医院人力资源管理对档案管理应用现状及措施

丁秀红

在医院引进和管理人才的过程中，人力资源管理部门会对其个人经历和表现进行记录和反映，并形成文件资料的形式以备考查，这就是我们所说的医院人力资源档案。随着21世纪的到来，人们进入了信息化时代，医院人力资源档案管理也迎来了信息化、科学化的发展新方向。再加上近年来，随着社会的发展，医院的人事制度改革也在逐步进行，医院在发展中要对自身特点有整体的把握，并坚持科学发展观，重视并逐步加强对医院人力资源档案管理，促进档案的社会价值和经济价值的提高，这是实现医院现代化发展的必由之路。由此可见，医院人力资源管理中档案管理的研究和改革势在必行。

1  医院档案管理的应用现状分析

医院的档案种类繁多，并且根据其档案类型的不同，其功效也有所差异。在医院的日常工作中经常会涉及档案方面的应用，因此，医院档案具有重要的社会价值和经济价值。从现阶段医院人力资源档案管理方面来说，其管理方式主要采用自行管理模式，也有的医院在管理中采用把档案放在人事代理机构方式。目前，大多数医院都已经在管理体系中设置了人力资源部和人事科，并且在规模比较大、发展比较快的医院中，甚至还设置综合档案室进行档案管理。医院人力资源档案内容主要包括自传、职称呈报表、工资审批表、鉴定、履历、考核等，大都用于职务变动或者调离、政审以及工资级别定位等。现在，随着社会发展，医疗体制逐步得到改善，医院建设成为医院关心的核心问题，他们不惜投入大量资金和人力、物力，而医院人力资源档案在人才的选贤举用、人力资源的合理配置、知人善用以及挖掘潜能等方面的重要作用却还没有受到充分关注。

2  医院档案管理存在的问题分析

2.1  缺乏档案意识。现阶段，很多医院由于对人力资源档案信息开发利用的重要性认识不足，在思想和观念上单纯地认为档案管理就是简单的保管和存放，普遍存在为了提高经济效益而将医疗业务方面发展作为关注焦点和核心，而对于人力资源档案管理则没有给予充分重视，在工作中多存在应付思想。另外，还有一部分人认为人力资源档案管理在人才聘用以及职务升迁等方面作用不大，也不用关注其在人才开发方面的应用，只要做好查档和外调等工作就可以了。由于上述思想的存在，很多职工缺乏档案意识，对档案作用没有足够了解，部分有工作经历的新调入人员档案在调入前档案材料缺失严重，或者从毕业后就一直在个人手上。

2.2  档案管理方式比较落后。医院档案管理具有较强的专业习惯和机密性，再加上其档案的种类比较多，对各个领域都有所涉及，因此管理上也比较复杂。由于医院人力资源管理部门领导没有认识到档案管理的重要性，不重视档案管理，没有建立专门存放各种人力资源档案的档案库，并且在管理中将多种档案种类相混杂没有明确的区分标志，从而导致档案凌乱不堪，保管不当，很多材料内容都不完整，失去了保存的意义和价值。除此之外，在档案管理手段上，由于医院对档案管理配套设施没有给予足够资金投入，还有相当一部分是采用手工编辑、检索的途径，工作方式繁琐，且工作效率低下，难以及时对档案材料进行归档整理，档案的整理和管理质量水平也比较低。

2.3  档案管理人员的素质比较低。从现阶段医院人力资源档案管理情况来看，档案管理人员的业务素质比较低，由于医院档案管理人员编制不足，档案管理工作量大，很少有人愿意专业来做这项工作。大部分档案管理人员都是兼职工作，只有很小一部分是专业人员。这些兼职管理人员对档案管理专业知识没有深入了解，实际工作中知识结构不够完善，难以对医院人力资源档案管理的专业化发展起到有效促进作用。另外，很多医院的档案管理人员年龄都比较大，不了解计算机知识和操作技能，在管理中效率比较低，且缺乏对现代化的档案信息管理系统灵活运用能力，这也不利于医院档案管理数字化、信息化管理的进展。

