精细化管理在医院医疗设备管理中的运用

吴素珍

摘 要：简要概述了医疗设备档案管理的重要性，详细分析了精细化管理在医疗设备档案管理工作中的应用，以期提高医疗设备档案的管理水平。

关键词：精细化管理；医疗设备；档案管理；管理制度

中图分类号：R197.3 文献标识码：A DOI：10.15913/j.cnki.kjycx.2015.23.040

随着科技的进步和社会经济的快速发展，医疗设备产品不断推陈出新，技术日趋高端，在医院临床诊疗中发挥着越来越大的作用。但在医疗设备的实际管理工作中，存在着不少问题，需要我们高度重视，并运用精细化管理手段做好医院医疗设备的管理工作，促进医院业务建设的发展。

1 医疗设备档案管理的重要性

医疗设备档案管理是医院管理中的一项重要内容，是医院档案管理的重要组成部分。医疗设备档案从申购报告起即形成，是医疗设备的信息载体，是设备管理的奠基，包括从设备计划采购、使用、维修直至淘汰报废等全过程中产生的所有文字、图纸、照片等具有参考和保存价值的各种载体材料。做好医疗设备档案管理对加强医院设备维修维护，提高医疗设备的使用率和经济效益具有十分重要的作用。建立完整的设备档案，可以为使用科室提供准确、有效的信息支持，使各科室在使用过程中有章可依、有据可查。医疗设备档案还是设备维修人员的得力助手，能够为设备的维修、保养提供资料和精确的数据，针对较为贵重的设备采取预防性措施，充分做好维护、维修、保养前的准备工作。医院在购买全新的医疗设备时，医疗设备档案为领导和专家提供了准确的第一手数据，是医院科学决策的重要依据。另外，医疗设备档案还为处理医患纠纷提供了充足的证据，有利于医院维护自身的利益。由此可见，加强医疗设备档案管理，充分发挥其在医疗、教学、科研工作中的作用，将直接影响到医院的医疗质量、技术水平、经济效益和社会效益。

2 精细化管理简介

精细化管理的理念来源于著名的“丰田生产系统（TPS）”，于1990年由美国麻省理工学院的詹姆斯·P·沃麦克、丹尼尔·罗斯和丹尼尔·琼斯在对14个国家的汽车业进行了5年研究后提出。“精益生产”综合了大量生产与单件生产方式的最佳特征，即能降低单件成本，明显地提升产品品质，并提供更多的产品和更富有挑战性的工作。后来精益生产理论又被延伸至经营活动的全过程，变为“精细化管理”，就是通过消除那些被认为存在浪费的活动来为顾客创造更多价值的一种工具。任何活动或过程，其核心在于最大限度地降低浪费，最终目标是持续改进、追求卓越、尽善尽美。它是一种理念，一种态度，一种精神，更是一种文化的体现。精益生产冲击了100年来工业化的生产和组织方式，这一思路现已在各行各业中得到广泛应用，是21世纪的主流管理模式。

3 精细化管理在医疗设备档案管理中的应用

3.1 在医疗设备档案归档范围中的应用

将精细化管理运用于档案的收集整理工作中，要求档案管理人员要随着设备运行状况的变化主动跟踪、收集相关资料，层层把关，落实相应责任，使档案资料更加完整标准、科学规范，为医疗活动保驾护航。医疗设备档案的形成过程涉及到设备从立项申请到最终报废，其时间周期长、中间环节多、参与人员杂，因此很容易造成文件的破损和丢失，破坏档案的完整性，影响档案的利用价值。归档很容易走两个极端：①对于大型医疗设备的档案资料，设备科、使用科室和医学工程部抢着收集，造成资料内容多、重复归档；②小型设备档案资料无人问津，导致这些档案资料杂乱不齐、丢失严重。运用精细化管理改进医疗设备档案的归档范围，将精细化管理中的SOP（标准作业程序）作为医疗设备档案归档范围的指导标准，贯穿于档案收集的各个工作流程，明确归档范围为一台设备从计划采购到淘汰报废的整个过程的所有资料（包括申购过程的档案和运行时的技术性文件档案两大部分）。所有设备均建立台账，由设备科统一管理，1万元以上设备的台账均一式三份，作为维修、回访、查阅的备份；100万元以上大型设备的档案和乙类医用设备的档案分别建立台账，由医院专人保管，实行一机一档。所有建立台账的设备档案均由医院中心档案室统一集中管理，并随时补充运行中的情况和维修记录，其他任何科室无权收集、保管医疗设备的档案原件。通过SOP的运用，提出了最优归档范围的操作方法和流程，大大提高了归档效率，并使归档操作程序得到有效协调，归档范围也更加规范、完善，保证了档案的完整性、准确性和系统性。

