医院综合档案数字化管理的可行性探讨

文/右江民族医学院附属医院综合档案　黄桂敏

医院综合档案数字化管理的可行性探讨

文/右江民族医学院附属医院综合档案黄桂敏

【摘要】为了适应信息化时代发展的需要，医院只有做好综合档案数字化管理，意识到其工作的重要性，才能使医院的各项工作得以有序进行。本文对医院综合档案数字化管理的可行性做出探讨分析，为医院的档案数字化管理提出具体可行的意见，提高医院的管理水平。

【关键词】医院；综合档案；数字化管理

一、基本概述

医院档案是由医院各部门、各组织及个人在过去到现在的各项工作活动中，对那些具有保存价值的各种文字、图表、声像等用载体对其进行的一个记录。医院档案可以为医院的各项管理提供一个参考和凭证，是医院进行发展规划和进行各种诊疗活动的凭证，也是领导决策以及规范医务人员行为的重要依据。所谓档案数字化，指的是充分利用多媒体、数据库、压缩技术、扫描技术等高新技术措施将传统的纸张、录音带、录像带等原始档案资料和已归档保存的电子档案，系统组织成有序结构的档案数据信息库，从而实现对档案信息资源的收集、管理、快捷准确地提供利用和资源共享的目的。

二、档案数字化在医院管理建设中的必要性

（一）是医疗卫生事业发展的必然趋势。党的十八大以来，全国医疗卫生事业得到了前所未有的蓬勃发展，医院各相关职能管理部门和医疗技术人员对自己档案信息的需求也在不断增多，对档案信息功能多样化的要求也愈加紧迫，因此在某一程度上促进了档案信息交流更加频繁，医务人员渴望能快捷、及时、便利地获取自己个人所需的档案信息，他们迫切希望医院的档案管理部门能尽快建设一套行之有效的档案信息查询平台，实现医院档案室在全院各临床医疗单元的信息资源共享。目前，随着信息技术的不断拓展和更新，互联网技术和信息数字化已经广泛应用于各领域，并得到不断完善和成熟，在医院实行档案数字化管理的呼声也愈加变得越来越高。可以说，医院实现档案数字化管理对满足医院各部门、各医务人员对档案信息资源需求具有重大的影响意义。

（二）信息数字化建设在实现医院综合室档案数字化模式的作用。目前全国一般的综合性医院已普遍使用一批由改变传统的医院操作模式向医院数字化转变的集成模式，比如医院信息系统、检验信息系统、医学影像管理系统和办公自动化系统（OA）等，在此过程中，形成了大量的以电子文档形式为主的医院档案信息数据库并且逐日累积。相对而言传统纸质的档案管理方式和技术手段，严重阻碍了医疗技术及服务水平的发展，影响到了医院精细化管理,医院档案数字化建设已成为必然趋势。

（三）节省了档案存储的空间，保护原始档案。医院综合档案信息量大，内容方面涉及到党群、行政、医疗、教学、科研、设备、基建、人事和财务等多方面信息，传统的档案管理主要是以纸张为常用载体，把医院各部门的重要业务活动的信息进行记录，可以按其需要进行直接的阅读。而在信息化时代大背景下，医院的综合档案管理数字化的引用，就可以把这些记录在纸张上面的内容，通过光盘或者是磁盘，用各种格式把信息转换成数字化的文档，来进行信息的有效保存。而通过利用数字化档案管理模式，能够采用机读档案取代纸质档案资料，不但能够有效减少存储空间、降低管理成本，而且方便人们检索利用，避免频繁复制资料而造成纸张和人力的浪费，同时避免对档案实体的频繁翻阅起到保护原始档案的作用。

（四）简化档案调阅程序，提高了档案利用率。传统的档案管理模式在查阅档案时需要先到档案室手工查找案卷目录,再到库房进行纸质档案的查找，这种档案查找方式费时费力，档案资料经过数字化加工后，利用完整的数字化的档案信息目录库，只需进行关键词或者重要信息的输入，就能快速地查阅，检索到需要的信息。这种查询方式是十分方便和快捷的，减少了档案信息查询所需的时间，同时各个阶层都可以利用档案管理系统来浏览自己所需要的各种档案原文，并不会受到档案原文无法共享的约束，档案的利用率和查阅速度都得到了有效的提升。

