新时期秘书专业毕业生就业难问题研究——基于社会对秘书人才需求状况的调查

张林杰 傅姗珊

（金陵科技学院 人文学院，江苏 南京 210038）

新时期秘书专业毕业生就业难问题研究
——基于社会对秘书人才需求状况的调查

张林杰 傅姗珊

（金陵科技学院 人文学院，江苏 南京 210038）

21世纪是信息化社会，经济高速发展，社会分工愈加细化，秘书人员在各行业领域中都起到十分重要的作用。然而，随着高校扩招，秘书专业毕业生大量涌向社会，该专业毕业生就业形势严峻；同时，社会对秘书专业的人才也提出了更高要求，这对于秘书学专业的学生冲击力不言而喻。那么，当今社会对秘书人员的需求现状如何？如何应对秘书专业毕业生就业难问题呢？为此，我们对江苏省部分用人单位对秘书人员的需求、技能要求及秘书从业人员的薪金情况进行了调查，分析就业难形成的原因，提出应对秘书专业毕业生就业难问题的建议。

秘书人才 社会需求 就业困难 建议

一、社会对秘书人才需求现状

（一）单位对秘书人员的需求

1.企业设置的秘书岗位类型。

调查显示，企业设置的秘书岗位类型多种多样，如领导的专职秘书（63.3%）、办公室秘书（16.7%）、商务秘书（10%）、文字秘书（6.7%）、项目秘书（3.3%）。（如图1）

2.企业对秘书人员的年龄要求。

在对60家企业的调查后我们发现，18家用人单位对秘书人员的年龄没有提出明确要求，而在另42家对秘书人员有年龄要求的用人单位中，秘书的年龄总体上被要求在20～40岁，其中以20～30岁居多。可见秘书年龄需求的结构更加趋向平衡、合理，中青年兼而有之。

3.企业需求的秘书人员所学专业的类型。

调查中我们发现，从对秘书应聘人员的专业要求看，过半数（55%）的企业并不要求秘书应聘人员具有本行业专业背景，可见用人单位在招聘秘书人员时大多考虑的并不是专业。也有45%的企业对秘书人员的专业有一定要求，这其中，81.5%的单位要求秘书人员从秘书（文秘）专业毕业，说明秘书学专业在秘书人员需求中仍占据一定优势。

4.企业对秘书人员的学历要求。

单位所需要秘书人员的学历层次也是参差不齐的，调查中我们发现本科占有的比例最大（56.7%），大专占40%，高中占1.7%，硕士占1.7%（如图2），其中，本科专业需求中还有5.9%的企业要求秘书从211、985等重点院校毕业。调查并没有发现所需秘书人员学历是在高中以下。

当然，这只是针对所调查到的企事业单位来说。但是，这也显示出企业除了注重秘书的专业素养、职业技能的同时，对秘书人员的学历越来越重视。重点院校本科或以上学历毕业的学生在竞争秘书这个岗位的时候更具有优势。

5.企业对秘书人员的性别要求。

在调查的60家企业中，我们发现只有8家（占13.3%）企业对秘书性别的要求为女性，81.7%的企业对秘书人员并没有性别要求，此外有5%的企业明确要求秘书人员为男性。调查中还发现要求女性秘书人员的岗位大多是：董事长秘书、经理秘书、教育、投资公司总裁秘书、汽车销售公司秘书等对个人形象、气质要求比较高的职位；要求男性秘书人员的岗位大多是：工程建设、信息技术公司总经理秘书等这类涉及能适应加班、吃苦耐劳的职位。因此，社会上把秘书一职默认为只限于女性是不正确的，男性也可以成为秘书人员。

6.企业对秘书人员的工作经验要求。

当今社会，企业在选拔人才时更加关注求职者是否有与岗位相关的工作经验，一定的工作经验也是秘书就业中的一项“硬指标”，不同的单位对秘书人员的工作经验要求也不尽相同。

在我们调查的60家企业中有46家（占76.7%）单位更倾向于有相关工作经验的秘书，其中，16.7%的企业需要秘书有一年及以上工作经验，26.7%的企业需要秘书有两年及以上工作经验，26.7%的企业需要秘书有三年及以上工作经验，6.7%的企业需要秘书有五年及以上工作经验。而只有14家（约占23.3%）企业对秘书人员没有提出具体的经验要求。（如图3）显然，工作经验对于秘书人员来说是比较重要的，拥有一定的工作经验会使你的求职更为容易。

