书是系部主管教学领导的助手，但是又不只限于教务上的辅助。具备一般秘书所须的“办会、办事、办文”能力之外，更强调综合协调能力的显现。在领导的授权下进行工作，不能自认为替领导做了不少工作而居功自傲，也不能自认为是“为他人作嫁衣”而牢骚满腹。要多请示汇报，不越权越位，不自作主张。但是这不等同于不独立思考，不思领导之虑，不解上司之意。只懂得听从指挥的士兵，已经不适应于现代人才之战。在工作的过程中，不断提高自己的判断力、协调力和执行力，才能总结规律，摸清领导思路之脉，做到凡事替领导想在前头，排忧解难，才是最具有竞争力的人才。

1.4教务秘书是多方交接的纽带

教务秘书在日常教学管理工作中的沟通对象包括：学校职能部门、系部领导、行业企业人员、专任教师、班主任、辅导员和学生等，身兼服务和管理两大职责，既传递多方信息，又协调各方矛盾，是不可或缺的沟通纽带。这样的角色，往往吃力而不讨好，特别需要这样一些方法与技巧：首先要尊重每一位沟通对象，平等服务各方，不阿谀奉上，不抱团结伙，不自以为是，公私分明，坚守职业道德。其次是要以身作则，言行一致。无论面对的是领导、同事还是学生，言行一致，不欺上瞒下，不自食其言，才能树立令人信服的管理形象，有助于工作顺利开展。

1.5教务秘书是见招拆招的拳师

除了繁复的常规教学管理工作，教务秘书岗位最大的挑战，还在于处理各类突发事件，灵活应对事态变化。在学会控制情绪，避免自发与他人起冲突的基础上，当遇到教师之间、教师与学生之间、学生与学生之间起冲突时，如何化解对抗，协调关系，是一大考验。稳定当事人情绪、寻找矛盾双方的共同利益、遵照规章制度明确执办、事后深入对话等方式，要根据不同事件和不同态势灵活运用，若能意识到这一角色定位，体会其艰难性与使命感，离当一名专业的教务秘书，就更近一步了。这种灵活处理突发事件的能力，也是优秀管理人才普遍所需的。

2做好职业规划，实现自我增值

职业规划是每一位职场人更好实现自我价值的基础，是对工作最起码的尊重。教务秘书岗位人员频繁流动的现象，除了客观因素影响，也与大部分人缺乏合理的职业规划有关。教务管理工作具有连续性和重复性，熟悉和精通需要花费不少时间，加上大部分院校都对这个群体的发展和培养不够重视，所以在长年累月的工作中，不少人要么安于现状只管干好眼前事务，要么渐生厌烦急于跳出无趣圈子。只有一小部分人厚积薄发，不断在知识、技能和素质三个方面为自己增值，拓展发展空间，最终扎实稳步地走向另一个阶段，或是更高层次的管理人才，或是研究职业教育的专家，或是某个学科的专任教师，但是无论向哪种角色转变，都绕不开现阶段的规划和历练。

2.1注重学习，优化知识结构

学海固然无涯，但是掌好船舵很重要，要明确学习目标，把有限的时间精力投放在最需要获取知识的学科和项目上。教务秘书首先是一名秘书，秘书学、管理与沟通、档案管理学、行政管理学、应用文书写作等知识应当广泛涉猎，形成基本知识储备。教务管理工作大部分是有规律可循的，在常规工作之外，大到主动把握高等职业教育发展的形势与特点，参与变革之下办学的内涵建设，小至熟知本院系各专业的人才培养方案、课程体系设置和教学计划安排等，都是自我增值的有效途径。假如只把自己当作信息传递者，机械地重复文件工作，平时不重视知识更新，不懂得适时调整知识结构，职业发展只能是一纸空谈。

2.2与时俱进，掌握信息技术

国家对秘书职业标准包括“较强的文字与语言表达能力、综合协调能力与合作能力、逻辑思维能力与分析能力”三种基本技能，现代职教体系对教务秘书则有更多新的要求，最明显的就是适应大数据时代的信息处理技能。信息化能够实现教学资源的积累和共享，要利用计算机来减少人为管理中的缺陷，这不仅可以提高工作效率，而且可以对学校的管理水平和教学质量起到积极的促进作用。目前很多院校都采用OA（办公自动化）系统进行教学管理，信息处理与沟通更加方便快捷，但是教务秘书不能只依赖办公软件和系统，提高自己的计算机操作水平和信息处理能力更为重要。熟练使用Microsoft Office＼Excel＼PPT＼Photoshop等办公软件，借用网络实现多元化沟通，不仅能提高办事效率，更能够快捷服务于各方。又如近年来“微课”开发渐成新趋势，掌握视频处理技术也大有裨益。信息时代，拥有较高信息素养的教务秘书，必定是学校最需要的。