（五）突破档案使用的空间,档案资源实现高度共享。传统的实体档案通常都会遭受空间与时间的制约，而档案数字化依托计算机及网络技术,将医院的各种档案资源进行集中筑建统一管理平台,通过计算机终端的检索,档案利用人员能够在权限的约束范围内检索自己所需要的档案，足不出户，就能够查阅到自己所需档案资料，档案资源能够得到最大限度地分享，并且还能将医院的档案资源进行有效的整合，从而有效提升其适用范畴与使用程度。

三、实施档案数字化管理的思考

医院综合档案实现数字化管理的工作复杂繁琐，费时耗财，是一项工作量巨大的工程，应在充分调研的基础上做好前提保障工作,有选择有计划分段开展，同时针对档案数字化的过程实施严密的监管，保障档案数字化工作能够有序的进行。

（一）先决条件。一是领导重视。领导的高度重视是保障档案数字化工作有序开展的先决条件，医院的工作重心在于医疗、教学和科研，档案管理工作虽然很重要，但它和其他工作比起来只能算是服务角色，只有提高医院领导对档案数字化工作认识和重视，才能把数字化管理工作提上重要议事日程，并对其建设纳入医院发展的整体规划里面。同时加大档案数字化工作的宣传力度,保障医院的各个管理职能都能够意识到档案数字化对于医院及个人发展的重要性，使得医院上下能够更为积极的参与与支持。二是基础设施建设。软硬件基础是达成档案数字化管理目标的基础条件。一是硬件设施，医院要加大经济投入力度为档案管理部门配置水平较为先进的硬件设施，比如高清数码摄像机、复印机、打印机、高速扫描仪以及高性能计算机；二是软件配置，软件不仅要包含档案应用软件、语言处理软件以及操作软件等等，医院还应当积极与社会中的软件公司进行合作，开发一套适合自身实际情况的档案管理软件；三是人才保障，档案数字化具有极强的技术性，因此对档案管理工作人员的要求也较为苛刻。这就要求档案管理工作人员要有专业化的档案管理知识，同时也要具备高水平的信息网络技术，如掌握多媒体、计算机软件、互联网操作技能与知识等，成为综合性的管理人才，才能够有效促进医院档案数字化建设的进行；四是健全制度的构建，档案数字化管理工作实现有章可循的关键在于一套针对性的体系制度，这就需要医院综合参考档案数字化工作的要求与医院自身的实际情况，构建全新、完善、合理、科学、有效的档案数字化各项工作制度，为数字化工作的顺利进行提供保障。

（二）加强对数字化过程的控制。一是范围鉴定。根据档案管理的工作要求，并不是所有的室藏纸质档案都需要进行数字化处理，在处理档案数字化管理的过程中，应从档案的价值性、破损性程度、抢救性原则，实用性原则，开放性原则，解密及时性原则等因素综合考虑，对档案数字化的范围进行择优鉴选，充分发挥数字化成果的经济效益和社会效益。二是前端控制。为了从整体上控制文件和数字化档案的信息质量，档案管理人员应该积极主动介入到文件、档案的形成时期进行管理，并适时追踪文件的制成、印发及后期归档，有效实施文件前、中、后等时期到一直归档的通盘规划，便于档案运行过程中的真实性、职能、相互关系、意图以及目的进行有效的监管。最终实现档案管理工作与文件管理工作成为一个有机的整体，才能够有效保障档案资源的质量。三是质量管理。加强数字化工作流程的质量管理。比如针对纸质档案进行数字化加工，针对纸质档案的扫描必须要严格遵循档号、页号的流程开展，以免出现漏扫的情况；同时还必须要根据相关需求来选择对应的分辨率进行扫描，从而有效保障图像的清晰度。此外，针对图像文件的存储格式，应当综合考虑是否方便阅读、档案的容量等，从而有效满足相关的需要。四是安全防范。现阶段，数字化档案信息载体主要包括磁盘、光盘、磁带等，这些载体易受温度、环境、磁性、黑客侵入等因素影响，在其存储、传输、处理、维护和提供利用的各个环节都面临安全风险，极大地威胁着档案信息的安全性。因此档案管理部门必须要将数据的安全当作首要任务，加大各个流程的监管力度，从而有效保障档案资源的安全。如对数字化档案进行数据库备份、双机备份和光盘备份,使所有档案信息在光盘、U盘（移动硬盘）、办公自动化系统（OA）服务器等载体上实现了高质量的存储和管理,并且制定严格的管理办法,分层次进行使用权限授权,保障档案信息的可控性与安全性。

参考文献：

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