浅谈信息化管理让设备档案发挥更大作用

文/内江市第二人民医院设备科　李云

浅谈信息化管理让设备档案发挥更大作用

文/内江市第二人民医院设备科李云

【摘要】医疗设备是医院现代化程度的重要标志，是医疗、科研、教研、教学工作最基本要素，也是不断提高医学科学技术水平的基本条件。医疗设备档案管理是设备管理的基础，是医院管理中的一个重要组成部分，其管理水平的好坏，直接影响到医院的医疗质量和技术水平，所以加强医疗设备档案管理是非常重要的。本文将主要探讨信息化管理如何让设备档案发挥更大的作用。

【关键词】信息化管理；设备档案；作用

档案管理是21世纪发展新趋势，因本世纪是一个知识经济的时代，也是一个知识管理的时代，由于资讯科技的蓬勃发展与整合，促进整体知识力的提升，信息化管理显然已成为个人、企业与政府生产要素的重要基础。本文将针对信息化设备档案管理中的作用和具体实施途径进行分析。

一、医院设备档案管理的现状分析

由于档案工作及人员必须限时处理历年留存之档案及相关作业细腻繁杂，并在规范时间内逐一完成电子档案目录及数位化储存、建置优质档案库房环境、档案整理及档案入库保管、档案鉴定及清理、档案应用（目录汇送、检调及建立档案应用机制，设置档案应用处所及设施，办理医院设备档案应用服务与加值推广活动）等作业。

医院设备档案管理应为永续性宏观管理策略，但现有许多医院领导认为推动档案管理业务制度化、标准化、信息化仅为一时政治窗口开启，为一时的任务，故大多增以临时性人员来支援其工作；不但如此，亦普遍认为任由学历高之正式编制人员担任档案管理业务，为人才之闲置浪费。所以，各医院设备以正式编制人员中兼办非档案业务、或以约聘雇或工友来支援的情况普遍性的存在，对于管理人员的永续性将造成人才断层，无法衔接的问题令人担忧。再者，各医院设备档案管理人员在医院的管理体系中占有非常重要的作用，在人才的质量上，的确是为其他业务单位较为不足的。

用途功能，更无专业技能可言；档案管理人员既无专业的需求，常沦为医院设备档案管理人员。另再从市场供需机制来进一步研析，如果才无需求成长带动空间，不仅能量无法扩增、其质亦无法提升。当然，政府医院设备（构）、学校及民间团体亦无提供相关课程或教育训练给予档案管理人员参加，管理知能及创新观念无法推介，对档管业务改革工程将是一大阻力，人才的培训是业务推动的唯一契机。令人感到一丝鼓舞的是，近来在医院设备管理档案业务上，以针对各医院设备对于档案管理人员培训问题上，陆续举办一些训练营、说明会、教育训练及相关培训课程等，提供有意愿进一步提升专业知能之档管人员进修学习的渠道。另外，一些高校也为医院档案管理领域人才培训的机会，对此领域之人才凝聚有相当之助益，但仍有大多数档案管理人员未参加任何相关训练之机会。

二、信息化管理让设备档案发挥更大作用

（一）组织机构的扁平化。档案管理业务有别于图书管理业务的原因，为医院设备的法定业务执掌不同，其产生的文件就不同，档案的型态不同，当然其管理的方式就不同；由于图书书籍为同一形态，各医院设备可同时保存同一版书籍，所以可采取同一检索编号的管理方式，档案管理业务则需尊重各医院设备之档案特性，由医院设备内衡量的各方面考虑因素，给予最适的档案方法。

（二）提高信息处理能力。由于信息技术的日新月异，档案管理信息化是为世界趋势，透过信息化的管理，采取标准化的管理流程，可确实掌握档案管理的品质，对于提升其档案使用务实的加值价值，不失为良善的管理措施。另扫描科技技术已引入档案储存这样的区块，加上文件扫描与光碟技术成熟，部分医院设备遂发展影像储存分类处理档案，供内部线上调阅之用，但在使用便利的情况下，关于档案安全性的问题，更值得大家重视及预防。

（三）提高组织的工作效率。档案管理业务是有完整性、全貌性、宏观性，所以档案要管理的好，不仅需具备专业知能外，其经验累积是为重要的一环，其经验是其他人无法取代的，因为医院设备业务会随着政策时空的变迁，惟透过经验方可能知道其变革，这是有别于其他医院设备内部业务性质的，虽然近年来引进资讯科技于档案管理领域，但人员的经验是无法由资讯科技来取代的。由于档案管理作业之处理项与流程环环相扣，一关接着一关的处理，为求处理效率，医院设备依其归档数量多寡，分别采用点收、立案编目、保管、销毁移转专责作业或以医院设备内各单位业务归档之档案作为分工之依据，故在管理上，为能达到管理目标与效率，是要群策群力的合作，彼此的作业是为密切关联。

（四）重视医院人事档案管理网络化、微机化的实现。一个初任档案业务的人员，需相当时日且用心投入了解业务的情况下，方可能对该医院设备的档案业务能全盘的掌握；这种情况可从档案管理人员在职务轮调时可看出，常常发生档案管理人员无法在短时间内就将其管理之业务或专业知能、处理方式、档案存放位置告知，所以亦有现已不担任档案管理业务的人员，于离职一段时日内，需协助档案调阅之工作。

三、结论

档案管理业另一有别于其他业务之属性，其他业务处理缺失或不完整，其影响的层面较广泛或立即，其成败可立即明确的评鉴出来；但档案管理业务若管理人员不用心，随意放置档案，对医院档案管理同仁的影响一般较无立即感受，其档案管理的良好评鉴，要在日后的使用上方为完整呈现。

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