7.企业对秘书人员的薪酬待遇。

秘书虽然是一个社会需求较大的职业，但是其工作属性总体来说是一种社会性服务职业，因为秘书工作本身不能脱离它所服务的领导或单位而独立存在，因此秘书人员工作范围具有很大的弹性空间，工资收入差别也很大。通过调查，60家企业中有33家企业（约占55%）在招聘秘书人员时面议定薪，而在27家定薪的企业中，月薪1500～3000的秘书约占59.3%，3000～5000的秘书约占29.6%，5000以上的约占11.1%。（如图4）

工作薪金有高低，正照应了初、中、高不同层次的秘书。从调查结果看，月薪在1500～3000的秘书占了绝对数量，这也从一个侧面看出，秘书想要获得较高薪水，就要不断“充电”，努力提高自己的能力，向高层次秘书发展。

（二）秘书人员应具备的素质能力及知识结构

1.秘书人员应具备的素质。

在经济飞速发展的同时，竞争同样异常激烈。无论何种层次的秘书岗位，都会对职业素养、交际能力、服务意识这些秘书人员必备素质提出或高或低的要求。职位层次越高，各种素质也被要求得更突出。调查显示，企业要求秘书具有：

（1）工作踏实认真，具有责任心、良好的人际关系；（约占46.7%）

（2）有良好的职业道德，诚实，能忠诚于单位；（约占33.3%）

（3）有良好的团队合作能力，善于沟通；（约占60%）

（4）具有良好的组织协调﹑公关统筹﹑逻辑思维能力。(约占26.7%)

2.秘书人员应具备的能力。

调查显示，企业要求秘书人员具备综合能力，包括人际交往能力、组织公关能力、语言表达能力、执行能力、沟通协调能力、合作能力、办公自动化操作能力、文字表达能力、外语应用与交流能力、应变抗压能力、管理能力这11种能力。（如表1）

表1 秘书人员应具备的能力

3.秘书人员应具备的知识结构。

知识就是力量。秘书其实是一个综合性的岗位，不少企业在秘书工作中没有十分细致、精确的分工，这对秘书人员的知识结构有很大要求。在调查中，许多企业要求秘书人员应具备以下不同知识：汉语言文学知识、商务金融知识、工程管理知识、办公室事务管理知识、医药知识、法律知识与行政管理知识等。有的企业对秘书人员的普通话水平提出了要求，还有不少企业要求秘书人员掌握一些常用的办公软件操作和驾驶技术，英语方面的知识也必不可少。（如图5）

二、大学毕业秘书人才就业困难的原因

秘书专业毕业生就业困难的原因是多层面的，下面分别从社会、高校和毕业生自身三方面进行分析。

（一）社会原因

1.高等教育扩招，毕业生数量剧增。

全国高校在从1999年开始大规模扩招后，大学毕业生人数持续攀高。2004年毕业生人数为239万，2005年增加68万，2006年扩大到377万，2007年达到447万，2008年全国普通高校毕业生突破500万大关达到512万，而到了2013年全国普通高校毕业生人数更是高达639万［1］。虽然近几年我国经济社会的发展对大学毕业生的需求数量较大，但由于高校扩招政策是在不完善的市场环境条件下实施的，高等教育扩招的规模与速度过快，导致毕业生的供给速度大于市场对人才的需求速度，超过了社会的吸纳能力［2］。同时，大量毕业生涌入就业市场，又使得企业对于秘书人员的要求提高，毕业生的素质无法满足企业需求。

2.就业市场或多或少存在歧视秘书学现象。

由于秘书职业的特殊性，因此用人单位在招秘书时，会在外形、性别、学历和是否名校等方面存在或多或少的歧视。用人单位在招聘秘书时，在注重能力的同时，过多地关注秘书人员的长相外貌，甚至存在性别歧视。另外，很多企业在人员招聘过程中，秉持“唯学历”论的思想，盲目追求高学历，还有相当一部分企业在选用毕业生时还注重毕业院校，比如某些单位只招收211、985工程的毕业生，造成有能力但学历不够的人找不到工作。第四，部分企业在选拔秘书人才时存在地域歧视。某些企业更青睐当地毕业生，如调查中发现两家建筑工程有限公司招聘总经理秘书时分别明确注明“常州人”和“无锡本地户籍优先”，无独有偶，一家涂料有限公司的招聘启事上表明 “应聘者须是南京本地人”，这种地域歧视显然不利于大学生就业的公平竞争。