3  医院人力资源管理中对档案管理的改善措施分析

3.1  更新观念，提高对档案管理重要性的认识，加大投入。档案作为医院的重要信息来源，在医院管理和发展中具有重要的指导意义，医院管理人员必须对其给予高度的重视。随着社会的发展，医院人事制度改革也在不断地深入，在管理工作中，人事档案的功能作用以及重要性也逐渐开始凸显出来，一方面，能够提供职工的工龄认定信心，对于医院方面的工资制度改革具有指导意义，另一方面，还能提供政审、经历、自传等方面的信息，为人力资源的合理开发利用提供依据。而从医院的角度来说，也要通过各种形式加大对人力资源档案管理宣传力度，从而促进医院管理者对人力资源档案管理重要性的认识，加强对档案室的建设资金投入，引进先进配套硬件设施和信息软件等，为档案管理的现代化奠定硬件基础。而人力资源管理部门的领导及职工也要积极改变传统观念，从医院的长远发展来看，充分认识到人力资源档案管理的重要性，并主动学习档案管理新技术，通过多种创新途径来对档案的潜在价值进行挖掘，更好地发挥其功能和作用。

3.2  改变档案管理方法，向数字化、信息化管理发展。档案的专业性比较强，并且具有机密的特点，需要单独存放，并配备专门的人事档案人员由专人管理。在上岗之前要对档案管理人员进行相关培训，使其在操作中严格遵守档案管理相关步骤和方法规定。传统的档案管理主要是通过手工实现，其管理工作效率低，并且档案存放所占用空间也比较大，因此不实用。针对这一问题，医院人力资源管理部门要将更多的资金、人力、物力投入档案管理建设中去，将国内外先进的电子档案管理技术引入医院中来，通过电子信息技术，一方面，能够有效促进人力资源档案管理人员的工作效率的提高，节约存储空间，另一方面，对于档案资料信息的完善和保密，以及促进档案管理质量的提高都具有积极意义。与此同时，还要对档案材料的收集进行规范，针对档案的要求，查看材料收集的完整性，并将人员信息录入计算机技术中，对内容进行扫描，纳入人事档案信息数据库中，从而提高档案管理的准确性和检索效率。

3.3  通过多种途径促进档案管理人员素质的提高。近年来，医院的发展速度日益加快，规模也日益壮大，要求其对档案管理质量和效率也要相应地提高，在这种情况下，医院档案管理人员的专业素质必须具有创新性、综合性和协作性等特点，只有这样才能满足档案管理对人才的需求。从档案管理人员自身来说，必须端正对档案管理工作的态度，在工作中要踏实、认真地学习新知识和新技术，并积极更新观念，与时俱进，树立现代化的管理理念。从医院来说，首先，在人才管理中要坚持“以人为本”的理念，以及科学化管理原则，加强医院文化建设和氛围的营造，调动职工的积极性、主动性和创造性，进一步提高工作效率和工作业绩。其次，在人才的选拔中，要引入竞争机制，通过择优录用，竞聘上岗，从而更好地发挥档案在人才调动和选贤中的功能和作用。

4  总结

近年来，随着我国经济的发展，人力资源档案管理的发展愈加迅速，开始向科学化、信息化的管理方向迈进。当前医院人力资源档案管理缺乏足够的认识，未能引进先进的档案管理技术，管理方法仍然较为落后，对档案信息的合理利用和医院的信息化发展产生了阻碍。在今后的工作中，医院一定要解放自己的思想，与时俱进，采用现代化的管理理念和管理方法，积极引进先进的档案管理技术，培养专业的档案管理人才，加强医院的信息化建设，从而更加充分地发挥档案管理的经济价值和社会价值。

（作者单位：驻马店市中心医院  来稿日期：2015-06-17）