2.3知行并修，提升综合素质

教务秘书的综合能力往往是在经历中磨练出来的，离不开思想道德和职业素质的同步提升。置身繁杂的事务性工作，加上服务对象众多，岗位不受重视等原因，如果没有较高的责任感、较强的沟通能力和良好心理承受能力，很容易導致工作出纰漏，自己也饱受委屈。因此，在思想上，要有全心全意为教学服务的意识，树立“管理即服务”的观念，端正心态。在行为中，要努力提高自身修养，妥善处理人际关系，尽心尽责做好每个细节，才能真正在胜任工作的同时提升综合素质。

教务秘书本身就是这支队伍发展最重要的内推力，唯有这个群体自发地从角色定位、职业规划进行认真思考，抓住这个充满挑战的机会，不断探索“知识、技能、素质三位一体”的自我增值途径，才能在循序渐进的过程中，保证教秘队伍健康稳步发展，最终实现阶段性的转变。

其次，从高职院校管理层面进行分析探索。高等职业教育发展正处在变革创新的时期，抓住机遇迎接挑战，是每所院校的当务之急。作为落实教学管理各项事务的第一线，高素质的教务秘书在整个高职发展链条中不可或缺。除去本身的努力，外部大环境的改善也将起着至关重要的作用。作为高职院校的管理层，是时候转变观念，重塑这支队伍了。

2.3.1重新定位教秘岗位，关注群体发展

高职院校教务管理，需要既懂管理又熟悉教学的高素质人才。这完全可以通过培养教务秘书，改变这个岗位“勤杂工”的地位，提高整体素质和管理水平来实现。既不用再次投入过多的人力资源成本，又能够促进教秘队伍的稳定，更能直接提高整体管理水平，为学校储备优秀的管理生力军。从这个角度而言，重新定位教务秘书一岗，不失为多赢之举。认可了这个群体发展的必要性和可能性之后，重点就落在搭建平台，支持个体发展上。每位职场人都需要舞台，越是充满压力的角落越有可能绝地反弹。院校高层领导首先要承认教务秘书的忙碌与付出，很多时候与收入并不成正比，也应该看到在专业技术师资和高职称人才之外，还有一群默默提供各种服务，在基层支撑教学管理持续稳健运转的人，他们亟需一个平等、尊重、拥有表达和展现空间的大环境。一所能够正确认识并强化教秘队伍作用的院校，必然会在薪酬待遇、培训提升和晋升空间等方面向一线教务管理人员倾斜。

2.3.2优化考核与竞争机制，激发岗位成就感

大部分高职院校都采用“绩效考核”的管理办法，目的是让绩效考核结果与薪酬挂钩，使优秀人才获得更多的工资与奖金，体现多劳优劳多得的原则。但是由于岗位本身不受重视，对教务秘书的考核标准与奖惩条例，常常采用的是行政岗位的模糊化标准，做多做少，好坏与否，几乎没有任何区别可以体现，职业倦怠便渐渐显现，岗位的吸引力自然下降。完善考核与评价的机制，需要引入激励机制，配套科学合理的量化评此外，如果校方能在编制设置、薪酬待遇、岗位竞争等方面给予教务秘书更多提升的空间，让他们不再是高校的“边缘群体”，必将为这支队伍注入更大动力。从工作中获得的成就感往往转化成努力的催化剂，院校的教学管理自会向着规范、科学、高效的方向发展。

2.3.3大胆启用人才，深化能力培训

关键的岗位，人才选用须谨慎与大胆并用。部分院校聘用硕士研究生以上学历者做教务秘书，同样面临频繁更替和素质参差不齐的情况。学历不能成为选用人才的首要标准，富有责任感，细致认真的基本素质不可缺，在这样的前提下，还要警惕消极怠工、得过且过者。教学管理无小事，一个小细节没有落实好，就有可能造成教学事故，对于无法胜任岗位职责的，应当尽早调离，对于在管理方面特别出色的人才，则要大胆选用。教务秘书队伍建设应与师资队伍建设同步规划、同步实施，整体提高教务秘书的素质。有的高校开始探索专业教师轮岗参与教务管理的制度，是对整合人力资源和发掘培养教学管理人才的一种新尝试。

国家每年对高职院校投入大量的经费与资源，针对专业技术人员的各类培训层出不穷，但是适应于教务秘书的专业培训极少。比如近年开展的“高职院校教学秘书工作创新与技能提升高级研修班”之类培训，其实也还未能实现对教秘群体的专门化专业性提升。培训的关键在于高职学校本身，每所高校都应该建立规范化的长效教秘培训制度，定期有计划地选送教秘到其他院校或组织参加系统学习或培训交流，包括新型管理方法与技巧，现代信息处理技术、课程建设和人才培养等多元化内容，以开阔视野，拓宽思路，提高能力素养。

通过论述，从教务秘书本身和高职院校管理两个角度，我们可以获得当前关于这支队伍的建设和能力培养的一些思考。只有从业者首先认清教务秘书岗位特征，找准角色定位，实现自我增值，辅以整个高职院校大环境的重视、支持与培养，才有可能让这个平凡却担着重任，渺小却不可或缺的岗位冲破局限，寻求更多的可能性。

参考文献

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