高校办公室秘书的角色意识及实践策略

文/新疆师范大学 古丽米拉·艾尼



高校办公室秘书的角色意识及实践策略

文/新疆师范大学 古丽米拉·艾尼

【摘要】通过研究高校办公室的工作职能，岗位特点，来充分认识办公室工作的重要性。运用社会学的角色理论，对高校秘书工作进行准确的角色定位，形成扮演各种角色的意识。通过探讨进行角色实践的策略，为今后我校办公室工作的顺利开展奠定基础。

【关键词】高校；秘书；角色意识；实践

高校办公室作为高等院校的综合办事机构，既是学校对外联系的窗口，又是为校内各部门、广大师生员工服务的平台。发挥着承上启下、联系内外的中枢纽带作用。因面对着领导、教师、学生等多层次的群体，秘书工作有其独特的一面。当前，随着高校教育改革的日益深入，全民素质的不断提高，使得高校办公室秘书工作面临着新的局面和新的挑战，也要求办公室秘书必须转变观念，进入角色，大胆创新，紧跟时代发展节奏，在校领导的指导下，推动办公室工作上台阶，为高校的发展提供有力保障。

即时的交互加强师生情感交流 在传统的微课平台中，学生的学习模式基本保持一成不变，即视频的观看、课后练习的完成等。但在一个真实的教学情境中，学生可能会产生一些疑问和困惑，如果无法得到解答，可能会影响后期学习效果。同时，在微课直播平台中，教师可以在直播授课过程中对学生提出的问题进行实时的、面对面的答疑。直播形式的授课能够帮助师生实现更加即时的交互，有助于加强师生情感交流，让学生拥有更加身临其境的学习体验。

通过完善质量流量计采集参数，系统能够监测到零漂、气化、报警等关键的异常信息，建立起质量流量计全生命周期运行监测管理档案，通过深化应用，取得了良好效果，在企业生产经营中充分发挥计量把关作用。

一、高校办公室秘书工作的基本职能

一是日常事务职能：如接待服务，会议室管理，机要保密，印章管理，文件管理，通信工作等。二是秘书专项职能：如公文处理、会议安排、信息服务、信访工作、档案管理、调查研究等。三是秘书特别授权职能：如督察督办，传达指示精神、公文写作、协调内外关系等等。

二、高校办公室秘书岗位特点

一是事务繁杂。高校办公室秘书办理大小事务，兼顾内外，进行各种服务。二是工作量大。高校办公室秘书既是领导的办事员，又是学校的监督员，一边落实工作要求，一边收集，督查反馈信息，经常加班加点。三是接触广泛。高校办公室秘书是领导的信息员，又是学校的联络员，需要了解很多情况，要求知识面广阔，视野开阔，性格开朗，乐于学习。四是标准高。高校办公室秘书工作的特殊性决定，高校秘书思考问题需要周全，看得高，看得远，思维灵活，处理问题、办理事物需要效率高、速度快。

三、高校办公室秘书角色意识分析

(一)看。多看经验丰富的，优秀的高校秘书是如何做的。把他们的工作作风、工作态度、服务态度、业务素质、道德品质、成功经验等都纳入到看的范围。养成善于观察分析，善于深入研究，进行比较，扬长避短，为我所用。这不仅有利于开阔视野，培养辨别能力，避免观念主义、经验主义等错误的出现，还有利于了解秘书的成长过程，帮助我们少走一些弯路。

(二)听。通过观察，深入研究之外，还应当善于多听秘书工作者的经验之谈。多交流，多讨论。借鉴成功的经验，并把它升华，为取得更优秀的成绩奠定基础。同时，吸收失败的教训，努力做到避免犯相似的错误。也多听除秘书工作者之外的群众对秘书工作的要求、需求，培养适应新形势、新局面的能力。

该试验数据不仅可用于甄别假轴货车，而且可用来对车辆超限情况进行判别，以表2和表3的数据为例，车牌为CR2721的车辆的真实轴型为127型，该轴型的总限重为40 t，而1127轴型的限重为48 t，当该车辆载重45.6 t行驶时，放下假轴，限重上升为48 t，车辆为未超限状态，但若收费系统以真实的127型轴型判断，该车辆已超限5.6 t，可追回因超限而逃避的通行费。利用数据分析方式甄别假轴车辆不仅能减少人工成本、提高甄别效率，而且可利用历史记录提高甄别的准确性。

(三)“勤务兵”角色的服务意识。高校办公室是高校的窗口部门，服务于师生。高校办公室秘书要做好三项服务：一是超前服务。秘书是领导的参谋和助手，高校办公室秘书必须注重自身的发展，不断积累知识，提高素质，培养预测和判断的能力。主动发挥主观能动性，第一时间掌握第一手资料，为领导的决策提供建议。二是协调服务。高校办公室是承上启下，联系内外的纽带，在高校发展过程起纽带的作用。一方面为师生员工的工作提供方便，为他们排忧解难，听取他们的呼声。另一方面，要把领导的决策下达给师生。除此之外，学校对外联系中起桥梁的作用。三是日常服务。高校办公室秘书对来访人员要热情服务、周到服务、微笑服务、耐心服务。消除门难进、脸难看、话难说、事难办的局面，做到来有迎声，走有送声。满足来访人员的需求，并且十分注重方式、方法。树立热情、文明、高效的良好形象。

