推动档案事业科学发展

额日登高娃

档案作为党和国家各项工作和人民群众各方面情况的真实记录，是促进我国各项事业科学发展、维护党和国家及人民群众根本利益的重要依据。加强和改进新形势下档案工作，要立足加快我区改革开放和现代化建设进程，充分发挥档案“存凭、留史、资政、育人”的作用，为自治区全面深化改革和推进富民强区服务。

一、全面认识档案管理工作的重要意义

档案管理工作是单位全局和单一部门工作的组成部分，是衡量全员工作质量和工作效率的重要依据，是维护单位历史真实面貌、见证历史发展足迹不可缺少的组成部分，也是评价个人的基本素质和工作业绩必不可少的考核标准。科学规范的档案管理不仅可以推动档案工作健康发展，还能为单位领导层提供第一手资料，为科学发展提供最客观的历史事实，更可以成为进行科学分析、制定长远规划的重要依据。

通过对档案资料的分析研究，可以充分了解本单位的历史决策、工作现状、存在问题，从而达到扬长避短、改进工作、对发展规划适当进行科学调整的目的。特别是对企业来说，严密完善的档案可以为管理者和经营者的决策提供准确资料，为经营决策提供支持性证据，为企业与各有关方面进行合作奠定坚实基础。因此，做好档案管理工作，充分发挥档案管理工作的功能效应，扩大它的社会价值和效能，对于促进经济社会全面发展、不断提升单位整体形象、促使企业在市场经济中发挥更大的竞争力具有重要意义。

二、档案工作中存在的问题

现实工作中有相当一部分人对档案管理工作的重要性缺乏足够的认识。同时档案管理工作十分滞后。第一，缺乏制度创新，与科学化管理的要求不相适应。新形势下，大部分企事业单位制度创新力度很大，而具体的档案规制修编一般鲜有人问津，这严重地影响了档案管理的科学化、法治化和规范化。第二，缺乏大局意识，机制变革迟缓，与新的外部环境不相适应。实际工作中一直存在“重藏轻用”的传统思维方式，档案人员将大部分精力都集中在档案的收集、整理、鉴定、保管等业务上，而忽视了对其他工作的渗透及体现现实价值的服务，使得档案工作机制滞后于可持续发展的大环境变化。第三，信息化水平低。多数单位的档案部门都配备了微机，进行电子文件接收保存，再脱网单机编目或提供检索。这种被动、孤立的档案信息化过程，仅能使档案成为信息化“孤岛”，而无法使其成为基础性、知识性的资源被便捷利用。

三、加强档案工作需要采取的措施

一是完善档案工作的标准化建设。档案管理标准化是档案管理现代化的重要基础。档案管理现代化是建立在先进技术、严密分工和规范协作的基础上的。信息时代，档案信息的共享与网络的沟通更依赖于统一的标准来进行规范，如各种档案数据的交换、档案信息的传递、档案资料的共享等，都需要通过制定和建立各类档案管理标准，形成档案管理标准体系，这样才能确保档案管理现代化各项工作遵循标准，有序推进。在档案管理系统建设中常常遇到过分强调本单位特殊性，管理方式不可更改的情况。这种无视标准化、拒绝采用标准的做法极其有害。有些标准的制定需要耗费巨大的人力、物力，不但涉及数据格式，还将涉及运行环境等诸多因素，更应统一领导，集中力量，锲而不舍，不断推进。

二是加强档案工作的法治化建设。法治化是做好档案管理工作的保障，新形势对档案工作人员在业务知识、科学知识以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。只有实现档案管理的制度化，档案管理工作才能发挥应有的作用。为了加强对档案的管理和收集整理工作，有效地保护和利用档案，为社会主义现代化建设服务，我国制定并实施了《中华人民共和国档案法》，为我国档案管理工作的良性发展打下了坚实的基础。然而，新的形势对档案管理工作提出了更高的要求，要求各地要充分利用地方的立法权限，建立一整套有地方特色的档案法律法规，使档案管理工作与时俱进、有法可依。在此基础上，各部门都要建立健全档案管理规章制度，向制度要管理，向制度要效益。只有这样，档案管理工作才能做到因地制宜，灵活有效。

三是提高档案管理工作的科技化、信息化、安全化水平。档案管理手段上应主动由传统型向科技型转变。现在的档案工作已从传统的纸质档案、实体档案管理变为以数字化档案管理为主，从传统的面对面服务变为以网络化服务为主。档案工作的科技化、信息化水平越来越高。从一些发达国家档案管理的情况看，他们普遍建立了完善的档案数据库，形成了强大的信息检索能力，具备了先进的信息服务技术手段和管理手段。但现代技术是一把双刃剑，在档案管理人员利用计算机、网络等现代化手段科学分类、整理档案、提高效率、做到事半功倍的同时，也伴随着安全隐患。计算机病毒、黑客攻击、不安全的传输介质等无不威胁着档案安全。为了保证档案的安全性，必须制定严格的电子文件安全管理制度，完善电子文件流转跟踪登录制度，建立有效的操作权限管理体系，对电子文件管理系统的操作权限进行合理划分。具体操作中，应对软件功能进行周密设计，加强电子签章、口令管理、活体指纹识别等技术，提高身份认定的精度，其中重点应对最常用的口令方式进行严格管理。为了以防万一，还必须设置自动启动的电子文件操作日志，以备日后进行安全查考或真实性鉴定时作为依据。

四是积极应对档案管理工作的弱化趋势。科技突飞猛进的今天，计算机技术、信息技术的高速发展更是日新月异。作为一项传统性工作，档案管理方式的更新渐渐落后于科技的发展速度，主要体现在：资料收集手段滞后、管理方式滞后、服务方式较单调。在实际工作中，仅能满足工作需要，没有很好地与本地区的经济和社会发展结合起来。而电子文件可以将文字、图形、图像、影像、声音等各种信息形式有机结合，这种“多媒体文件”能够更加真实地再现当时的活动情况。面对新事物的冲击，很多人产生了一种错误的认识，认为传统档案工作可有可无，无足轻重。加之有些档案管理工作人员，对自身从事的档案管理工作没有高度重视，业务知识、业务能力、科技知识远远不能适应形势的需要。新科技的冲击加上认识上的误区影响了档案工作前进的脚步，必须引起领导层的高度重视。只有不断改进档案管理模式，更新管理方法，才能预防档案工作意识的进一步弱化，阻止整个档案管理工作在社会发展进程中的边缘化危险。

档案管理工作的科学化、规范化不仅可以提升管理部门工作水平，还可以提高企事业单位工作效率。新时期的档案工作者应该积极地更新档案管理理念，不断探索和尝试新的档案管理手段、创新工作方法，更有效地发掘档案的价值，为社会进步和经济发展作出更大的贡献。