3.机关事业单位的吸纳能力下降。

在我国，政府机关和事业单位长期以来就是大学生就业首选。但近年来，政府机构大幅度精简，因此不可能大量吸收大学生。与此同时，国有企业在劳动力的雇用方面正面临着一种困境：一方面，企业要实施现代化管理，需要大批高科技人员和管理人员。另一方面，企业沉积着大量的冗员，这时，企业只好把大量的大学生求职者拒之门外［3］。据统计，近年到机关、事业单位就业的毕业生比例明显下降，只有5%左右；到国有企业就业的毕业生人数也只有8.75%，非国有企业已成为毕业生就业的主渠道，达到了63.74%［4］。由此可见，随着社会经济、产业结构的不断调整，当前大学生的就业主要去向已经转向了中小企业、私营企业等，这类企业也成了秘书专业毕业生就业的主要渠道。

（二）高校教育原因

1.部分高校课程设置滞后，难以培养符合单位要求的复合型秘书人员。

现代社会的职业岗位，所需要的是知识结构合理、适应社会要求的人才。很多企业往往要求秘书人员是 “通才”，具备本行业相关的法律类、管理类和财务类等知识。此外，秘书工作具有综合性和专业性对立统一的基本观点，也决定了秘书工作者必须具有广博的知识面和扎实的专业知识。而很多高校的课程设置和教学内容相对于目前瞬息变化的市场需求，已经严重滞后，使得高校培养出的毕业生在知识结构和能力结构上不能满足社会经济发展的要求，严重影响了毕业生的适应能力，也造成毕业生就业的较大困难。

2.传统的教学方法不适应当今社会发展，部分高校缺乏实训条件。

过去，秘书工作的基本手段就是“一支笔”，秘书除了口头表达之外，主要依靠笔墨纸砚完成上传下达的秘书工作。但随着如今信息技术的发展，办公设备都已逐步自动化，打印机、复印机、传真机、缩微设备等成为秘书人员工作必不可少的助手。秘书人员只有紧跟时代，掌握现代化的办公手段，才能准确高效地为上司提供高质量的服务，传统的课堂讲说方法显然已经无法满足现代教学的需要，这就要求高校拥有理论知识和实际操作相结合的专业秘书教学队伍，与之配套的可操作的实验室及实训室。但是目前部分高校没有设置这些科室，秘书专业的这一必要条件常常无法满足，影响了秘书专业的课程安排和教学效果。

（三）自身原因

1.毕业生就业观念存在误区。

高校毕业生就业难很大程度上就难在有业不就，传统观念仍影响着当今高校毕业生的就业，他们总是希望自己的就业能一步到位，一下子进入所谓的“保险箱”。其一，在就业地域的选择上，许多毕业生期望值偏高，片面认为大都市总是意味着机会、高薪和前途，于是他们都把就业地点瞄向生活条件较好、发展空间较大的东南沿海地区、大中城市，很少顾及中西部内陆地区及乡镇。其二，在就业单位的选择上，大学毕业生都希望选择一个待遇优厚的单位，争着抢着进入政府机关、大型企事业单位等他们眼中的“铁饭碗”当秘书，殊不知，当今社会，民营企业迅速崛起，对秘书人才的需求量提高。其三，在起步薪水的选择上，许多高校毕业生把薪酬的多少作为择业的主要标准，直接导致高薪水、高福利等盲目求富观念在大学生中流行，带来了秘书人才的就业难。今年5月27日，北京青年压力管理服务中心联合门户网站发布《2014中国大学生就业压力调查报告》，报告显示，本科生期望月薪3660元。而近期北京大学市场与媒介研究中心针对2014年大学本科生月薪发布的调查报告显示，2014年本科毕业生平均月薪仅为2443元，与前者形成了鲜明对比。

2.毕业生综合素质缺失。

大学生就业能力是大学生整体素质的客观反映，它是就业过程中大学生思想道德素质、专业技能素质、社会适应能力、心理素质及择业技巧等方面的综合体现［5］。

目前，毕业生综合素质缺失主要体现在三个方面：第一，道德素质不高。部分毕业生受社会各种不良思想冲击，道德观念淡化，缺乏一定的是非判断能力，以致近年来大学生文凭履历造假、论文抄袭等现象屡见不鲜，对自身发展产生恶劣影响的同时给大学生群体的形象抹黑。第二，综合能力不强。随着社会的发展，企业对秘书专业毕业生也提出了更高要求，某些大学生不能适应社会的新需求，他们的专业能力或职业能力都有或多或少的不足。第三，心理素质不好。心理素质是大学生“软实力”的重要表现，如今社会高速发展，给每个人都带来了不同程度的心理压力。而大学生需要面对严峻的就业形势和巨大的社会竞争，产生一定的心理压力是难免的，但是毕业生如果心理素质不强，则很容易受到挫折而产生消极思想，这对就业极为不利。

