地方高校重大活动档案归档管理探索

靳晓慧

随着高等教育改革发展不断深入，地方高校怎样高质高效地做好重大活动档案归档管理工作，促进档案资源体系建设，真实记载反映学校改革建设发展历程，已经成为地方高校档案管理工作亟待研究解决的一项重要课题。

1  地方高校重大活动档案归档管理的意义

重大活动作为地方高校办学历程中发生的具有标志性影响的重大事件，在学校办学某一时期乃至整个发展过程都处于十分重要的地位，就学校建设而言，有着极其重要甚至可能具有里程碑式的意义。

1.1  地方高校重大活动档案归档管理是记载学校发展历史的重要载体。地方高校重大活动档案，指涉及学校建立、合并、升格、转型、庆典、规划等标志性事件以及教学、科研、文化、外事、学生、服务等规模影响较大的办学活动中形成的具有保存价值的文字、图表、声像、电子文件等不同载体的记载性材料。地方高校重大活动档案归档管理，是真实记载、原貌反映学校建设发展重要历程、历史面貌、重大轨迹和珍贵信息的必然要求，是适应经济社会发展和高等教育综合改革，推进地方高校改革建设、科学发展的内在需求，同时也是规范提高地方高校档案管理水平，促进地方高校档案管理发展的应有之义。

1.2  地方高校重大活动档案归档管理是档案资源体系建设的迫切需求。2014年5月，中共中央办公厅、国务院办公厅联合印发了《关于加强和改进新形势档案工作的意见》，2015年3月，河南省委办公厅印发了《关于加强和改进新形势档案工作的实施意见》，这些都对地方高校积极适应全面深化改革的新常态，准确把握档案工作的新发展、新变化和新要求，深刻认识重大活动档案归档管理的重要性和必要性，进一步加大支持力度、完善档案工作体制、健全三个体系、依法加强重大活动档案管理使用提出了明确而迫切要求。

2  地方高校重大活动档案归档管理的现状分析

作为地方高校，办学底子薄弱、发展历程单一、管理服务体制机制不够完备、管理服务队伍数量不足且素质偏低，往往造成档案管理工作特别是重大活动档案归档管理普遍存在归档不及时、不规范和不完整等情况。分析研究地方高校档案管理的现状与不足，有利于我们有针对性地改进和开展工作。

2.1  高校档案管理意识不够强。地方高校改革发展起步晚，办学功能不健全，在很长时间里学校及师生的主要思想和精力都投入到了优化办学条件、加快师资队伍建设、加强教学管理、强化科学研究等工作中，对于校园文化建设、校史记载宣传、学校精神凝练传承等软实力的关注和投入都严重缺失。具体到档案管理工作，从学校领导到普通师生，都普遍存在档案意识薄弱，对档案工作缺乏重视的现象。具体工作承办单位及人员的着眼点和着力点通常只集中在完成具体的事务性任务，极少会关注和注重工作过程中有价值资料、实物的留存、收集、整理。档案管理部门对一些重大活动缺乏必要的关注和跟踪，对档案工作没有投入应当的思考、精力和措施。

2.2  高校档案管理措施不到位。地方高校档案管理制度不健全，对重大活动档案的收集、整理、归档、使用等系列环节，缺乏完善的配套制度，容易造成重大活动有价值档案资料的流失。组织承办又往往涉及多个部门，档案资料统一收集整理的主体不明确，职责不明晰，容易出现重大活动档案资料散失在不同部门、不同人员手中，可能会导致学校重大活动历史档案的缺失断层。重大活动档案归档管理的监督检查机制不健全，跟踪、指导、督促、检查工作不到位，档案管理部门与活动承办单位之间沟通联系不够紧密，缺乏相应的收集、筛分、归档、利用等规范工作流程，导致重大活动档案归档管理工作效率低下。

2.3  高校档案部门工作受限制。地方高校档案管理部门地位尴尬，很难有效行使职能。档案管理部门职能相对单一，对重大活动参与力度不够，同时缺乏必要的制度保障，对重大活动的档案收集无法进行有效监督、指导和检查，难以保证其系统性、完整性。档案管理队伍薄弱，相关档案管理研究、数字化建设等专业人才匮乏，专兼职档案管理人员不足，难以形成稳定高效的战斗力。多数地方高校档案管理设备老化，档案电子化进程缓慢，未具备完善的档案管理系统，工作模式依然停留在纯手工阶段，未能建立相应的网络平台，档案信息化水平较低，不能适应新形势下档案管理的信息化、数字化建设要求。

2.4  重大活动档案归档范围界定难。地方高校对于重大活动档案的特殊性和丰富性认识不足。首先，对于重大活动的界定不明。其次，重大活动本身特点不一，具有层次高、规模大、任务紧、涉及面宽、影响宽等特点，比如说高级别领导视察调研，升格校庆庆典、党代会及标志性重大专题会议、重要检查评估，重大教学科研成果、重大表彰奖励、重大突破性办学成果以及各类高层次学术交流研讨会议等，在此过程中形成的文字、音像、实物等档案资料量大、质杂、类多，哪些属于有价值的档案资料，具备归档价值的档案资料又如何确定价值层次，通常缺乏既定科学的衡量标准和归档管理要求，难以实现重大活动档案归档管理工作的有效开展。

