浅谈电子文档对档案工作的影响及对策

文／昌吉州农牧机械化技术推广站　盛杨华

浅谈电子文档对档案工作的影响及对策

文／昌吉州农牧机械化技术推广站盛杨华

随着信息技术的不断发展，我国的档案工作也受到了前所未有的挑战，在档案工作的过程中，电子文档越来越多的运用于其中。本文主要就电子文档对档案工作的影响进行分析，并探讨如何更好的将电子文档运用于档案工作。

档案工作；电子档案；电子文档

一、前言

随着网络技术的发展及信息化时代的到来，传统的档案工作也受到了前所未有的挑战。而电子文档正是依托于网络技术及计算机手段的一种新型的档案管理方式，目前电子文档在档案工作的应用也越来越广泛。本文主要就电子文档对档案工作的影响进行分析，并探讨如何更好的将电子文档运用于档案工作，为以后电子文档在档案中的广泛应用提供一点理论依据。

二、电子文档的特点

以光盘、磁盘和计算机盘片等化学磁性材料为载体，人们工作生活中出现的文字档案材料称之为电子文档。电子文档包括电子图纸、电子报表、电子信件、电子文书等等。与传统的纸质文档相比，电子文档的特点有以下几个方面：电子文档的环境要求和保存条件与纸质档案也有很大的差别，电子文档要求的保存场地面积不大，但是对环境的防磁性、温湿度等要求很高；通过计算机等现代办公设备的辅助，电子文档可以随时随地进行快速的处理和传递；与传统的纸质文档不同，电子文档需要在不同的现代办公设备辅助下才能够进行阅读；电子文档不受距离、时间的影响，共享性高。

三、电子文档对档案工作的影响

随着信息技术、网络技术的不断发展，电子文档对档案工作的影响也越来越大，主要表现在以下几个方面：

（一）影响档案管理的保存环境。电子文档的环境要求和保存条件纸质档案也有很大的差别，电子文档要求的保存场地面积不大，但是对环境的防磁性、温湿度等的要求很高，主要是因为保存电子文档的载体材料比较特殊，因此其电子静电、存放环境、磁性干扰、湿度、挤压碰撞和温度等均有比较高的要求。

（二）影响档案管理的安全性。网络、计算机是处理电子文档的主要手段，但是网络、计算机等很容易存在安全隐患，因此在处理电子文档时要特别注意电子文档的处理过程的完整和安全性。电子文档由于其可以随意复制、粘贴，因此其原始性、完整性以及保密性很容易受到影响。除此之外，很多电子文档的传输需要网络来进行传播，因此电子文档的网络传播安全性成为困扰档案工作管理人员工作的主要问题，特别是黑客的攻击、病毒的侵袭，如果受到黑客的攻击、病毒的侵袭，用于电子文档传播的载体如计算机硬件设备等也可能受到损害。因此，将电子文档应用于档案工作时还要注意网络安全性。

（三）影响档案的管理方式。虽然当前电子档案已经广泛应用于档案工作，但是并没有完全覆盖，很多地方的档案管理工作还是根据传统的档案管理方式来实现的。因此，当前很多企业或者单位档案的管理方式都是以传统纸质管理和电子文档管理相结合的管理方式。也就是说当前的档案管理工作人员在管理档案时，要做好纸质档案管理到电子文档档案管理的过渡，以建立更安全、更快速的档案管理方式。

四、在档案工作中应用电子文档的对策分析

（一）完善电子文档的保存环境。从理论上来讲，电子文档是可以长期保存的。电子文档对存放环境中电子静电、存放环境、磁性干扰、湿度、挤压碰撞和温度等均有比较高的要求，因此在档案工作中要加强这方面的建立，从而更有利于电子文档的长久保存。除此之外，由于电子文档的可删除性，因此对于需要长期保存的电子文档，应采取定期复制或将电子文件改为只读性文件，从而避免信息的损失，使电子文档能够长期保存。

（二）加强网络建设和技术支持。电子文档的生成、输出、保存、传播等均需要依托计算机和网络，因此加强网络建设和技术支持是将电子文档应用于档案工作的重要前提。企业或单位除了要培养档案工作人员，还应招聘一些网络技术人员，防止黑客的攻击、病毒的侵袭对档案工作的影响，定期维护电子的电脑设备等。

（三）建立立体式的档案管理方式。当前很多企业或者单位档案的管理方式都是以传统纸质管理和电子文档管理相结合的管理方式，因此要建立一个立体式的档案管理方式。立体式的档案管理方式主要是指传统纸质档案管理、电子文档管理、传统纸质档案与电子文档管理联合管理的档案管理方式。立体式的档案管理方式，有利于档案管理工作人员在工作中选择适宜的档案管理方式对档案进行管理。

五、结语

随着信息技术的不断发展，在档案工作的过程中，电子文档越来越多的运用于其中。随着电子文档的出现，档案工作文档的保存环境、档案管理的安全性、档案管理的管理方式均受到一定的影响。因此在档案工作中应用电子文档，就要加强网络建设、完善电子文档的保存条件、建立立体式的档案管理方式，从而有利于档案工作中电子文档更长远的保存。

[1]安春.电子文件对档案工作的影响及对策[J].科技创业家,2013,11(02): 249-250.

[2]许巍.浅谈电子文档对档案管理工作的影响[J].科技创新导报,2013 (12).