三、应对秘书人才就业困难的几点建议

21世纪秘书工作发展趋势是职业化、现代化、智能化、规范化与国际化。秘书所从事的工作已不仅仅局限于办文、办会、办事等一般性工作，而是以信息为载体，为领导提供必要的参谋服务，这无疑对秘书专业人才提出了更高要求。那么，应该如何解决秘书人才的就业困难问题呢？我们认真分析了大学毕业秘书人才就业困难的原因后，认为解决这一问题的根本出路在于国家、社会、高校和大学生自身的协同配合和共同支持。

（一）对国家的建议

1.国家适当控制高校扩招规模，提高秘书人才培养质量。

由于高等教育的市场体制尚未真正建立，致使高等教育的市场行为往往具有较大的盲目性［6］。因此，国家要加强对高等教育结构的宏观调控。可以根据经济社会发展的需求，积极调整高等教育发展规划，适当控制高校扩招的规模，要把高等教育发展重心由发展速度转移到提高质量上，加大财政支持，努力改善高校办学实验条件，提高秘书人才培养质量。

2.加快产业结构优化升级，充分发挥中小企业对人才的吸纳作用。

当前，国际国内经济形势正发生深刻变化，面对经济发展的新形势和严峻的就业压力，国家要努力转变经济增长方式，推进产业结构优化升级，增强经济发展的活力，实现经济社会可持续发展。同时，要继续扶持中小企业和民营企业，充分发挥中小企业对秘书人才的巨大吸纳作用；整顿就业市场，完善就业机制，进一步拓宽就业渠道，及时发布就业信息。

3.加强就业引导，扶持大学生自主创业。

由于我国区域经济和城乡经济发展的不平衡，因此大学生就业往往偏向大城市及东南沿海地区，造成了毕业生就业困难和人才资源的浪费。为此，国家要加强就业引导机制，采取切实的优惠政策鼓励秘书人才向中小城市、乡镇、农村发展。同时，对有意自主创业的高校毕业生，国家应加大政策和资金等方面的支持。

（二）对社会的建议

1.转变人才观念，不片面追求学历高低。

用人单位要积极转变人才观念，根据职业对学历的真正需要程度选拔人才。世界500强企业松下公司创始人松下幸之助被尊为“经营之神”，他在人才培养方面有一个著名的“寻找70分人才理论”，即招募人才应以适用公司的程度为好，程度过高，不见得一定有用。所以，用人单位在选拔人才时，应该更注重对人才能力的考查，而不是片面追求学历高低。

2.不过分关注工作经验，完善人才培养体系。

用人单位在选拔人才时，要注重挖掘大学生的潜力，不应过分关注工作经验。大学生毕业时虽然缺乏工作经验，但只要他们有良好的素质和接受能力，进行一段时间的培养后他们就会发挥自身价值。在这方面，华为就是一个典型范例。《华为公司基本法》（草案）规定：“我们在招聘和录用中,注重人的素质、潜能和品格，其次才是经验。并按照双向选择的原则，在培养与发展上，提供客观对等的承诺。”［7］

（三）对高校的建议

1.强化实践能力，创新秘书人才培养模式。

1998年，教育部《关于深化教学改革，培养适应21世纪需要的高质量人才的意见》中将“人才培养模式”表述为“是学校为学生构建的知识、能力、素质结构，以及实现这种结构的方式，它从根本上规定了人才特征并集中体现了教育思想和教育观念”［8］等。总的说来，人才培养模式主要解决两大问题：一是培养什么样的人，二是怎样培养人。