2.5  重大活动档案归档宣传力度不够。地方高校长期办学过程中对重大活动档案归档管理工作重视不够，对档案工作的重要意义、有关法律法规、流程规范等宣传严重失位。学校及各部门对档案管理缺乏统一规划、规范管理、具体措施，对档案管理工作的标准、要求、考核机制不健全，全校范围内“大档案”工作格局的宣传引导、氛围营造等力度不够，基本缺乏相关的政策和规范认知。重大活动的承办单位档案收集、整理的意识不足、必要的业务知识欠缺、实施不科学不规范。档案管理部门走出档案馆走向全体师生宣传普及档案政策知识等的作为不够。

3  地方高校重大活动档案归档管理的建议及做法

随着地方高校内涵式改革发展的不断深入，地方高校在注重硬实力蓬勃发展的同时，对于软实力的追求也逐步提上了日程。作为校园历史传承以及文化建设的重要组成部分和有效平台载体，地方高校重大活动档案归档管理工作也迎来了新的发展机遇和建设挑战。

3.1  强化档案管理“大档案”意识。地方高校必须逐步树立“大档案”意识，建立健全档案管理学校统一综合协调管理机制，着力构建全校“大档案”工作格局。在重大活动开展时，档案管理部门提前介入，全程参与，加强指导，落实监督，全面统筹协调学校重大活动档案归档管理工作。严格制定并落实档案归档管理责任制和责任追究制，明确各活动参与单位、各临时工作机构的档案主体责任，落实责任到个人，强化档案工作责任心，严格要求，严格考核，奖惩适度，充分调动人员的积极性和创造性，确保岗位责任制落到实处。建立重大活动档案工作协调联动机制，牵头单位整体负责，积极做好相关指导、督促工作，协同部门主动负责，自觉做好档案收集、整理、移交工作，避免不同部门、不同人员之间的推诿扯皮，造成工作缺失。

3.2  加大重大活动档案归档管理宣传力度。地方高校必须拓展渠道、丰富形式，加大重大活动档案归档管理宣传力度，以期在全校各单位、全体师生员工中强化档案管理的共识。通过定期组织政策法规宣讲、业务知识培训、专题教育展览、档案文献制作等有效形式，在校园内广泛开展档案管理宣传，不断增强师生档案意识。重点加强对档案管理部门、各单位负责人、各单位专兼职档案员的教育培训工作，特别是对重大活动档案归档管理的意义、责任、规范、标准等的宣讲和辅导，促进档案资源建设持续有效开展。

3.3  加强档案归档管理制度建设。地方高校要结合学校档案工作实际，建立健全本校重大活动档案归档管理有关规章制度，制定实施学校《重大活动档案管理办法》，明晰具体和可操作性强的技术指标，保证学校重大活动档案归档管理工作有章可循，强化业务指导、督促检查、考核管理措施。同时制定相应的档案管理使用配套细则和工作流程，细化标准和规范，指导本部门以及学校其他单位重大活动档案的形成、收集、筛分、归档、立卷、编目、移交、使用等基础工作环节，促进学校重大活动档案归档管理工作进一步科学化、规范化、制度化、高效化。

3.4  提高档案管理部门工作能力。地方高校重大活动档案归档管理工作，涉及方方面面，需要不同领域不同范围的单位、人员协同开展，但依然主要依靠学校档案管理部门的协调指导和具体负责。地方高校《重大活动档案管理办法》应该明确学校档案管理部门的统筹、协调、指导、督促、检查、考核等地位及作用，具有初始即参与、过程全督察、事后可评价的权限和职能。重大活动其他参与单位应该在学校档案管理部门的统一指导下，规范开展档案归档管理工作。学校年度考核或任期考核文件也要确立重大活动档案归档管理考核指标，为档案管理部门更好地开展工作创造环境、提供便利。同时，学校档案管理部门要加强专兼职档案员教学培训，着力打造业务娴熟、作风优良的高素质档案工作队伍。

3.5  整合创新重大活动档案管理。地方高校应当顺应信息化建设总体布局，创新档案管理工作模式，推进档案资源体系构建。积极推进学校重大活动档案资源信息化建设。建设推行信息化档案管理系统，逐步实现重大活动档案归档管理的自动化、数字化、智能化。加大财力物力投入，及时更新档案管理软硬件设施，加强业务人员信息技能培训和安全意识教育，不断提高档案工作效率和效果，更好地服务教学科研及师生需求。科学制定学校重大活动档案资源建设管理、使用共享规划，正确处理不同介质档案资源、不同单位部门档案材料、校内校外相关档案资源的共建共享、协同开发，不断适应地方高校档案信息化快速发展需要，为地方高校学科建设、人才培养、协同创新、社会服务、文化传承创新提供便捷高效的服务。

（作者单位：安阳师范学院  来稿日期：2015-06-18）