(二)“士兵”角色的服从意识。服从领导安排是高校秘书最基本的角色意识。接到领导交办的任务之后，必须服从指挥，不能抱怨，不能问到底是什么事才去办，这样可能对办事效率会有积极的影响，但很可能耽误工作。任务不能推诿，更不能跟领导对着干。总的来说，办文上要服从规范，办会上要服从规划，办事上要服从指挥。保证领导的决策贯彻执行的前提下，灵活地去办，也就是采取更有效的形式和方法去办。

(四)“谋士”角色的创新意识。高校办公室秘书在日常生活中，要多思考、多学习、多总结。遇到新问题、新情况要及时、灵活的去解决问题。不要犯主观主义、经验主义的毛病。也不能因为怕受苦、受累，做事前怕狼、后怕虎，不敢打破旧规矩，大胆地探索。邓小平同志说过：改革开放胆子要大一些，敢于试验，不能像小脚女人一样，看准的就大胆地试，大胆的闯；深圳的重要经验就是闯，没有一点闯的精神，没有一点“冒”的精神，没有一股气呀，劲呀，就走不出一条好路，走不出一条新路，就干不出新的事业。

利用各种机会，主动听，善于听，并认真思考，完善自己的不足。

四、高校办公室秘书工作实践策略分析

高校办公室秘书的角色意识，是指高校秘书对其秘书工作角色的心理体验，是感知其工作责任，工作义务的心理活动。若淡化对这种心理活动的重视，秘书将无法发挥其在工作过程中的主观能动的作用，成为机械的履行秘书职能的“机器”，不可能成为一名优秀乃至卓越的秘书。

(一)“管家”角色的责任意识。高校办公室秘书是高校的《管家》。应把一切工作安排得井井有条。办公室工作无小事，写错一个字或一份传真、一张机票、一个电话的失误，都可能会造成不可估量的后果，可能损害高校办公室甚至学校的形象和利益，这是办公室工作的重要性与特殊性所决定的，这特性要求办公室秘书在工作中必须高度集中精神。因此，办公室工作人员必须用高标准要求自己，任何时候都不能马虎、懈怠，必须具备很强的责任感。

(五)“保密员”角色的保密意识。高校办公室工作的特殊性决定办公室秘书在工作中会接触很多涉密文件、涉密资料等。近年来，由于秘书保密意识的淡薄，很多高校连续发生涉密文件丢失、被盗，甚至通过打印、复印而扩散等现象，后果不堪设想。所以说高校办公室秘书必须树立高度的保密观念。管住自己的眼，不该看的不看；管住自己的脑，不该记的不记；管住自己的口，不该问的不问，不该说的不说；管住自己的耳，不该听的不听。做到守口如瓶，滴水不漏，自觉保守党和国家的秘密。

当紫薯粉的添加量为40%、白糖添加量为20%、柠檬酸添加量为0.4%的条件下，黄油添加量分别为20%、30%、40%、50%、60%，研究黄油添加量对紫薯酥性饼干品质影响，感官评分结果（见图4）。黄油添加量为50%时，紫薯酥性饼干口感最佳，感官评分较高。当黄油添加量小于50%时，制作出的饼干偏硬、口感不酥松不松脆。当黄油添加量大于50%，饼干酥松性增加，但饼干易碎不完整，且过多黄油加入，其香味会掩盖紫薯的风味。因此选择黄油添加量为50%。

(三)读。活到老，学到老。高校秘书在工作中提高自己的实践能力、办事能力。与此同时，在业余时间，必须注重理论知识的学习。多看书、杂志和新闻等。了解党的政策、方针，关注国内外有重大影响的新观念、新思想，注重掌握其实质，并善于与其本职工作相结合。时刻保持与时俱进，保持头脑清晰，这样不仅能提高自己的理论修养，完善知识结构，还可以培养自己的认识能力、分析能力、应变能力、在遇到新问题，新情况时能够不慌不张，妥善处理。

(四)练。首先，秘书要勤练脑。高校办公室工作具有无规律性，不特定性。经常会出现之前没有遇到过、没有处理过的问题。此时，办公室秘书要培养迅速进入角色，准确就位不越位、准时到位勤补位的思想，保证办公室一切工作顺利进行。其次，秘书要勤练身。高校秘书在工作中要不计名利，争挑重担，以身作则。培养爱岗敬业、乐于奉献、善于合作的精神。保证言行正派、表里如一。重团结、讲文明。再次，秘书要勤练手。遇事要善于多动手，秘书工作的准确性、及时性要求较高。光看、读可能达不到这项要求。从一张机票的预定到一场会议的布置，要求秘书必须认真操作，万无一失。最后，秘书要勤练口。秘书是高校联系内外的桥梁。一言一行都能代表学校的形象。表达能力是高校秘书最基本的能力之一。只有通过多讨论、多交流，才能培养能言善辩能力，才能建立良好的人际关系。

医源性角膜扩张（Post-LASIK keratectasia，PLK）是角膜屈光手术的严重并发症，可导致术后视功能下降，屈光回退，严重影响患者术后的视觉质量，从1998年Seiler报道首例角膜扩张至今[2]，已有200多例相关病例被报道，有关PLK的发生与预防，一直是角膜屈光手术领域的研究热点。

(五)写。写是看、听、读、练基础上的进一步提高。秘书工作内容繁多，涉及到的细节性的东西也比较多，需要我们不断积累，不断总结，不断提升。从大量的理论阐述和事实论证中领悟更多的知识。这就促使我们读更多的书，做更多的思考，看更多的情景，动更多的脑筋，形成思维上的灵活敏捷，认识上的条块结合，能力上的巩固提高。如此，一位优秀、卓越的高校办公室秘书便应运而生。

（本文系新疆师范大学管理服务科研项目，项目编号为XJNUGF201403）

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