3.2 在档案管理制度制订中的应用

医疗设备的档案管理系统是档案管理的薄弱环节，对此，可将精细化管理的SOP和PDCA循环工具应用于档案管理制度的制订中。SOP的理念是降低成本、减少变动和知识的积累；PDCA循环指反复运行，保证质量管理工作的顺利开展，包括计划、实施、检查、行动4个阶段。根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国保密法》《归档文件整理规则》等相关法律法规，制定了专门的医疗设备档案管理规章制度，明确规定了设备档案的归档范围、员工职责、服务方式、利用借阅和档案销毁等，使设备档案管理人员清楚并遵守档案管理制度，并使设备档案管理有章可循。档案归档后，要及时登记造册，规范档案移交手续；外借档案时，要严格履行借阅手续，限定借阅期限，并及时催还。根据实际情况，针对工作中出现的新问题补充改进、修订完善管理制度，使档案管理工作更加制度化、规范化、科学化。通过运行档案管理制度，使档案工作真正步入科学、合理的现代化管理轨道。

3.3 在医疗设备档案具体管理中的应用

医疗设备档案管理按照精细化管理的“ECRS”原则（E取消-Eliminate、C合并-Combine、R重排-Rearrange、S简化-Simplify），通过系统分析寻求改善，由原来的随时形成、随时移交改为由设备科专职档案员完成档案的收集、整理、初步立卷和登记造册等工作；医学工程部保管的设备保养维修档案也一并交到设备科，确保医疗设备档案的完整、准确、系统和安全。中心档案室由专人专机进行管理，实行一机一档，并坚持“集中、统一和分类”的管理原则。医院有专门的分管领导，并建立起院办、中心档案室、设备科、操作维修人员四级管理网络。所有文件，包括使用、维修和改进工作中产生的材料，在次年第一季度一并归档，一式三份，要求材料必须完整，并做好档案的移交清册工作，交接双方需签字。档案的存放要遵循精细化管理中的“定置管理”原则，建档后放入专门的库房和档案柜，保持整齐、整洁，存放的位置要合理分配、标识明确、井然有序。将精细化管理“8S”要求中的“6S”运用于档案管理中，档案收档后，首先将其归类为常用和不常用两类，然后及时处理不可用的档案，将可用的档案采取定容、定量、定位的方式处理，放置整齐并加以标识。彻底清洁档案室，保持档案的干净、整洁，并使所有人员养成随时物归原位的良好习惯。建立档案安全管理制度，严格控制档案的收集、整理、借阅等各个环节。根据“彻底消除浪费”原则，使用六西格玛质量标准，实现各环节、各流程管理的科学性，使档案布局合理、排检科学、使用方便、管理妥善。制订“三个零”的工作目标，即零差错、零浪费、零事故。通过以上精细化管理工具的运用，提高了档案管理的效率，使医疗设备档案的保存更加清晰、完整，利用率也得到了提高，为全院对医疗设备档案实施精细化管理打下了坚实的基础。

3.4 在档案的服务功能和利用率中的应用

医疗设备档案的管理应以提高档案管理效率和共享度，准确、快速地向社会提供有利的信息资源为宗旨。档案管理人员应通过多途径、多渠道开发档案信息资源，持续补充档案的相关信息，并以主动、积极、严谨的工作态度保证档案资料的有效性和完整性，为临床提供最优质的档案服务，为决策层提供决策依据。通过建立局域网，全院实现了医疗设备档案的远程传输、查阅和保管，建立了医疗设备电子档案数据库，使档案电子信息得到重视，档案利用率得到提高，最大程度地发挥了档案的作用。档案的有效利用也使档案人员在工作中检查和发现收集的档案是否齐全、整理方法是否科学、鉴定结果是否准确、保管方式是否安全等，大大提高了档案收集的质量和档案管理人员的工作能力，从而更好地为医院各使用科室服务，发挥了档案的有效作用，完善了档案管理的工作职能。

4 结束语

综上所述，医疗设备档案管理工作是医院仪器设备管理工作中的重要环节。随着科学技术和医疗技术的发展，高、精、新医疗仪器设备越来越多，对设备档案管理提出了更高的要求。医院只有加强管理意识，认真做好医疗仪器设备档案的管理工作，才能满足医院发展的需要，提高医疗技术水平，促进医院业务建设的发展。

参考文献

[1]吕辉，吴筠，陈建明.医疗设备维护与保养的精细化管理[J].中国医疗设备，2013（03）.

[2]孙娟，卞希祥.医疗设备档案的数字化管理[J].中国医院建筑与装备，2014（06）.

〔编辑：王霞〕

Abstract： This article briefly outlines the importance of medical equipment archives management， analyzes the application of fine management in medical equipment archives management， in order to improve the management level of medical equipment archives.

Key words： fine management； medical equipment； file management； management system