论计算机在档案管理工作中的作用

文／襄州区道路运输管理所　贺鹏程

论计算机在档案管理工作中的作用

文／襄州区道路运输管理所贺鹏程

随着社会经济和科学技术不断发展，推动了档案管理工作走向社会化，传统档案管理已经无法满足现代社会发展需求，面对日益增加的工作量，计算机技术在档案管理中的渗透，不仅减少了工作量，而且极大地提高了档案管理工作效率和质量，为档案管理工作开辟了一条新途径。本文对计算机在档案管理工作中的重要作用进行了阐述，并以此为研究基点，着重对计算机技术在档案管理工作中的具体应用进行了分析与介绍，以期能够进一步推动我国档案管理工作效率与水平的提高。

计算机；档案管理；作用

近年来，社会进步以及科技的发展，使计算机逐渐走进人们的生活中，并被广泛推广和普及，为人们的生活和工作带来了更多便利，特别是在档案管理工作中，具有十分重要的作用。

一、计算机在档案管理中的重要作用

（一）工作效率高、速度快。计算机在档案管理工作中的应用，能够规范档案管理信息数据，使用者可以通过计算机快速查找到自己需要的资料，突破传统档案管理手工编目和查询慢等不足之处，能够有效提高工作效率。另外，传统手工编目容易出现错误，而计算机的应用；能够解决这一问题，确保档案信息的准确性与实时性，推动档案事业发展。

（二）有利于实现资源共享。计算机与互联网技术的相互融合，为档案管理工作提供了支持，能够实现异地管理，解决地域差距问题，打破时间和空间限制，为多个使用者提供帮助，实现资源共享以及统一管理，进而提高档案总体服务水平。

（三）有助于保护档案信息。传统档案是纸质档案，纸质档案不易保管、且易脏、易毁，增加了档案管理工作的难度，不仅管理成本大，且效果不明显。相比较而言，计算机在档案管理工作中的应用，使工作人员能够直接在计算机上查询信息资料，而且能够通过终端权限浏览非涉密级档案以及涉密档案，不仅避免了外界因素对档案的影响，还能够有效保护档案，发挥保护作用以及物理隔离，逐渐成为未来档案管理工作发展的重要趋势。

（四）有助于节约空间，增加储备量。计算机对档案信息的管理，主要采取光盘、微缩胶盘以及磁盘等形式对信息进行储存，这些形式都具有储存量大、记录速度快等优势，能够满足档案管理工作的需求，并且，在管理方式和方法上，与纸质档案管理方式互通，能够节约实际空间，避免占用过多库房，降低成本费用，为构建档案管理体系奠定了技术基础。另外，光盘作为季度档案的重要载体，能够确保档案图像的真实性，实现档案全文储存，在使用者进行查询过程中，能够有效避免人们直接接触档案原件，对档案造成的损坏，延长档案使用寿命，减少管理成本，为传统档案管理开辟了一条新道路，从而实现档案管理现代化目标。

（五）有助于优化资源配置。传统档案管理工作主要是通过人工对档案信息管理进行收集、整理等工作，需要消耗大量人力、物力，增加了档案管理成本，且工作效率并不高，工作成果也不明显，与快速发展的现代社会需求相背离，通过计算机在档案管理工作中的运用，在提高档案信息储存量的同时，还增加了信息使用频率，推动档案信息转化为实际生产力，优化资源配置，为实现节约型社会发展目标作出贡献，是坚持科学发展以及可持续发展原则的重要体现。

二、计算机在档案管理工作中的应用

（一）明确案卷概念。传统案卷文件存在组合体和报关单位双重属性，但是，这种方式已经无法适应计算机时代发展需求，计算机能够存储大量电子案卷，且案卷也会存在于不同的保管单位。因此，在进行计算机档案管理过程中，需要建立全面、科学以及严谨的全宗档案分类方案，并将其作为案卷分类的主要依据，为计算机档案管理工作的推广和普及奠定基础，从而提高工作效率和质量，确保档案信息的真实性和有效性，促进档案管理工作更上一层楼。

（二）增强档案管理意识。在社会发展新形势下，人们生活在计算机网络时代，档案管理工作不仅要重视技术方面内容，还需要增强档案工作人员现代管理意识，转变工作人员传统观念，建立以电子档案为基础的管理模式，积极推行计算机技术，另外，加强对档案的规划，结合自身实际情况，制定一套适合自身发展目标的管理制度，规范计算机档案管理工作十分重要，特别是在人力、物力等具体细节上的设计，确保档案管理工作有序进行。

（三）完善网络信息管理体系。计算机档案管理的推广和普及，需要加强计算机控制和管理，深入研究自身档案管理实际情况，并配备统一的计算机硬件和软件系统，通过与现代通信技术有机结合，开发智能和网络检索方式，推动检索方式走向现代化，实现文档一体化建设目标，从而提高工作效率和质量，促进档案管理全面发展。

三、结论

综上所述，计算机技术的发展在档案管理工作中具有十分重要的地位和作用。因此，我国相关部门要认识到计算机应用的重要性，加大资金投入力度，推广和普及计算机技术在档案管理工作中的应用，提高档案管理工作效率，从而推动我国档案事业可持续、健康发展。