信息化环境下地铁工程档案管理改革探讨

文/深圳市地铁集团有限公司 张迪



信息化环境下地铁工程档案管理改革探讨

文/深圳市地铁集团有限公司 张迪

【摘要】本文主要探讨在信息化网络时代的背景下地铁工程档案管理面临的主要问题，并提出对应的改革措施。

【关键词】信息化环境；地铁工程档案；档案管理；改革

在信息化网络环境的影响下，地铁工程档案的管理面临新的要求和挑战。作为档案管理人员，我们应当充分重视信息化环境及网络时代带来的地铁工程档案管理问题，找寻有效的改革措施。

一、信息化环境下地铁工程档案管理面临的问题

（一）地铁工程档案的收集和归档不够及时。地铁工程档案管理跟企事业单位一般的档案管理不同，地铁工程档案大多数是在建设施工过程中形成的，促使其管理工作在文件材料收集到整理过程中存在很多不确定的因素。从一条地铁线路立项到竣工通常需要3-5年的时间，参与地铁工程建设的单位上百家，形成的文件材料内容繁杂、涉及专业多、涉及范围广等，稍有不慎就会出现遗漏。当下，大多数地铁工程参建单位是在工程建设后期才会开始收集、整理文件材料，忽视档案的及时收集工作，造成文件遗失、原件少而复印件多，原始资料严重缺失等，导致档案管理工作存在不足。

（二）地铁工程档案的信息化程度偏低。信息化网络时代里，网络和计算机不断普及，越来越的文件在电脑上直接产生，并通过网络进行传输，在无纸化办公快速发展的背景下，传统档案管理显得低效、滞后，不能满足信息化环境下的档案管理需求。地铁工程众多参建单位在工期的限制下各自为阵，只在内部使用一些工程建设管理软件，对外仍然使用纸质文件，即便一些单位具备信息化意识，也只是通过扫描把收集到的纸质文件材料转化成电子文件的形式进行保存。

（三）地铁工程档案数据存在安全风险。在地铁工程档案管理的优化过程中，面临的安全风险主要体现在两方面：一是档案管理系统存在安全问题；二是网络上面临安全问题。地铁工程档案数据安全的保障依靠的主要技术需不断升级，仅通过设置复杂的密码、防火墙等手段并不能全面地、长久地确保数据的安全。同时，网络的不安全性当下已经成为制约地铁工程档案管理改革的最大障碍之一。

二、信息化环境下地铁工程档案管理的改革措施

（一）坚持地铁工程建设跟工程档案管理同步。地铁工程文件材料没能及时收集和归档是造成档案管理落后的主要原因之一，而有效的解决措施之一就是坚持地铁工程建设跟工程档案管理的同步。例如，地铁工程档案管理人员应以地铁工程施工的进度安排以及使用文件材料的实际情况为依据，及时地、有计划地跟踪管理各个参建单位的文件材料收集、整理工作。档案管理人员要积极到各个参建单位、施工现场等了解文件材料的使用、流转等情况，弄清楚文件材料的去向，明确材料的回收时间，及时解决文件材料使用、流转环节出现的问题。又如，使用完毕的文件材料，档案人员应做好回收工作和管理工作；如果文件材料不能按计划收集，就应加强催收，尽量避免丢失原始的文件材料，确保文件材料完整归档。同时，地铁工程各个阶段形成的文件材料较多，收集质量的监控显得异常重要，档案管理人员应认真核查应归档的文件材料，及时检查材料的准确性、完整性，不符合要求的文件材料应立即返工，保障文件材料的收集质量。

（二）加强地铁工程档案管理的信息化建设。地铁工程档案管理信息化手段是实现档案优化管理的重要标志。例如，档案管理人员应积极利用计算机独有的存储信息量大、运算速度快、自动化、精确度高、逻辑判断力强等特征，在收集和整理地铁工程文件材料的阶段就可运用计算机编制检索目录，实现对档案的收集、整理；当把文件材料整理成档案后，再通过计算机完成接收、查找、借阅、归还档案的工作，对于满足销毁条件的档案应自动进行判断，并给出提示；在地铁工程档案管理方面，可直接管理档案库房，为档案编研工作提供统计服务等。此外，地铁工程档案管理还可通过推行各种媒体形式档案的措施提高档案管理水平，如磁介质档案、缩微档案、电子文件档案等，以提高地铁工程档案管理水平。

（三）全面构建地铁工程档案管理的安全保障体系。地铁工程档案管理的信息保障应全面覆盖安全防护体系，通过采取各种保护技术和先进的管理手段，确保地铁工程档案管理系统安全、网络安全和应用安全，以实现对地铁工程档案的安全管理。首先，档案管理人员应注重地铁工程档案内容、载体安全，尤其要针对涉密档案的操作人员的资格进行严格的审查，并根据人员的职级赋予其相应的操作权限。其次，要加强防护计算机、相关设施设备、运行环境等的安全，如采用内外网物理隔离、电磁屏蔽等手段，确保能正常使用地铁工程档案信息系统。最后，要时常对档案人员开展保密教育，如要求档案人员定期学习档案保密条例，并进行学习成果考核，根据地铁工程档案管理的保密要求，严格制定并执行地铁工程档案的保密管理制度，以不断强化档案管理人员的安全保密意识。

参考文献：

[1] 吕亚珍. 档案信息化管理优势之刍议[J]. 黑龙江史志,2013 （21）：140.

[2] 岳伟民. 对促进档案信息化建设的思考建议[J]. 中国新技术新产品,2012（01）：246.