基于模板的文件控制和管理方法

吴琛

摘  要：基于模板的文件控制和管理方法的目的是使一个群体批量编制的文件能够代表一个群体的最高水平，减少个人能力的高低对文件质量的影响。这种方法，采用集中解决问题，标准化的模板控制，利用优势资源，提高整个团队的输出文件的质量和水准。

关键词：文件模板;计划;需求;流程;评审

前言：涉及文件编制的公司或部门都有文件编制要求，主

要是对字体、格式、版面等等基本的编制元素进行质量控制。但是，在这样的基本规定下，由于员工能力不一，编制出来的文件形式和质量会产生较大的偏差。如何确保大批量文件的质量是一个值得研究的课题。

当前中国的众多科研领域，特别是高度集成的科研领域，往往涉及到设计相关文件的编写。比如企业编写产品的使用说明书，设计研究机构编写的设计说明文件、研究分析文件、试验文件等等工程文件。对于这些同类文件，通常由公司或部门内部的质量控制文件来控制，这些控制文件通常从形式上对文件进行要求。由于这些控制文件过于顶层化，常会导致出现同一个公司，同一个部门的文件结构、内容不统一的现象。另外，文件与文件之间的内容重复严重，相互之间的重叠内容在后期的更改中缺少有效的控制。这样不利于大批量查找和评阅，同时也不利于文件的管理和更改，对工作效率产生不利的影响。本文提供一种基于模板的文件控制和管理方法，用来规范、管理文件的编制工作，用于提高文件编写的效率和质量。

基于模板的文件控制和管理方法的核心思想是尽量使文件能代表公司或者部门的最高水平，减少由于个人工作能力的不同而影响文件的质量。一个公司或部门如果存在问题而得不到解决或者重复出现类似问题，说明这个公司或部门不具备自我完善机制，管理存在非常严重的问题。一个公司或部门的产品如果不能达到一个公司或部门的最高水平，那么这个公司或者部门的管理和流程是同样存在问题的，或者说是有潜力待开发的。

笔者在接触国内的一些企业文件的时候，发现很多企业的文件过于依赖个人的能力和习惯，质量和行文存在着巨大的差异。对于高校而言，不同于企业，其注重的是理论研究，而非生产，尊重个人的研究风格也无可厚非，但是从中可以看出高校在质量控制和管理上是有较大的提升空间的。而对于一些企业，文件的形式基本上是统一的，在字体、文件排版、版面的控制明显有较严格的质量体系控制。但是对于内容，甚至是一些标准的文件内容，个人能力的影响同样跃然纸上（不同的人编写出来完全不一样）。

大型的国外企业文件，非常注重标准化，其文件不仅在字体、排版、页面布局方面严格统一，其风格和内容上都是非常标准的。 当然，个人能力和流程也会对文件的风格产生一定的影响，但是总体上的风格却能保持一致。这可以从侧面反映出国外大型企业对标准化的重视，对文件控制和管理的重视。

本文结合研究型机构的工作模式对基于模板的文件控制和管理方法进行描述，以便结合具体的情况进行分析和总结。

一、目的

基于模板的文件控制和管理方法的目的是使一个群体批量编制的文件能够代表一个群体的最高水平，减少个人能力的高低对文件质量的影响。

二、规则和方法

1） 结合计划，定义文件（分配内容）。原则：避免内容重复，方便查找、方便修改，减少文件之间的相互影响。

2） 建立编制要求，制定编制计划，规划编制流程（包括更改流程）。原则：文件定义清晰，内容范围清楚，流程合理，应考虑到各种可能产生更改的情况。3） 成立模板编制团队，结合公司文件控制要求，编制模板。原则：模板编写团队应该代表群体文件编写的最高水平，应该为群体中具备长期编制文件经验，且能力较高的代表性员工。4） 成立模板评审团队对模板进行严格评审。原则：该团队应该代表群体技术、业务最高水平。5） 实施文件编制，及时反馈问题。模板发布后，在具体的实施过程中，会不断出现问题，如何收集控制这些问题，对后面文件的编写效率和质量也会起到非常关键的作用。原则：建立问题清单，逐条评审、落实评审后意见，对模板和编写要求进行更新。6） 流程控制和实施。原则：期限内意见完全关闭后，根据更新后的模板和编写要求进行文件更新。对于模板和编制要求冻结后发现的问题，应保留至下一个更新换版周期。

图1  基于模板的文件控制和管理方法流程图

基于模板的文件控制和管理方法流程如图1。使用本方法还应该考虑到流程中涉及到的其它因素，以下结合流程图给出主要的考虑因素。

三、结合计划，定义文件

根据研究计划，整理文件编制需求、定义所需文件，分配各文件的内容。根据不同的研究体系，不同的研制阶段会涉及不同的文件编制以及更新。定义文件需要明确文件编制的目的、所需要涉及的内容，以及需要解决的问题。定义文件要解决的问题通俗来说就是明确要写什么，文件用来干什么。