高校应注重提高大学生综合素质，大胆创新、探索与实施多元化的秘书人才培养模式，构建适应社会的应用型人才培养模式或产学研合作教育的人才培养模式［9］。第一，高校要根据社会需求，相应地调整专业课程结构。企业欢迎“一专多能”的秘书，高校可以在秘书专业基础上增加非秘书专业的知识和课程，比如行政管理、财会、营销、英语、法律等知识，以拓宽学生的知识面。第二，高校应积极开拓就业市场，不断拓宽就业渠道，通过校企广泛的交流，为企业输送优秀的秘书人才，还可以收集发布各类单位秘书人员招聘信息，举办校园招聘会，搭建毕业生和用人单位交流的平台，为大学生创造更多就业机会。第三，高校要加强秘书实务实训基础设施建设，开展各项活动引导大学生参与社会实践，为大学生建立更多的实习基地等，尽可能锻炼大学生的动手创新能力。

2.加强就业指导与创业教育，激发大学生的创业热情。

为了提高秘书专业毕业生的就业质量，高校必须加强毕业生就业指导，并将其贯穿于大学期间的整个过程，要加强就业形势教育，帮助学生接触和了解最新就业情况；鼓励学生积极参加社会实践和一些招聘会，让学生最直接地感受到了就业市场的情况；在大三与大四期间，更应加大就业指导力度，加强秘书礼仪教育和求职面试技巧教育，帮助毕业生顺利就业。

同时，高校应加强秘书专业毕业生创业教育，可以开设一些创业课程如SYB创业培训，邀请社会创业成功者开展创业讲座，培养大学生独立自主能力和创造性地解决问题的能力，使学生树立强烈的自主创业意识和精神，以此激发大学生的创业热情，增强大学生的创业信心。

（四）对大学生的建议

1.加强学习,重视自身能力的全面培养。

目前就业市场的激烈竞争，实际上是求职者能力与素质的较量。［10］秘书专业大学毕业生要不断提高自身素质，按照社会需要塑造完善自己，为自己赢得更多就业机会。具体来说，主要应从以下方面着手：加强自己的知识积累，把书本知识学透学活，努力掌握必要的秘书专业相关知识与技能；提高思想理论水平和政治修养，提高辅助参与决策意识；注意语言表达能力和写作能力的培养；提升心理素质，培养自己应对挫折的能力，增强信心；根据兴趣培养特长，扩大交往范围，增强人际交往能力和应对能力；提前做好步入社会的准备，要有吃苦耐劳精神，积极投身于社会实践，可以参加一些学生会和社团，培养团队协作精神；增强动手能力，培养创新能力，为就业增加砝码。

2.找准自身定位，树立正确的就业观。

在大学生就业形势日益严峻的情况下，大学毕业生必须解放思想，清醒地认识当前严峻形势的机遇和挑战，积极适应时代的需要，同时给自己做一个合理定位，努力转变就业观念，树立正确的就业观：一要树立竞争就业的观念。面对当前就业竞争压力较大的现实，秘书专业大学生需要以自身能力和素质为基础，克服消极依赖思想，为自己做好多方面的竞争准备。二要追求长远利益，服从社会需要。秘书专业大学生要有自己长期明确的职业生涯规划，用长远的眼光看待就业，就业期望值不能过高，切忌好高骛远。要懂得“只要是金子，在哪里都会发光”，可以选择到有潜力的中小城市甚至乡镇农村发展，根据自身情况适当放低薪酬要求。可以从基础的秘书事务做起，努力施展自身的才能，得到领导的重视。三要有积极创业的思想准备。在就业压力较大的社会环境中，要打破“唯学历论”的观念，努力提高自主创业能力，勇于创业。

［1］中华人民共和国国家统计局年度数据查询，http:// data.stats.gov.cn.

［2］［9］宋少华.新形势下山东省大学生就业问题研究［D］.山东师范大学，2009.

［3］张延东，徐志京.大学生就业困难的原因及其对策［J］.山东省团校学报：青少年研究，2000（2）.

［4］孙玲.当前大学生就业政策研究［J］.黑河学刊，2005（4）：77-79.

［5］祝金旭.当前大学生就业难的原因与对策［D］.山东师范大学，2009.

［6］姚林.切实加强政府对高等教育结构的宏观调控［J］.扬州大学学报，2005，9（1）.

［7］张斌峰.现代人文精神的实践性构建——华为公司企业文化中的现代人文精神［J］.企业文化，2002（9）.

［8］教育部高等教育司编.深化教学改革，培养适应21世纪需要的高质量人才［M］.北京：高等教育出版社，1998.

［10］成长群.大学生就业问题研究—以湖北大学生就业调查为例［D］.武汉大学，2010.

指导教师：单青

国家级大学生创新创业训练计划项目（2014 13573004Z）