科技型企业档案现代化建设刍议

陈新崛　肖华

摘 要：通过介绍科技型企业文件管理的特点及其档案管理现代化建设的必要性，指出了科技型企业档案现代化管理目前存在的问题，并提出了相应的解决措施。

关键词：科技型企业；文件管理；档案管理；管理制度

中图分类号：G270.7 文献标识码：A DOI：10.15913/j.cnki.kjycx.2015.23.014

1 科技型企业文件管理的特点

1.1 管理资源配置对文件结构的影响

科技型企业以所掌握的核心科技为生存根本，其进步与发展直接影响着企业的命运。随着机械化和信息化的普及，工具在管理资源中所占的比例逐步提高，越来越多的管理流程被信息工具所取代，越来越多的生产流程被机械所取代，直接导致过程工具使用记录增多，项目进展交流文件增多，结果型文件比例大幅下降。

1.2 行政管理现代化手段拓展了文件内涵

企业行政管理电子化和科技管理规范化对文件内涵的扩展有着重要影响。管理信息系统的广泛应用和电子文件的不断发展使效力较好且能反映工作价值的电子载体逐渐增多，例如音视频、邮件、数据库和可执行程序等。

1.3 知识产权保护需求提出全过程管理要求

随着时代的发展，科技型企业的知识产权管理贯穿于企业管理始终，成为了全流程管理业务的一部分。为保障知识产权，要增强涉法应诉中证据的客观性、有效性和权威性。企业知识产权档案不应再仅局限于专利、商标、著作权（含软件）等，而应向两端扩张。

1.4 强时效性对文件搜集提出新要求

步入互联网时代后，人们获取和传递信息的方式有了很大的改变，同时对市场的反应速度也越来越快。项目管理模式中小型项目管理权限下放，使项目能够根据某个现象或热点作出反应，将一些新技术应用到现有业务中，呈现出周期短、速度快等特点。

2 科技型企业档案管理现代化建设的必要性

档案管理现代化建设对企业的行政架构支撑更为有力。在数字时代，计算机技术、多媒体技术等的广泛应用打通了跨时间、跨地域、跨部门等不同环境下档案文件传递的壁垒，对企业分区运作、科技攻关、项目节点控制有着重要意义。

档案管理现代化建设充分满足了企业档案的利用需求，能够提供友好的界面，查阅者可以通过企业内部门户查阅档案。通过结构化的字段管理档案数据，凭借唯一的数据主键就能够方便地检索到相应数据，提高了档案的利用效率。同时，通过自定义搜索引擎，能够更准确地定位目标档案类别，并通过关键字段比对，找出同属性档案之间的内在联系。

档案管理现代化建设顺应了档案管理工作的发展趋势。在数字信息技术环境下，电子载体和数字传播的方式异军突起，从文件搜集和保存方面来说，更趋于一致，避免了格式转换加工，在统一的数据格式框架下，档案的安全性和真实性更容易得到保障。

3 档案现代化管理目前存在的问题

3.1 档案现代化管理受到的观念挑战

由于缺乏对企业绩效的直接支撑，决策者往往忽略了知识产权档案等为企业长远发展带来的效益和价值，从而在管理资源的配置上出现不均衡现象。员工认为，档案现代化管理额外增加了管理工作，受到了档案部门的约束，而实际作用不明显，所以通常选择消极被动应对，这增加了管理难度。

3.2 缺乏对管理手段的应用和对接

目前，企业应用的新技术、新系统很多，产生了很多有价值的过程记录和结果文件，但由于专业部门和档案部门没有协同机制，致使重要电子文件遗失。一些部门的重要文件保存人员流动性较大，出现档案交接空白区；一些管理人员专业素质较低，缺乏对文件材料的有效识别和管理，导致档案缺失。

3.3 档案管理制度体系仍不完备

国家围绕档案载体的不断演进出台了一系列制度规定，为档案的现代化管理提供了基本依据。但随着技术的不断发展，档案载体更迭的速度超过标准更新的速度，例如保存传统照片在影像资料保存初期是较先进的保存方式，但目前传统照片已几乎被数码照片取代，但在相关规定中，只有传统照片归档要求，造成数码照片的归档无据可依。

3.4 档案现代化管理技术存在新风险

在电子文件运转过程中，受计算机病毒、木马、黑客攻击等的影响，有可能会出现盗用、篡改、摧毁档案等不确定风险，造成知识产权档案信息损毁或流失。

4 科技型企业档案现代化建设的措施

4.1 拓展档案搜集、整理范围

随着科技企业与外部社会市场交流的增多，档案成分日趋复杂。要打破档案自我封闭的现状，就要强调包容，突出参照，跳出“本单位形成”的束缚，加大对外部材料的搜集、整理力度，加强内外部交流协作对文件形成过程的指导，综合形成各种资料进行统一管理和开发利用，使其既能满足企业决策参考使用需求，又能为员工查考业务工作提供便利平台。

4.2 提高档案管理人员的素质

企业应加强对科研企业档案人才的选拔和培养意识，建立并完善档案人才培养机制；密切关注档案管理的新动态，保持对新知识的灵敏性，主动接收档案管理现代化的知识，及时更新先进的管理技术和方法，通过学术交流等途径提升档案管理人员的职业素养和政治素养。

4.3 大力推进档案的数字化建设

按照“存量数字化、增量电子化”的要求，抓好数字档案馆（室）工作体制和机制的建设工作，大力加强数字档案馆（室）的硬件、软件建设，全面提升数字档案馆（室）的抗风险能力。同时，大力推进传统载体档案的数字化建设，全面开展原生电子文件的归档、接收工作。

4.4 拓展档案利用时序

目前，档案利用依然处于“事后使用”的模式，即在生产、管理等活动之后才开始收集、整理、归档相关信息，在总结经验和编史修志时才想起要利用档案。档案人员要靠前服务，走出档案室，协助有关人员和部门积累、整理文件材料，认真履行“四参加”职责，有效控制文件材料的质量，使工程竣工、产品投产、科技成果鉴定前有完整、准确、系统的文件材料归档，满足科研部门、经营管理机构在决策论证产品、工程设计、设备维护和更新、设备物资采购、产品销售和技术成果交易等活动中的需求，提供有效的档案原件和有针对性的编研资料。

4.5 拓展档案信息系统的延展性

开发档案信息系统时，要事先评估可能造成的客体危害，开展有效的安全性评价；按照安全等级评级，制订相适应的信息系统开发方案；统筹档案系统和企业在运系统的衔接，在管理切入上减少重复的工作；在文件搜集上做到“宁滥毋缺”，确保搜集过程的便利性和完整性；完善档案信息系统的使用设计，减少档案管理者和使用者的障碍。

〔编辑：王霞〕

Abstract： Through the introduction of the characteristics of scientific and technological enterprise file management and the necessity of the modern construction of archives management， this paper points out the problems existing in the management of scientific and technological enterprise archives management， and puts forward the corresponding solutions.

Key words： science and technology enterprise； file management； file management； management system