比如研究工作中的系统描述文件的定义：首先文件是用来描述系统的，用来简要介绍系统的组成、功能、使用方法，主要用来为其它文件提供系统简介的参考。这个文件应该贯穿于整个研制周期，并且定义使用方，并从使用方收集编制的需求。

于是我们给出系统描述文件的定义：1） 文件用来描述系统的组成、功能、使用方法;2） 文件为其它文件中的系统概述提供参考;3） 文件可作为系统设备统计、系统展示、产品介绍工作提供依据和支持;4） 文件应该在整个生命周期中根据需要更新;

5） 文件使用者应包含：系统设计人员、系统维护人员、系统集成人员、设备销售人员、设备验证试验人员、系统集成相关系统设计人员。注：由于专业限制，此处定义较抽象，实际操作应划分到具体的部门，如果定义到具体的个人和具体的联系方式，则可以大大提高工作效率。

四、制定编制计划，制定流程

将文件的定义、收集的需求进行确认后，形成编制要求，并且通过可靠的流程来确保文件的质量和编制的效率。文件编制的流程应该考虑实际的情况，保证当前的情况下，最大发挥群体的集体智慧。

对系统描述文件的流程，首先应根据团队的情况进行合理的设置。既要考虑到团队的核心力量，也要考虑各自的工作时间成本。

在这里我们继续给出系统描述文件的编制流程的设计：1） 首先应成立编制要求的编制团队，编制要求应对文件的定义进行细化，对收集的需求进行确认，并且负责模板的编写工作。编制团队应该为拥有丰富文件编制经验，能代表团队最高文件编写能力的人员组成，以确保文件的质量和水平能代表整个团队的最高水平;文件的模板应该参考公司或部门的文件编写规定或要求，字体、字号、版面，以及内容的排列都不应该再需要编写人员进行重复劳动;模板应给出内容的说明，和简要的语言，最好应该给出一个成熟的例子。模板应该作为一个标准的、成熟的、完整的文件作为参考。最理想的状态是：不同的系统，运用模板时，只需要改动少量标注出来的数据和名称即可成为一份标准的文件。2） 成立编制要求、模板的评审团队，对文件的编制要求和模板进行评审，完善并批准编制要求和模板。    编制要求和模板的评审团队应该是团队中技术和经验的代表性人员，应该代表了群体最高的技术水平，和最强的业务能力。3） 初步编写文件，将编写要求和模板分发给团队编写人员进行初步编写，并收集意见;4） 由编制要求模板编制团队和评审团队对问题进行评审，并更新编制要求和模板;5） 正式编写文件，通过正式的文件发布流程发布文件;6） 对于后续发现的问题进行记录，在下次文件修改周期中进行评审、落实和更新。

五、分析和总结

基于模板的文件控制和管理方法的关键因素在于：文件定义、编制要求和模板的编写团队和评审团队，以及需求的收集和确认。

需求的收集和确认是基石，是其它所有工作的依据。文件编写是否满足需求是一个文件是否合格的检验标准。

文件的定义决定了文件的目的和属性是否清晰，清晰的目的和属性可以让团队有一个基本的共识，并且对文件需求来源有一个清晰的认识。文件的定义就是文件编写的灵魂，一旦有了灵魂，文件的编写就不会无的放矢，各自为战，才能把编写文件真正做成一个团队工作;

编制要求和模板的编制团队是文件编写的效率倍增器，他们需要集中解决其它人可能遇到的问题，是文件质量和编写效率的保证。集体解决共同的问题，将减少每一个人各自解决问题的时间。如果模板足够详细，可以节约大量参考顶层的编制要求的时间、各自排版的时间、各自编写内容的时间，另外，可以防止字体、错别字、内容不统一、版面不统一等等问题。同时，也方便文件的查找和后期的维护工作。

编制要求和模板的评审团队是文件编写的点金石，他们需要将丰富的工作经验和强大的业务能力贯彻进文件中，他们是保证文件技术含量、升华文件内容的艺术家。由这个团队评审的文件，即代表了群体的最高的技术水平。

传统的解决方案，依靠经典的设计、校对、审核流程，过于依赖于个人能力。关键的问题在模板的控制和管理上，由于不能建立标准的模板体系，而导致编制人员各自为战，对需求、文件的定义没有一个共同的认识。模板过于简化和随意，将极大地影响团队的工作效率，导致编写人员将独自面对可能出现的问题，而每个人解决问题的能力不同，因而文件的质量和水平会出现较大的差异。

基于模板的文件控制和管理方法，采用集中解决问题，标准化的模板控制，这样可以大大提高文件的一致性，并且减少个人能力对文件质量和水平的影响。特别对于批量文件编制，大大减少了不同的个体解决相同或者类似问题的工作量，从而提高了整体的工作效率。而通过集中解决共性问题的模式，利用优势资源，可以提高整个团队的输出质量和水准。

在科技不断发展的今天，各行各业都趋向于系统化、集成化。个人所能创造的价值逐渐被团队的稳定、高效率和倍增的价值超越，社会生产已经不能满足于依赖不确定的个人能力来决定未来，标准化的团队工作是未来发展的必然。